W jaki sposób przepływy pracy i formularze HubSpot pomagają wdrażać strategie zdarzeń?

Prowadzenie wydarzeń online, zwłaszcza po pandemii Covid-19, stało się ważną strategią dla wielu organizacji. Niezależnie od tego, czy chodzi o szkolenia, przyciąganie leadów, seminaria internetowe itp., należy stworzyć zorganizowany proces.

Organizowanie wydarzeń to wyzwanie, które, jeśli jest dobrze prowadzone, może pomóc w osiągnięciu zamierzonego celu. A jednym z czynników, który odgrywa główną rolę w tworzeniu i realizacji strategii, jest dobór narzędzi. A narzędzia HubSpot są jednymi z najlepszych, na jakie możesz liczyć w przypadku każdego takiego wyzwania.

Non-profit Insurance Alliance współpracowało z webdew przy prowadzeniu wydarzeń z wykorzystaniem HubSpot. Będąc firmą brokerską założoną w latach 80., NIA często organizuje wydarzenia dla swoich brokerów, aby generować więcej potencjalnych klientów, zwiększać zaangażowanie klientów, poprawiać pozyskiwanie klientów i edukować ich na temat zaktualizowanych zasad.

Cel NIA był dość trudny. Mieli na celu wyrównanie automatyzacji marketingu, skonfigurowanie przepływów pracy oraz zorganizowanie i wdrożenie odpowiedniej strategii wydarzeń dla swoich brokerów. A wszystko to musiało być zrobione przy efektywnym wykorzystaniu funkcjonalności HubSpot.

Organizowanie wydarzeń online i informowanie wszystkich na bieżąco to nie żart. Wydajny zespół ekspertów HubSpot firmy webdew wspierał NIA przez 18 miesięcy. O ile organizacja ma unikalną strategię, poziom tego, co chcieli osiągnąć dzięki HubSpot, był również wyjątkowy i wymagający.

Decyzja NIA o zautomatyzowaniu swoich cotygodniowych wydarzeń

Wymagania zostały dostosowane do celu NIA polegającego na przeprowadzaniu cotygodniowych wydarzeń, aby zapewnić płynny przepływ biznesu, poprawić zaangażowanie klientów, poprawić pozyskiwanie klientów i edukować swoich brokerów w zakresie polityk.

Specjaliści HubSpot z firmy Webdew opracowali proces realizacji tej strategii. Pierwszą częścią procesu było dostarczenie brokerom formularzy do wyboru daty z 3 wydarzeń odbywających się co miesiąc. Gdy brokerzy dokonają wyboru dat uczestnictwa w wydarzeniach i wypełnią formularz, otrzymają wiadomość e-mail z potwierdzeniem z zaproszeniem do kalendarza i szczegółami wydarzenia z funkcją dodawania wydarzenia do swoich kalendarzy.

Ponieważ wydarzenia odbywają się w różnych terminach, brokerzy zostaną powiadomieni o 2 e-mailach z przypomnieniem przed wydarzeniem. Po zakończeniu wydarzenia mail z podziękowaniem i dokument podsumowujący wydarzenie.

Krótko mówiąc, głównym celem tego projektu było skonfigurowanie wyzwalaczy przepływu pracy, aby zapewnić, że wiadomość e-mail z potwierdzeniem z linkami do kalendarza dla wybranej daty webinaru zostanie dostarczona niezależnie od wybranych przez kontakt dat dla trzech webinariów. Udało się to osiągnąć dzięki opracowaniu i zintegrowaniu z przepływami pracy możliwości wysyłania wiadomości e-mail z potwierdzeniem dla łącznie 22 różnych kombinacji daty/typu webinaru.

Zobaczmy, jak ten proces został ustanowiony przy pomocy HubSpot.

Jak przepływy pracy i formularze HubSpot poprawiły strategię marketingową webinarów

Aby wyrównać strategię marketingową NIA dotyczącą tworzenia i wdrażania webinariów, eksperci HubSpot z webdew podzielili cały proces na 3 etapy.

Wykorzystali formularze HubSpot do zorganizowania wszystkich dat wydarzeń dla brokerów. Następnym krokiem było wykorzystanie e-maili marketingowych i przepływów pracy HubSpot, przyciągając w ten sposób i konwertując potencjalnych klientów. I wreszcie GoToWebinar został połączony z HubSpotem i stworzył wydarzenia.

