كيف تساعد نماذج وسير عمل HubSpot في تنفيذ إستراتيجيات الأحداث؟

أصبح إجراء الأحداث عبر الإنترنت ، خاصة بعد جائحة Covid-19 ، استراتيجية مهمة للعديد من المنظمات. سواء كان ذلك للتدريب ، أو جذب العملاء المحتملين ، أو الندوات عبر الإنترنت ، وما إلى ذلك ، يجب إنشاء عملية منظمة.

يعد تنظيم الأحداث تحديًا ، إذا تم تشغيله بشكل صحيح يمكن أن يساعد في تحقيق الهدف المنشود. وأحد العوامل التي تلعب دورًا رئيسيًا في إنشاء وتنفيذ الاستراتيجية هو اختيار الأدوات. وتعد HubSpot Tools واحدة من أفضل ما يمكنك الاعتماد عليه في أي تحدٍ من هذا القبيل.

تعاون تحالف التأمين غير الربحي مع webdew في إجراء الأحداث من خلال استخدام HubSpot. نظرًا لكونها شركة وساطة تأسست في الثمانينيات ، فإن NIA تقوم بشكل متكرر بإجراء أحداث للوسطاء التابعين لها لتوليد المزيد من العملاء المتوقعين ، وتحسين مشاركة العملاء ، وتحسين اكتساب العملاء وتثقيفهم حول السياسات المحدثة.

كان الغرض من NIA تحديًا كبيرًا. لقد تم إعدادهم لرفع مستوى أتمتة التسويق ، وإعداد تدفقات العمل ، وتنظيم وتنفيذ إستراتيجية مناسبة مناسبة للوسطاء. وكل هذا كان لابد من القيام به من خلال استخدام وظائف HubSpot بشكل فعال.

إن تنظيم الأحداث عبر الإنترنت وإبقاء الجميع على اطلاع ليس مزحة. ساعد فريق Webdew الفعال من خبراء HubSpot NIA لمدة 18 شهرًا. بقدر ما تمتلك المنظمة إستراتيجية فريدة ، كان مستوى ما أرادوا تحقيقه مع HubSpot فريدًا وصعبًا أيضًا.

قرار NIA لأتمتة أحداثهم الأسبوعية

تمت محاذاة المتطلبات مع هدف NIA في إجراء الأحداث الأسبوعية من أجل إنشاء تدفق سلس للأعمال ، وتحسين مشاركة العملاء ، وتحسين اكتساب العملاء وتثقيف وسطاءهم حول السياسات.

أنشأ محترفو HubSpot في Webdew عملية لتنفيذ هذه الإستراتيجية. كان الجزء الأول من العملية هو توفير نماذج للوسطاء لتحديد تاريخ من الأحداث الثلاثة التي تحدث كل شهر. بمجرد قيام الوسطاء باختيارهم في تواريخ حضور الأحداث وملء النموذج ، سيتلقون بريدًا إلكترونيًا للتأكيد مع دعوة التقويم وتفاصيل الحدث مع وظيفة إضافة الحدث في تقاويمهم.

نظرًا لأن الأحداث تقام في تواريخ مختلفة ، فسيتم تنبيه الوسطاء من خلال رسالتي بريد إلكتروني للتذكير قبل الحدث. بمجرد انتهاء الحدث ، ستظهر رسالة "شكرًا لك" ووثيقة تلخص الحدث.

باختصار ، كان الهدف الرئيسي لهذا المشروع هو إعداد مشغلات سير العمل لضمان تسليم بريد إلكتروني للتأكيد مع روابط التقويم لتاريخ ندوة الويب المحدد بغض النظر عن اختيار جهة الاتصال لتواريخ الندوات عبر الإنترنت الثلاثة. تم تحقيق ذلك من خلال تطوير القدرة على إرسال رسائل بريد إلكتروني للتأكيد وإدماجها في مهام سير العمل لما مجموعه 22 مجموعة مختلفة من أنواع التاريخ / البرامج التعليمية على الويب.

لنرى كيف تم إنشاء هذه العملية بمساعدة HubSpot.

كيف قامت مهام سير العمل والنماذج HubSpot بتسوية استراتيجية التسويق عبر الويب

لرفع مستوى إستراتيجية التسويق الخاصة بـ NIA لإنشاء وتنفيذ ندوات عبر الإنترنت ، قام خبراء HubSpot في الويب بتقسيم العملية برمتها إلى 3 خطوات.

لقد استخدموا نماذج HubSpot لتنظيم جميع تواريخ الأحداث للوسطاء. وشهدت الخطوة التالية استخدام رسائل البريد الإلكتروني التسويقية وتدفقات العمل من HubSpot ، وبالتالي جذب العملاء المحتملين وتحويلهم. وأخيرًا ، تم ربط GoToWebinar بـ HubSpot وإنشاء الأحداث.

