Cum ajută fluxurile de lucru și formularele HubSpot implementarea strategiilor de evenimente?

Desfășurarea de evenimente online, în special după pandemia de Covid-19, a devenit o strategie importantă pentru multe organizații. Fie că este vorba de instruire, atragerea de clienți potențiali, seminarii web etc., trebuie stabilit un proces organizat.

Organizarea de evenimente este o provocare care, dacă este condusă corect, poate ajuta la atingerea scopului dorit. Și un factor care joacă un rol major în crearea și implementarea strategiei este alegerea instrumentelor. Iar instrumentele HubSpot sunt una dintre cele mai bune pe care te poți baza pentru orice astfel de provocare.

Non-profit Insurance Alliance a colaborat cu webdew la desfășurarea de evenimente utilizând HubSpot. Fiind o companie de brokeraj înființată în anii 1980, NIA desfășoară frecvent evenimente pentru brokerii lor pentru a genera mai mulți clienți potențiali, pentru a îmbunătăți implicarea clienților, pentru a îmbunătăți achiziția de clienți și pentru a-i educa cu privire la politicile actualizate.

Scopul NIA a fost destul de provocator. Aceștia au fost setați să crească automatizarea marketingului, să configureze fluxuri de lucru și să organizeze și să implementeze o strategie adecvată de evenimente pentru brokerii lor. Și toate acestea trebuiau făcute prin utilizarea eficientă a funcționalităților HubSpot.

Organizarea de evenimente online și informarea tuturor nu este o glumă. Echipa eficientă de experți HubSpot a webdew a asistat NIA timp de 18 luni. Oricât de mult organizația are o strategie unică, nivelul a ceea ce doreau să obțină cu HubSpot a fost, de asemenea, unic și provocator.

Decizia NIA de a-și automatiza evenimentele săptămânale

Cerințele au fost aliniate la obiectivul NIA în desfășurarea de evenimente săptămânale, astfel încât să stabilească un flux fluid al afacerilor, să îmbunătățească angajamentul clienților, să îmbunătățească achiziția de clienți și să-și educe brokerii cu privire la politici.

Profesioniștii HubSpot de la Webdew au stabilit un proces pentru executarea acestei strategii. Prima parte a procesului a fost furnizarea de formulare pentru ca brokerii să selecteze o dată dintre cele 3 evenimente care au loc în fiecare lună. Odată ce brokerii își fac alegerea cu privire la datele de participare la evenimente și au completat formularul, ei vor primi un e-mail de confirmare cu invitația din calendar și detaliile evenimentului cu funcționalitatea de a adăuga evenimentul în calendarele lor.

Deoarece evenimentele au loc la o varietate de date, brokerii vor fi, prin urmare, alertați cu 2 e-mailuri de memento înainte de eveniment. Odată ce evenimentul este încheiat, un e-mail de mulțumire și un document care rezumă evenimentul.

Pe scurt, scopul principal al acestui proiect a fost configurarea declanșatoarelor fluxului de lucru pentru a se asigura că va fi livrat un e-mail de confirmare cu link-uri de calendar pentru data selectată a webinarului, indiferent de datele alese de contact pentru cele trei seminarii web. Acest lucru a fost realizat prin dezvoltarea și integrarea în fluxurile de lucru a capacității de a trimite e-mailuri de confirmare pentru un total de 22 de combinații diferite de tip de dată/seminar web.

Să vedem cum a fost stabilit acest proces cu ajutorul HubSpot.

Modul în care fluxurile de lucru și formularele HubSpot au crescut strategia de marketing webinar

Pentru a îmbunătăți strategia de marketing a NIA pentru crearea și implementarea webinarilor, experții HubSpot de la webdew au împărțit întregul proces în 3 pași.

Ei au folosit formularele HubSpot pentru a organiza toate datele evenimentului pentru brokeri. Următorul pas a vizat utilizarea e-mailurilor de marketing HubSpot și a fluxurilor de lucru, atrăgând și convertind astfel potențiali. Și în cele din urmă, GoToWebinar a fost conectat cu HubSpot și a creat evenimente.

