¿Cómo ayudan los flujos de trabajo y los formularios de HubSpot a implementar estrategias de eventos?

La realización de eventos en línea, especialmente después de la pandemia de Covid-19, se ha convertido en una estrategia importante para muchas organizaciones. Ya sea para capacitación, atracción de clientes potenciales, seminarios web, etc., se debe establecer un proceso organizado.

Organizar eventos es un desafío que, si se ejecuta bien, puede ayudar a lograr el propósito deseado. Y un factor que juega un papel importante en la creación e implementación de la estrategia es la elección de las herramientas. Y las herramientas de HubSpot son una de las mejores con las que puedes contar para cualquier desafío de este tipo.

La Alianza de seguros sin fines de lucro colaboró ​​con webdew en la realización de eventos utilizando HubSpot. Al ser una empresa de corretaje establecida en la década de 1980, NIA realiza eventos con frecuencia para que sus corredores generen más clientes potenciales, mejoren la participación de los clientes, mejoren la adquisición de clientes y los eduquen sobre las políticas actualizadas.

El propósito de NIA fue bastante desafiante. Estaban preparados para mejorar la automatización del marketing, establecer flujos de trabajo y organizar e implementar una estrategia de eventos adecuada para sus agentes. Y todo esto tenía que hacerse mediante el uso efectivo de las funcionalidades de HubSpot.

Organizar eventos en línea y mantener a todos actualizados no es una broma. El eficiente equipo de expertos de HubSpot de webdew ayudó al NIA durante 18 meses. Si bien la organización tiene una estrategia única, el nivel de lo que deseaban lograr con HubSpot también era único y desafiante.

La decisión de NIA de automatizar sus eventos semanales

Los requisitos se alinearon con el objetivo de NIA de realizar eventos semanales para establecer un flujo comercial fluido, mejorar la participación de los clientes, mejorar la adquisición de clientes y educar a sus corredores sobre las políticas.

Los profesionales de HubSpot de Webdew establecieron un proceso para ejecutar esta estrategia. La primera parte del proceso fue proporcionar formularios para que los corredores seleccionaran una fecha de los 3 eventos que ocurren cada mes. Una vez que los corredores hayan elegido las fechas para asistir a los eventos y hayan completado el formulario, recibirán un correo electrónico de confirmación con la invitación al calendario y los detalles del evento con la funcionalidad de agregar el evento en sus calendarios.

Como los eventos se llevan a cabo en una variedad de fechas, los corredores recibirán una alerta con 2 correos electrónicos de recordatorio antes del evento. Una vez realizado el evento, un mail de 'Gracias' y un documento resumen del evento.

En resumen, el objetivo principal de este proyecto era configurar activadores de flujo de trabajo para garantizar que se enviara un correo electrónico de confirmación con enlaces de calendario para la fecha del seminario web seleccionado, independientemente de las fechas elegidas por el contacto para los tres seminarios web. Esto se logró al desarrollar e integrar en los flujos de trabajo la capacidad de enviar correos electrónicos de confirmación para un total de 22 combinaciones diferentes de tipo de fecha/seminario web.

Veamos cómo se estableció este proceso con la ayuda de HubSpot.

Cómo los flujos de trabajo y los formularios de HubSpot mejoraron la estrategia de marketing de los seminarios web

Para mejorar la estrategia de marketing de NIA para crear e implementar seminarios web, los expertos de HubSpot de webdew dividieron todo el proceso en 3 pasos.

Hicieron uso de formularios de HubSpot para organizar todas las fechas de eventos para los corredores. El siguiente paso fue la utilización de flujos de trabajo y correos electrónicos de marketing de HubSpot, lo que atrajo y convirtió prospectos. Y finalmente GoToWebinar se vinculó con HubSpot y creó eventos.

Formularios de HubSpot para invitar a los prospectos a seminarios web

NIA lleva a cabo eventos semanales para sus corredores y ofrece opciones para que los corredores elijan la fecha del evento, sin embargo, de manera sistemática y estructurada. El desafío era agregar los próximos seminarios web de tres eventos cada mes durante los próximos dos años en un formulario.

El formulario estará disponible para los corredores, que se agregan a la base de datos segmentada de HubSpot. Desde agosto de 2021 hasta mayo de 2023, se realizarán seminarios web todos los meses los miércoles 1, 3 y 4. En resumen, el equipo de webdew HubSpot tuvo que crear un formulario que consta de 66 eventos durante 22 meses.

Encajar tantos eventos en un solo formulario parece una tarea bastante difícil, pero no imposible. Los expertos de webdew de HubSpot comenzaron con la creación de formularios a través de las propiedades de selección de radio de HubSpot.

Se creó una lista dinámica, donde se pueden agregar los datos relevantes de los corredores de NIA. Esta base de datos segmentada se utilizará para crear formularios para que los corredores se inscriban en los próximos eventos.

Comprendamos qué formularios de HubSpot y qué son las propiedades de selección de radio y cómo pueden ayudar a ser el primer paso para crear e implementar la estrategia de eventos de NIA.

Formularios en HubSpot

Los formularios son una parte crucial para capturar clientes potenciales en cualquier campaña de inbound marketing.

