เวิร์กโฟลว์และแบบฟอร์ม HubSpot ช่วยปรับใช้กลยุทธ์เหตุการณ์อย่างไร

การจัดกิจกรรมออนไลน์โดยเฉพาะหลังการระบาดของ Covid-19 ได้กลายเป็นกลยุทธ์ที่สำคัญสำหรับหลายองค์กร ไม่ว่าจะเป็นการฝึกอบรม การดึงดูดลูกค้าเป้าหมาย การสัมมนาผ่านเว็บ ฯลฯ จำเป็นต้องสร้างกระบวนการที่เป็นระเบียบ

การจัดงานเป็นสิ่งที่ท้าทายหากดำเนินการถูกต้องสามารถช่วยบรรลุวัตถุประสงค์ที่ต้องการได้ และปัจจัยหนึ่งที่มีบทบาทสำคัญในการสร้างและการนำกลยุทธ์ไปใช้ก็คือการเลือกเครื่องมือ และเครื่องมือ HubSpot ก็เป็นหนึ่งในเครื่องมือที่ดีที่สุดที่คุณวางใจได้สำหรับความท้าทายดังกล่าว

Non-profit Insurance Alliance ร่วมมือกับ webdew ในการจัดกิจกรรมโดยใช้ HubSpot ในฐานะบริษัทนายหน้าซื้อขายหลักทรัพย์ที่จัดตั้งขึ้นในทศวรรษ 1980 NIA มักจัดกิจกรรมสำหรับนายหน้าเพื่อสร้างลีดเพิ่มขึ้น ปรับปรุงการมีส่วนร่วมกับลูกค้า ปรับปรุงการได้มาซึ่งลูกค้า และให้ความรู้เกี่ยวกับนโยบายที่ได้รับการปรับปรุง

วัตถุประสงค์ของ NIA ค่อนข้างท้าทาย พวกเขาได้รับการตั้งค่าเพื่อยกระดับระบบอัตโนมัติทางการตลาด ตั้งค่าเวิร์กโฟลว์ และจัดระเบียบและใช้กลยุทธ์เหตุการณ์ที่เหมาะสมสำหรับโบรกเกอร์ของพวกเขา และทั้งหมดนี้ต้องทำโดยใช้ฟังก์ชัน HubSpot อย่างมีประสิทธิภาพ

การจัดกิจกรรมออนไลน์และการอัปเดตให้ทุกคนอัปเดตไม่ใช่เรื่องตลก ทีมผู้เชี่ยวชาญ HubSpot ที่มีประสิทธิภาพของ webdew ได้ช่วยเหลือ NIA เป็นเวลา 18 เดือน เท่าที่องค์กรมีกลยุทธ์เฉพาะ ระดับของสิ่งที่พวกเขาต้องการบรรลุด้วย HubSpot ก็มีความพิเศษและท้าทายเช่นกัน

การตัดสินใจของ NIA ในการจัดกิจกรรมประจำสัปดาห์โดยอัตโนมัติ

ข้อกำหนดดังกล่าวสอดคล้องกับเป้าหมายของ NIA ในการจัดกิจกรรมรายสัปดาห์เพื่อสร้างกระแสธุรกิจที่ราบรื่น ปรับปรุงการมีส่วนร่วมกับลูกค้า ปรับปรุงการได้มาซึ่งลูกค้า และให้ความรู้กับนายหน้าเกี่ยวกับนโยบาย

ผู้เชี่ยวชาญ HubSpot ของ Webdew ได้สร้างกระบวนการเพื่อดำเนินการตามกลยุทธ์นี้ ส่วนแรกของกระบวนการคือการจัดเตรียมแบบฟอร์มให้โบรกเกอร์เลือกวันที่จาก 3 เหตุการณ์ที่เกิดขึ้นทุกเดือน เมื่อโบรกเกอร์เลือกวันที่จะเข้าร่วมกิจกรรมและกรอกแบบฟอร์มแล้ว พวกเขาจะได้รับอีเมลยืนยันพร้อมคำเชิญในปฏิทินและรายละเอียดกิจกรรมพร้อมฟังก์ชันการเพิ่มกิจกรรมในปฏิทิน

