Comment les workflows et les formulaires HubSpot aident-ils à mettre en œuvre des stratégies événementielles ?

Organiser des événements en ligne, en particulier après la pandémie de Covid-19, est devenu une stratégie importante pour de nombreuses organisations. Qu'il s'agisse de formation, d'attraction de prospects, de webinaires, etc., un processus organisé doit être mis en place.

L'organisation d'événements est un défi qui, s'il est bien exécuté, peut aider à atteindre l'objectif souhaité. Et un facteur qui joue un rôle majeur dans la création et la mise en œuvre de la stratégie est le choix des outils. Et les outils HubSpot sont l'un des meilleurs sur lesquels vous pouvez compter pour relever un tel défi.

L'association d'assurance à but non lucratif a collaboré avec webdew pour organiser des événements en utilisant HubSpot. En tant que société de courtage créée dans les années 1980, NIA organise fréquemment des événements pour ses courtiers afin de générer plus de prospects, d'améliorer l'engagement des clients, d'améliorer l'acquisition de clients et de les informer des politiques mises à jour.

Le but de NIA était assez difficile. Ils devaient mettre à niveau l'automatisation du marketing, mettre en place des flux de travail, organiser et mettre en œuvre une stratégie d'événement appropriée pour leurs courtiers. Et tout cela devait être fait en utilisant efficacement les fonctionnalités de HubSpot.

Organiser des événements en ligne et tenir tout le monde informé n'est pas une blague. L'équipe efficace d'experts HubSpot de webdew a assisté la NIA pendant 18 mois. Autant l'organisation a une stratégie unique, autant le niveau de ce qu'elle souhaitait réaliser avec HubSpot était également unique et stimulant.

La décision de NIA d'automatiser ses événements hebdomadaires

Les exigences ont été alignées sur l'objectif de la NIA en organisant des événements hebdomadaires afin d'établir un flux d'affaires fluide, d'améliorer l'engagement des clients, d'améliorer l'acquisition de clients et d'informer leurs courtiers sur les politiques.

Les professionnels HubSpot de Webdew ont établi un processus pour exécuter cette stratégie. La première partie du processus consistait à fournir des formulaires permettant aux courtiers de sélectionner une date parmi les 3 événements qui se produisaient chaque mois. Une fois que les courtiers ont fait leur choix sur les dates pour assister aux événements et ont rempli le formulaire, ils recevront un e-mail de confirmation avec l'invitation du calendrier et les détails de l'événement avec la fonctionnalité d'ajouter l'événement à leurs calendriers.

Comme les événements se déroulent à des dates variées, les courtiers seront donc alertés par 2 courriels de rappel avant l'événement. Une fois l'événement terminé, un mail de remerciement et un document résumant l'événement.

En bref, l'objectif principal de ce projet était de mettre en place des déclencheurs de flux de travail pour s'assurer qu'un e-mail de confirmation avec des liens de calendrier pour la date de webinaire sélectionnée serait envoyé quel que soit le choix des dates du contact pour les trois webinaires. Ceci a été réalisé en développant et en intégrant dans les flux de travail la possibilité d'envoyer des e-mails de confirmation pour un total de 22 combinaisons différentes de type date/webinaire.

Voyons comment ce processus a été établi avec l'aide de HubSpot.

Comment les flux de travail et les formulaires HubSpot ont amélioré la stratégie marketing des webinaires

Pour améliorer la stratégie marketing de NIA pour la création et la mise en œuvre de webinaires, les experts HubSpot de webdew ont décomposé l'ensemble du processus en 3 étapes.

Ils ont utilisé les formulaires HubSpot pour organiser toutes les dates d'événements pour les courtiers. L'étape suivante a vu l'utilisation des e-mails et des flux de travail marketing HubSpot, attirant et convertissant ainsi les prospects. Et enfin GoToWebinar a été lié à HubSpot et a créé des événements.

Formulaires HubSpot pour inviter les prospects à des webinaires

NIA organise des événements hebdomadaires pour ses courtiers et propose aux courtiers de choisir la date de l'événement, mais de manière systématique et structurée. Le défi consistait à ajouter les prochains webinaires de trois événements chaque mois pour les deux prochaines années sur un formulaire.

Le formulaire sera mis à la disposition des courtiers, qui sont ajoutés à la base de données segmentée du HubSpot. D'août 2021 à mai 2023, des webinaires auront lieu chaque mois les 1er, 3e et 4e mercredis. En bref, l'équipe webdew HubSpot a dû créer un formulaire composé de 66 événements pendant 22 mois.

Intégrer autant d'événements dans un seul formulaire semble une tâche assez difficile, mais pas impossible. Les experts HubSpot de webdew ont commencé par la création de formulaires via les propriétés de sélection radio de HubSpot.

Une liste dynamique a été créée, où les données pertinentes des courtiers de NIA peuvent être ajoutées. Cette base de données segmentée sera utilisée pour créer des formulaires permettant aux courtiers de s'inscrire aux événements à venir.

Comprenons ce que sont les formulaires HubSpot et les propriétés de sélection radio et comment ils peuvent aider à constituer la première étape de la création et de la mise en œuvre de la stratégie événementielle de NIA.

Formulaires dans HubSpot

Les formulaires sont un élément crucial de la capture de prospects dans toute campagne d'inbound marketing.

Les formulaires dans HubSpot peuvent être utilisés pour créer de nombreux types de formulaires, notamment des formulaires de contact, des enquêtes et des inscriptions. Remplir les formulaires est un jeu d'enfant car vous pouvez ajouter de nouveaux champs en fonction de vos besoins. La personnalisation des formulaires pour répondre aux besoins actuels de la clientèle de l'entreprise, aux perspectives d'avenir, etc. est rendue possible grâce à cet outil.

