Как рабочие процессы и формы HubSpot помогают реализовывать стратегии событий?

Проведение онлайн-мероприятий, особенно после пандемии Covid-19, стало важной стратегией для многих организаций. Будь то обучение, привлечение лидов, вебинары и т. д., необходимо наладить организованный процесс.

Организация мероприятий — это вызов, который при правильном выполнении может помочь достичь желаемой цели. И одним из факторов, который играет главную роль в создании и реализации стратегии, является выбор инструментов. И инструменты HubSpot — одни из лучших, на которые вы можете положиться в любой такой задаче.

Некоммерческий страховой альянс сотрудничал с webdew в проведении мероприятий с использованием HubSpot. Будучи брокерской компанией, основанной в 1980-х годах, NIA часто проводит мероприятия для своих брокеров, чтобы привлечь больше потенциальных клиентов, улучшить взаимодействие с клиентами, улучшить привлечение клиентов и информировать их об обновленных политиках.

Цель NIA была довольно сложной. Они должны были повысить уровень автоматизации маркетинга, настроить рабочие процессы, а также организовать и внедрить правильную стратегию проведения мероприятий для своих брокеров. И все это нужно было сделать, эффективно используя функциональные возможности HubSpot.

Организовывать онлайн-мероприятия и держать всех в курсе — это не шутки. Эффективная команда экспертов HubSpot Webdew помогала NIA в течение 18 месяцев. Поскольку у организации есть уникальная стратегия, уровень того, чего они хотели достичь с помощью HubSpot, также был уникальным и сложным.

Решение NIA автоматизировать свои еженедельные мероприятия

Требования были согласованы с целью NIA по проведению еженедельных мероприятий, чтобы наладить бесперебойный бизнес-процесс, улучшить взаимодействие с клиентами, улучшить привлечение клиентов и информировать своих брокеров о политиках.

Специалисты Webdew HubSpot разработали процесс реализации этой стратегии. Первая часть процесса заключалась в том, чтобы предоставить брокерам формы для выбора даты из трех событий, происходящих каждый месяц. После того, как брокеры сделают выбор в отношении дат посещения мероприятий и заполнят форму, они получат электронное письмо с подтверждением с приглашением в календаре и информацией о мероприятии с возможностью добавления мероприятия в свои календари.

Поскольку мероприятия проводятся в разные дни, брокеры будут предупреждены двумя электронными письмами-напоминаниями до начала мероприятия. После завершения мероприятия письмо с благодарностью и документ с кратким описанием мероприятия.

Короче говоря, основная цель этого проекта заключалась в настройке триггеров рабочего процесса, чтобы гарантировать, что электронное письмо с подтверждением со ссылками на календарь для выбранной даты вебинара будет доставлено независимо от выбора даты трех вебинаров контактным лицом. Это было достигнуто за счет разработки и интеграции в рабочие процессы возможности отправки электронных писем с подтверждением для 22 различных комбинаций даты/типа вебинара.

Давайте посмотрим, как этот процесс был налажен с помощью HubSpot.

Как рабочие процессы и формы HubSpot повысили уровень маркетинговой стратегии вебинара

Чтобы улучшить маркетинговую стратегию NIA по созданию и проведению вебинаров, эксперты HubSpot из webdew разбили весь процесс на 3 этапа.

Они использовали формы HubSpot для организации всех дат проведения мероприятий для брокеров. Следующим шагом стало использование маркетинговых электронных писем и рабочих процессов HubSpot, тем самым привлекая и конвертируя потенциальных клиентов. И, наконец, GoToWebinar был связан с HubSpot и создал события.

Формы HubSpot для приглашения потенциальных клиентов на вебинары

NIA проводит еженедельные мероприятия для своих брокеров и предоставляет брокерам возможность выбрать дату проведения мероприятия, но систематически и структурированно. Задача состояла в том, чтобы добавлять в форму предстоящие вебинары трех событий каждый месяц в течение следующих двух лет.

Форма будет доступна для брокеров, добавленных в сегментированную базу данных HubSpot. С августа 2021 года по май 2023 года вебинары будут проводиться каждый месяц в 1-ю, 3-ю и 4-ю среду. Короче говоря, команде webdew HubSpot нужно было создать форму, состоящую из 66 событий за 22 месяца.

Вместить столько событий в одну форму кажется довольно сложной задачей, но не невозможной. Эксперты HubSpot в webdew начали с создания форм с помощью свойств радио-выбора HubSpot.

Создан динамический список, куда можно добавлять актуальные данные брокеров НИА. Эта сегментированная база данных будет использоваться для создания брокерами форм для регистрации на предстоящие мероприятия.

Давайте разберемся, что формирует HubSpot, какие свойства радиоселекта и как они могут помочь стать первым шагом в создании и реализации стратегии событий NIA.

Формы в HubSpot

Формы являются важной частью привлечения потенциальных клиентов в любой кампании входящего маркетинга.

Формы в HubSpot можно использовать для создания многих видов форм, в том числе контактных форм, опросов и подписок. Заполнение форм очень просто, потому что вы можете добавлять новые поля в соответствии с вашими потребностями. С помощью этого инструмента становятся возможными индивидуальные формы для удовлетворения текущих потребностей клиентов, будущих перспектив и т. д.

