In che modo i flussi di lavoro e i moduli HubSpot aiutano a implementare le strategie degli eventi?

Condurre eventi online, soprattutto dopo la pandemia di Covid-19, è diventata una strategia importante per molte organizzazioni. Che si tratti di formazione, attrazione di contatti, webinar, ecc., è necessario stabilire un processo organizzato.

Organizzare eventi è una sfida che, se eseguita correttamente, può aiutare a raggiungere lo scopo desiderato. E un fattore che gioca un ruolo importante nella creazione e nell'attuazione della strategia è la scelta degli strumenti. E gli strumenti HubSpot sono uno dei migliori su cui puoi contare per qualsiasi sfida del genere.

L'alleanza assicurativa senza scopo di lucro ha collaborato con webdew nella conduzione di eventi utilizzando HubSpot. Essendo una società di intermediazione fondata negli anni '80, NIA conduce spesso eventi per i propri broker per generare più contatti, migliorare il coinvolgimento dei clienti, migliorare l'acquisizione dei clienti ed educarli sulle politiche aggiornate.

Lo scopo della NIA era piuttosto impegnativo. Sono stati impostati per aumentare di livello l'automazione del marketing, impostare flussi di lavoro e organizzare e implementare una strategia di eventi adeguata per i loro broker. E tutto questo doveva essere fatto utilizzando efficacemente le funzionalità di HubSpot.

Organizzare eventi online e tenere tutti aggiornati non è uno scherzo. L'efficiente team di webdew di esperti HubSpot ha assistito la NIA per 18 mesi. Per quanto l'organizzazione abbia una strategia unica, anche il livello di ciò che desideravano ottenere con HubSpot era unico e stimolante.

La decisione della NIA di automatizzare i propri eventi settimanali

I requisiti erano allineati all'obiettivo della NIA nello svolgimento di eventi settimanali in modo da stabilire un flusso di affari regolare, migliorare il coinvolgimento dei clienti, migliorare l'acquisizione dei clienti ed educare i propri broker sulle politiche.

I professionisti di HubSpot di Webdew hanno stabilito un processo per l'esecuzione di questa strategia. La prima parte del processo è stata quella di fornire moduli ai broker per selezionare una data tra i 3 eventi che si verificano ogni mese. Una volta che i broker avranno scelto le date per partecipare agli eventi e avranno compilato il modulo, riceveranno un'e-mail di conferma con l'invito del calendario e i dettagli dell'evento con la funzionalità di aggiungere l'evento ai propri calendari.

Poiché gli eventi si svolgono in una varietà di date, i broker verranno quindi avvisati con 2 e-mail di promemoria prima dell'evento. Al termine dell'evento, una mail di ringraziamento e un documento riepilogativo dell'evento.

In breve, l'obiettivo principale di questo progetto era impostare attivatori del flusso di lavoro per garantire che un'e-mail di conferma con collegamenti al calendario per la data del webinar selezionata sarebbe stata consegnata indipendentemente dalla scelta delle date del contatto per i tre webinar. Ciò è stato ottenuto sviluppando e integrando nei flussi di lavoro la possibilità di inviare e-mail di conferma per un totale di 22 diverse combinazioni di data/tipo di webinar.

Vediamo come è stato stabilito questo processo con l'aiuto di HubSpot.

In che modo i flussi di lavoro e i moduli di HubSpot hanno migliorato la strategia di marketing dei webinar

Per aumentare di livello la strategia di marketing della NIA per la creazione e l'implementazione di webinar, gli esperti HubSpot di webdew hanno suddiviso l'intero processo in 3 fasi.

Hanno utilizzato i moduli HubSpot per organizzare tutte le date degli eventi per i broker. Il passaggio successivo ha visto l'utilizzo di e-mail e flussi di lavoro di marketing HubSpot, attirando e convertendo così i potenziali clienti. E infine GoToWebinar è stato collegato a HubSpot e ha creato eventi.

Moduli HubSpot per invitare potenziali clienti a webinar

NIA conduce eventi settimanali per i loro broker e offre ai broker scelte per scegliere la data dell'evento, tuttavia in modo sistematico e strutturato. La sfida consisteva nell'aggiungere su un modulo i prossimi webinar di tre eventi ogni mese per i prossimi due anni.

Il modulo sarà messo a disposizione dei broker, che vengono inseriti nel database segmentato di HubSpot. Da agosto 2021 a maggio 2023, si terranno webinar ogni mese il 1°, 3° e 4° mercoledì. In breve, il team di webdew HubSpot ha dovuto creare un form composto da 66 eventi per 22 mesi.

Adattarsi a così tanti eventi in un'unica forma sembra un compito piuttosto difficile, ma non impossibile. Gli esperti di Webdew di HubSpot hanno iniziato con la creazione di moduli tramite le proprietà di selezione radio di HubSpot.

È stato creato un elenco dinamico, in cui è possibile aggiungere i dati rilevanti dei broker di NIA. Questo database segmentato verrà utilizzato per creare moduli per l'iscrizione dei broker agli eventi imminenti.

Cerchiamo di capire quali moduli HubSpot e quali sono le proprietà di selezione radio e come possono aiutare a essere il primo passo per creare e implementare la strategia degli eventi di NIA.

Moduli in HubSpot

I moduli sono una parte cruciale dell'acquisizione di lead in qualsiasi campagna di marketing inbound.

