Como os fluxos de trabalho e formulários da HubSpot ajudam a implementar estratégias de eventos?

A realização de eventos online, principalmente após a pandemia de Covid-19, tornou-se uma estratégia importante para muitas organizações. Seja para treinamento, captação de leads, webinars, etc., um processo organizado precisa ser estabelecido.

Organizar eventos é um desafio que, se bem executado, pode ajudar a atingir o objetivo desejado. E um fator que desempenha um papel importante na criação e implementação da estratégia é a escolha das ferramentas. E as ferramentas da HubSpot são uma das melhores com as quais você pode contar para qualquer desafio desse tipo.

A Insurance Alliance, sem fins lucrativos, colaborou com a webdew na realização de eventos utilizando o HubSpot. Sendo uma corretora estabelecida na década de 1980, a NIA frequentemente realiza eventos para seus corretores para gerar mais leads, melhorar o engajamento do cliente, melhorar a aquisição de clientes e educá-los sobre as políticas atualizadas.

O objetivo da NIA foi bastante desafiador. Eles foram configurados para aumentar a automação de marketing, configurar fluxos de trabalho e organizar e implementar uma estratégia de eventos adequada para seus corretores. E tudo isso teve que ser feito usando efetivamente as funcionalidades do HubSpot.

Organizar eventos online e manter todos atualizados não é brincadeira. A equipe eficiente de especialistas da HubSpot da webdew auxiliou a NIA por 18 meses. Por mais que a organização tenha uma estratégia única, o nível do que eles desejavam alcançar com a HubSpot também era único e desafiador.

A decisão da NIA de automatizar seus eventos semanais

Os requisitos foram alinhados ao objetivo da NIA em realizar eventos semanais para estabelecer um bom fluxo de negócios, melhorar o engajamento do cliente, melhorar a aquisição de clientes e educar seus corretores sobre as políticas.

Os profissionais da HubSpot da Webdew estabeleceram um processo para executar essa estratégia. A primeira parte do processo foi fornecer formulários para os corretores selecionarem uma data entre os 3 eventos que acontecem todos os meses. Assim que os corretores escolherem as datas para participar dos eventos e preencherem o formulário, eles receberão um e-mail de confirmação com o convite do calendário e detalhes do evento com a funcionalidade de adicionar o evento em seus calendários.

Como os eventos são realizados em várias datas, os corretores serão alertados com 2 e-mails de lembrete antes do evento. Assim que o evento terminar, um e-mail de agradecimento e um documento resumindo o evento.

Em suma, o principal objetivo deste projeto foi configurar gatilhos de fluxo de trabalho para garantir que um e-mail de confirmação com links de calendário para a data selecionada do webinar fosse entregue independentemente da escolha de datas do contato para os três webinars. Isso foi alcançado desenvolvendo e integrando nos fluxos de trabalho a capacidade de enviar e-mails de confirmação para um total de 22 combinações diferentes de tipo de data/webinar.

Vamos ver como esse processo foi estabelecido com a ajuda do HubSpot.

Como os fluxos de trabalho e formulários da HubSpot nivelaram a estratégia de marketing do webinar

Para aprimorar a estratégia de marketing da NIA para criar e implementar webinars, os especialistas da HubSpot da webdew dividiram todo o processo em 3 etapas.

Eles usaram os formulários do HubSpot para organizar todas as datas dos eventos para os corretores. A próxima etapa foi a utilização de e-mails e fluxos de trabalho de marketing da HubSpot, atraindo e convertendo clientes em potencial. E, finalmente, o GoToWebinar foi vinculado ao HubSpot e criou eventos.

Formulários da HubSpot para convidar os clientes em potencial para webinars

A NIA realiza eventos semanais para seus corretores e disponibiliza opções para que os corretores escolham a data do evento, porém de forma sistemática e estruturada. O desafio era adicionar os próximos webinars de três eventos todos os meses pelos próximos dois anos em um formulário.

O formulário será disponibilizado para os corretores, que são adicionados ao banco de dados segmentado do HubSpot. De agosto de 2021 a maio de 2023, haverá webinars realizados todos os meses nas 1ª, 3ª e 4ª quartas-feiras. Resumindo, a equipe do webdew HubSpot teve que criar um formulário que consiste em 66 eventos por 22 meses.

Encaixar tantos eventos em uma única forma parece uma tarefa bastante difícil, porém não impossível. Os especialistas da Webdew da HubSpot começaram com a criação de formulários por meio das propriedades de seleção de rádio da HubSpot.

Foi criada uma lista dinâmica, onde podem ser adicionados os dados relevantes dos corretores da NIA. Esse banco de dados segmentado será usado para criar formulários para os corretores se inscreverem nos próximos eventos.

Vamos entender o que o HubSpot forma e quais são as propriedades de seleção de rádio e como elas podem ajudar a ser a primeira etapa da criação e implementação da estratégia de eventos da NIA.

Formulários no HubSpot

Os formulários são uma parte crucial da captura de leads em qualquer campanha de inbound marketing.

Os formulários no HubSpot podem ser usados ​​para criar vários tipos de formulários, incluindo formulários de contato, pesquisas e inscrições. Preencher os formulários é muito fácil porque você pode adicionar novos campos para atender às suas necessidades. Formulários personalizados para atender às necessidades atuais da clientela do negócio, perspectivas futuras, etc. são possíveis com esta ferramenta.