نماذج HubSpot لدعوة آفاق الندوات عبر الإنترنت

تجري NIA أحداثًا أسبوعية لوسطائها وتوفر خيارات للوسطاء لاختيار تاريخ الحدث ، ولكن بطريقة منهجية ومنظمة. كان التحدي يتمثل في إضافة ندوات عبر الإنترنت قادمة لثلاثة أحداث كل شهر على مدار العامين المقبلين على نموذج.

سيتم توفير النموذج للوسطاء ، الذين تمت إضافتهم إلى قاعدة البيانات المجزأة لـ HubSpot. من أغسطس 2021 إلى مايو 2023 ، ستعقد ندوات عبر الإنترنت كل شهر في أيام 1 و 3 و 4 أربعاء. باختصار ، كان على فريق webdew HubSpot إنشاء نموذج يتكون من 66 حدثًا لمدة 22 شهرًا.

يبدو أن التوفيق بين العديد من الأحداث في شكل واحد مهمة صعبة للغاية ، ولكنها ليست مستحيلة. بدأ خبراء HubSpot في Webdew بإنشاء نماذج من خلال خصائص تحديد الراديو الخاصة بـ HubSpot.

تم إنشاء قائمة ديناميكية ، حيث يمكن إضافة البيانات ذات الصلة لوسطاء NIA. سيتم استخدام قاعدة البيانات المجزأة هذه لإنشاء نماذج للوسطاء للتسجيل في الأحداث القادمة.

دعونا نفهم ما هي أشكال HubSpot وما هي خصائص اختيار الراديو وكيف يمكن أن تساعد في أن تكون الخطوة الأولى لإنشاء وتنفيذ إستراتيجية حدث NIA.

النماذج في HubSpot

تعد النماذج جزءًا مهمًا من التقاط العملاء المتوقعين في أي حملة تسويقية واردة.

يمكن استخدام النماذج في HubSpot لإنشاء أنواع عديدة من النماذج ، بما في ذلك نماذج الاتصال والاستطلاعات والاشتراكات. يعد ملء النماذج أمرًا في غاية السهولة لأنه يمكنك إضافة حقول جديدة لتناسب احتياجاتك. أصبحت النماذج المخصصة لتلبية احتياجات العملاء الحالية للشركة ، والآفاق المستقبلية ، وما إلى ذلك ممكنة باستخدام هذه الأداة.

وضع فريق Webdew's HubSpot إستراتيجية لعمل النماذج بطريقة تتيح وجود ثلاث خصائص Radio Select مع تواريخ الحدث. في كل مرة ، ستكون ثلاثة تواريخ لكل ندوة عبر الويب مرئية لجهات الاتصال. بمجرد انتهاء الحدث ، ستتم إزالة الخيار الأخير عن طريق إيقاف تشغيل التبديل ، وستتم إضافة الخيار التالي.

إقامة التواصل

حتى الآن ، باستخدام نماذج HubSpot وخصائص تحديد الراديو ، تم إنشاء جميع الأحداث وتم توفير النماذج للوسطاء.

عندما يملأ الوسيط النموذج ، يجب أن يكون هناك بريد تأكيد يؤكد تسجيله في الحدث في التاريخ المسجل / المختار. نظرًا لأن أحداث NIA تجري على منصة Zoom للمؤتمرات المرئية ، يجب أيضًا تضمين دعوة التقويم مع بريد التأكيد.

يؤكد البريد الإلكتروني للتأكيد للوسيط أنه قد تم تدوين ردودهم. سيوفر البريد أيضًا للوسيط دعوة تقويم للحدث وتفاصيل اجتماع Zoom ، بغض النظر عما إذا كان الوسيط يستخدم تقويمات Google أو Apple أو Outlook.

يختار كل وسيط تاريخًا من اختياره من بين الخيارات المتاحة له. ومع ذلك ، فإنه من الصعب معرفة التاريخ الذي سيتم اختياره ، بحيث يتم إرسال دعوة التقويم المناسبة لاجتماع الويبينار.

لهذا ، تقدم فريق HubSpot إلى الأمام بإنشاء أحداث على Outlook و Gmail. يقوم HubSpot بدمج Outlook و Gmail بسهولة ، وبالتالي فهي عملية أبسط بكثير.

تضمنت المرحلة التالية الخروج بكل مجموعة ممكنة من الأحداث. يشير هذا إلى أنه بمجرد الانتهاء من حدث ، ستتم إضافة حدث آخر ، وستعتمد المجموعة التي ستؤدي إلى تشغيل سير العمل لإرسال رسائل البريد الإلكتروني مع روابط التقويم الإضافية على الحدث الذي تم إجراؤه أولاً.

