Dlaczego maksymalizacja wydajności firmy nie powinna polegać na automatyzacji?

Istnieje błędne przekonanie, że aby zmaksymalizować wydajność operacji biznesowych, musisz wszystko zautomatyzować. Czasami jednak ta automatyzacja odbywa się kosztem procesów ręcznych, które działają bez zarzutu — i jednocześnie wywierają pozytywne skutki.

W tym artykule omówiono, jak ustalić, które procesy powinny pozostać ręczne i dlaczego inne najlepiej nadają się do automatyzacji.

Omówiliśmy również kilka typowych przykładów dla obu, dzięki czemu możesz zacząć działać.

Skąd wiedzieć, które procesy zautomatyzować?

Przed podjęciem decyzji, co zautomatyzować, ważne jest, aby zastanowić się, czy proces wymaga automatyzacji, a jeśli tak, jakie będą korzyści. Rozważając dokładnie, jak ulepszyć swoje procesy biznesowe , chcesz wykonać następujące cztery główne kroki:

• Mapuj proces
• Przeanalizuj proces
• Przeprojektuj proces
• Zdobądź zasoby
• Wdrażaj i komunikuj zmiany
• Przejrzyj proces

Ta analiza będzie inna dla każdej firmy — ale istnieje kilka typowych przykładów, kiedy automatyzacja nie jest właściwą odpowiedzią, a kiedy jest.

Przyjrzyjmy się tym bardziej szczegółowo.

Czego nie automatyzować?

Przede wszystkim oprzyj się pokusie zautomatyzowania wszystkiego. Chociaż sztuczna inteligencja i automatyzacja mogą dać nam przewagę w pewnych aspektach biznesowych, ryzykujesz usunięcie elementu ludzkiego, jeśli za bardzo zautomatyzujesz.

Może to prowadzić do problemów, w tym spadku obsługi klienta, niepotrzebnych wydatków i przeoczenia podstawowych wskazówek, które mogą pomóc w ulepszeniu firmy. Z naszego doświadczenia wynika, że ​​są to niektóre z procesów, które mogą kusić do pełnej automatyzacji — ale niekoniecznie tego wymaga.

Zaokrąglanie wpisów w Twoim CRM

Wprowadzanie danych w celu uzupełnienia profili potencjalnych klientów w systemie zarządzania relacjami z klientami (CRM) może być żmudne i wyczerpujące. Jest to niezbędne i na pewno nie znajduje się na szczycie listy rozrywek niczyjej.

Na przykład, jeśli szukasz numeru telefonu potencjalnego klienta, aby uzupełnić wpis w swoim CRM, może wydawać się najłatwiej zapłacić za kosztowną usługę automatyzacji, aby znaleźć numer dla Ciebie.

Ale czasami łatwiej i taniej zrobić to samemu. Na przykład staromodne ręczne wyszukiwanie często może dać potrzebne wyniki, zarówno online, jak i w określonej społeczności. Ponadto istnieje wiele sposobów wyszukiwania w Internecie numeru telefonu dowolnej osoby — i często są one całkowicie bezpłatne.

Od wyszukiwania w serwisach społecznościowych, takich jak LinkedIn lub Facebook, po odwiedzanie witryn firmowych, korzystanie z cyfrowych białych stron, a nawet rozszerzenia przeglądarki internetowej, które wykonuje ciężką pracę za Ciebie, znajdowanie numerów telefonów nie musi być drogie ani zautomatyzowane.

Optymalizacja witryny pod kątem wyszukiwarek

Przekształcenie wszystkich działań związanych z optymalizacją witryn pod kątem wyszukiwarek (SEO) w kierunku automatyzacji może wydawać się sprytnym sposobem na zaoszczędzenie czasu, ale niekoniecznie jest to dobry pomysł.

Istnieją różne narzędzia do automatyzacji, które pomogą Ci wskazać, które obszary optymalizacji wymagają pracy i gdzie istnieją jakiekolwiek możliwości. Jednak ogólne wykonanie powinno zawsze być ręczne — więc nadal w pełni kontrolujesz to, co wdrażasz.

Na przykład skuteczne SEO dla restauracji opiera się na treściach specyficznych dla lokalizacji, które pomagają umieścić Twoją witrynę przed właściwymi osobami. Poświęcenie czasu na ręczne dodanie interaktywnego menu to coś, czego nie można zautomatyzować — ale udowodniono, że zwiększa to widoczność i ranking Twojej witryny w wyszukiwaniach przez głodnych klientów.

Cały Twój proces księgowy

Większość praktyk księgowych łączy zarówno pracę ręczną, jak i zautomatyzowaną, dlatego ważne jest, aby upewnić się, że masz w zestawie odpowiednie narzędzie, które obsługuje obie te funkcje.

Chociaż prawdopodobnie będziesz chciał zautomatyzować podstawowe procesy, takie jak przetwarzanie faktur, płace i wydatki, automatyzacja każdego procesu księgowego zwykle nie jest właściwą decyzją.

