HubSpot 工作流程和表单如何帮助实施事件策略？

举办在线活动，尤其是在 Covid-19 大流行之后，已成为许多组织的重要策略。 无论是培训、吸引潜在客户、网络研讨会等，都需要建立一个有组织的流程。

组织活动是一项挑战，如果运行得当，可以帮助实现预期目的。 在战略的创建和实施中起主要作用的一个因素是工具的选择。 HubSpot 工具是应对此类挑战的最佳工具之一。

非营利保险联盟与 webdew 合作，利用 HubSpot 举办活动。 作为一家成立于 1980 年代的经纪公司，NIA 经常为其经纪人举办活动，以产生更多潜在客户、提高客户参与度、改善客户获取并让他们了解最新政策。

NIA 的目的颇具挑战性。 他们被设置为提升营销自动化水平，设置工作流程，并为他们的经纪人组织和实施适当的活动策略。 所有这一切都必须通过有效使用 HubSpot 功能来完成。

组织在线活动并让每个人都保持最新状态不是开玩笑。 webdew 高效的 HubSpot 专家团队协助 NIA 长达 18 个月。 尽管该组织拥有独特的战略，但他们希望通过 HubSpot 实现的目标水平也是独特且具有挑战性的。

NIA 决定将每周活动自动化

这些要求与 NIA 每周举办活动的目标相一致，以建立顺畅的业务流程、提高客户参与度、改善客户获取并让他们的经纪人了解这些政策。

Webdew 的 HubSpot 专业人员建立了执行该策略的流程。 该过程的第一部分是为经纪人提供表格，以便从每月发生的 3 个事件中选择一个日期。 一旦经纪人选择了参加活动的日期并填写了表格，他们将收到一封确认电子邮件，其中包含日历邀请和活动详细信息，并具有在其日历上添加活动的功能。

由于活动在不同的日期举行，因此经纪人将在活动开始前收到 2 封提醒电子邮件。 活动完成后，会收到一封“谢谢”邮件和一份总结活动的文件。

简而言之，该项目的主要目的是设置工作流程触发器，以确保无论联系人选择三个网络研讨会的日期如何，都会发送带有所选网络研讨会日期日历链接的确认电子邮件。 这是通过开发并集成到工作流程中为总共 22 种不同的日期/网络研讨会类型组合发送确认电子邮件的能力来实现的。

让我们看看这个过程是如何在 HubSpot 的帮助下建立起来的。

HubSpot 工作流程和表格如何提升网络研讨会营销策略

为了提升 NIA 创建和实施网络研讨会的营销策略，webdew 的 HubSpot 专家将整个过程分为 3 个步骤。

他们利用 HubSpot 表格为经纪人组织所有活动日期。 下一步是利用 HubSpot 营销电子邮件和工作流程，从而吸引和转化潜在客户。 最后，GoToWebinar 与 HubSpot 链接并创建了活动。

HubSpot 表格邀请网络研讨会的潜在客户

NIA 每周为其经纪人举办活动，并为经纪人提供选择活动日期的选项，但是以系统和结构化的方式。 面临的挑战是在表格上添加未来两年每个月即将举行的三场活动的网络研讨会。

该表格将提供给被添加到 HubSpot 分段数据库中的经纪人。 从 2021 年 8 月到 2023 年 5 月，每个月的第 1、第 3 和第 4 个星期三都会举办网络研讨会。 简而言之，webdew HubSpot 团队必须创建一个包含 22 个月的 66 个事件的表单。

在一个单一的形式中适应如此多的事件似乎是一项艰巨的任务，但并非不可能。 webdew 的 HubSpot 专家从通过 HubSpot 的无线电选择属性创建表单开始。

创建了一个动态列表，其中可以添加 NIA 经纪人的相关数据。 该分段数据库将用于为经纪人创建表格以注册即将发生的事件。

让我们了解什么是 HubSpot 形式，什么是无线电选择属性，以及它们如何帮助成为创建和实施 NIA 事件策略的第一步。

HubSpot 中的表单

表单是在任何入站营销活动中捕获潜在客户的关键部分。

HubSpot 中的表格可用于创建多种表格，包括联系表格、调查和注册。 填写表格轻而易举，因为您可以添加新字段以满足您的需求。 使用此工具可以定制表格以满足企业当前的客户需求、未来前景等。