Formularze HubSpot, aby zaprosić potencjalnych klientów na webinaria

NIA organizuje cotygodniowe wydarzenia dla swoich brokerów i umożliwia brokerom wybór daty wydarzenia, jednak w sposób systematyczny i ustrukturyzowany. Wyzwaniem było dodanie do formularza nadchodzących webinariów z trzema wydarzeniami co miesiąc przez kolejne dwa lata.

Formularz zostanie udostępniony brokerom, którzy zostaną dodani do segmentowanej bazy danych HubSpot. Od sierpnia 2021 do maja 2023 co miesiąc w 1., 3. i 4. środę będą odbywać się webinaria. Krótko mówiąc, zespół webdew HubSpot musiał stworzyć formularz składający się z 66 wydarzeń przez 22 miesiące.

Wpasowanie tak wielu wydarzeń w jedną formę wydaje się dość trudnym zadaniem, ale nie niemożliwym. Eksperci HubSpot z webdew zaczęli od tworzenia formularzy za pomocą właściwości wyboru radia HubSpot.

Utworzono dynamiczną listę, do której można dodać odpowiednie dane brokerów NIA. Ta podzielona na segmenty baza danych będzie używana do tworzenia formularzy dla brokerów do zapisywania się na nadchodzące wydarzenia.

Pozwól nam zrozumieć, co tworzy HubSpot i jakie są właściwości radia select oraz jak mogą one pomóc w tworzeniu i wdrażaniu strategii eventowej NIA.

Formularze w HubSpot

Formularze są kluczowym elementem pozyskiwania potencjalnych klientów w każdej kampanii marketingu przychodzącego.

Formularze w HubSpot mogą być używane do tworzenia wielu rodzajów formularzy, w tym jako formularze kontaktowe, ankiety i rejestracje. Wypełnianie formularzy to pestka, ponieważ możesz dodawać nowe pola zgodnie z własnymi potrzebami. Dzięki temu narzędziu możliwe jest dostosowanie formularzy do aktualnych potrzeb klientów firmy, przyszłych perspektyw itp.

Zespół HubSpot firmy Webdew opracował strategię tworzenia formularzy w taki sposób, że istnieją trzy właściwości Radio Select z datami wydarzeń. Jednocześnie dla kontaktów będą widoczne trzy terminy każdego webinaru. Po zakończeniu wydarzenia ostatnia opcja zostanie usunięta poprzez wyłączenie przełącznika, a następna zostanie dodana.

Nawiązanie komunikacji

Do tej pory za pomocą formularzy HubSpot i właściwości Radio select zostały utworzone wszystkie zdarzenia, a formularze zostały udostępnione brokerom.

Kiedy broker wypełni formularz, musi być mail potwierdzający, że zostanie zapisany na wydarzenie w zarejestrowanym/wybranym dniu. Ponieważ wydarzenia NIA odbywają się na platformie wideokonferencyjnej Zoom, zaproszenie z kalendarza również należy dołączyć do maila potwierdzającego.

Wiadomość e-mail z potwierdzeniem zapewnia brokera, że ​​jego odpowiedzi zostały odnotowane. Poczta dostarczy również brokerowi zaproszenie z kalendarza wydarzenia oraz szczegóły spotkania Zoom, niezależnie od tego, czy broker korzysta z kalendarzy Google, Apple czy Outlook.

Każdy broker wybiera wybraną przez siebie datę z dostępnych mu opcji. Jednak trudno jest wiedzieć, jaki termin zostanie wybrany, aby wysłać odpowiednie zaproszenie z kalendarza na spotkanie webinarowe.

W tym celu zespół HubSpot przeszedł do przodu, tworząc wydarzenia w Outlooku i Gmailu. HubSpot z łatwością integruje Outlooka i Gmaila, dzięki czemu jest to znacznie prostszy proces.

Kolejna faza wymagała wymyślenia każdej możliwej kombinacji wydarzeń. Oznacza to, że po zakończeniu jednego wydarzenia zostanie dodane kolejne, a to, jaka kombinacja wyzwoli przepływ pracy, aby wysłać wiadomości e-mail z linkami do kalendarza, będzie zależeć od tego, które wydarzenie zostało wykonane jako pierwsze.