Formulare HubSpot pentru a invita potențialii la seminarii web

NIA desfășoară evenimente săptămânale pentru brokerii lor și oferă brokerilor opțiuni pentru a alege data evenimentului, însă într-o manieră sistematică și structurată. Provocarea a fost să adăugați viitoarele webinarii de trei evenimente în fiecare lună în următorii doi ani într-un formular.

Formularul va fi pus la dispoziția brokerilor, care sunt adăugați la baza de date segmentată a HubSpot. Din august 2021 până în mai 2023, vor avea loc seminarii web în fiecare lună în prima, a treia și a patra miercuri. Pe scurt, echipa webdew HubSpot a trebuit să creeze un formular care constă din 66 de evenimente timp de 22 de luni.

Încadrarea în atâtea evenimente într-o singură formă pare o sarcină destul de grea, dar nu imposibilă. Experții HubSpot în webdew au început cu crearea de formulare prin proprietățile de selecție radio ale HubSpot.

A fost creată o listă dinamică, unde pot fi adăugate datele relevante ale brokerilor NIA. Această bază de date segmentată va fi folosită pentru a crea formulare pentru ca brokerii să se înscrie la evenimentele viitoare.

Să înțelegem ce forme HubSpot și ce sunt proprietățile de selecție radio și cum pot ajuta acestea să fie primul pas în crearea și implementarea strategiei de evenimente a NIA.

Formulare în HubSpot

Formularele sunt o parte crucială a captării clienților potențiali în orice campanie de inbound marketing.

Formularele din HubSpot pot fi folosite pentru a crea multe tipuri de formulare, inclusiv formulare de contact, sondaje și înscrieri. Completarea formularelor este ușoară, deoarece puteți adăuga noi câmpuri pentru a se potrivi nevoilor dumneavoastră. Formulare personalizate pentru a satisface nevoile actuale ale clientelei, perspectivele viitoare, etc. sunt posibile cu acest instrument.

Echipa HubSpot a Webdew a creat o strategie pentru realizarea formularelor astfel încât să existe trei proprietăți Radio Select cu datele evenimentului. La un moment dat, trei date pentru fiecare webinar vor fi vizibile persoanelor de contact. Odată ce evenimentul se încheie, ultima opțiune va fi eliminată prin dezactivarea comutatorului, iar următoarea va fi adăugată.

Stabilirea comunicării

Până acum, folosind formularele HubSpot și proprietățile Radio select, toate evenimentele au fost create și formularele au fost puse la dispoziția brokerilor.

Când un broker completează formularul, trebuie să existe un e-mail de confirmare care să confirme înscrierea sa la eveniment la data înregistrată/aleasă. Deoarece evenimentele NIA au loc pe platforma de videoconferință Zoom, invitația din calendar trebuie, de asemenea, inclusă în e-mailul de confirmare.

Un e-mail de confirmare îl asigură pe broker că răspunsurile sale au fost notate. De asemenea, e-mailul va oferi brokerului o invitație în calendar a evenimentului și detaliile întâlnirii Zoom, indiferent dacă brokerul folosește calendare Google, Apple sau Outlook.

Fiecare broker alege o dată la alegere dintre opțiunile disponibile. Cu toate acestea, devine o provocare să știi ce dată va fi aleasă, astfel încât să fie trimisă invitația potrivită din calendar pentru întâlnirea webinarului.

Pentru aceasta, echipa HubSpot a avansat cu crearea de evenimente pe Outlook și Gmail. HubSpot integrează cu ușurință Outlook și Gmail și, prin urmare, este un proces mult mai simplu.

Următoarea fază a presupus găsirea fiecărei combinații posibile a evenimentelor. Acest lucru indică faptul că, odată ce un eveniment a fost terminat, va fi adăugat un altul și ce combinație va declanșa fluxul de lucru pentru a trimite e-mailurile cu link-urile de adăugare la calendar va depinde de evenimentul care a fost realizat mai întâi.