Webdew 的 HubSpot 团队制定了制作表单的策略，其中包含三个带有事件日期的Radio Select属性。 一次，每个网络研讨会的三个日期将对联系人可见。 活动结束后，将通过关闭切换来删除最后一个选项，并添加下一个选项。

建立沟通

到目前为止，使用 HubSpot 表单和 Radio select 属性，所有事件都已创建，并且这些表单可供经纪人使用。

当经纪人填写表格时，需要有一封确认邮件，确认他们在注册/选择的日期参加了活动。 由于 NIA 活动在 Zoom 视频会议平台上进行，因此日历邀请也需要包含在确认邮件中。

确认电子邮件向经纪人保证他们的回复已被记录。 该邮件还将向经纪人提供活动的日历邀请和 Zoom 会议详细信息，无论经纪人使用 Google、Apple 还是 Outlook 日历。

每个经纪人从他们可用的选项中选择他们选择的日期。 但是，要知道将选择哪个日期变得具有挑战性，以便发送正确的网络研讨会会议日历邀请。

为此，HubSpot 团队继续在 Outlook 和 Gmail 上创建活动。 HubSpot 轻松集成 Outlook 和 Gmail，因此，这是一个更简单的过程。

接下来的阶段需要提出事件的每一个可能的组合。 这表示一旦一个事件完成，将添加另一个事件，以及触发工作流以发送带有添加到日历链接的电子邮件的组合将取决于首先完成的事件。

通过这种方式，webdew 的 HubSpot 专业人员为 NIA 建立了适当的沟通渠道。 发送确认邮件后，经纪人会在活动日期前和活动开始前一小时通过邮件提醒该活动。

GoToWebinar 与 HubSpot 的集成

必须整合复杂和大量的活动是一项复杂的挑战。 不仅如此，事件联系人的数据收集也是为 NIA 实施网络研讨会策略的一项挑战。

由于 HubSpot 的工作流程和其他功能，创建事件链接、发送提醒电子邮件等成为可能。 不仅如此，甚至通过 HubSpot 内的 Zoom 网络研讨会收集了数据。

这样，注册参加活动的人的相关和有用信息就在 NIA 的 HubSpot 帐户上，使他们可以轻松地提醒任何对未来活动感兴趣的联系人并形成有效的营销活动。

但这怎么可能？

网络会议服务 GoToWebinar 让任何规模的企业都能以简单、安全且经济实惠的方式举办网络研讨会和其他在线活动。 HubSpot 的 GoToWebinar 集成旨在加快成功举办网络研讨会所涉及的流程。

webdew HubSpot 团队将 GoToWebinar 与 HubSpot 集成在一起，并为 NIA 创建了网络研讨会活动。 集成后，团队创建了带有预设网络研讨会注册链接的电子邮件。

这样，当经纪人选择活动日期时，他们将收到一封包含活动注册链接和确认电子邮件的电子邮件。 在 GoToWebinar 的帮助下，这些确认邮件可以轻松添加到联系人的 Gmail/Outlook/Apple 日历中。 此外，还在 GoTowebinar 上创建了提醒电子邮件以完成该过程。

GoToWebinar 还会在 HubSpot 中同步注册者和与会者的姓名。 所以现在也可以识别这些联系人了。

使用 HubSpot 成功举办活动

在执行任何操作之前，不用说已经完成了测试运行。 这确保了整个过程顺利进行，没有任何挑战。 所有任务都经过测试，HubSpot 功能被用于活动的优势。

一旦工作质量得到​​保证，它就会交付给对结果非常满意的NIA。 选择 HubSpot 作为实施该战略的平台，为 NIA 做出了有利的贡献。

最后，webdew 的 HubSpot 专家能够建立事件、工作流程和电子邮件确认，其中包括日历和网络研讨会链接。 最初，一切都设置在 Zoom 和 HubSpot 上，但后来我们能够无缝地转移到 GoToWebinar。 为整个过程开发许多电子邮件、工作流程和列表非常必要。

因此，自动化是一个具有挑战性但顺利的过程。 您是否还希望自动化您的组织活动？ 无论是网络研讨会、培训还是任何其他活动，HubSpot 都是完成它的最佳工具之一！

您是否仍然想知道如何在 HubSpot 中创建活动或开展和组织活动或自动化您的整个营销活动和活动？ 与 webdew 合作，让最优秀的 HubSpot 专业人员为您的组织自动化活动等。

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编辑：阿姆鲁塔