Warum sollte es bei der Maximierung Ihrer Unternehmenseffizienz nicht um Automatisierung gehen?

Es gibt ein Missverständnis, dass Sie alles automatisieren müssen, um die Effizienz Ihrer Geschäftsabläufe zu maximieren. Aber manchmal geht diese Automatisierung zu Lasten manueller Prozesse, die gut funktionieren – und gleichzeitig positive Auswirkungen haben.

In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie herausfinden, welche Prozesse manuell bleiben sollten und warum andere am besten für die Automatisierung geeignet sind.

Wir haben auch einige gängige Beispiele für beide behandelt – damit Sie sofort loslegen können.

Woher wissen, welche Prozesse zu automatisieren sind?

Bevor Sie entscheiden, was automatisiert werden soll, ist es wichtig zu überlegen, ob der Prozess automatisiert werden muss oder nicht, und wenn ja, welche Vorteile dies bringt. Wenn Sie genau überlegen, wie Sie Ihre Geschäftsprozesse verbessern können , sollten Sie diese vier Hauptschritte befolgen:

• Bilden Sie den Prozess ab
• Analysieren Sie den Prozess
• Prozess neu gestalten
• Erwerben Sie Ressourcen
• Wandel umsetzen und kommunizieren
• Überprüfen Sie den Prozess

Diese Analyse wird für jedes Unternehmen anders sein – aber es gibt einige gängige Beispiele dafür, wann Automatisierung nicht die richtige Antwort ist und wann sie es ist.

Schauen wir uns diese etwas genauer an.

Was nicht automatisieren?

Erstens – widerstehen Sie dem Drang, alles zu automatisieren. Während künstliche Intelligenz und Automatisierung uns in bestimmten Geschäftsaspekten einen Vorteil verschaffen können, laufen Sie Gefahr, das menschliche Element zu entfernen, wenn Sie zu viel automatisieren.

Dies kann zu Problemen führen, darunter ein nachlassender Kundenservice, unnötige Ausgaben und das Übersehen wesentlicher Hinweise, die Ihnen helfen können, Ihr Geschäft zu verbessern. Unserer Erfahrung nach sind dies einige der Prozesse, die verlockend sein können, vollständig zu automatisieren – aber das muss es nicht unbedingt.

Abrundung der Einträge in Ihrem CRM

Die Dateneingabe zum Vervollständigen von Interessentenprofilen in Ihrem Customer Relationship Management (CRM)-System kann mühsam und anstrengend sein. Es ist wichtig und steht sicherlich nicht ganz oben auf der Liste der lustigen Aktivitäten.

Wenn Sie beispielsweise nach der Telefonnummer eines Interessenten suchen, um einen Eintrag in Ihrem CRM abzurunden, scheint es am einfachsten, einen teuren Automatisierungsdienst zu bezahlen, um die Nummer für Sie zu finden.

Aber manchmal ist es sowohl einfacher als auch billiger, dies selbst zu tun. Beispielsweise kann eine altmodische manuelle Suche oft die gewünschten Ergebnisse liefern, entweder online oder innerhalb einer bestimmten Community. Darüber hinaus gibt es viele Möglichkeiten, wie Sie online nach Telefonnummern von Personen suchen können – und oft sind diese völlig kostenlos.

Von der Suche auf Social-Media-Websites wie LinkedIn oder Facebook bis hin zum Besuch von Unternehmenswebsites, der Verwendung digitaler White Pages oder sogar einer Webbrowser-Erweiterung, die Ihnen die harte Arbeit abnimmt, muss das Auffinden von Telefonnummern nicht teuer oder automatisiert sein.

Die Suchmaschinenoptimierung Ihrer Website

Alle Anstrengungen zur Suchmaschinenoptimierung (SEO) Ihrer Website auf Automatisierung umzustellen, mag wie eine clevere Zeitersparnis erscheinen, aber das ist nicht unbedingt eine gute Idee.

Es gibt verschiedene Automatisierungstools, mit denen Sie hervorheben können, in welchen Bereichen Ihrer Optimierung gearbeitet werden muss und wo Möglichkeiten bestehen. Die Gesamtausführung sollte jedoch immer manuell erfolgen – Sie haben also immer noch die volle Kontrolle darüber, was Sie implementieren.

Erfolgreiches SEO für Restaurants hängt beispielsweise von standortspezifischen Inhalten ab, die dabei helfen, Ihre Website den richtigen Leuten vorzustellen. Sich die Zeit zu nehmen, ein interaktives Menü manuell hinzuzufügen, ist etwas, das Sie nicht automatisieren können – aber das verbessert nachweislich die Sichtbarkeit und das Ranking Ihrer Website bei Suchen durch hungrige Kunden.

Ihr gesamter Buchhaltungsprozess

Die meisten Buchhaltungspraktiken mischen sowohl manuelle als auch automatisierte Arbeit, daher ist es wichtig sicherzustellen, dass Sie das richtige Tool in Ihrem Kit haben, das beides unterstützt.

Während Sie wahrscheinlich grundlegende Prozesse wie Rechnungsverarbeitung, Gehaltsabrechnung und Spesen automatisieren möchten, ist die Automatisierung aller Buchhaltungsprozesse normalerweise nicht die richtige Entscheidung.