I moduli in HubSpot possono essere utilizzati per creare molti tipi di moduli, inclusi moduli di contatto, sondaggi e iscrizioni. Compilare i moduli è un gioco da ragazzi perché puoi aggiungere nuovi campi in base alle tue esigenze. Moduli personalizzati per soddisfare le attuali esigenze della clientela dell'azienda, prospettive future, ecc. Sono possibili con questo strumento.

Il team HubSpot di Webdew ha pianificato la creazione dei moduli in modo che ci siano tre proprietà Radio Select con le date dell'evento. Ai contatti saranno visibili tre date per volta per ogni webinar. Una volta terminato l'evento, l'ultima opzione verrà rimossa disattivando l'interruttore e verrà aggiunta la successiva.

Stabilire la comunicazione

Finora, utilizzando i moduli HubSpot e le proprietà Radio select, sono stati creati tutti gli eventi e i moduli sono stati messi a disposizione dei broker.

Quando un broker compila il modulo, deve esserci una mail di conferma che conferma la sua iscrizione all'evento alla data di registrazione/scelta. Poiché gli eventi NIA si svolgono sulla piattaforma di videoconferenza Zoom, anche l'invito del calendario deve essere incluso nell'e-mail di conferma.

Un'e-mail di conferma rassicura il broker che le sue risposte sono state annotate. La posta fornirà inoltre al broker un invito al calendario dell'evento e i dettagli della riunione Zoom, indipendentemente dal fatto che il broker utilizzi i calendari di Google, Apple o Outlook.

Ogni broker sceglie una data a sua scelta tra le opzioni a sua disposizione. Tuttavia, diventa difficile sapere quale data verrà scelta, in modo che venga inviato l'invito del calendario giusto per la riunione del webinar.

Per questo, il team di HubSpot è andato avanti con la creazione di eventi su Outlook e Gmail. HubSpot integra facilmente Outlook e Gmail e quindi è un processo molto più semplice.

La fase successiva ha comportato l'elaborazione di ogni possibile combinazione degli eventi. Ciò indica che una volta terminato un evento, ne verrà aggiunto un altro e quale combinazione attiverà il flusso di lavoro per inviare le e-mail con i collegamenti di aggiunta al calendario dipenderà dall'evento eseguito per primo.

In questo modo, i professionisti HubSpot di webdew hanno creato un canale di comunicazione adeguato per NIA. Dopo l'invio dell'e-mail di conferma, i broker vengono ricordati dell'evento via e-mail prima della data dell'evento e un'ora prima dell'inizio dell'evento.

Integrazione di GoToWebinar con HubSpot

Dover integrare attività complesse e massicce è una sfida complessa. Non solo, la raccolta dei dati dei contatti dell'evento è stata anche una sfida nell'attuazione di una strategia di webinar per NIA.

Grazie ai flussi di lavoro e ad altre funzionalità di HubSpot, è stato possibile creare collegamenti a eventi, inviare e-mail di promemoria, ecc. Non solo, i dati sono stati raccolti anche attraverso i webinar Zoom all'interno di HubSpot.

In questo modo, le informazioni utili e rilevanti di coloro che si sono registrati all'evento erano sull'account HubSpot di NIA, rendendo facile per loro avvisare eventuali contatti interessati a eventi futuri e formare efficaci campagne di marketing.

Ma come è stato possibile?

Il servizio di conferenza Web, GoToWebinar, rende semplice, sicuro e conveniente per le aziende di qualsiasi dimensione ospitare webinar e altri eventi online. L'integrazione di GoToWebinar di HubSpot è realizzata per accelerare i processi coinvolti nell'hosting di webinar di successo.

Il team webdew HubSpot ha integrato GoToWebinar con HubSpot e ha creato gli eventi webinar per NIA. Dopo l'integrazione, il team ha creato e-mail con i collegamenti di registrazione al webinar preimpostati.

In questo modo, quando il broker seleziona le date dell'evento, riceverà un'e-mail con i link di registrazione dell'evento e le e-mail di conferma. Queste e-mail di conferma vengono facilmente aggiunte al calendario Gmail/Outlook/Apple del contatto con l'aiuto di GoToWebinar. Inoltre, su GoTowebinar sono state create e-mail di promemoria per completare il processo.

GoToWebinar sincronizza anche i nomi degli iscritti e dei partecipanti in HubSpot. Quindi ora era possibile identificare anche quei contatti.

Successo nella conduzione di eventi con HubSpot

Prima che qualsiasi cosa venga implementata, è ovvio che viene eseguita un'esecuzione di test. Ciò assicura che l'intero processo si svolga senza intoppi. Tutte le attività sono state testate e le funzionalità di HubSpot sono state utilizzate a vantaggio dell'evento.

Una volta assicurata la qualità del lavoro, è stata consegnata alla NIA, che è stata molto soddisfatta del risultato. La scelta di HubSpot come piattaforma per implementare la strategia ha contribuito in modo vantaggioso per NIA.

Alla fine, gli esperti HubSpot di webdew sono stati in grado di stabilire eventi, flussi di lavoro e conferme e-mail che includevano il calendario e i collegamenti ai webinar. Inizialmente, tutto era impostato su Zoom e HubSpot, ma in seguito siamo stati in grado di passare senza problemi a GoToWebinar. Era così necessario sviluppare molte email, flussi di lavoro ed elenchi per l'intera procedura.

L'automazione è stata quindi un processo impegnativo ma senza intoppi. Stai anche cercando di automatizzare i tuoi eventi organizzativi? Che si tratti di un webinar, di una formazione o di qualsiasi altro evento, HubSpot è uno dei migliori strumenti per farlo!

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Editore: Amrutha