L'équipe HubSpot de Webdew a élaboré une stratégie pour créer les formulaires de manière à ce qu'il y ait trois propriétés Radio Select avec les dates des événements. À la fois, trois dates pour chaque webinaire seront visibles pour les contacts. Une fois l'événement terminé, la dernière option sera supprimée en désactivant la bascule, et la suivante sera ajoutée.

Établir la communication

Jusqu'à présent, à l'aide des formulaires HubSpot et des propriétés de sélection radio, tous les événements ont été créés et les formulaires ont été mis à la disposition des courtiers.

Lorsqu'un courtier remplit le formulaire, il doit y avoir un e-mail de confirmation qui confirme son inscription à l'événement à la date enregistrée/choisie. Étant donné que les événements NIA ont lieu sur la plate-forme de visioconférence Zoom, l'invitation au calendrier doit également être incluse dans l'e-mail de confirmation.

Un e-mail de confirmation rassure le courtier que ses réponses ont été notées. Le courrier fournira également au courtier une invitation de calendrier de l'événement et les détails de la réunion Zoom, que le courtier utilise les calendriers Google, Apple ou Outlook.

Chaque courtier choisit une date de son choix parmi les options qui s'offrent à lui. Cependant, il devient difficile de savoir quelle date sera choisie, de sorte que la bonne invitation de calendrier pour la réunion du webinaire soit envoyée.

Pour cela, l'équipe HubSpot est allée de l'avant avec la création d'événements sur Outlook et Gmail. HubSpot intègre facilement Outlook et Gmail et c'est donc un processus beaucoup plus simple.

La phase suivante consistait à proposer toutes les combinaisons possibles d'événements. Cela indique qu'une fois qu'un événement est terminé, un autre sera ajouté, et la combinaison qui déclenchera le flux de travail pour envoyer les e-mails avec les liens d'ajout au calendrier dépendra de l'événement qui a été effectué en premier.

De cette façon, un canal de communication approprié a été mis en place par les professionnels HubSpot de webdew pour NIA. Après l'envoi du courrier de confirmation, les courtiers sont informés de l'événement par courrier avant la date de l'événement et une heure avant le début de l'événement.

Intégration de GoToWebinar avec HubSpot

Devoir intégrer des activités complexes et en vrac est un défi complexe. Non seulement cela, la collecte de données des contacts de l'événement a également été un défi dans la mise en œuvre d'une stratégie de webinaire pour NIA.

Grâce aux workflows de HubSpot et à d'autres fonctionnalités, la création de liens d'événements, l'envoi d'e-mails de rappel, etc. ont été rendus possibles. De plus, des données ont été collectées même via les webinaires Zoom à l'intérieur de HubSpot.

De cette façon, les informations pertinentes et utiles de ceux qui se sont inscrits à l'événement se trouvaient sur le compte HubSpot de NIA, ce qui leur permettait d'alerter facilement tous les contacts intéressés par les événements futurs et de créer des campagnes marketing efficaces.

Mais comment cela a-t-il été rendu possible ?

Le service de conférence Web, GoToWebinar, permet aux entreprises de toute taille d'héberger des webinaires et d'autres événements en ligne de manière simple, sécurisée et abordable. L'intégration GoToWebinar de HubSpot est conçue pour accélérer les processus impliqués dans l'hébergement de webinaires réussis.

L'équipe webdew HubSpot a intégré GoToWebinar à HubSpot et a créé les événements de webinaire pour NIA. Après l'intégration, l'équipe a créé des e-mails avec les liens d'inscription au webinaire prédéfinis.

De cette façon, lorsque le courtier sélectionne les dates de l'événement, il recevra un e-mail avec les liens d'inscription à l'événement et les e-mails de confirmation. Ces e-mails de confirmation sont facilement ajoutés au calendrier Gmail/Outlook/Apple du contact à l'aide de GoToWebinar. De plus, des e-mails de rappel ont également été créés sur GoTowebinar pour terminer le processus.

GoToWebinar synchronise également les noms des inscrits et des participants dans HubSpot. Alors maintenant, il était possible d'identifier ces contacts aussi.

Succès de l'organisation d'événements avec HubSpot

Avant toute mise en œuvre, il va sans dire qu'un test est effectué. Cela garantit que l'ensemble du processus se déroule sans aucun problème. Toutes les tâches ont été testées et les fonctionnalités de HubSpot ont été utilisées au profit de l'événement.

Une fois la qualité du travail assurée, il a été livré à NIA, qui était très satisfait du résultat. Le choix de HubSpot comme plate-forme pour mettre en œuvre la stratégie a contribué de manière avantageuse pour NIA.

Au final, les experts HubSpot de webdew ont pu établir des événements, des flux de travail et des confirmations par e-mail incluant les liens du calendrier et du webinaire. Initialement, tout était configuré sur Zoom et HubSpot, mais nous avons pu passer de manière transparente à GoToWebinar plus tard. Il était donc nécessaire de développer de nombreux e-mails, workflows et listes pour l'ensemble de la procédure.

L'automatisation était donc un processus difficile mais fluide. Vous cherchez également à automatiser vos événements organisationnels ? Qu'il s'agisse d'un webinaire, d'une formation ou de tout autre événement, HubSpot est l'un des meilleurs outils pour y parvenir !

Vous vous demandez toujours comment créer une campagne dans HubSpot ou mener et organiser des événements ou automatiser l'ensemble de vos campagnes et événements marketing ? Collaborez avec webdew pour obtenir les meilleurs professionnels HubSpot pour automatiser les événements et plus encore pour votre organisation.

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Editeur : Amrutha