Bagaimana alur kerja dan formulir HubSpot membantu menerapkan strategi acara?

Mengadakan acara online, terutama setelah pandemi Covid-19, telah menjadi strategi penting bagi banyak organisasi. Baik itu untuk pelatihan, menarik prospek, webinar, dll., proses yang terorganisir perlu dibuat.

Menyelenggarakan acara merupakan tantangan yang jika dijalankan dengan benar dapat membantu mencapai tujuan yang diinginkan. Dan salah satu faktor yang memainkan peran utama dalam penciptaan dan implementasi strategi adalah pilihan alat. Dan Alat HubSpot adalah salah satu yang terbaik yang dapat Anda andalkan untuk tantangan semacam itu.

Aliansi Asuransi Nirlaba bekerja sama dengan webdew dalam menyelenggarakan acara dengan memanfaatkan HubSpot. Menjadi perusahaan pialang yang didirikan pada 1980-an, NIA sering mengadakan acara bagi pialang mereka untuk menghasilkan lebih banyak prospek, meningkatkan keterlibatan pelanggan, meningkatkan akuisisi pelanggan, dan mendidik mereka tentang kebijakan yang diperbarui.

Tujuan NIA cukup menantang. Mereka diatur untuk meningkatkan otomatisasi pemasaran, mengatur alur kerja, dan mengatur serta menerapkan strategi acara yang tepat untuk pialang mereka. Dan semua ini harus dilakukan dengan menggunakan fungsionalitas HubSpot secara efektif.

Mengorganisir acara online dan membuat semua orang diperbarui bukanlah lelucon. tim ahli HubSpot webdew yang efisien membantu NIA selama 18 bulan. Sebanyak organisasi memiliki strategi unik, tingkat apa yang ingin mereka capai dengan HubSpot juga unik dan menantang.

Keputusan NIA untuk mengotomatiskan acara mingguan mereka

Persyaratan tersebut selaras dengan tujuan NIA dalam melakukan acara mingguan untuk membangun kelancaran bisnis, meningkatkan keterlibatan pelanggan, meningkatkan akuisisi pelanggan, dan mendidik pialang mereka tentang kebijakan tersebut.

Profesional HubSpot Webdew membuat proses untuk menjalankan strategi ini. Bagian pertama dari proses ini adalah menyediakan formulir bagi para pialang untuk memilih tanggal dari 3 peristiwa yang terjadi setiap bulan. Setelah broker membuat pilihan mereka pada tanggal untuk menghadiri acara dan telah mengisi formulir, mereka akan menerima email konfirmasi dengan undangan kalender dan detail acara dengan fungsi menambahkan acara di kalender mereka.

Karena acara diadakan pada berbagai tanggal, oleh karena itu pialang akan diberi tahu dengan 2 email pengingat sebelum acara. Setelah acara selesai, email 'Terima Kasih' dan dokumen yang meringkas acara.

Singkatnya, tujuan utama proyek ini adalah menyiapkan pemicu alur kerja untuk memastikan bahwa email konfirmasi dengan tautan kalender untuk tanggal webinar yang dipilih akan dikirimkan terlepas dari pilihan tanggal kontak untuk tiga webinar. Ini dicapai dengan mengembangkan dan mengintegrasikan ke dalam alur kerja kemampuan untuk mengirim email konfirmasi untuk total 22 kombinasi jenis tanggal/webinar yang berbeda.

Mari kita lihat bagaimana proses ini dibuat dengan bantuan HubSpot.

Bagaimana alur kerja dan formulir HubSpot meningkatkan strategi pemasaran webinar

Untuk meningkatkan strategi pemasaran NIA dalam membuat dan mengimplementasikan webinar, pakar HubSpot webdew memecah seluruh proses menjadi 3 langkah.

Mereka memanfaatkan formulir HubSpot untuk mengatur semua tanggal acara untuk para pialang. Langkah selanjutnya melihat pemanfaatan email dan alur kerja pemasaran HubSpot, sehingga menarik dan mengubah prospek. Dan akhirnya GoToWebinar terhubung dengan HubSpot dan membuat acara.

