HubSpot のワークフローとフォームは、イベント戦略の実装にどのように役立ちますか?

公開: 2022-08-06

特に Covid-19 のパンデミック以降、オンライン イベントを実施することは、多くの組織にとって重要な戦略となっています。 トレーニング、見込み客の獲得、ウェビナーなど、組織化されたプロセスを確立する必要があります。

イベントを組織することは、適切に実行すれば、目的を達成するのに役立つ課題です。 そして、戦略の策定と実施において重要な役割を果たす要因の 1 つは、ツールの選択です。 そして、HubSpot ツールは、そのような課題に対して信頼できる最高のツールの 1 つです。

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非営利保険アライアンスは、HubSpot を活用したイベントを webdew と協力して実施しました。 1980 年代に設立された証券会社である NIA は、ブローカーがより多くのリードを獲得し、顧客エンゲージメントを改善し、顧客獲得を改善し、更新されたポリシーについて教育するために、頻繁にイベントを開催しています。

NIA の目的は非常に困難でした。 彼らは、マーケティングの自動化をレベルアップし、ワークフローを設定し、ブローカーのために適切なイベント戦略を編成して実装するように設定されました. これはすべて、HubSpot の機能を効果的に使用して行う必要がありました。

オンライン イベントを開催し、全員に最新情報を提供することは冗談ではありません。 webdew の効率的な HubSpot エキスパート チームは、18 か月間 NIA を支援しました。 組織が独自の戦略を持っているのと同様に、HubSpot で達成したいことのレベルも独自で挑戦的でした。

毎週のイベントを自動化するという NIA の決定

要件は、ビジネスの円滑な流れを確立し、顧客エンゲージメントを改善し、顧客獲得を改善し、ポリシーについてブローカーを教育するために、毎週のイベントを実施するという NIA の目標に沿ったものでした。

Webdew の HubSpot プロフェッショナルは、この戦略を実行するためのプロセスを確立しました。 プロセスの最初の部分は、ブローカーが毎月開催される 3 つのイベントから日付を選択するためのフォームを提供することでした。 ブローカーがイベントに参加する日付を選択し、フォームに入力すると、カレンダーの招待状とイベントの詳細が記載された確認メールが届き、カレンダーにイベントを追加する機能が表示されます。

イベントはさまざまな日に開催されるため、ブローカーはイベントの前に 2 回のリマインダー メールで警告を受けます。 イベントが完了すると、「ありがとう」メールとイベントの概要をまとめたドキュメントが届きます。

つまり、このプロジェクトの主な目的は、連絡先が 3 つのウェビナーの日付を選択したかどうかに関係なく、選択したウェビナーの日付のカレンダー リンクを含む確認メールが確実に配信されるように、ワークフロー トリガーを設定することでした。 これは、合計 22 の異なる日付/ウェビナー タイプの組み合わせに対して確認メールを送信する機能を開発し、ワークフローに統合することによって達成されました。

HubSpot の助けを借りて、このプロセスがどのように確立されたかを見てみましょう。

HubSpot のワークフローとフォームがどのようにウェビナーのマーケティング戦略をレベルアップしたか

ウェビナーの作成と実装に関する NIA のマーケティング戦略をレベルアップするために、webdew の HubSpot の専門家はプロセス全体を 3 つのステップに分けました。

HubSpot フォームを利用して、ブローカーのすべてのイベントの日付を整理しました。 次のステップでは、HubSpot のマーケティング メールとワークフローを利用して、見込み客を引き付けて変換しました。 そして最後に、GoToWebinar を HubSpot と連携させてイベントを作成しました。

見込み客をウェビナーに招待するための HubSpot フォーム

NIA はブローカーのために毎週イベントを実施し、ブローカーがイベントの日付を選択する選択肢を提供しますが、体系的かつ構造化された方法で行われます。 課題は、今後 2 年間、毎月 3 つのイベントのウェビナーをフォームに追加することでした。

フォームは、HubSpot のセグメント化されたデータベースに追加されたブローカーが利用できるようになります。 2021 年 8 月から 2023 年 5 月まで、毎月第 1、3、4 水曜日にウェビナーを実施します。 つまり、webdew HubSpot チームは、22 か月間 66 のイベントで構成されるフォームを作成する必要がありました。

非常に多くのイベントを 1 つの形式にまとめることは、非常に難しい作業のように思えますが、不可能ではありません。 HubSpot の webdew のエキスパートは、HubSpot のラジオ選択プロパティを使用してフォームを作成することから始めました。

NIA のブローカーの関連データを追加できる動的リストが作成されました。 このセグメント化されたデータベースは、ブローカーが今後のイベントに登録するためのフォームを作成するために使用されます。

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HubSpot のフォームとラジオ セレクト プロパティとは何か、NIA のイベント戦略の作成と実装の最初のステップとしてどのように役立つかを理解しましょう。

HubSpot のフォーム

フォームは、インバウンド マーケティング キャンペーンでリードを獲得するための重要な部分です。

HubSpot のフォームを使用して、連絡フォーム、アンケート、サインアップなど、さまざまな種類のフォームを作成できます。 ニーズに合わせて新しいフィールドを追加できるため、フォームへの入力は簡単です。 このツールを使用すると、ビジネスの現在の顧客のニーズ、将来の見通しなどを満たすようにカスタマイズされたフォームが可能になります。

