Como criar uma resposta automática de e-mail eficaz + modelos

1. Por que um autoresponder de férias é tão importante?
2. Elementos-chave de um e-mail de resposta de férias bem-sucedido
3. O que torna as mensagens de resposta automática boas?
4. Escolha o tipo e o estilo da sua mensagem de e-mail de férias
5. Como configurar um autoresponder de férias
6. Melhores exemplos de e-mail de resposta automática de férias

Vai de férias? Isso é uma notícia incrível, e você deve estar muito animado com isso. Infelizmente, porém, não se pode simplesmente deixar os assuntos relacionados ao trabalho como estão e ir aproveitar as férias. Todas as férias exigem planejamento. Configurar uma resposta automática de e-mail de feriado é uma das muitas coisas que você deve cuidar antes de sair .

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Vamos mergulhar um pouco mais fundo no tópico e ver por que você precisa de um email de resposta de férias, quais são as melhores práticas e, o mais importante, como fazê-lo chamar a atenção de seus clientes em potencial.

Por que um autoresponder de férias é tão importante?

Em primeiro lugar, o que é um e-mail de resposta automática ? No nosso caso, é uma mensagem que é enviada automaticamente para todos que escrevem no seu endereço de e-mail enquanto você está de férias. Você também pode chamá-la de mensagem de resposta automática de férias ou simplesmente mensagem de ausência temporária (OOO).

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Então, por que você precisa disso?

• Para informar seus contatos que sua disponibilidade é limitada

Com um simples e-mail de resposta automática de férias, você informa aos seus contatos que não pode responder a eles agora. Como resultado, eles não esperarão que você faça isso e não guardarão rancor contra você por não escrever de volta.

• Para definir as expectativas de seus parceiros ou clientes

Em uma resposta automática, você precisa especificar o tempo de sua ausência. Dessa forma, as pessoas saberão quando podem esperar que você atenda às solicitações delas. Quando as pessoas souberem quanto tempo devem esperar por você, elas se sentirão mais à vontade.

• Para manter a comunicação

Ignorar um e-mail relacionado ao trabalho durante as férias é provavelmente o que as pessoas normalmente deveriam fazer. No entanto, também pode custar conexões importantes com parceiros ou clientes. Além disso, configurar uma mensagem de resposta automática pressupõe alguma transparência: você diz honestamente aos seus contatos onde está e quando eles podem esperar você de volta. Um OOO não é apenas uma necessidade, é também um sinal de confiança.

• Para apontar para uma solução alternativa

Com uma mensagem de e-mail de resposta automática de feriado, você pode redirecionar solicitações e problemas para seus colegas. Dessa forma, as situações imediatas podem ser resolvidas, e seus contatos e parceiros podem ser atendidos de uma só vez. Como opção, você pode deixar seu número de telefone ou um link para seu perfil social onde outras pessoas possam entrar em contato diretamente com você em caso de urgência.

• Para desfrutar de férias sem ter que trabalhar

Você não precisa ler seus e-mails relacionados ao trabalho durante as férias. No entanto, ignorá-los também não é uma opção. Um autoresponder é uma ótima oportunidade para informar a todos que possam entrar em contato com você sobre sua disponibilidade limitada. Veja isso como sua desculpa para não checar seus e-mails: afinal, as pessoas foram avisadas.

Elementos-chave de um email de resposta de férias bem-sucedido

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Então, o que sua mensagem de férias fora do escritório precisa incluir? Abaixo está uma lista de verificação que achamos útil.

• Uma nota de que você está de férias
• Datas de início e término de sua ausência
• A data do seu retorno
• Nome e e-mail da pessoa a contactar, se necessário
• Uma instrução clara do que fazer em casos urgentes
• Uma voz humana
• Sua assinatura
• Algo para enfeitar sua mensagem OOO

O que torna as mensagens de resposta automática boas?

Em primeiro lugar, um e-mail de resposta automática de férias envia uma mensagem clara sobre sua indisponibilidade atual e os horários em que você deve voltar ao trabalho. Em suma, é exatamente isso que as pessoas que escrevem que você quer saber.

Em segundo lugar, uma boa mensagem de resposta automática de férias tem uma voz. Sua voz. Não o torne impessoal e automático demais. Adicione um pouco de você a isso: sua saudação pessoal, uma imagem, uma referência de cultura popular que é típica para você.

Em terceiro lugar, você pode torná-lo visual. Você pode adicionar uma foto do local de suas férias ou anexar uma foto feliz (uma “versão de férias”) de si mesmo. Você pode considerar gerar uma imagem com uma legenda que entretenha seus contatos ou forneça informações adicionais.

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Finalmente, adicione um pouco de humor. Há muitas maneiras de incluir uma piada relacionada às férias, desde explicar possíveis razões para a conexão limitada à Internet até encontrar desculpas para uma pessoa não invejar suas férias (só não se esqueça de adicionar uma foto colorida de um lugar paradisíaco que você está viajando para). Alguns autoresponders engraçados incluem um endereço de e-mail inventado interrompendosuas fé[email protected] .