เนื่องจากงานจัดขึ้นในหลายวันที่ โบรกเกอร์จะได้รับการแจ้งเตือนด้วยอีเมลแจ้งเตือน 2 ฉบับก่อนงาน เมื่อกิจกรรมเสร็จสิ้น จดหมาย 'ขอบคุณ' และเอกสารสรุปเหตุการณ์

กล่าวโดยสรุป เป้าหมายหลักของโครงการนี้คือการตั้งค่าทริกเกอร์เวิร์กโฟลว์เพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลยืนยันพร้อมลิงก์ปฏิทินสำหรับวันที่การสัมมนาผ่านเว็บที่เลือกจะถูกส่งโดยไม่คำนึงถึงตัวเลือกวันที่ของผู้ติดต่อสำหรับการสัมมนาผ่านเว็บทั้งสามครั้ง ซึ่งทำได้โดยการพัฒนาและรวมเข้ากับเวิร์กโฟลว์ ความสามารถในการส่งอีเมลยืนยันสำหรับวันที่/ประเภทการสัมมนาผ่านเว็บที่แตกต่างกันทั้งหมด 22 แบบ

มาดูกันว่ากระบวนการนี้เกิดขึ้นได้อย่างไรด้วยความช่วยเหลือของ HubSpot

เวิร์กโฟลว์และแบบฟอร์ม HubSpot ยกระดับกลยุทธ์การตลาดการสัมมนาผ่านเว็บอย่างไร

เพื่อยกระดับกลยุทธ์ทางการตลาดของ NIA ในการสร้างและดำเนินการสัมมนาผ่านเว็บ ผู้เชี่ยวชาญ HubSpot ของ webdew ได้แบ่งกระบวนการทั้งหมดออกเป็น 3 ขั้นตอน

พวกเขาใช้แบบฟอร์ม HubSpot เพื่อจัดระเบียบวันที่จัดงานทั้งหมดสำหรับโบรกเกอร์ ขั้นตอนต่อไปคือการใช้ประโยชน์จากอีเมลการตลาดและเวิร์กโฟลว์ของ HubSpot ซึ่งจะช่วยดึงดูดและเปลี่ยนผู้มีแนวโน้มเป็นลูกค้า และในที่สุด GoToWebinar ก็เชื่อมโยงกับ HubSpot และสร้างกิจกรรม

แบบฟอร์ม HubSpot เพื่อเชิญผู้สนใจเข้าร่วมการสัมมนาผ่านเว็บ

NIA จัดกิจกรรมรายสัปดาห์สำหรับโบรกเกอร์ของตนและให้ตัวเลือกสำหรับนายหน้าในการเลือกวันที่ในเหตุการณ์ อย่างไรก็ตาม ในลักษณะที่เป็นระบบและมีโครงสร้าง ความท้าทายคือการเพิ่มการสัมมนาผ่านเว็บที่กำลังจะมีขึ้นของสามกิจกรรมทุกเดือนในอีกสองปีข้างหน้าในแบบฟอร์ม

แบบฟอร์มจะพร้อมใช้งานสำหรับโบรกเกอร์ ซึ่งจะถูกเพิ่มลงในฐานข้อมูลแบบแบ่งกลุ่มของ HubSpot ตั้งแต่เดือนสิงหาคม 2021 ถึง พฤษภาคม 2023 จะมีการสัมมนาผ่านเว็บทุกเดือนในวันพุธที่ 1, 3 และ 4 กล่าวโดยสรุป ทีม webdew HubSpot ต้องสร้างฟอร์มที่ประกอบด้วย 66 เหตุการณ์เป็นเวลา 22 เดือน