Formulir HubSpot untuk mengundang prospek webinar

NIA mengadakan acara mingguan untuk broker mereka dan memberikan pilihan kepada broker untuk memilih tanggal acara, namun secara sistematis dan terstruktur. Tantangannya adalah menambahkan webinar mendatang dari tiga acara setiap bulan selama dua tahun ke depan pada formulir.

Formulir akan tersedia untuk pialang, yang ditambahkan ke basis data HubSpot yang tersegmentasi. Dari Agustus 2021 hingga Mei 2023, akan ada webinar yang diadakan setiap bulan pada hari Rabu ke-1, ke-3, dan ke-4. Singkatnya, tim Webdew HubSpot harus membuat formulir yang terdiri dari 66 acara selama 22 bulan.

Menyesuaikan dengan begitu banyak acara dalam satu bentuk tampaknya merupakan tugas yang cukup sulit, namun bukan tidak mungkin. Para ahli Webdew HubSpot memulai dengan pembuatan formulir melalui properti pilihan radio HubSpot.

Daftar dinamis telah dibuat, di mana data broker NIA yang relevan dapat ditambahkan. Basis data tersegmentasi ini akan digunakan untuk membuat formulir bagi pialang untuk mendaftar ke acara mendatang.

Mari kita pahami apa yang HubSpot bentuk dan apa radio pilih properti dan bagaimana mereka dapat membantu menjadi langkah pertama dalam membuat dan menerapkan strategi acara NIA.

Formulir di HubSpot

Formulir adalah bagian penting dalam menangkap prospek dalam kampanye pemasaran masuk apa pun.

Formulir di HubSpot dapat digunakan untuk membuat berbagai jenis formulir, termasuk sebagai formulir kontak, survei, dan pendaftaran. Mengisi formulir sangat mudah karena Anda dapat menambahkan bidang baru sesuai dengan kebutuhan Anda. Formulir yang disesuaikan untuk memenuhi kebutuhan klien bisnis saat ini, prospek masa depan, dll. dimungkinkan dengan alat ini.

Tim HubSpot Webdew menyusun strategi membuat formulir sedemikian rupa sehingga ada tiga properti Radio Select dengan tanggal acara. Pada satu waktu, tiga tanggal untuk setiap webinar akan terlihat oleh kontak. Setelah acara selesai, opsi terakhir akan dihapus dengan mematikan sakelar, dan yang berikutnya akan ditambahkan.

Membangun komunikasi

Sejauh ini, menggunakan formulir HubSpot dan properti pilih Radio, semua acara dibuat dan formulir tersedia untuk pialang.

Ketika broker mengisi formulir, perlu ada email konfirmasi yang mengkonfirmasi pendaftaran mereka untuk acara pada tanggal terdaftar/dipilih. Karena acara NIA berlangsung di platform konferensi video Zoom, undangan kalender juga perlu disertakan dengan email konfirmasi.

Email konfirmasi meyakinkan broker bahwa tanggapan mereka telah dicatat. Email tersebut juga akan memberi broker undangan kalender acara dan detail rapat Zoom, terlepas dari apakah broker menggunakan kalender Google, Apple, atau Outlook.

Setiap broker memilih tanggal pilihan mereka dari opsi yang tersedia bagi mereka. Namun, mengetahui tanggal yang akan dipilih menjadi tantangan, sehingga undangan kalender yang tepat untuk rapat webinar dikirim.

Untuk ini, tim HubSpot bergerak maju dengan membuat acara di Outlook dan Gmail. HubSpot dengan mudah mengintegrasikan Outlook dan Gmail dan oleh karena itu, ini adalah proses yang jauh lebih sederhana.

Fase berikut mengharuskan munculnya setiap kemungkinan kombinasi peristiwa. Ini menunjukkan bahwa setelah satu acara selesai, acara lain akan ditambahkan, dan kombinasi apa yang akan memicu alur kerja untuk mengirim email dengan tautan kalender tambahan akan bergantung pada acara mana yang dilakukan terlebih dahulu.