Um toque agradável para sua resposta automática de férias seria reconhecer as pessoas que você está sugerindo entrar em contato enquanto estiver ausente. Adicione uma introdução muito breve e doce a cada um de seus colegas cujo e-mail está em seu OOO.

Você deve adicionar uma assinatura de e-mail aos autoresponders?

Você definitivamente deveria. Uma assinatura de e-mail é a melhor maneira de informar ou lembrar aos destinatários quem você é e o que faz.

Mesmo que você não queira adicionar informações de contato ao e-mail de resposta automática (se estiver de férias), você pode adicionar um simples botão ou banner de CTA com o meio de entrar em contato com outra pessoa. Como no exemplo acima.

Se você quiser compartilhar uma oferta especial com aqueles que estão escrevendo para você, poderá atualizar sua assinatura de acordo. Imagine escrever para um agente de suporte ao cliente e saber que ele está de férias. Você certamente gostaria de pelo menos algo além da mensagem de desculpas. Portanto, um banner promocional vinculado a uma página de oferta especial pode servir.

Escolha o tipo e o estilo da sua mensagem de e-mail de férias

Abaixo, incluímos três modelos de e-mail de resposta automática diferentes que você pode usar em seu próximo OOO. Estes são exemplos básicos de um modelo de resposta automática de férias que você pode personalizar de acordo com seu estilo pessoal.

Mensagem de resposta automática de férias padrão (modelo)

Aqui está a mensagem de e-mail de férias mais básica que você pode copiar. Pegamos emprestado do The Muse e nos modificamos um pouco. Certifique-se de ajustá-lo ao seu gosto.

Olá e obrigado pelo seu e-mail!

Atualmente estou fora do escritório até [data].

Embora eu verifique meus e-mails uma vez por dia, provavelmente entrarei em contato com você quando voltar.

Caso precise de assistência imediata, escreverei para você nas próximas 24 horas. Caso contrário, envie um e-mail para [nome do contato] em [e-mail de contato] na minha ausência.

Desejo a você e aos seus uma excelente temporada de férias,

[Seu nome]

[Sua assinatura]

Mensagem de ausência temporária de férias geradora de leads (modelo)

Se você quiser que sua mensagem de ausência do escritório funcione para você enquanto estiver de férias, você pode complementá-la com uma fórmula de geração de leads. Veja o exemplo abaixo.

Olá e obrigado pelo seu e-mail!

Atualmente estou fora do escritório até [data].

Responderei sua mensagem prontamente quando retornar. Caso necessite de assistência imediata, envie um e-mail para [nome do contato] em [e-mail de contato] na minha ausência.

A propósito, seja o primeiro a saber o que estamos fazendo (inclusive quando estamos de férias) assinando as atualizações da nossa empresa => [Link de inscrição]

Desejo a você e aos seus uma excelente temporada de férias,

[Seu nome]

[Sua assinatura]

Em vez de um link de assinatura de newsletter, você pode inserir qualquer outro link. Por exemplo, se você estiver hospedando um webinar, tente a seguinte linha:

Logo após eu voltar, estarei hospedando um webinar. Inscreva-se agora mesmo para garantir sua vaga: [link do webinar].

Resposta automática de e-mail de feriado com acesso limitado ao e-mail (modelo)

Use esse tipo de mensagem de resposta automática quando tiver acesso limitado à Internet e não for verificar seu e-mail de trabalho na maior parte do tempo.

Olá e obrigado pelo seu e-mail!

Atualmente estou fora do escritório até [data].

Provavelmente terei acesso muito limitado à Internet devido a [Seu motivo], e é por isso que vou ler seu e-mail apenas quando voltar ao trabalho.

Caso necessite de assistência imediata, envie um e-mail para [nome do contato] em [e-mail de contato] na minha ausência.

Desejo a você e aos seus uma excelente temporada de férias,

[Seu nome]

[Sua assinatura]

Como configurar um autoresponder de férias

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Caso você nunca tenha configurado mensagens de ausência temporária, você pode ter problemas para lidar com as configurações em seus clientes de e-mail. Abaixo, abordaremos o básico do Gmail, Outlook, Apple Mail e Thunderbird.

Resposta automática do Gmail

Configurar uma mensagem automática para o seu período de férias é muito fácil com o Gmail. Basta seguir os passos abaixo.

• Abra o Gmail .
• Vá para as Configurações .
• Localize a seção Respondente de férias e ative-a.
• Digite o assunto, as datas de sua ausência e a própria mensagem.
• Salve suas alterações.

Para obter dicas mais específicas sobre como ativar a mensagem de feriado de resposta automática em diferentes dispositivos, consulte esta página de suporte do Google .

Resposta automática do Outlook

Se você estiver usando o software de e-mail da Microsoft, siga as etapas abaixo para configurar seu OOO no Outlook.