การจัดอีเวนต์จำนวนมากในรูปแบบเดียวดูเหมือนเป็นงานที่ค่อนข้างยาก แต่ก็ใช่ว่าจะเป็นไปไม่ได้ ผู้เชี่ยวชาญ HubSpot ของ webdew เริ่มต้นด้วยการสร้างแบบฟอร์มผ่านคุณสมบัติการเลือกวิทยุของ HubSpot

มีการสร้างรายการแบบไดนามิก ซึ่งสามารถเพิ่มข้อมูลที่เกี่ยวข้องของโบรกเกอร์ของ NIA ได้ ฐานข้อมูลที่แบ่งส่วนนี้จะใช้เพื่อสร้างแบบฟอร์มสำหรับนายหน้าเพื่อลงทะเบียนสำหรับกิจกรรมที่จะเกิดขึ้น

ให้เราเข้าใจว่ารูปแบบ HubSpot ใดและคุณสมบัติการเลือกวิทยุคืออะไรและจะช่วยในการเป็นขั้นตอนแรกของการสร้างและนำกลยุทธ์เหตุการณ์ของ NIA ไปใช้ได้อย่างไร

แบบฟอร์มใน HubSpot

แบบฟอร์มเป็นส่วนสำคัญในการดึงดูดลูกค้าเป้าหมายในแคมเปญการตลาดขาเข้า

แบบฟอร์มใน HubSpot อาจใช้สร้างแบบฟอร์มได้หลายประเภท รวมถึงแบบฟอร์มการติดต่อ แบบสำรวจ และการสมัคร การกรอกแบบฟอร์มเป็นเรื่องง่ายเพราะคุณสามารถเพิ่มฟิลด์ใหม่เพื่อให้เหมาะกับความต้องการของคุณ แบบฟอร์มที่กำหนดเองเพื่อตอบสนองความต้องการของลูกค้าปัจจุบันของธุรกิจ ผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าในอนาคต ฯลฯ ทำได้ด้วยเครื่องมือนี้

ทีม HubSpot ของ Webdew วางกลยุทธ์ในการสร้างแบบฟอร์มในลักษณะที่มีคุณสมบัติ Radio Select สามรายการพร้อมวันที่ของกิจกรรม ในแต่ละครั้ง ผู้ติดต่อจะเห็นสามวันสำหรับการสัมมนาผ่านเว็บแต่ละครั้ง เมื่อกิจกรรมสิ้นสุดลง ตัวเลือกสุดท้ายจะถูกลบออกโดยการปิดสวิตช์ และตัวเลือกถัดไปจะถูกเพิ่มเข้าไป

การสร้างการสื่อสาร

จนถึงตอนนี้ โดยใช้แบบฟอร์ม HubSpot และคุณสมบัติ Radio select เหตุการณ์ทั้งหมดได้ถูกสร้างขึ้นและให้บริการกับโบรกเกอร์

เมื่อนายหน้ากรอกแบบฟอร์ม จะต้องมีจดหมายยืนยันที่ยืนยันการลงทะเบียนเข้าร่วมงานในวันที่ลงทะเบียน/เลือก เนื่องจากกิจกรรมของ NIA เกิดขึ้นบนแพลตฟอร์มการประชุมทางวิดีโอของ Zoom จึงจำเป็นต้องรวมคำเชิญในปฏิทินไว้ในอีเมลยืนยันด้วย

อีเมลยืนยันช่วยให้นายหน้ามั่นใจว่าคำตอบของพวกเขาได้รับการบันทึกไว้แล้ว อีเมลดังกล่าวจะจัดเตรียมคำเชิญในปฏิทินของงานและรายละเอียดการประชุม Zoom ให้กับนายหน้า ไม่ว่าโบรกเกอร์จะใช้ปฏิทิน Google, Apple หรือ Outlook หรือไม่