W ten sposób profesjonaliści HubSpot z webdew stworzyli odpowiedni kanał komunikacji dla NIA. Po wysłaniu wiadomości potwierdzającej, brokerzy otrzymują przypomnienie o wydarzeniu pocztą przed datą wydarzenia i na godzinę przed rozpoczęciem wydarzenia.

Integracja GoToWebinar z HubSpot

Konieczność zintegrowania złożonych i zbiorczych działań to złożone wyzwanie. Co więcej, zbieranie danych o kontaktach związanych z wydarzeniem było również wyzwaniem we wdrażaniu strategii webinarów dla NIA.

Dzięki przepływom pracy HubSpot i innym funkcjom możliwe było tworzenie linków do wydarzeń, wysyłanie e-maili z przypomnieniem itp. Nie tylko to, dane zostały zebrane nawet podczas webinariów Zoom w HubSpot.

W ten sposób istotne i przydatne informacje o osobach, które zarejestrowały się na wydarzenie, znajdowały się na koncie HubSpot NIA, co ułatwiało im powiadamianie wszystkich kontaktów zainteresowanych przyszłymi wydarzeniami i tworzenie skutecznych kampanii marketingowych.

Ale jak było to możliwe?

Usługa konferencji internetowych GoToWebinar sprawia, że ​​organizowanie webinariów i innych wydarzeń online jest proste, bezpieczne i niedrogie dla firm dowolnej wielkości. Integracja HubSpot GoToWebinar ma na celu przyspieszenie procesów związanych z prowadzeniem udanych webinariów.

Zespół webdew HubSpot zintegrował GoToWebinar z HubSpot i stworzył wydarzenia webinarowe dla NIA. Po integracji zespół utworzył e-maile z gotowymi linkami do rejestracji na webinarium.

W ten sposób, gdy broker wybierze daty wydarzeń, otrzyma wiadomość e-mail z linkami do rejestracji wydarzenia i e-mailami potwierdzającymi. Te wiadomości e-mail z potwierdzeniem można łatwo dodać do kalendarza Gmail/Outlook/Apple kontaktu za pomocą GoToWebinar. Ponadto na GoTowebinar utworzono również e-maile z przypomnieniem, aby zakończyć proces.

GoToWebinar synchronizuje również imiona i nazwiska abonentów i uczestników w HubSpot. Więc teraz można było również zidentyfikować te kontakty.

Sukces prowadzenia wydarzeń z HubSpot

Zanim cokolwiek zostanie zaimplementowane, oczywiste jest, że wykonano test. Dzięki temu cały proces przebiega sprawnie i bez żadnych wyzwań. Wszystkie zadania zostały przetestowane, a funkcje HubSpot zostały wykorzystane na korzyść wydarzenia.

Po zapewnieniu jakości pracy została ona dostarczona do NIA, która była bardzo zadowolona z wyniku. Wybór HubSpot jako platformy do realizacji strategii był korzystny dla NIA.

W końcu eksperci HubSpot z webdew byli w stanie ustalić wydarzenia, przepływy pracy i potwierdzenia e-mailowe, które zawierały linki do kalendarza i webinarów. Początkowo wszystko było skonfigurowane na Zoom i HubSpot, ale później mogliśmy płynnie przejść do GoToWebinar. Konieczne było opracowanie wielu e-maili, przepływów pracy i list dla całej procedury.

Automatyzacja była zatem trudnym, ale płynnym procesem. Czy chcesz również zautomatyzować swoje wydarzenia organizacyjne? Czy to seminarium internetowe, szkolenie, czy jakiekolwiek inne wydarzenie, HubSpot jest jednym z najlepszych narzędzi do realizacji tego zadania!

Nadal zastanawiasz się, jak stworzyć kampanię w HubSpot lub przeprowadzić i zorganizować eventy lub zautomatyzować całe kampanie marketingowe i eventy? Współpracuj z webdew, aby pozyskać najlepszych specjalistów HubSpot do automatyzacji wydarzeń i nie tylko dla Twojej organizacji.

Uzyskaj bezpłatną konsultację z naszymi specjalistami HubSpot i dowiedz się, jak wykorzystać strategie przychodzące, aby podnieść poziom swojej organizacji.

Redaktor: Amrutha