• Abrir Outlook
• No menu, primeiro, clique na guia Arquivo e depois na guia Informações
• Clique em Respostas Automáticas (Fora do Escritório)
• Selecione Enviar respostas automáticas
• Defina o intervalo de tempo para sua resposta automática OOO selecionando Somente enviar durante este intervalo de tempo
• Digite sua mensagem para respostas automáticas para seus colegas (a guia Dentro da minha organização ) e pessoas de fora da sua empresa (a guia Fora da minha organização )

Confira o guia oficial para obter mais informações sobre como configurar mensagens de resposta automática de amostra de feriados .

Alternativamente, se você for um usuário da Microsoft, você pode instalar um software pronto, como o Exchange Autoresponder , que o ajudará a configurar suas mensagens OOO sem problemas.

Resposta automática do Apple Mail

A Apple tornou bastante complicado definir um autoresponder no programa de correio do Mac. Para fazer isso, você precisará fazer o seguinte:

• Abra o aplicativo Mail
• Vá para a guia do menu Mail e abra Preferências
• Na guia Regras , clique no botão Adicionar Regra
• Nomeie sua regra (por exemplo, "Fora do escritório")
• Crie uma regra que diga:

Se alguma das seguintes condições for atendida:

Para contém [Seu endereço de e-mail]

Execute as seguintes ações:

Responder à mensagem

• Clique no botão de texto da mensagem de resposta e digite sua mensagem.
• Clique em OK na janela de texto e na janela Regras.
• Uma nova janela perguntará se você deseja aplicar a regra recém-criada a todas as mensagens existentes. Clique em Não aplicar .
• Agora seu e-mail de resposta automática está ativo. Não se esqueça de desativá-lo acessando a guia Regras e desmarcando a regra Ausência Temporária.

Confira um guia sobre MacWorld .

Resposta automática do Thunderbird

Se você estiver usando o Thunderbird como um cliente de e-mail, outros usuários desaconselham a configuração de uma resposta automática de feriado nele. O aplicativo não oferece um procedimento simples. Em vez disso, você precisará criar e salvar uma mensagem de ausência temporária, configurar um filtro de mensagens e deixar seu laptop com o Thunderbird ligado durante todo o período de suas férias. Em vez de passar por todos esses problemas, use um cliente de e-mail baseado em navegador.

Melhores exemplos de e-mail de resposta automática de férias

Agora vamos para a parte mais interessante: exemplos reais de respostas de férias . Existem dezenas deles na web, dos quais escolhemos os mais inteligentes. Então, por favor, confira os exemplos de feriados de mensagens de ausência temporária abaixo.

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1. Interrompendo as férias

O exemplo a seguir foi apresentado no Gizmodo . Foi apresentado por Josh Kopelman da First Round Capital:

No momento estou fora do escritório de férias.

Eu sei que devo dizer que terei acesso limitado ao e-mail e não poderei responder até que eu retorne - mas isso não é verdade. Meu blackberry estará comigo e posso responder se precisar. E reconheço que provavelmente precisarei interromper minhas férias de vez em quando para lidar com algo urgente.

Dito isso, prometi à minha esposa que vou tentar me desconectar, fugir e aproveitar nossas férias o máximo possível. Então, vou experimentar algo novo. Vou deixar a decisão em suas mãos:

• Se o seu e-mail for realmente urgente e você precisar de uma resposta enquanto estou de férias, por favor, reenvie-o para [email protected] e tentarei respondê-lo prontamente.

• Se você acha que alguém da First Round Capital pode ajudá-lo, sinta-se à vontade para enviar um e-mail para minha assistente, Fiona ([email protected]) e ela tentará orientá-lo na direção certa.

Caso contrário, responderei quando voltar…

Atenciosamente,

Josh

2. Uma série de mensagens OOO com Troy McClure

Transforme a famosa frase introdutória de Troy McClure em uma referência aos seus OOOs anteriores :

Oi, eu sou Troy McClure! Você pode se lembrar de mim em [mensagens clássicas de ausência temporária] como [“Estou em terras externas assistindo Metallica” ou “Visitando minha família na Flórida”.] Estou aqui hoje para falar com você sobre [Paul Sokol e o e-mail que você acabou de enviar para ele].

[Sua mensagem vai aqui]

3. Uma imagem que fala mais que mil palavras

As melhores mensagens de ausência temporária apresentam uma imagem. Pode ser uma foto do seu local de férias ou um meme reconhecível com sua legenda personalizada. Como nos três exemplos a seguir:

Agora você pode ver que elaborar uma boa mensagem fora do escritório é uma arte. Mas não tenha medo: mesmo o e-mail mais simples funciona bem. Mas, se você o tornar mais pessoal e engraçado, além de informar sobre suas férias, fará sorrir seus colegas, clientes ou parceiros de negócios.

Tenha umas férias encantadoras!