โบรกเกอร์แต่ละรายเลือกวันที่ที่ต้องการจากตัวเลือกที่มีให้ อย่างไรก็ตาม เป็นเรื่องยากที่จะรู้ว่าจะเลือกวันที่ใด เพื่อส่งคำเชิญในปฏิทินที่ถูกต้องสำหรับการประชุมการสัมมนาทางเว็บ

ด้วยเหตุนี้ ทีม HubSpot จึงเดินหน้าสร้างกิจกรรมใน Outlook และ Gmail HubSpot ผสานรวม Outlook และ Gmail เข้าด้วยกันอย่างง่ายดาย ดังนั้นจึงเป็นกระบวนการที่ง่ายกว่ามาก

ขั้นตอนต่อไปนี้เกี่ยวข้องกับการรวมกันที่เป็นไปได้ของเหตุการณ์ต่างๆ สิ่งนี้บ่งชี้ว่าเมื่อกิจกรรมหนึ่งเสร็จสิ้นแล้ว อีกกิจกรรมหนึ่งจะถูกเพิ่มเข้าไป และชุดค่าผสมใดที่จะทริกเกอร์เวิร์กโฟลว์เพื่อส่งอีเมลพร้อมลิงก์ปฏิทิน add-to จะขึ้นอยู่กับกิจกรรมที่ทำก่อน

ด้วยวิธีนี้ ผู้เชี่ยวชาญ HubSpot ของ webdew ได้สร้างช่องทางการสื่อสารที่เหมาะสมสำหรับ NIA หลังจากส่งจดหมายยืนยันแล้ว นายหน้าจะได้รับการเตือนเกี่ยวกับงานทางไปรษณีย์ก่อนวันที่จัดงานและหนึ่งชั่วโมงก่อนเริ่มงาน

การบูรณาการ GoToWebinar กับ HubSpot

การรวมกิจกรรมที่ซับซ้อนและเป็นกลุ่มเป็นความท้าทายที่ซับซ้อน ไม่เพียงแค่นั้น การรวบรวมข้อมูลของผู้ติดต่อเหตุการณ์ยังเป็นความท้าทายในการใช้กลยุทธ์การสัมมนาผ่านเว็บสำหรับ NIA

ด้วยเวิร์กโฟลว์และคุณสมบัติอื่นๆ ของ HubSpot การสร้างลิงก์กิจกรรม การส่งอีเมลเตือนความจำ ฯลฯ จึงเกิดขึ้นได้ ไม่เพียงแค่นั้น ข้อมูลยังถูกเก็บรวบรวมผ่านการสัมมนาผ่านเว็บของ Zoom ภายใน HubSpot

ด้วยวิธีนี้ ข้อมูลที่เกี่ยวข้องและเป็นประโยชน์ของผู้ที่ลงทะเบียนเข้าร่วมงานจะอยู่ในบัญชี HubSpot ของ NIA ทำให้ง่ายต่อการแจ้งเตือนผู้ติดต่อที่สนใจในกิจกรรมในอนาคตและสร้างแคมเปญการตลาดที่มีประสิทธิภาพ

แต่สิ่งนี้เกิดขึ้นได้อย่างไร?

บริการการประชุมทางเว็บ GoToWebinar ทำให้ง่าย ปลอดภัย และราคาไม่แพงสำหรับธุรกิจทุกขนาดในการโฮสต์เว็บบินาร์และกิจกรรมออนไลน์อื่นๆ การรวม GoToWebinar ของ HubSpot นั้นทำขึ้นเพื่อเร่งกระบวนการที่เกี่ยวข้องกับการโฮสต์การสัมมนาผ่านเว็บที่ประสบความสำเร็จ

ทีม webdew HubSpot ได้รวม GoToWebinar เข้ากับ HubSpot และสร้างกิจกรรมการสัมมนาผ่านเว็บสำหรับ NIA โพสต์การรวม ทีมงานได้สร้างอีเมลพร้อมลิงก์ลงทะเบียนการสัมมนาผ่านเว็บที่กำหนดไว้ล่วงหน้า