وبهذه الطريقة ، تم إنشاء قناة اتصال مناسبة بواسطة محترفي HubSpot التابعين للويب لـ NIA. بعد إرسال بريد التأكيد ، يتم تذكير الوسطاء بالحدث عبر البريد قبل تاريخ الحدث وقبل ساعة من بدء الحدث.

تكامل GoToWebinar مع HubSpot

يعد الاضطرار إلى دمج الأنشطة المعقدة والسائبة تحديًا معقدًا. ليس ذلك فحسب ، فقد كان جمع بيانات جهات اتصال الحدث يمثل أيضًا تحديًا في تنفيذ استراتيجية ندوة عبر الإنترنت لـ NIA.

بفضل مهام سير عمل HubSpot والميزات الأخرى ، أصبح إنشاء روابط للأحداث وإرسال رسائل بريد إلكتروني للتذكير وما إلى ذلك أمرًا ممكنًا. ليس ذلك فحسب ، فقد تم جمع البيانات حتى من خلال ندوات Zoom على الويب داخل HubSpot.

بهذه الطريقة ، كانت المعلومات ذات الصلة والمفيدة لأولئك الذين سجلوا للحدث موجودة على حساب HubSpot الخاص بـ NIA ، مما يسهل عليهم تنبيه أي جهات اتصال مهتمة بالأحداث المستقبلية وتشكيل حملات تسويقية فعالة.

لكن كيف أمكن تحقيق ذلك؟

تجعل خدمة مؤتمرات الويب ، GoToWebinar ، الأمر بسيطًا وآمنًا وبأسعار معقولة للشركات من أي حجم لاستضافة ندوات عبر الإنترنت وأحداث أخرى عبر الإنترنت. تم إجراء تكامل GoToWebinar الخاص بـ HubSpot لتسريع العمليات المتضمنة في استضافة ندوات عبر الإنترنت ناجحة.

قام فريق Webdew HubSpot بدمج GoToWebinar مع HubSpot وإنشاء أحداث الويبينار لـ NIA. بعد التكامل ، أنشأ الفريق رسائل بريد إلكتروني باستخدام روابط التسجيل في ندوة الويب المحددة مسبقًا.

بهذه الطريقة ، عندما يحدد الوسيط تواريخ الحدث ، سيتلقى بريدًا إلكترونيًا يحتوي على روابط تسجيل الحدث ورسائل البريد الإلكتروني للتأكيد. تتم إضافة رسائل التأكيد هذه بسهولة إلى تقويم Gmail / Outlook / Apple الخاص بجهة الاتصال بمساعدة GoToWebinar. علاوة على ذلك ، تم أيضًا إنشاء رسائل بريد إلكتروني للتذكير على GoTowebinar لإكمال العملية.

يقوم GoToWebinar أيضًا بمزامنة أسماء المسجلين والحضور في HubSpot. لذلك أصبح من الممكن الآن تحديد جهات الاتصال هذه أيضًا.

نجاح إجراء الأحداث باستخدام HubSpot

قبل تنفيذ أي شيء ، من نافلة القول أن الاختبار قد تم. هذا يضمن أن العملية برمتها تسير بسلاسة دون أي تحديات. تم اختبار جميع المهام واستخدام ميزات HubSpot لصالح الحدث.

بمجرد ضمان جودة العمل ، تم تسليمه إلى NIA ، الذين كانوا راضين تمامًا عن النتيجة. ساهم اختيار HubSpot كمنصة لتنفيذ الاستراتيجية بطريقة مفيدة لـ NIA.

في النهاية ، تمكن خبراء HubSpot في webdew من إنشاء أحداث ، وسير عمل ، وتأكيدات عبر البريد الإلكتروني تضمنت روابط التقويم والندوة عبر الإنترنت. في البداية ، تم إعداد كل شيء على Zoom و HubSpot ، لكننا تمكنا من الانتقال بسلاسة إلى GoToWebinar لاحقًا. كان من الضروري جدًا تطوير العديد من رسائل البريد الإلكتروني وسير العمل والقوائم للإجراء بأكمله.

وهكذا كانت الأتمتة عملية صعبة ولكنها سلسة. هل تتطلع أيضًا إلى أتمتة أحداثك التنظيمية؟ سواء كانت ندوة عبر الإنترنت أو تدريبًا أو أي حدث آخر ، فإن HubSpot هي واحدة من أفضل الأدوات لإنجازها!

هل ما زلت تتساءل عن كيفية إنشاء حملة في HubSpot أو إجراء وتنظيم الأحداث أو أتمتة حملاتك وأحداثك التسويقية بالكامل؟ تعاون مع webdew للحصول على أفضل محترفي HubSpot لأتمتة الأحداث والمزيد لمؤسستك.

احصل على استشارة مجانية مع محترفي HubSpot لدينا واكتشف كيف يمكنك الاستفادة من الاستراتيجيات الواردة لتحسين مستوى مؤسستك.

المحرر: عمروثا