Wie helfen HubSpot-Workflows und -Formulare bei der Umsetzung von Event-Strategien?

Die Durchführung von Online-Veranstaltungen, insbesondere nach der Covid-19-Pandemie, ist für viele Organisationen zu einer wichtigen Strategie geworden. Sei es für Schulungen, Gewinnung von Leads, Webinare usw., es muss ein organisierter Prozess etabliert werden.

Die Organisation von Veranstaltungen ist eine Herausforderung, die, wenn sie richtig durchgeführt wird, dazu beitragen kann, den gewünschten Zweck zu erreichen. Und ein Faktor, der bei der Erstellung und Umsetzung der Strategie eine große Rolle spielt, ist die Wahl der Tools. Und die HubSpot-Tools gehören zu den besten, auf die Sie sich bei solchen Herausforderungen verlassen können.

Die Non-Profit Insurance Alliance hat mit webdew bei der Durchführung von Veranstaltungen unter Verwendung von HubSpot zusammengearbeitet. Als Maklerunternehmen, das in den 1980er Jahren gegründet wurde, führt NIA häufig Veranstaltungen für seine Makler durch, um mehr Leads zu generieren, die Kundenbindung zu verbessern, die Kundenakquise zu verbessern und sie über die aktualisierten Richtlinien aufzuklären.

Der Zweck von NIA war ziemlich herausfordernd. Sie sollten die Marketingautomatisierung verbessern, Workflows einrichten und eine angemessene Event-Strategie für ihre Makler organisieren und implementieren. Und all dies musste durch die effektive Nutzung der HubSpot-Funktionalitäten erreicht werden.

Online-Events zu organisieren und alle auf dem Laufenden zu halten, ist kein Scherz. webdews effizientes Team von HubSpot-Experten unterstützte die NIA 18 Monate lang. So sehr das Unternehmen eine einzigartige Strategie hat, so einzigartig und herausfordernd war auch das Niveau dessen, was es mit HubSpot erreichen wollte.

NIAs Entscheidung, ihre wöchentlichen Veranstaltungen zu automatisieren

Die Anforderungen waren auf das Ziel der NIA ausgerichtet, wöchentliche Veranstaltungen durchzuführen, um einen reibungslosen Geschäftsablauf zu etablieren, die Kundenbindung zu verbessern, die Kundenakquise zu verbessern und ihre Makler über die Richtlinien aufzuklären.

Die HubSpot-Experten von Webdew haben einen Prozess zur Umsetzung dieser Strategie entwickelt. Der erste Teil des Prozesses bestand darin, Formulare bereitzustellen, mit denen die Makler ein Datum aus den 3 monatlich stattfindenden Veranstaltungen auswählen konnten. Sobald die Makler ihre Auswahl an Terminen für die Teilnahme an den Veranstaltungen getroffen und das Formular ausgefüllt haben, erhalten sie eine Bestätigungs-E-Mail mit der Kalendereinladung und den Veranstaltungsdetails mit der Funktion, die Veranstaltung in ihren Kalender aufzunehmen.

Da die Veranstaltungen an unterschiedlichen Terminen stattfinden, werden die Makler daher vor der Veranstaltung mit 2 Erinnerungs-E-Mails benachrichtigt. Sobald die Veranstaltung abgeschlossen ist, eine Dankesmail und ein Dokument, das die Veranstaltung zusammenfasst.

Kurz gesagt, das Hauptziel dieses Projekts bestand darin, Workflow-Auslöser einzurichten, um sicherzustellen, dass eine Bestätigungs-E-Mail mit Kalenderlinks für das ausgewählte Webinar-Datum unabhängig von der Wahl des Kontakts für die Daten der drei Webinare zugestellt wird. Dies wurde erreicht, indem die Möglichkeit entwickelt und in Workflows integriert wurde, Bestätigungs-E-Mails für insgesamt 22 verschiedene Termin-/Webinartyp-Kombinationen zu senden.

Sehen wir uns an, wie dieser Prozess mithilfe von HubSpot eingerichtet wurde.

Wie HubSpot-Workflows und -Formulare die Webinar-Marketingstrategie verbessern

Um die Marketingstrategie von NIA für die Erstellung und Implementierung von Webinaren zu verbessern, haben die HubSpot-Experten von webdew den gesamten Prozess in drei Schritte unterteilt.

Sie nutzten HubSpot-Formulare, um alle Veranstaltungstermine für die Makler zu organisieren. Der nächste Schritt sah die Nutzung von HubSpot-Marketing-E-Mails und -Workflows vor, um dadurch potenzielle Kunden anzuziehen und zu konvertieren. Und schließlich wurde GoToWebinar mit HubSpot verknüpft und Events erstellt.

