HubSpot 워크플로 및 양식은 이벤트 전략을 구현하는 데 어떻게 도움이 됩니까?

특히 코로나19 팬데믹 이후 온라인 이벤트를 진행하는 것은 많은 조직에서 중요한 전략이 되었습니다. 교육, 리드 유치, 웨비나 등을 위해 조직화된 프로세스를 수립해야 합니다.

이벤트를 조직하는 것은 제대로 실행된다면 원하는 목적을 달성하는 데 도움이 될 수 있는 도전입니다. 그리고 전략의 생성과 실행에 중요한 역할을 하는 한 가지 요소는 도구의 선택입니다. 그리고 HubSpot 도구는 그러한 도전에 대해 신뢰할 수 있는 최고 중 하나입니다.

비영리 보험 연합은 HubSpot을 활용하여 이벤트를 진행하기 위해 webdew와 협력했습니다. 1980년대에 설립된 중개 회사인 NIA는 더 많은 리드를 생성하고, 고객 참여를 개선하고, 고객 확보를 개선하고, 업데이트된 정책에 대해 교육하기 위해 중개인을 위한 이벤트를 자주 실시합니다.

NIA의 목적은 상당히 도전적이었습니다. 그들은 마케팅 자동화 수준을 높이고, 워크플로를 설정하고, 브로커를 위한 적절한 이벤트 전략을 구성 및 구현하도록 설정되었습니다. 그리고 이 모든 것은 HubSpot 기능을 효과적으로 사용하여 수행되어야 했습니다.

온라인 이벤트를 조직하고 모든 사람을 최신 상태로 유지하는 것은 농담이 아닙니다. webdew의 효율적인 HubSpot 전문가 팀은 18개월 동안 NIA를 지원했습니다. 조직에 고유한 전략이 있는 만큼 HubSpot으로 달성하고자 하는 수준도 독특하고 도전적이었습니다.

주간 이벤트를 자동화하기로 한 NIA의 결정

요구 사항은 원활한 비즈니스 흐름을 설정하고 고객 참여를 개선하며 고객 확보를 개선하고 브로커에게 정책에 대해 교육하기 위해 주간 이벤트를 수행하는 NIA의 목표에 맞춰 조정되었습니다.

Webdew의 HubSpot 전문가들은 이 전략을 실행하기 위한 프로세스를 수립했습니다. 프로세스의 첫 번째 부분은 브로커가 매달 발생하는 3가지 이벤트에서 날짜를 선택할 수 있는 양식을 제공하는 것이었습니다. 중개인이 이벤트 참석 날짜를 선택하고 양식을 작성하면 캘린더에 이벤트를 추가하는 기능과 함께 캘린더 초대 및 이벤트 세부 정보가 포함된 확인 이메일을 받게 됩니다.

이벤트가 다양한 날짜에 개최되기 때문에 브로커는 이벤트 전에 2개의 알림 이메일을 받게 됩니다. 이벤트가 완료되면 '감사합니다' 메일과 이벤트를 요약한 문서가 발송됩니다.

간단히 말해서, 이 프로젝트의 주요 목표는 세 가지 웨비나에 대한 연락처의 날짜 선택에 관계없이 선택한 웨비나 날짜에 대한 캘린더 링크가 포함된 확인 이메일이 전달되도록 워크플로 트리거를 설정하는 것이었습니다. 이는 총 22개의 다른 날짜/웨비나 유형 조합에 대해 확인 이메일을 보내는 기능을 개발하고 워크플로에 통합함으로써 달성되었습니다.

HubSpot의 도움으로 이 프로세스가 어떻게 확립되었는지 살펴보겠습니다.

HubSpot 워크플로 및 양식이 어떻게 웨비나 마케팅 전략을 향상시켰는지

Webdew의 HubSpot 전문가는 웨비나 생성 및 구현을 위한 NIA의 마케팅 전략을 한 단계 업그레이드하기 위해 전체 프로세스를 3단계로 분류했습니다.

그들은 HubSpot 양식을 사용하여 브로커의 모든 이벤트 날짜를 구성했습니다. 다음 단계는 HubSpot 마케팅 이메일 및 워크플로를 활용하여 잠재 고객을 유치하고 전환하는 것입니다. 그리고 마침내 GoToWebinar가 HubSpot과 연결되어 이벤트를 만들었습니다.

