HubSpot iş akışları ve formları, etkinlik stratejilerinin uygulanmasına nasıl yardımcı olur?

Özellikle Covid-19 pandemisinden sonra online etkinlikler yapmak birçok kuruluş için önemli bir strateji haline geldi. Eğitim, potansiyel müşterileri çekmek, web seminerleri vb. için olsun, organize bir süreç oluşturulmalıdır.

Etkinlikleri organize etmek, doğru yürütülürse istenen amaca ulaşılmasına yardımcı olabilecek bir zorluktur. Ve stratejinin oluşturulmasında ve uygulanmasında önemli bir rol oynayan faktörlerden biri de araçların seçimidir. Ve HubSpot Araçları, bu tür zorluklar için güvenebileceğiniz en iyi araçlardan biridir.

Kar amacı gütmeyen Insurance Alliance, HubSpot'u kullanarak etkinlikleri yürütmek için webdew ile işbirliği yaptı. 1980'lerde kurulmuş bir aracı kurum olan NIA, daha fazla potansiyel müşteri oluşturmak, müşteri katılımını geliştirmek, müşteri kazanımını iyileştirmek ve güncellenen politikalar hakkında onları eğitmek için brokerleri için sık sık etkinlikler düzenler.

NIA'nın amacı oldukça zorlayıcıydı. Pazarlama otomasyonunu yükseltmek, iş akışları kurmak ve brokerleri için uygun bir etkinlik stratejisi düzenlemek ve uygulamak üzere kurulmuşlardı. Ve tüm bunların HubSpot işlevlerini etkin bir şekilde kullanarak yapılması gerekiyordu.

Çevrimiçi etkinlikler düzenlemek ve herkesi güncel tutmak şakaya gelmez. webdew'in HubSpot uzmanlarından oluşan verimli ekibi 18 ay boyunca NIA'ya yardım etti. Kuruluşun benzersiz bir stratejisi olduğu kadar, HubSpot ile elde etmek istediklerinin düzeyi de benzersiz ve zorluydu.

NIA'nın haftalık etkinliklerini otomatikleştirme kararı

Gereksinimler, NIA'nın sorunsuz bir iş akışı sağlamak, müşteri katılımını iyileştirmek, müşteri kazanımını iyileştirmek ve aracılarını politikalar hakkında eğitmek için haftalık etkinlikler yürütme hedefine uygun hale getirildi.

Webdew'in HubSpot uzmanları bu stratejiyi yürütmek için bir süreç oluşturdu. Sürecin ilk kısmı, komisyonculara her ay gerçekleşen 3 olaydan bir tarih seçmeleri için formlar sağlamaktı. Brokerlar etkinliklere katılmak için tarihleri ​​seçtikten ve formu doldurduktan sonra, takvim daveti ve etkinliği takvimlerine ekleme işlevselliği ile etkinlik ayrıntılarını içeren bir onay e-postası alacaklardır.

Etkinlikler çeşitli tarihlerde yapıldığından, brokerler etkinlikten önce 2 hatırlatma e-postası ile uyarılacaktır. Etkinlik tamamlandığında, bir 'Teşekkür Ederiz' postası ve etkinliği özetleyen bir belge.

Kısacası, bu projenin ana amacı, ilgili kişinin üç web semineri için tarih seçimine bakılmaksızın, seçilen web semineri tarihi için takvim bağlantılarını içeren bir onay e-postasının teslim edilmesini sağlamak için iş akışı tetikleyicileri ayarlamaktı. Bu, toplam 22 farklı tarih/web semineri türü kombinasyonu için onay e-postaları gönderme yeteneği geliştirilerek ve iş akışlarına entegre edilerek elde edildi.

HubSpot yardımıyla bu sürecin nasıl kurulduğunu görelim.

HubSpot iş akışları ve formları web semineri pazarlama stratejisini nasıl üst düzeye çıkardı?

NIA'nın web seminerleri oluşturmaya ve uygulamaya yönelik pazarlama stratejisini geliştirmek için webdew'in HubSpot uzmanları tüm süreci 3 adıma böldü.

Aracılar için tüm etkinlik tarihlerini düzenlemek için HubSpot formlarını kullandılar. Bir sonraki adım, HubSpot pazarlama e-postalarının ve iş akışlarının kullanımını gördü, böylece potansiyel müşterileri cezbetti ve dönüştürdü. Ve son olarak GoToWebinar, HubSpot ile ilişkilendirildi ve etkinlikler oluşturuldu.