HubSpot-Formulare zum Einladen potenzieller Kunden zu Webinaren

NIA führt wöchentliche Veranstaltungen für ihre Makler durch und bietet den Maklern die Möglichkeit, das Datum der Veranstaltung zu wählen, jedoch auf systematische und strukturierte Weise. Die Herausforderung bestand darin, für die nächsten zwei Jahre jeden Monat anstehende Webinare von drei Veranstaltungen auf einem Formular hinzuzufügen.

Das Formular wird den Brokern zur Verfügung gestellt, die der segmentierten Datenbank von HubSpot hinzugefügt werden. Von August 2021 bis Mai 2023 finden jeden Monat am 1., 3. und 4. Mittwoch Webinare statt. Kurz gesagt, das webdew-HubSpot-Team musste ein Formular erstellen, das 22 Monate lang aus 66 Ereignissen besteht.

Das Einpassen so vieler Ereignisse in ein einziges Formular scheint eine ziemlich schwierige Aufgabe zu sein, ist jedoch nicht unmöglich. Die HubSpot-Experten von webdew begannen mit der Erstellung von Formularen über die Radio-Select-Eigenschaften von HubSpot.

Es wurde eine dynamische Liste erstellt, in der die relevanten Daten von Brokern von NIA hinzugefügt werden können. Diese segmentierte Datenbank wird verwendet, um Formulare für die Makler zu erstellen, um sich für die bevorstehenden Veranstaltungen anzumelden.

Lassen Sie uns verstehen, welche HubSpot-Formulare und welche Radio Select-Eigenschaften sind und wie sie dazu beitragen können, der erste Schritt bei der Erstellung und Umsetzung der Veranstaltungsstrategie von NIA zu sein.

Formulare in HubSpot

Formulare sind ein entscheidender Bestandteil bei der Erfassung von Leads in jeder Inbound-Marketing-Kampagne.

Formulare in HubSpot können verwendet werden, um viele Arten von Formularen zu erstellen, darunter Kontaktformulare, Umfragen und Anmeldungen. Das Ausfüllen der Formulare ist ein Kinderspiel, da Sie neue Felder hinzufügen können, die Ihren Anforderungen entsprechen. Maßgeschneiderte Formulare, die den aktuellen Kundenbedürfnissen, Zukunftsaussichten usw. des Unternehmens entsprechen, werden mit diesem Tool ermöglicht.

Das HubSpot-Team von Webdew hat die Formulare so erstellt, dass es drei Radio Select- Eigenschaften mit den Ereignisdaten gibt. Für die Kontakte sind jeweils drei Termine für jedes Webinar sichtbar. Sobald das Event vorbei ist, wird die letzte Option durch Ausschalten des Schalters entfernt und die nächste hinzugefügt.

Kommunikation aufbauen

Bisher wurden mit Hilfe von HubSpot-Formularen und Radio-Select-Properties alle Events erstellt und die Formulare den Brokern zur Verfügung gestellt.

Wenn ein Makler das Formular ausfüllt, muss es eine Bestätigungsmail geben, die seine Anmeldung für die Veranstaltung am registrierten/gewählten Datum bestätigt. Da NIA-Veranstaltungen auf der Zoom-Videokonferenzplattform stattfinden, muss die Kalendereinladung auch der Bestätigungsmail beigefügt werden.

Eine Bestätigungs-E-Mail versichert dem Broker, dass seine Antworten zur Kenntnis genommen wurden. Die E-Mail stellt dem Makler auch eine Kalendereinladung der Veranstaltung und die Einzelheiten des Zoom-Meetings bereit, unabhängig davon, ob der Makler Google-, Apple- oder Outlook-Kalender verwendet.

Jeder Broker wählt aus den ihm zur Verfügung stehenden Optionen ein Datum seiner Wahl aus. Es wird jedoch schwierig zu wissen, welches Datum ausgewählt wird, damit die richtige Kalendereinladung für das Webinar-Meeting gesendet wird.

Zu diesem Zweck hat das HubSpot-Team die Erstellung von Ereignissen in Outlook und Gmail vorangetrieben. HubSpot integriert problemlos Outlook und Gmail und ist daher ein viel einfacherer Prozess.

In der folgenden Phase ging es darum, jede mögliche Kombination der Ereignisse zu finden. Dies zeigt an, dass nach Abschluss eines Ereignisses ein weiteres hinzugefügt wird und welche Kombination den Workflow zum Senden der E-Mails mit den Add-to-Kalender-Links auslöst, hängt davon ab, welches Ereignis zuerst durchgeführt wurde.