Dengan cara ini, saluran komunikasi yang tepat telah disiapkan oleh profesional HubSpot webdew untuk NIA. Setelah surat konfirmasi dikirim, pialang diingatkan tentang acara tersebut melalui surat sebelum tanggal acara dan satu jam sebelum acara dimulai.

Integrasi GoToWebinar dengan HubSpot

Harus mengintegrasikan kegiatan yang kompleks dan massal adalah tantangan yang kompleks. Tidak hanya itu, pendataan kontak acara juga menjadi tantangan dalam menerapkan strategi webinar untuk NIA.

Berkat alur kerja HubSpot dan fitur lainnya, pembuatan tautan acara, pengiriman email pengingat, dll. menjadi mungkin. Tidak hanya itu, data dikumpulkan bahkan melalui webinar Zoom di dalam HubSpot.

Dengan cara ini, informasi yang relevan dan berguna dari mereka yang mendaftar untuk acara tersebut ada di akun HubSpot NIA, sehingga memudahkan mereka untuk memberi tahu kontak yang tertarik dengan acara mendatang dan membentuk kampanye pemasaran yang efektif.

Tapi bagaimana ini bisa terjadi?

Layanan konferensi web, GoToWebinar, membuatnya sederhana, aman, dan terjangkau untuk bisnis dari berbagai ukuran untuk menyelenggarakan webinar dan acara online lainnya. Integrasi GoToWebinar HubSpot dibuat untuk mempercepat proses yang terlibat dalam hosting webinar yang sukses.

Tim Webdew HubSpot mengintegrasikan GoToWebinar dengan HubSpot dan membuat acara webinar untuk NIA. Setelah integrasi, tim membuat email dengan tautan pendaftaran webinar yang telah ditetapkan.

Dengan cara ini, ketika broker memilih tanggal acara, mereka akan menerima email dengan tautan pendaftaran acara dan email konfirmasi. Email konfirmasi ini dengan mudah ditambahkan ke kalender Gmail/Outlook/Apple kontak dengan bantuan GoToWebinar. Selanjutnya, email pengingat juga dibuat di GoTowebinar untuk menyelesaikan prosesnya.

GoToWebinar juga menyinkronkan nama pendaftar dan peserta di HubSpot. Jadi sekarang adalah mungkin untuk mengidentifikasi kontak-kontak itu juga.

Sukses mengadakan acara dengan HubSpot

Sebelum apa pun diimplementasikan, tak perlu dikatakan bahwa uji coba dilakukan. Hal ini memastikan bahwa seluruh proses berjalan lancar tanpa tantangan apapun. Semua tugas diuji dan fitur HubSpot digunakan untuk keuntungan acara.

Setelah kualitas pekerjaan dipastikan, itu dikirim ke NIA, yang sangat puas dengan hasilnya. Memilih HubSpot sebagai platform untuk mengimplementasikan strategi memberikan kontribusi yang menguntungkan bagi NIA.

Pada akhirnya, pakar HubSpot webdew mampu membuat acara, alur kerja, dan konfirmasi email yang menyertakan tautan kalender dan webinar. Awalnya, semuanya sudah diatur di Zoom dan HubSpot, tetapi kami dapat dengan lancar pindah ke GoToWebinar nanti. Sangat penting untuk mengembangkan banyak email, alur kerja, dan daftar untuk seluruh prosedur.

Dengan demikian, otomatisasi merupakan proses yang menantang namun mulus. Apakah Anda juga ingin mengotomatiskan acara organisasi Anda? Baik itu webinar, pelatihan, atau acara lainnya, HubSpot adalah salah satu alat terbaik untuk menyelesaikannya!

Apakah Anda masih bertanya-tanya bagaimana cara membuat kampanye di HubSpot atau melakukan dan mengatur acara atau mengotomatiskan seluruh kampanye dan acara pemasaran Anda? Berkolaborasi dengan webdew untuk mendapatkan profesional HubSpot terbaik untuk mengotomatiskan acara dan lainnya untuk organisasi Anda.

Dapatkan konsultasi gratis dengan profesional HubSpot kami dan cari tahu bagaimana Anda dapat memanfaatkan strategi masuk untuk meningkatkan level organisasi Anda.

Editor: Amrutha