Web seminerleri için beklentileri davet etmek için HubSpot formları

NIA, komisyoncuları için haftalık etkinlikler düzenler ve komisyonculara etkinlik tarihini seçmeleri için, ancak sistematik ve yapılandırılmış bir şekilde seçenekler sunar. Zorluk, önümüzdeki iki yıl boyunca her ay üç etkinliğin yaklaşan web seminerlerini bir forma eklemekti.

Form, HubSpot'un segmentlere ayrılmış veritabanına eklenen brokerler için kullanıma sunulacaktır. Ağustos 2021'den Mayıs 2023'e kadar her ay 1., 3. ve 4. Çarşamba günleri web seminerleri düzenlenecektir. Kısacası, webdew HubSpot ekibi 22 ay boyunca 66 etkinlikten oluşan bir form oluşturmak zorunda kaldı.

Bu kadar çok olayı tek bir forma sığdırmak oldukça zor bir iş gibi görünse de imkansız değil. Webdew'in HubSpot uzmanları, HubSpot'un radyo seçme özellikleri aracılığıyla formlar oluşturmaya başladı.

NIA brokerlerinin ilgili verilerinin eklenebileceği dinamik bir liste oluşturuldu. Bu bölümlere ayrılmış veritabanı, komisyoncuların yaklaşan etkinliklere kaydolması için formlar oluşturmak için kullanılacaktır.

HubSpot formlarının ne olduğunu ve radyo seçim özelliklerinin neler olduğunu ve NIA'nın etkinlik stratejisini oluşturmanın ve uygulamanın ilk adımı olmaya nasıl yardımcı olabileceklerini anlayalım.

HubSpot'taki Formlar

Formlar, herhangi bir gelen pazarlama kampanyasında olası satışları yakalamanın çok önemli bir parçasıdır.

HubSpot'taki formlar, iletişim formları, anketler ve kayıtlar dahil olmak üzere birçok türde form oluşturmak için kullanılabilir. İhtiyaçlarınıza uygun yeni alanlar ekleyebileceğiniz için formları doldurmak çok kolaydır. İşletmenin mevcut müşteri ihtiyaçlarını, gelecekteki beklentilerini vb. karşılamak için özelleştirilmiş formlar bu araçla mümkün hale gelir.

Webdew'in HubSpot ekibi, formları etkinlik tarihlerine sahip üç Radio Select özelliği olacak şekilde oluşturma stratejisini belirledi. Bir seferde, her web semineri için üç tarih kişiler tarafından görülebilir. Etkinlik sona erdiğinde, geçiş kapatılarak son seçenek kaldırılacak ve bir sonraki seçenek eklenecektir.

iletişim kurmak

Şimdiye kadar HubSpot formları ve Radio select özellikleri kullanılarak tüm olaylar yaratıldı ve formlar aracılara sunuldu.

Bir komisyoncu formu doldurduğunda, kayıtlı/seçilen tarihte etkinliğe kaydını onaylayan bir onay postası olması gerekir. NIA etkinlikleri Zoom video konferans platformunda gerçekleştiğinden, takvim davetinin de onay postasına dahil edilmesi gerekiyor.

Bir onay e-postası, aracıya yanıtlarının not edildiğine dair güvence verir. Posta ayrıca komisyoncuya etkinliğin bir takvim davetiyesini ve komisyoncunun Google, Apple veya Outlook takvimlerini kullanıp kullanmadığına bakılmaksızın Zoom toplantı ayrıntılarını sağlar.

Her komisyoncu, kendilerine sunulan seçenekler arasından kendi seçtikleri bir tarihi seçer. Ancak, web semineri toplantısı için doğru takvim davetinin gönderilmesi için hangi tarihin seçileceğini bilmek zorlaşıyor.

Bunun için HubSpot ekibi Outlook ve Gmail'de etkinlikler oluşturarak ilerledi. HubSpot, Outlook ve Gmail'i kolayca entegre eder ve bu nedenle çok daha basit bir işlemdir.

Bir sonraki aşama, olayların her olası kombinasyonunu ortaya çıkarmayı gerektiriyordu. Bu, bir etkinlik bittiğinde bir başkasının ekleneceğini ve e-postaları takvime ekleme bağlantılarıyla göndermek için iş akışını hangi kombinasyonun tetikleyeceğini, ilk önce hangi etkinliğin yapıldığına bağlı olacağını gösterir.

Bu şekilde, webdew'in HubSpot uzmanları tarafından NIA için uygun bir iletişim kanalı kuruldu. Onay maili gönderildikten sonra, etkinlik tarihinden bir saat önce ve etkinlik başlamadan bir saat önce aracı kurumlara posta yoluyla etkinlik hatırlatılır.