Auf diese Weise wurde von den HubSpot-Experten von webdew ein geeigneter Kommunikationskanal für NIA eingerichtet. Nach Versand der Bestätigungsmail werden die Makler vor dem Veranstaltungstermin und eine Stunde vor Veranstaltungsbeginn per Mail an die Veranstaltung erinnert.

Integration von GoToWebinar mit HubSpot

Die Integration komplexer und umfangreicher Aktivitäten ist eine komplexe Herausforderung. Darüber hinaus war die Datenerhebung der Veranstaltungskontakte eine Herausforderung bei der Umsetzung einer Webinar-Strategie für NIA.

Dank der Workflows und anderer Funktionen von HubSpot wurde das Erstellen von Event-Links, das Versenden von Erinnerungs-E-Mails usw. möglich. Darüber hinaus wurden Daten sogar über die Zoom-Webinare innerhalb von HubSpot gesammelt.

Auf diese Weise befanden sich relevante und nützliche Informationen derjenigen, die sich für die Veranstaltung angemeldet hatten, auf dem HubSpot-Konto von NIA, was es ihnen leicht machte, alle an zukünftigen Veranstaltungen interessierten Kontakte zu alarmieren und effektive Marketingkampagnen zu starten.

Aber wie wurde dies ermöglicht?

Der Webkonferenzdienst GoToWebinar macht es für Unternehmen jeder Größe einfach, sicher und erschwinglich, Webinare und andere Online-Veranstaltungen zu veranstalten. Die GoToWebinar-Integration von HubSpot wurde entwickelt, um die Prozesse zu beschleunigen, die mit der Durchführung erfolgreicher Webinare verbunden sind.

Das webdew HubSpot-Team hat GoToWebinar in HubSpot integriert und die Webinar-Veranstaltungen für NIA erstellt. Nach der Integration erstellte das Team E-Mails mit den voreingestellten Webinar-Registrierungslinks.

Auf diese Weise erhält der Makler, wenn er die Veranstaltungsdaten auswählt, eine E-Mail mit den Registrierungslinks für die Veranstaltung und Bestätigungs-E-Mails. Diese Bestätigungsmails werden mit Hilfe von GoToWebinar ganz einfach zum Gmail/Outlook/Apple-Kalender des Kontakts hinzugefügt. Darüber hinaus wurden auf GoTowebinar Erinnerungs-E-Mails erstellt, um den Vorgang abzuschließen.

GoToWebinar synchronisiert auch die Namen von Registranten und Teilnehmern in HubSpot. Nun war es also möglich, auch diese Kontakte zu identifizieren.

Erfolg bei der Durchführung von Events mit HubSpot

Vor der Umsetzung steht selbstverständlich ein Testlauf. Dadurch wird sichergestellt, dass der gesamte Prozess reibungslos und ohne Herausforderungen abläuft. Alle Aufgaben wurden getestet und HubSpot-Features wurden zum Vorteil des Events genutzt.

Sobald die Qualität der Arbeit sichergestellt war, wurde sie an NIA geliefert, die mit dem Ergebnis sehr zufrieden waren. Die Wahl von HubSpot als Plattform zur Umsetzung der Strategie trug zu einem vorteilhaften Beitrag für NIA bei.

Am Ende konnten die HubSpot-Experten von webdew Events, Workflows und E-Mail-Bestätigungen erstellen, die den Kalender und die Webinar-Links enthielten. Anfangs war alles auf Zoom und HubSpot eingerichtet, aber wir konnten später nahtlos zu GoToWebinar wechseln. Es war so notwendig, viele E-Mails, Workflows und Listen für das gesamte Verfahren zu entwickeln.

Die Automatisierung war somit ein herausfordernder, aber reibungsloser Prozess. Möchten Sie auch Ihre organisatorischen Ereignisse automatisieren? Sei es ein Webinar, eine Schulung oder eine andere Veranstaltung, HubSpot ist eines der besten Tools, um es zu erledigen!

Fragen Sie sich immer noch, wie Sie eine Kampagne in HubSpot erstellen oder Events durchführen und organisieren oder Ihre gesamten Marketingkampagnen und Events automatisieren können? Arbeiten Sie mit webdew zusammen, um die besten HubSpot-Experten für die Automatisierung von Ereignissen und mehr für Ihr Unternehmen zu gewinnen.

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Herausgeber: Amrutha