Los formularios en HubSpot se pueden usar para crear muchos tipos de formularios, incluidos formularios de contacto, encuestas e inscripciones. Completar los formularios es muy sencillo porque puede agregar nuevos campos para satisfacer sus necesidades. Los formularios personalizados para satisfacer las necesidades actuales de la clientela de la empresa, las perspectivas futuras, etc. son posibles con esta herramienta.

El equipo de HubSpot de Webdew diseñó una estrategia para hacer los formularios de manera que haya tres propiedades de selección de radio con las fechas de los eventos. A la vez, los contactos podrán ver tres fechas para cada seminario web. Una vez que finaliza el evento, la última opción se eliminará apagando el interruptor y se agregará la siguiente.

Establecer comunicación

Hasta ahora, con los formularios de HubSpot y las propiedades de selección de Radio, se crearon todos los eventos y los formularios se pusieron a disposición de los corredores.

Cuando un corredor completa el formulario, debe haber un correo de confirmación que confirme su inscripción para el evento en la fecha registrada/elegida. Dado que los eventos de NIA tienen lugar en la plataforma de videoconferencia Zoom, la invitación del calendario también debe incluirse con el correo de confirmación.

Un correo electrónico de confirmación asegura al corredor que sus respuestas han sido anotadas. El correo también proporcionará al corredor una invitación de calendario del evento y los detalles de la reunión de Zoom, independientemente de si el corredor usa calendarios de Google, Apple o Outlook.

Cada corredor elige una fecha de su elección de las opciones disponibles para ellos. Sin embargo, es un desafío saber qué fecha se elegirá, de modo que se envíe la invitación de calendario correcta para la reunión del seminario web.

Para esto, el equipo de HubSpot avanzó con la creación de eventos en Outlook y Gmail. HubSpot integra fácilmente Outlook y Gmail y, por lo tanto, es un proceso mucho más simple.

La siguiente fase consistió en idear todas y cada una de las combinaciones posibles de los eventos. Esto indica que una vez que finaliza un evento, se agregará otro, y la combinación que activará el flujo de trabajo para enviar los correos electrónicos con los enlaces del calendario adicional dependerá del evento que se haya realizado primero.

De esta forma, los profesionales de HubSpot de webdew establecieron un canal de comunicación adecuado para NIA. Después de enviar el correo de confirmación, se recuerda a los corredores el evento por correo antes de la fecha del evento y una hora antes de que comience el evento.

Integración de GoToWebinar con HubSpot

Tener que integrar actividades complejas y masivas es un desafío complejo. No solo eso, la recopilación de datos de los contactos del evento también fue un desafío en la implementación de una estrategia de seminario web para NIA.

Gracias a los flujos de trabajo de HubSpot y otras características, fue posible crear enlaces de eventos, enviar correos electrónicos de recordatorio, etc. No solo eso, los datos se recopilaron incluso a través de los seminarios web de Zoom dentro de HubSpot.

De esta manera, la información relevante y útil de quienes se registraron para el evento estaba en la cuenta de HubSpot de NIA, lo que les facilitó alertar a cualquier contacto interesado en eventos futuros y crear campañas de marketing efectivas.

Pero, ¿cómo fue esto posible?

El servicio de conferencias web, GoToWebinar, hace que sea simple, seguro y asequible para empresas de cualquier tamaño organizar seminarios web y otros eventos en línea. La integración de GoToWebinar de HubSpot está hecha para acelerar los procesos involucrados en el alojamiento de seminarios web exitosos.

El equipo de webdew HubSpot integró GoToWebinar con HubSpot y creó los eventos de seminario web para NIA. Después de la integración, el equipo creó correos electrónicos con los enlaces de registro de seminarios web preestablecidos.

De esta manera, cuando el corredor seleccione las fechas del evento, recibirá un correo electrónico con los enlaces de registro del evento y correos electrónicos de confirmación. Estos correos electrónicos de confirmación se agregan fácilmente al calendario de Gmail/Outlook/Apple del contacto con la ayuda de GoToWebinar. Además, también se crearon correos electrónicos de recordatorio en GoTowebinar para completar el proceso.

GoToWebinar también sincroniza los nombres de los participantes y los asistentes en HubSpot. Entonces ahora también era posible identificar esos contactos.

Éxito de realizar eventos con HubSpot

Antes de implementar cualquier cosa, no hace falta decir que se realiza una prueba. Esto asegura que todo el proceso transcurra sin problemas y sin ningún desafío. Se probaron todas las tareas y se utilizaron las características de HubSpot en beneficio del evento.

Una vez que se aseguró la calidad del trabajo, se entregó a NIA, que quedó muy satisfecho con el resultado. Elegir HubSpot como plataforma para implementar la estrategia contribuyó de manera ventajosa para NIA.

Al final, los expertos de HubSpot de webdew pudieron establecer eventos, flujos de trabajo y confirmaciones por correo electrónico que incluían el calendario y los enlaces del seminario web. Inicialmente, todo se configuró en Zoom y HubSpot, pero luego pudimos pasar sin problemas a GoToWebinar. Fue muy necesario desarrollar muchos correos electrónicos, flujos de trabajo y listas para todo el procedimiento.

Por lo tanto, la automatización fue un proceso desafiante pero fluido. ¿También está buscando automatizar sus eventos organizacionales? Ya sea un seminario web, una capacitación o cualquier otro evento, ¡HubSpot es una de las mejores herramientas para hacerlo!

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Editor: Amrutha