GoToWebinar'ın HubSpot ile Entegrasyonu

Karmaşık ve toplu faaliyetleri entegre etmek zorunda olmak karmaşık bir zorluktur. Sadece bu değil, etkinlik bağlantılarının verilerinin toplanması da NIA için bir web semineri stratejisinin uygulanmasında bir zorluktu.

HubSpot'un iş akışları ve diğer özellikleri sayesinde etkinlik bağlantıları oluşturma, hatırlatma e-postaları gönderme vb. Sadece bu değil, HubSpot içindeki Zoom web seminerleri aracılığıyla bile veriler toplandı.

Bu şekilde, etkinliğe kaydolanların ilgili ve faydalı bilgileri NIA'nın HubSpot hesabındaydı ve gelecekteki etkinliklerle ilgilenen kişileri uyarmalarını ve etkili pazarlama kampanyaları oluşturmalarını kolaylaştırdı.

Ama bu nasıl mümkün oldu?

Web konferans hizmeti GoToWebinar, her büyüklükteki işletmenin web seminerlerine ve diğer çevrimiçi etkinliklere ev sahipliği yapmasını basit, güvenli ve uygun maliyetli hale getirir. HubSpot'un GoToWebinar entegrasyonu, başarılı web seminerlerine ev sahipliği yapmakla ilgili süreçleri hızlandırmak için yapılmıştır.

Webdew HubSpot ekibi, GoToWebinar'ı HubSpot ile entegre etti ve NIA için web semineri etkinliklerini oluşturdu. Entegrasyon sonrası ekip, önceden ayarlanmış web semineri kayıt bağlantılarıyla e-postalar oluşturdu.

Bu şekilde, komisyoncu etkinlik tarihlerini seçtiğinde, etkinlik kayıt bağlantılarını ve onay e-postalarını içeren bir e-posta alacaklardır. Bu onay postaları, GoToWebinar yardımıyla kişinin Gmail/Outlook/Apple takvimine kolayca eklenir. Ayrıca, işlemi tamamlamak için GoTowebinar'da hatırlatma e-postaları da oluşturuldu.

GoToWebinar ayrıca HubSpot'ta kaydeden ve katılımcıların adlarını eşitler. Böylece artık bu kişileri de tespit etmek mümkün oldu.

HubSpot ile etkinlik gerçekleştirme başarısı

Herhangi bir şey uygulanmadan önce, bir test çalıştırmasının yapıldığını söylemeye gerek yok. Bu, tüm sürecin herhangi bir zorluk olmadan sorunsuz bir şekilde ilerlemesini sağlar. Tüm görevler test edildi ve HubSpot özellikleri etkinliğin avantajına kullanıldı.

İşin kalitesi sağlandıktan sonra, sonuçtan oldukça memnun olan NIA'ya teslim edildi. Stratejiyi uygulayacak platform olarak HubSpot'u seçmek, NIA için avantajlı bir şekilde katkıda bulundu.

Sonunda, webdew'in HubSpot uzmanları, takvim ve web semineri bağlantılarını içeren etkinlikler, iş akışları ve e-posta onayları oluşturabildi. Başlangıçta her şey Zoom ve HubSpot üzerinde kuruluydu, ancak daha sonra sorunsuz bir şekilde GoToWebinar'a geçebildik. Tüm prosedür için birçok e-posta, iş akışı ve liste geliştirmek çok gerekliydi.

Otomasyon bu nedenle zorlu ama sorunsuz bir süreçti. Ayrıca organizasyonel etkinliklerinizi otomatikleştirmek mi istiyorsunuz? Bir web semineri, eğitim veya başka bir etkinlik olsun, HubSpot bunu halletmek için en iyi araçlardan biridir!

HubSpot'ta nasıl kampanya oluşturacağınızı veya etkinlikleri nasıl yürütüp düzenleyeceğinizi veya tüm pazarlama kampanyalarınızı ve etkinliklerinizi nasıl otomatikleştireceğinizi hala merak ediyor musunuz? En iyi HubSpot profesyonellerinin organizasyonunuz için etkinlikleri ve daha fazlasını otomatikleştirmesini sağlamak için webdew ile işbirliği yapın.

HubSpot uzmanlarımızla ücretsiz danışmanlık alın ve kuruluşunuzun seviyesini yükseltmek için gelen stratejilerden nasıl yararlanabileceğinizi öğrenin.

Editör: Amrutha