În acest fel, profesioniștii HubSpot de la webdew au creat un canal de comunicare adecvat pentru NIA. După trimiterea e-mailului de confirmare, brokerilor li se reamintește evenimentul prin e-mail înainte de data evenimentului și cu o oră înainte de începerea evenimentului.

Integrarea GoToWebinar cu HubSpot

Trebuie să integrați activități complexe și în vrac este o provocare complexă. Nu doar atât, colectarea datelor despre persoanele de contact ale evenimentului a fost, de asemenea, o provocare în implementarea unei strategii de webinar pentru NIA.

Datorită fluxurilor de lucru HubSpot și altor caracteristici, a fost posibilă crearea de linkuri pentru evenimente, trimiterea de e-mailuri de memento etc. Nu doar atât, datele au fost colectate chiar și prin webinarii Zoom în cadrul HubSpot.

În acest fel, informații relevante și utile ale celor care s-au înscris la eveniment se aflau pe contul HubSpot al NIA, facilitându-le să alerteze orice contact interesat de evenimente viitoare și să formeze campanii de marketing eficiente.

Dar cum a fost posibil acest lucru?

Serviciul de conferințe web, GoToWebinar, face simplu, sigur și accesibil pentru companii de orice dimensiune să găzduiască seminarii web și alte evenimente online. Integrarea HubSpot GoToWebinar este realizată pentru a accelera procesele implicate în găzduirea webinarilor de succes.

Echipa webdew HubSpot a integrat GoToWebinar cu HubSpot și a creat evenimentele webinar pentru NIA. După integrare, echipa a creat e-mailuri cu link-urile prestabilite de înregistrare a seminarului web.

În acest fel, atunci când brokerul selectează datele evenimentului, acesta va primi un e-mail cu link-urile de înregistrare la eveniment și e-mailuri de confirmare. Aceste e-mailuri de confirmare sunt adăugate cu ușurință în calendarul Gmail/Outlook/Apple al persoanei de contact cu ajutorul GoToWebinar. În plus, e-mailurile de memento au fost create și pe GoTowebinar pentru a finaliza procesul.

GoToWebinar sincronizează, de asemenea, numele persoanelor înregistrate și ale participanților în HubSpot. Deci acum a fost posibil să identificăm și acele contacte.

Succesul desfășurării evenimentelor cu HubSpot

Înainte de a fi implementat ceva, este de la sine înțeles că se face o rulare de testare. Acest lucru vă asigură că întregul proces decurge fără probleme, fără probleme. Toate sarcinile au fost testate și funcțiile HubSpot au fost folosite în avantajul evenimentului.

Odată ce calitatea muncii a fost asigurată, aceasta a fost livrată către NIA, care au fost mulțumiți de rezultat. Alegerea HubSpot ca platformă de implementare a strategiei a contribuit într-un mod avantajos pentru NIA.

În cele din urmă, experții HubSpot de la webdew au reușit să stabilească evenimente, fluxuri de lucru și confirmări prin e-mail care au inclus calendarul și linkurile webinarului. Inițial, totul a fost configurat pe Zoom și HubSpot, dar mai târziu am reușit să trecem fără probleme la GoToWebinar. A fost atât de necesar să se dezvolte multe e-mailuri, fluxuri de lucru și liste pentru întreaga procedură.

Automatizarea a fost astfel un proces provocator, dar fără probleme. De asemenea, căutați să vă automatizați evenimentele organizaționale? Fie că este vorba de un webinar, de instruire sau de orice alt eveniment, HubSpot este unul dintre cele mai bune instrumente pentru a face acest lucru!

Încă vă întrebați cum să creați o campanie în HubSpot sau să desfășurați și să organizați evenimente sau să vă automatizați întreaga campanie și evenimente de marketing? Colaborați cu webdew pentru a obține cei mai buni profesioniști HubSpot pentru a automatiza evenimente și multe altele pentru organizația dvs.

Obțineți o consultație gratuită cu profesioniștii noștri HubSpot și aflați cum puteți utiliza strategiile de intrare pentru a vă ridica la nivel organizația.

Editor: Amrutha