Każda platforma księgowa, którą wybierzesz, powinna w naturalny sposób zintegrować się z istniejącymi procesami. Poszukaj platformy bez przestojów, aby kontynuować swoją działalność jak zwykle.

Wybierając między różnymi platformami , upewnij się, że jest możliwa synchronizacja informacji o płatnościach, współpraca z zatwierdzającymi i dostawcami oraz jest łatwa w konfiguracji i obsłudze.

Kilka przykładów, kiedy automatyzacja może pomóc

Automatyzacja to cenne narzędzie biznesowe — przyjrzyjmy się więc niektórym przypadkom, w których może pomóc w rozwoju Twojej firmy.

Automatyzacja procesów biznesowych (BPA) lub transformacja cyfrowa mogą pomóc w wydajnym zarządzaniu niektórymi z bardziej powtarzalnych zadań biznesowych, które można wykonać bez konieczności angażowania personelu.

Wprowadzanie danych i powtarzalne zadania

Ręczne wprowadzanie danych może zająć dużo czasu i jest podatne na błędy ludzkie. Wszyscy wkleiliśmy coś w niewłaściwej komórce, przegapiliśmy przecinek dziesiętny lub coś niepoprawnie skopiowaliśmy.

Jednak wprowadzanie danych jest jednym z najłatwiejszych zadań, jakie firma może zacząć automatyzować, a Twoja firma może szybko osiągnąć korzyści.

Przed podjęciem decyzji, które zadania zautomatyzować, rozważ wykonanie mini audytu, w którym śledzisz, które zadania Ty lub Twój zespół wykonujecie w ciągu jednego dnia, jak długo trwają i jak często trzeba je wykonywać.

Najlepiej zacząć od wszelkich zadań, które zajmują dużo czasu i wymagają częstego wykonywania.

Procesy zasobów ludzkich

Wdrażanie nowych pracowników, śledzenie obecności i analizowanie wyników ankiet pracowniczych może zająć dużo czasu.

Ale automatyzacja wszystkich tych procesów jest możliwa. Na przykład skonfigurowanie zautomatyzowanej platformy onboardingowej umożliwia nowym pracownikom e-podpisywanie umów, otrzymanie powitalnego e-maila i otrzymywanie podstawowych zadań szkoleniowych przez pierwsze kilka tygodni.

Niezwykle cenne mogą być również zautomatyzowane narzędzia, które mogą pomóc pracownikom zarządzać ich celami dotyczącymi wydajności pracy .

Na przykład ustawienie zadań, takich jak wskaźniki ukończenia i śledzenie aktywności, pozwala zobaczyć, gdzie pracownicy mogą potrzebować większego wsparcia ludzkiego lub które części stosu technologicznego są wykorzystywane częściej niż inne.

Obsługa klienta

Czasy oczekiwania na telefon do działów obsługi klienta w większości się skończyły. Klienci oczekują w dzisiejszych czasach niemal natychmiastowej odpowiedzi na ich pytania i reklamacje.

Centra pomocy i chatboty to doskonałe przykłady tego, kiedy można wykorzystać automatyzację, aby zapewnić bardziej pozytywne wrażenia klientów.

Chatboty można zaprogramować tak, aby odpowiadały na najczęściej zadawane pytania klientów, śledziły przesyłki itp. W razie potrzeby mogą również kierować klienta do działającego agenta.

Procesy sprzedaży i CRM

Chociaż nie jesteśmy przekonani, że zautomatyzowane usługi wyszukiwania numerów telefonów są konieczne, CRM, który może zautomatyzować czasochłonne zadania ręczne, to dobra decyzja.

Rzeczy takie jak ręczne rejestrowanie połączeń, przekazywanie klientów różnym zespołom sprzedaży i aktualizowanie informacji o klientach mogą być zautomatyzowane. Możesz także użyć automatyzacji do przypisywania kwalifikowanych potencjalnych klientów, planowania rozmów i obsługi marketingu e-mailowego.

Usunięcie tych ręcznych zadań pomaga zespołom sprzedaży skoncentrować się na tym, co ważne — poprawie wydajności lejka sprzedaży oraz stworzeniu krótszego i bardziej wydajnego cyklu sprzedaży. Będziesz także mógł skorzystać z ogromnej ilości danych marketingowych i wykorzystać je do informowania i ulepszania przyszłych kampanii marketingowych.

Tworzenie odpowiedniej mieszanki

Inteligentne firmy rozumieją, że chociaż Twoja firma może wykorzystać automatyzację na swoją korzyść, to nie jest to srebrna kula, która może rozwiązać wszystkie Twoje problemy.

Firmy nigdy nie powinny wykorzystywać automatyzacji w celu zastąpienia każdego ludzkiego punktu kontaktu — ale jako partner biznesowy, który może przejąć niektóre z tych ręcznych zadań, jest to droga naprzód. Nadal potrzebujesz pomocy w poprawie efektywności swojej firmy? skontaktuj się z nami.