HubSpot은 웹 세미나에 대한 잠재 고객을 초대하는 양식

NIA는 브로커를 위해 주간 이벤트를 진행하고 브로커가 이벤트 날짜를 선택할 수 있도록 선택권을 제공하지만 체계적이고 구조화된 방식으로 진행됩니다. 문제는 다음 2년 동안 매달 3개의 이벤트에 대한 웨비나를 양식에 추가하는 것이었습니다.

이 양식은 HubSpot의 분할된 데이터베이스에 추가된 브로커가 사용할 수 있게 됩니다. 2021년 8월부터 2023년 5월까지 매월 1, 3, 4주 수요일에 웨비나가 진행됩니다. 간단히 말해서 webdew HubSpot 팀은 22개월 동안 66개의 이벤트로 구성된 양식을 만들어야 했습니다.

많은 이벤트를 단일 형식으로 맞추는 것은 상당히 어려운 작업처럼 보이지만 불가능한 것은 아닙니다. Webdew의 HubSpot 전문가는 HubSpot의 라디오 선택 속성을 통해 양식을 만드는 것으로 시작했습니다.

NIA 브로커의 관련 데이터를 추가할 수 있는 동적 목록이 생성되었습니다. 이 분할된 데이터베이스는 중개인이 다가오는 이벤트에 등록할 양식을 만드는 데 사용됩니다.

HubSpot 형식과 라디오 선택 속성이 무엇이며 NIA의 이벤트 전략을 만들고 구현하는 첫 번째 단계가 되는 데 도움이 되는 방법을 이해하겠습니다.

HubSpot의 양식

양식은 모든 인바운드 마케팅 캠페인에서 리드를 포착하는 데 중요한 부분입니다.

HubSpot의 양식은 연락처 양식, 설문 조사 및 가입을 포함하여 다양한 종류의 양식을 만드는 데 사용할 수 있습니다. 필요에 맞게 새 필드를 추가할 수 있기 때문에 양식을 작성하는 것은 아주 쉽습니다. 이 도구를 사용하면 비즈니스의 현재 고객 요구 사항, 미래 전망 등을 충족하는 맞춤형 양식이 가능합니다.

Webdew의 HubSpot 팀은 이벤트 날짜와 함께 3개의 Radio Select 속성이 있는 방식으로 양식을 만드는 전략을 세웠습니다. 한 번에 각 웹 세미나에 대한 세 가지 날짜가 연락처에 표시됩니다. 이벤트가 끝나면 토글을 끄면 마지막 옵션이 제거되고 다음 옵션이 추가됩니다.

커뮤니케이션 구축

지금까지 HubSpot 양식과 Radio 선택 속성을 사용하여 모든 이벤트가 생성되었고 양식이 브로커에 제공되었습니다.

중개인이 양식을 작성하면 등록/선택한 날짜에 이벤트 등록을 확인하는 확인 메일이 있어야 합니다. NIA 이벤트는 Zoom 화상 회의 플랫폼에서 진행되기 때문에 캘린더 초대도 확인 메일에 포함되어야 합니다.

확인 이메일은 브로커의 응답이 기록되었음을 확인시켜줍니다. 메일은 또한 브로커가 Google, Apple 또는 Outlook 캘린더를 사용하는지 여부에 관계없이 이벤트의 캘린더 초대 및 Zoom 회의 세부 정보를 브로커에게 제공합니다.

각 브로커는 사용 가능한 옵션에서 원하는 날짜를 선택합니다. 그러나 웨비나 회의에 적합한 캘린더 초대장을 보내기 위해 어떤 날짜가 선택될지 아는 것이 어려워집니다.

이를 위해 HubSpot 팀은 Outlook 및 Gmail에서 이벤트를 만드는 작업을 진행했습니다. HubSpot은 Outlook과 Gmail을 쉽게 통합하므로 훨씬 간단한 프로세스입니다.

다음 단계에서는 이벤트의 가능한 모든 조합을 제시했습니다. 이는 한 이벤트가 완료되면 다른 이벤트가 추가되며, 캘린더에 추가 링크가 포함된 이메일을 보내는 워크플로를 트리거하는 조합은 먼저 수행된 이벤트에 따라 달라집니다.