Команда HubSpot из Webdew разработала стратегию создания форм таким образом, чтобы было три свойства Radio Select с датами событий. Одновременно контактам будут видны три даты каждого вебинара. После завершения события последняя опция будет удалена путем отключения переключателя, а следующая будет добавлена.

Установление связи

На данный момент с помощью форм HubSpot и свойств Radio select были созданы все события, и формы были доступны для брокеров.

Когда брокер заполняет форму, должно быть отправлено электронное письмо с подтверждением, подтверждающее его регистрацию на мероприятие в зарегистрированную/выбранную дату. Поскольку мероприятия NIA проводятся на платформе видеоконференций Zoom, приглашение в календаре также необходимо включить в электронное письмо с подтверждением.

Электронное письмо с подтверждением убеждает брокера в том, что его ответы приняты к сведению. По почте также будет предоставлено брокеру календарное приглашение на мероприятие и подробности встречи Zoom, независимо от того, использует ли брокер календари Google, Apple или Outlook.

Каждый брокер выбирает дату по своему выбору из доступных ему вариантов. Тем не менее, становится сложно узнать, какая дата будет выбрана, чтобы отправить правильное календарное приглашение на вебинар.

Для этого команда HubSpot приступила к созданию событий в Outlook и Gmail. HubSpot легко интегрирует Outlook и Gmail, поэтому это гораздо более простой процесс.

На следующем этапе нужно было придумать все возможные комбинации событий. Это указывает на то, что после завершения одного события будет добавлено другое, и какая комбинация запустит рабочий процесс для отправки электронных писем со ссылками на добавление в календарь, будет зависеть от того, какое событие было выполнено первым.

Таким образом, специалисты webdew HubSpot создали для NIA надлежащий канал связи. После того, как письмо с подтверждением было отправлено, брокеры получают напоминание о событии по почте до даты события и за час до его начала.

Интеграция GoToWebinar с HubSpot

Интеграция сложных и объемных действий является сложной задачей. Мало того, сбор данных о контактах участников мероприятия также был проблемой при реализации стратегии вебинара для NIA.

Благодаря рабочим процессам и другим функциям HubSpot стало возможным создание ссылок на события, отправка напоминаний по электронной почте и т. д. Мало того, данные собирались даже с помощью вебинаров Zoom внутри HubSpot.

Таким образом, актуальная и полезная информация тех, кто зарегистрировался для участия в мероприятии, находилась в учетной записи NIA HubSpot, что облегчало им оповещение любых контактов, заинтересованных в будущих мероприятиях, и формирование эффективных маркетинговых кампаний.

Но как это стало возможным?

Служба веб-конференций GoToWebinar позволяет компаниям любого размера просто, безопасно и доступно проводить вебинары и другие онлайн-мероприятия. Интеграция HubSpot с GoToWebinar предназначена для ускорения процессов, связанных с проведением успешных вебинаров.

Команда webdew HubSpot интегрировала GoToWebinar с HubSpot и создала вебинар для NIA. После интеграции команда создала электронные письма с предустановленными ссылками для регистрации на вебинар.

Таким образом, когда брокер выберет даты мероприятия, он получит электронное письмо со ссылками для регистрации на мероприятие и электронными письмами с подтверждением. Эти письма с подтверждением легко добавляются в календарь Gmail/Outlook/Apple контакта с помощью GoToWebinar. Кроме того, на GoTowebinar также были созданы электронные письма с напоминаниями для завершения процесса.

GoToWebinar также синхронизирует имена зарегистрировавшихся и участников в HubSpot. Так что теперь можно было идентифицировать и эти контакты.

Успех проведения мероприятий с HubSpot

Прежде чем что-либо внедрять, само собой разумеется, что выполняется тестовый прогон. Это гарантирует, что весь процесс пройдет гладко, без каких-либо проблем. Все задания были протестированы, а возможности HubSpot использованы с пользой для мероприятия.

Как только качество работы было обеспечено, оно было доставлено в NIA, которые остались очень довольны результатом. Выбор HubSpot в качестве платформы для реализации стратегии принес пользу NIA.

В конце концов, эксперты Webdew HubSpot смогли установить события, рабочие процессы и подтверждения по электронной почте, которые включали ссылки на календарь и вебинар. Изначально все было настроено на Zoom и HubSpot, но позже мы смогли плавно перейти на GoToWebinar. Было так необходимо разработать множество писем, рабочих процессов и списков для всей процедуры.

Таким образом, автоматизация была сложным, но гладким процессом. Вы также хотите автоматизировать свои организационные мероприятия? Будь то вебинар, тренинг или любое другое мероприятие, HubSpot — один из лучших инструментов для его проведения!

Вы все еще задаетесь вопросом, как создать кампанию в HubSpot или проводить и организовывать мероприятия или автоматизировать все ваши маркетинговые кампании и мероприятия? Сотрудничайте с webdew, чтобы лучшие специалисты HubSpot автоматизировали мероприятия и многое другое для вашей организации.

Получите бесплатную консультацию у наших специалистов HubSpot и узнайте, как вы можете использовать входящие стратегии для повышения уровня своей организации.

Монтажер: Амрута