HubSpot 工作流程和表單如何幫助實施事件策略？

舉辦在線活動，尤其是在 Covid-19 大流行之後，已成為許多組織的重要策略。 無論是培訓、吸引潛在客戶、網絡研討會等，都需要建立一個有組織的流程。

組織活動是一項挑戰，如果運行得當，可以幫助實現預期目的。 在戰略的創建和實施中起主要作用的一個因素是工具的選擇。 HubSpot 工具是應對此類挑戰的最佳工具之一。

非營利保險聯盟與 webdew 合作，利用 HubSpot 舉辦活動。 作為一家成立於 1980 年代的經紀公司，NIA 經常為其經紀人舉辦活動，以產生更多潛在客戶、提高客戶參與度、改善客戶獲取並讓他們了解最新政策。

NIA 的目的頗具挑戰性。 他們被設置為提升營銷自動化水平，設置工作流程，並為他們的經紀人組織和實施適當的活動策略。 所有這一切都必須通過有效使用 HubSpot 功能來完成。

組織在線活動並讓每個人都保持最新狀態不是開玩笑。 webdew 高效的 HubSpot 專家團隊協助 NIA 長達 18 個月。 儘管該組織擁有獨特的戰略，但他們希望通過 HubSpot 實現的目標水平也是獨特且具有挑戰性的。

NIA 決定將每週活動自動化

這些要求與 NIA 每週舉辦活動的目標相一致，以建立順暢的業務流程、提高客戶參與度、改善客戶獲取並讓他們的經紀人了解這些政策。

Webdew 的 HubSpot 專業人員建立了執行該策略的流程。 該過程的第一部分是為經紀人提供表格，以便從每月發生的 3 個事件中選擇一個日期。 一旦經紀人選擇了參加活動的日期並填寫了表格，他們將收到一封確認電子郵件，其中包含日曆邀請和活動詳細信息，並具有在其日曆上添加活動的功能。

由於活動在不同的日期舉行，因此經紀人將在活動開始前收到 2 封提醒電子郵件。 活動完成後，會收到一封“謝謝”郵件和一份總結活動的文件。

簡而言之，該項目的主要目的是設置工作流程觸發器，以確保無論聯繫人選擇三個網絡研討會的日期如何，都會發送帶有所選網絡研討會日期日曆鏈接的確認電子郵件。 這是通過開發並集成到工作流程中來實現的，該功能可以為總共 22 種不同的日期/網絡研討會類型組合發送確認電子郵件。

讓我們看看這個過程是如何在 HubSpot 的幫助下建立起來的。

HubSpot 工作流程和表格如何提升網絡研討會營銷策略

為了提升 NIA 創建和實施網絡研討會的營銷策略，webdew 的 HubSpot 專家將整個過程分為 3 個步驟。

他們利用 HubSpot 表格為經紀人組織所有活動日期。 下一步是利用 HubSpot 營銷電子郵件和工作流程，從而吸引和轉化潛在客戶。 最後，GoToWebinar 與 HubSpot 鏈接並創建了活動。

HubSpot 表格邀請網絡研討會的潛在客戶

NIA 每週為其經紀人舉辦活動，並為經紀人提供選擇活動日期的選項，但是以系統和結構化的方式。 面臨的挑戰是在表格上添加未來兩年每個月即將舉行的三場活動的網絡研討會。

該表格將提供給被添加到 HubSpot 分段數據庫中的經紀人。 從 2021 年 8 月到 2023 年 5 月，每個月的第 1、第 3 和第 4 個星期三都會舉辦網絡研討會。 簡而言之，webdew HubSpot 團隊必須創建一個包含 22 個月的 66 個事件的表單。

在一個單一的形式中適應如此多的事件似乎是一項艱鉅的任務，但並非不可能。 webdew 的 HubSpot 專家從通過 HubSpot 的無線電選擇屬性創建表單開始。

創建了一個動態列表，其中可以添加 NIA 經紀人的相關數據。 該分段數據庫將用於為經紀人創建表格以註冊即將發生的事件。

讓我們了解什麼是 HubSpot 形式和什麼是無線電選擇屬性，以及它們如何幫助成為創建和實施 NIA 事件策略的第一步。

HubSpot 中的表單

表單是在任何入站營銷活動中捕獲潛在客戶的關鍵部分。

HubSpot 中的表格可用於創建多種表格，包括聯繫表格、調查和註冊。 填寫表格輕而易舉，因為您可以添加新字段以滿足您的需求。 使用此工具可以定製表格以滿足企業當前的客戶需求、未來前景等。