이런 식으로 NIA를 위해 webdew의 HubSpot 전문가가 적절한 통신 채널을 설정했습니다. 확인 메일이 발송된 후 브로커는 이벤트 날짜 이전과 이벤트 시작 1시간 전에 메일을 통해 이벤트를 알립니다.

HubSpot과 GoToWebinar 통합

복잡하고 대량의 활동을 통합해야 하는 것은 복잡한 과제입니다. 그뿐만 아니라 이벤트 연락처의 데이터 수집도 NIA의 웨비나 전략을 구현하는 데 있어 문제였습니다.

HubSpot의 워크플로 및 기타 기능 덕분에 이벤트 링크 생성, 알림 이메일 전송 등이 가능해졌습니다. 뿐만 아니라 HubSpot 내에서 Zoom 웨비나를 통해서도 데이터를 수집했습니다.

이러한 방식으로 이벤트에 등록한 사람들의 관련성 있고 유용한 정보가 NIA의 HubSpot 계정에 있으므로 향후 이벤트에 관심이 있는 모든 연락처에 쉽게 알리고 효과적인 마케팅 캠페인을 구성할 수 있습니다.

그러나 이것이 어떻게 가능하게 되었습니까?

웹 회의 서비스인 GoToWebinar를 사용하면 규모에 관계없이 모든 기업에서 웹 세미나 및 기타 온라인 이벤트를 간단하고 안전하며 저렴하게 주최할 수 있습니다. HubSpot의 GoToWebinar 통합은 성공적인 웨비나 호스팅과 관련된 프로세스의 속도를 높이기 위해 만들어졌습니다.

webdew HubSpot 팀은 GoToWebinar와 HubSpot을 통합하고 NIA를 위한 웨비나 이벤트를 만들었습니다. 통합 후 팀은 사전 설정된 웨비나 등록 링크가 포함된 이메일을 생성했습니다.

이렇게 하면 브로커가 이벤트 날짜를 선택할 때 이벤트 등록 링크와 확인 이메일이 포함된 이메일을 받게 됩니다. 이러한 확인 메일은 GoToWebinar의 도움으로 연락처의 Gmail/Outlook/Apple 캘린더에 쉽게 추가됩니다. 또한 프로세스를 완료하기 위해 알림 이메일도 GoTowebinar에 생성되었습니다.

GoToWebinar는 HubSpot에서 등록자와 참석자의 이름도 동기화합니다. 따라서 이제 해당 연락처도 식별할 수 있었습니다.

HubSpot으로 이벤트 진행 성공

무엇이든 구현하기 전에 테스트 실행이 완료된 것은 당연합니다. 이렇게 하면 전체 프로세스가 문제 없이 원활하게 진행됩니다. 모든 작업은 테스트되었으며 HubSpot 기능은 이벤트의 이점을 위해 사용되었습니다.

작업의 품질이 확보되면 NIA에 전달하여 결과에 만족했습니다. 전략을 구현하기 위한 플랫폼으로 HubSpot을 선택한 것은 NIA에 유리한 방식으로 기여했습니다.

결국 webdew의 HubSpot 전문가는 일정과 웨비나 링크가 포함된 이벤트, 워크플로 및 이메일 확인을 설정할 수 있었습니다. 처음에는 Zoom과 HubSpot에서 모든 것이 설정되었지만 나중에 GoToWebinar로 원활하게 이동할 수 있었습니다. 전체 절차에 대해 많은 이메일, 워크플로 및 목록을 개발하는 것이 매우 필요했습니다.

따라서 자동화는 어렵지만 순조로운 과정이었습니다. 조직 이벤트를 자동화하고 싶으십니까? 웨비나, 교육 또는 기타 이벤트가 무엇이든 HubSpot은 이를 완료하는 최고의 도구 중 하나입니다!

HubSpot에서 캠페인을 생성하거나 이벤트를 수행 및 구성하거나 전체 마케팅 캠페인 및 이벤트를 자동화하는 방법이 여전히 궁금하십니까? webdew와 협력하여 최고의 HubSpot 전문가가 조직의 이벤트 등을 자동화하도록 하십시오.

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편집자: 암루타