ด้วยวิธีนี้ เมื่อโบรกเกอร์เลือกวันที่จัดงาน พวกเขาจะได้รับอีเมลพร้อมลิงก์การลงทะเบียนกิจกรรมและอีเมลยืนยัน อีเมลยืนยันเหล่านี้สามารถเพิ่มลงในปฏิทิน Gmail/Outlook/Apple ของผู้ติดต่อได้ง่ายๆ ด้วยความช่วยเหลือของ GoToWebinar นอกจากนี้ อีเมลเตือนความจำยังถูกสร้างขึ้นบน GoTowebinar เพื่อดำเนินการให้เสร็จสิ้น

GoToWebinar ยังซิงค์ชื่อผู้ลงทะเบียนและผู้เข้าร่วมใน HubSpot ดังนั้นตอนนี้ก็สามารถระบุผู้ติดต่อเหล่านั้นได้เช่นกัน

ความสำเร็จในการจัดกิจกรรมกับ HubSpot

ก่อนดำเนินการใดๆ จะต้องดำเนินการโดยไม่บอกว่าการทดสอบเสร็จสิ้นแล้ว สิ่งนี้ทำให้แน่ใจได้ว่ากระบวนการทั้งหมดจะดำเนินไปอย่างราบรื่นโดยไม่มีอุปสรรคใดๆ งานทั้งหมดได้รับการทดสอบและใช้คุณลักษณะ HubSpot เพื่อประโยชน์ของกิจกรรม

เมื่อมั่นใจในคุณภาพของงานแล้ว ก็ส่งมอบให้กับ สนช. ซึ่งพอใจกับผลงานเป็นอย่างดี การเลือก HubSpot เป็นแพลตฟอร์มในการดำเนินการตามกลยุทธ์ซึ่งส่งผลให้ NIA ได้เปรียบ

ในท้ายที่สุด ผู้เชี่ยวชาญ HubSpot ของ webdew สามารถสร้างกิจกรรม เวิร์กโฟลว์ และการยืนยันทางอีเมลที่รวมปฏิทินและลิงก์การสัมมนาผ่านเว็บ ในขั้นต้น ทุกอย่างได้รับการตั้งค่าบน Zoom และ HubSpot แต่เราสามารถย้ายไปที่ GoToWebinar ในภายหลังได้อย่างราบรื่น จำเป็นต้องพัฒนาอีเมล เวิร์กโฟลว์ และรายการจำนวนมากสำหรับขั้นตอนทั้งหมด

ระบบอัตโนมัติจึงเป็นกระบวนการที่ท้าทายแต่ราบรื่น คุณยังต้องการทำให้กิจกรรมองค์กรของคุณเป็นแบบอัตโนมัติหรือไม่? ไม่ว่าจะเป็นการสัมมนาทางเว็บ การฝึกอบรม หรือกิจกรรมอื่นๆ HubSpot เป็นหนึ่งในเครื่องมือที่ดีที่สุดที่จะทำให้สำเร็จ!

คุณยังคงสงสัยว่าจะสร้างแคมเปญใน HubSpot ได้อย่างไร หรือดำเนินการและจัดกิจกรรมหรือทำให้แคมเปญและกิจกรรมทางการตลาดทั้งหมดของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ ร่วมมือกับ webdew เพื่อรับผู้เชี่ยวชาญ HubSpot ที่ดีที่สุดเพื่อจัดกิจกรรมอัตโนมัติและอื่น ๆ สำหรับองค์กรของคุณ

รับคำปรึกษาฟรีกับผู้เชี่ยวชาญ HubSpot ของเราและค้นหาวิธีที่คุณสามารถใช้ประโยชน์จากกลยุทธ์ขาเข้าเพื่อยกระดับองค์กรของคุณ

บรรณาธิการ: อมฤตา