Jede Buchhaltungsplattform, für die Sie sich entscheiden, sollte sich natürlich in Ihre bestehenden Prozesse integrieren lassen. Suchen Sie nach einer Plattform ohne Ausfallzeiten, um Ihr Geschäft wie gewohnt fortzusetzen.

Stellen Sie bei der Auswahl zwischen verschiedenen Plattformen sicher, dass es möglich ist, Ihre Zahlungsinformationen zu synchronisieren, mit Genehmigern und Anbietern zusammenzuarbeiten und einfach einzurichten und zu verwenden ist.

Einige Beispiele dafür, wann Automatisierung helfen kann

Automatisierung ist ein wertvolles Geschäftstool – schauen wir uns also einige Fälle an, in denen sie zum Wachstum Ihres Unternehmens beitragen kann.

Geschäftsprozessautomatisierung (BPA) oder digitale Transformation können Ihnen dabei helfen, einige der sich wiederholenden Geschäftsaufgaben effizient zu verwalten, die Sie erledigen können, ohne dass Ihre Mitarbeiter involviert werden müssen.

Dateneingabe und sich wiederholende Aufgaben

Die manuelle Dateneingabe kann lange dauern und ist anfällig für menschliche Fehler. Wir alle haben schon mal etwas in die falsche Zelle eingefügt, ein Dezimalkomma übersehen oder etwas falsch kopiert.

Die Dateneingabe ist jedoch eine der einfachsten Aufgaben für ein Unternehmen, um mit der Automatisierung zu beginnen, und Ihr Unternehmen kann die Vorteile schnell erkennen.

Bevor Sie sich entscheiden, welche Aufgaben automatisiert werden sollen, sollten Sie ein Mini-Audit durchführen, bei dem Sie nachverfolgen, welche Aufgaben Sie oder Ihr Team an einem Tag erledigen, wie lange sie für ihre Erledigung brauchen und wie oft Sie sie erledigen müssen.

Alle Aufgaben, die viel Zeit in Anspruch nehmen und häufig erledigt werden müssen, sind der beste Ausgangspunkt.

Personalprozesse

Das Onboarding neuer Mitarbeiter, die Verfolgung der Anwesenheit und die Analyse der Ergebnisse von Mitarbeiterbefragungen können viel Zeit in Anspruch nehmen.

Aber die Automatisierung all dieser Prozesse ist möglich. Durch die Einrichtung einer automatisierten Onboarding-Plattform können neue Mitarbeiter beispielsweise ihre Verträge elektronisch unterzeichnen, eine Willkommens-E-Mail erhalten und in den ersten Wochen wichtige Schulungsaufgaben erhalten.

Automatisierte Tools, die Mitarbeitern helfen können, ihre Arbeitsleistungsziele zu erreichen, können ebenfalls äußerst wertvoll sein.

Wenn Sie beispielsweise Aufgaben wie Abschlussquoten und Aktivitätsverfolgung festlegen, können Sie sehen, wo Mitarbeiter möglicherweise mehr menschliche Unterstützung benötigen oder welche Teile Ihres Tech-Stacks häufiger als andere verwendet werden.

Kundendienst

Die Zeiten, in denen Kundensupportabteilungen in der Warteschleife telefoniert haben, sind (zum Glück) größtenteils vorbei. Kunden erwarten heutzutage eine fast sofortige Antwort auf ihre Fragen und Beschwerden.

Help Center und Chatbots sind die perfekten Beispiele dafür, wie Sie Automatisierung nutzen können, um ein positiveres Kundenerlebnis zu fördern.

Chatbots können so programmiert werden, dass sie Ihre häufigsten Kundenanfragen beantworten, Pakete verfolgen usw. Sie können einen Kunden bei Bedarf auch an einen Live-Agenten weiterleiten.

Vertriebs- und CRM-Prozesse

Obwohl wir nicht davon überzeugt sind, dass automatisierte Dienste zum Auffinden der Telefonnummern von Personen erforderlich sind, ist ein CRM, das zeitintensive manuelle Aufgaben automatisieren kann, eine gute Entscheidung.

Dinge wie das manuelle Protokollieren von Anrufen, das Übergeben von Kunden an verschiedene Verkaufsteams und das Aktualisieren von Kundeninformationen können alle automatisiert werden. Sie können die Automatisierung auch verwenden, um qualifizierte Leads zuzuweisen, Anrufe zu planen und Ihr E-Mail-Marketing zu verwalten.

Das Entfernen dieser manuellen Aufgaben hilft Vertriebsteams, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren – die Verbesserung ihrer Pipeline-Leistung und die Schaffung eines kürzeren und effizienteren Vertriebszyklus. Sie können auch eine große Menge an Marketingdaten nutzen und diese nutzen, um zukünftige Marketingkampagnen zu informieren und zu verbessern.

Erstellen der richtigen Mischung

Intelligente Unternehmen verstehen, dass Ihr Unternehmen die Automatisierung zwar zu Ihrem Vorteil nutzen kann, aber keine Wunderwaffe ist, die alle Ihre Probleme lösen kann.

Unternehmen sollten die Automatisierung niemals dazu verwenden, jeden menschlichen Berührungspunkt zu ersetzen – aber als Geschäftspartner, der einige dieser manuellen Aufgaben übernehmen kann, ist dies der richtige Weg. Benötigen Sie noch Hilfe bei der Verbesserung Ihrer Unternehmenseffizienz? fühlen Sie sich frei uns zu kontaktieren.