A equipe do HubSpot da Webdew elaborou a estratégia de criar os formulários de forma que houvesse três propriedades Radio Select com as datas dos eventos. De cada vez, três datas para cada webinar estarão visíveis para os contatos. Quando o evento terminar, a última opção será removida desligando a alternância e a próxima será adicionada.

Estabelecendo comunicação

Até agora, usando formulários do HubSpot e propriedades de seleção de rádio, todos os eventos foram criados e os formulários foram disponibilizados para os corretores.

Quando um corretor preenche o formulário, é necessário que haja um e-mail de confirmação que confirme sua inscrição para o evento na data de inscrição/escolhida. Como os eventos da NIA acontecem na plataforma de videoconferência Zoom, o convite do calendário também precisa ser incluído no e-mail de confirmação.

Um e-mail de confirmação garante ao corretor que suas respostas foram anotadas. O correio também fornecerá ao corretor um convite de calendário do evento e os detalhes da reunião do Zoom, independentemente de o corretor usar calendários do Google, Apple ou Outlook.

Cada corretor escolhe uma data de sua escolha entre as opções disponíveis para eles. No entanto, fica um desafio saber qual data será escolhida, para que o convite de calendário certo para a reunião do webinar seja enviado.

Para isso, a equipe da HubSpot avançou com a criação de eventos no Outlook e no Gmail. O HubSpot integra facilmente o Outlook e o Gmail e, portanto, é um processo muito mais simples.

A fase seguinte envolveu a criação de todas as combinações possíveis dos eventos. Isso indica que assim que um evento for concluído, outro será adicionado e qual combinação acionará o fluxo de trabalho para enviar os e-mails com os links de calendário add-to dependerá de qual evento foi feito primeiro.

Dessa forma, um canal de comunicação adequado foi criado pelos profissionais do HubSpot da webdew para o NIA. Após o envio do e-mail de confirmação, os corretores são lembrados do evento via e-mail antes da data do evento e uma hora antes do início do evento.

Integração do GoToWebinar com HubSpot

Ter que integrar atividades complexas e em massa é um desafio complexo. Além disso, a coleta de dados dos contatos do evento também foi um desafio na implementação de uma estratégia de webinar para NIA.

Graças aos fluxos de trabalho e outros recursos do HubSpot, foi possível criar links de eventos, enviar e-mails de lembrete etc. Não apenas isso, os dados foram coletados mesmo por meio dos webinars Zoom dentro do HubSpot.

Dessa forma, informações relevantes e úteis de quem se inscreveu no evento ficaram na conta HubSpot da NIA, facilitando o alerta de qualquer contato interessado em eventos futuros e a criação de campanhas de marketing eficazes.

Mas como isso foi possível?

O serviço de webconferência, GoToWebinar, torna simples, seguro e acessível para empresas de qualquer tamanho hospedar webinars e outros eventos online. A integração GoToWebinar da HubSpot foi feita para acelerar os processos envolvidos na hospedagem de webinars bem-sucedidos.

A equipe do webdew HubSpot integrou o GoToWebinar ao HubSpot e criou os eventos do webinar para o NIA. Após a integração, a equipe criou e-mails com os links de registro do webinar predefinidos.

Dessa forma, ao selecionar as datas do evento, o corretor receberá um e-mail com os links de inscrição do evento e e-mails de confirmação. Esses e-mails de confirmação são facilmente adicionados ao calendário do Gmail/Outlook/Apple do contato com a ajuda do GoToWebinar. Além disso, e-mails de lembrete também foram criados no GoTowebinar para concluir o processo.

O GoToWebinar também sincroniza os nomes dos inscritos e dos participantes no HubSpot. Então agora era possível identificar esses contatos também.

Sucesso na realização de eventos com o HubSpot

Antes de qualquer coisa ser implementada, escusado será dizer que um teste é feito. Isso garante que todo o processo ocorra sem problemas. Todas as tarefas foram testadas e os recursos do HubSpot foram usados ​​em benefício do evento.

Garantida a qualidade do trabalho, o mesmo foi entregue ao NIA, que ficou bastante satisfeito com o resultado. A escolha da HubSpot como plataforma para implementação da estratégia contribuiu de forma vantajosa para a NIA.

No final, os especialistas da HubSpot da webdew conseguiram estabelecer eventos, fluxos de trabalho e confirmações por e-mail que incluíam os links do calendário e do webinar. Inicialmente, tudo foi configurado no Zoom e no HubSpot, mas conseguimos migrar facilmente para o GoToWebinar mais tarde. Foi tão necessário desenvolver muitos e-mails, fluxos de trabalho e listas para todo o procedimento.

A automação foi, portanto, um processo desafiador, mas tranquilo. Você também está procurando automatizar seus eventos organizacionais? Seja um webinar, treinamento ou qualquer outro evento, o HubSpot é uma das melhores ferramentas para fazer isso!

Você ainda está se perguntando como criar uma campanha no HubSpot ou realizar e organizar eventos ou automatizar todas as suas campanhas e eventos de marketing? Colabore com a webdew para obter os melhores profissionais da HubSpot para automatizar eventos e muito mais para sua organização.

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Editor: Amrutha