Webdew 的 HubSpot 團隊制定了製作表單的策略，其中包含三個帶有事件日期的Radio Select屬性。 一次，每個網絡研討會的三個日期將對聯繫人可見。 活動結束後，將通過關閉切換來刪除最後一個選項，並添加下一個選項。

建立溝通

到目前為止，使用 HubSpot 表單和 Radio select 屬性，所有事件都已創建，並且這些表單可供經紀人使用。

當經紀人填寫表格時，需要有一封確認郵件，確認他們在註冊/選擇的日期參加了活動。 由於 NIA 活動在 Zoom 視頻會議平台上進行，因此日曆邀請也需要包含在確認郵件中。

確認電子郵件向經紀人保證他們的回复已被記錄。 該郵件還將向經紀人提供活動的日曆邀請和 Zoom 會議詳細信息，無論經紀人使用 Google、Apple 還是 Outlook 日曆。

每個經紀人從他們可用的選項中選擇他們選擇的日期。 但是，要知道將選擇哪個日期變得具有挑戰性，以便發送正確的網絡研討會會議日曆邀請。

為此，HubSpot 團隊繼續在 Outlook 和 Gmail 上創建活動。 HubSpot 輕鬆集成 Outlook 和 Gmail，因此，這是一個更簡單的過程。

接下來的階段需要提出事件的每一個可能的組合。 這表示一旦一個事件完成，將添加另一個事件，以及觸發工作流以發送帶有添加到日曆鏈接的電子郵件的組合將取決於首先完成的事件。

通過這種方式，webdew 的 HubSpot 專業人員為 NIA 建立了適當的溝通渠道。 發送確認郵件後，經紀人會在活動日期前和活動開始前一小時通過郵件提醒該活動。

GoToWebinar 與 HubSpot 的集成

必須整合複雜和大量的活動是一項複雜的挑戰。 不僅如此，事件聯繫人的數據收集也是為 NIA 實施網絡研討會策略的一項挑戰。

由於 HubSpot 的工作流程和其他功能，創建事件鏈接、發送提醒電子郵件等成為可能。 不僅如此，甚至通過 HubSpot 內的 Zoom 網絡研討會收集了數據。

這樣，註冊參加活動的人的相關和有用信息就在 NIA 的 HubSpot 帳戶上，使他們可以輕鬆地提醒任何對未來活動感興趣的聯繫人並形成有效的營銷活動。

但這怎麼可能？

網絡會議服務 GoToWebinar 讓任何規模的企業都能以簡單、安全且經濟實惠的方式舉辦網絡研討會和其他在線活動。 HubSpot 的 GoToWebinar 集成旨在加快成功舉辦網絡研討會所涉及的流程。

webdew HubSpot 團隊將 GoToWebinar 與 HubSpot 集成在一起，並為 NIA 創建了網絡研討會活動。 集成後，團隊創建了帶有預設網絡研討會註冊鏈接的電子郵件。

這樣，當經紀人選擇活動日期時，他們將收到一封包含活動註冊鏈接和確認電子郵件的電子郵件。 在 GoToWebinar 的幫助下，這些確認郵件可以輕鬆添加到聯繫人的 Gmail/Outlook/Apple 日曆中。 此外，還在 GoTowebinar 上創建了提醒電子郵件以完成該過程。

GoToWebinar 還會在 HubSpot 中同步註冊者和與會者的姓名。 所以現在也可以識別這些聯繫人了。

使用 HubSpot 成功舉辦活動

在執行任何操作之前，不用說已經完成了測試運行。 這確保了整個過程順利進行，沒有任何挑戰。 所有任務都經過測試，HubSpot 功能被用於活動的優勢。

一旦工作質量得到保證，它就會交付給對結果非常滿意的NIA。 選擇 HubSpot 作為實施該戰略的平台，為 NIA 做出了有利的貢獻。

最後，webdew 的 HubSpot 專家能夠建立事件、工作流程和電子郵件確認，其中包括日曆和網絡研討會鏈接。 最初，一切都設置在 Zoom 和 HubSpot 上，但後來我們能夠無縫地轉移到 GoToWebinar。 為整個過程開發許多電子郵件、工作流程和列表非常必要。

因此，自動化是一個具有挑戰性但順利的過程。 您是否還希望自動化您的組織活動？ 無論是網絡研討會、培訓還是任何其他活動，HubSpot 都是完成它的最佳工具之一！

您是否仍然想知道如何在 HubSpot 中創建活動或開展和組織活動或自動化您的整個營銷活動和活動？ 與 webdew 合作，讓最優秀的 HubSpot 專業人員為您的組織自動化活動等。

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編輯：阿姆魯塔