Webdew の HubSpot チームは、イベントの日付を持つ 3 つのRadio Selectプロパティが存在するようにフォームを作成する戦略を立てました。 一度に、各ウェビナーの 3 つの日付が連絡先に表示されます。 イベントが終了すると、トグルをオフにすることで最後のオプションが削除され、次のオプションが追加されます。

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コミュニケーションの確立

これまでのところ、HubSpot フォームとラジオ選択プロパティを使用して、すべてのイベントが作成され、ブローカーがフォームを利用できるようになりました。

ブローカーがフォームに入力すると、登録/選択された日付のイベントへの登録を確認する確認メールが必要になります。 NIA イベントは Zoom ビデオ会議プラットフォームで開催されるため、カレンダーの招待状も確認メールに含める必要があります。

確認メールは、ブローカーの応答が記録されていることを保証します。 メールは、ブローカーが Google、Apple、または Outlook カレンダーを使用しているかどうかに関係なく、イベントのカレンダー招待状と Zoom ミーティングの詳細もブローカーに提供します。

各ブローカーは、利用可能なオプションから選択した日付を選択します。 ただし、どの日付が選択されるかを知るのは難しいため、ウェビナー ミーティングの適切なカレンダーの招待状が送信されます。

このため、HubSpot チームは Outlook と Gmail でのイベントの作成を進めました。 HubSpot は Outlook と Gmail を簡単に統合できるため、プロセスがはるかに簡単になります。

次のフェーズでは、考えられるすべてのイベントの組み合わせを考え出す必要がありました。 これは、1 つのイベントが終了すると、別のイベントが追加されることを示しています。また、カレンダーに追加するリンクを含むメールを送信するワークフローをトリガーする組み合わせは、どのイベントが最初に行われたかによって異なります。

このようにして、NIA のために webdew の HubSpot 専門家によって適切な通信チャネルが設定されました。 確認メールが送信された後、ブローカーは、イベントの日付とイベント開始の 1 時間前にメールでイベントについて通知されます。

通信の確立

コミュニケーションの確立-1

GoToWebinar と HubSpot の統合

複雑で大規模なアクティビティを統合することは、複雑な課題です。 それだけでなく、イベントの連絡先のデータ収集も、NIA のウェビナー戦略を実施する上での課題でした。

HubSpot のワークフローやその他の機能のおかげで、イベント リンクの作成、リマインダー メールの送信などが可能になりました。 それだけでなく、HubSpot 内の Zoom ウェビナーでもデータが収集されました。

CRMの自動化

このようにして、イベントに登録した人々の関連する有用な情報が NIA の HubSpot アカウントにあり、将来のイベントに関心のある連絡先に簡単に警告し、効果的なマーケティング キャンペーンを形成することができました。

しかし、これはどのようにして可能になったのでしょうか?

Web 会議サービスである GoToWebinar を使用すると、あらゆる規模の企業がウェビナーやその他のオンライン イベントを主催することが簡単、安全、手頃な価格で実現できます。 HubSpot の GoToWebinar 統合は、成功するウェビナーのホスティングに関連するプロセスをスピードアップするために作られています。

webdew HubSpot チームは、GoToWebinar を HubSpot と統合し、NIA のウェビナー イベントを作成しました。 統合後、チームは事前設定されたウェビナー登録リンクを含むメールを作成しました。

このようにして、ブローカーがイベントの日付を選択すると、イベント登録リンクと確認メールが記載されたメールが届きます。 これらの確認メールは、GoToWebinar を使用して連絡先の Gmail/Outlook/Apple カレンダーに簡単に追加できます。 さらに、プロセスを完了するためのリマインダー メールも GoTowebinar で作成されました。

GoToWebinar は、HubSpot で登録者と参加者の名前も同期します。 そのため、これらの連絡先も特定できるようになりました。

HubSpot でのイベント実施の成功

何かを実装する前に、テスト実行が行われることは言うまでもありません。 これにより、プロセス全体が問題なくスムーズに進むようになります。 すべてのタスクがテストされ、HubSpot の機能を使用してイベントを有利に進めることができました。

作業の品質が確保された後、NIA に納品されました。NIA は結果に満足していました。 戦略を実装するためのプラットフォームとして HubSpot を選択したことは、NIA にとって有利な方法で貢献しました。

最終的に、webdew の HubSpot エキスパートは、イベント、ワークフロー、およびカレンダーとウェビナー リンクを含む電子メール確認を確立することができました。 最初は、Zoom と HubSpot ですべてセットアップされていましたが、後でシームレスに GoToWebinar に移行することができました。 手順全体のために、多くの電子メール、ワークフロー、およびリストを作成する必要がありました。

したがって、自動化は困難ではありますがスムーズなプロセスでした。 組織のイベントを自動化することも検討していますか? ウェビナー、トレーニング、またはその他のイベントであっても、HubSpot はそれを達成するための最高のツールの 1 つです!

HubSpot でキャンペーンを作成する方法、イベントを実施して整理する方法、またはマーケティング キャンペーンとイベント全体を自動化する方法についてまだ疑問に思っていますか? webdew と協力して、最高の HubSpot プロフェッショナルに組織のイベントなどを自動化してもらいましょう。

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編集者:アムルサ