كيفية إنشاء الرد الآلي + قوالب فعالة للبريد الإلكتروني

1. لماذا يعتبر المجيب الآلي في العطلة مهمًا جدًا؟
2. العناصر الأساسية لنجاح البريد الإلكتروني للمجيب أثناء الإجازة
3. ما الذي يجعل رسائل الرد الآلي جيدة؟
4. اختر نوع ونمط رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بالعطلة
5. كيفية إعداد المجيب الآلي عطلة
6. أفضل أمثلة البريد الإلكتروني عطلة المجيب الآلي

ذاهب في إجازة؟ هذه أخبار رائعة ، ويجب أن تكون متحمسًا جدًا بشأنها بنفسك. لسوء الحظ ، لا يمكن للمرء ترك الأمور المتعلقة بالعمل كما هي والذهاب للاستمتاع بعطلتهم. كل عطلة تتطلب التخطيط. يعد إعداد رد بريد إلكتروني تلقائي للعطلات أحد الأشياء العديدة التي يجب الاهتمام بها قبل المغادرة .

عبر GIPHY

دعنا نتعمق قليلاً في الموضوع ونرى لماذا تحتاج إلى بريد إلكتروني للمجيب أثناء الإجازة ، وما هي أفضل الممارسات ، والأهم من ذلك ، كيفية جعله يجذب انتباه العملاء المحتملين.

لماذا يعتبر المجيب الآلي في العطلة مهمًا جدًا؟

بادئ ذي بدء ، ما هو البريد الإلكتروني للرد التلقائي ؟ في حالتنا ، إنها رسالة يتم إرسالها تلقائيًا إلى كل من يكتب على عنوان بريدك الإلكتروني أثناء إجازتك. يمكنك أيضًا تسميتها رسالة رد تلقائي في الإجازة أو ببساطة رسالة خارج المكتب (OOO).

الصورة مجاملة من Pexels

فلماذا تحتاجه؟

• لإبلاغ جهات الاتصال الخاصة بك أن تواجدك محدود

من خلال رسالة بريد إلكتروني بسيطة للرد التلقائي أثناء الإجازة ، تخبر جهات الاتصال الخاصة بك أنه لا يمكنك الرجوع إليهم الآن. نتيجة لذلك ، لن يتوقعوا منك القيام بذلك ولن يحملوا ضغينة ضدك لعدم الرد عليهم.

• لتحديد توقعات شركائك أو عملائك

في الرد التلقائي ، تحتاج إلى تحديد وقت غيابك. بهذه الطريقة ، سيعرف الناس متى يتوقعون منك تلبية طلباتهم. عندما يعرف الناس المدة التي يجب عليهم انتظارها ، سيشعرون براحة أكبر.

• للحفاظ على استمرار الاتصال

ربما يكون تجاهل البريد الإلكتروني المتعلق بالعمل أثناء الإجازة هو ما يجب على الناس فعله عادةً. ومع ذلك ، قد يكلفك ذلك أيضًا اتصالات مهمة مع الشركاء أو العملاء. بالإضافة إلى ذلك ، يفترض إعداد رسالة الرد التلقائي بعض الشفافية: فأنت تخبر جهات الاتصال الخاصة بك بصدق بمكانك ومتى يمكنهم توقع عودتك. إن OOO ليست مجرد ضرورة ، بل هي أيضًا علامة على الثقة.

• للإشارة إلى حل بديل

باستخدام رسالة بريد إلكتروني للرد التلقائي في العطلة ، يمكنك إعادة توجيه الطلبات والمشكلات إلى زملائك. بهذه الطريقة ، يمكن حل المواقف العاجلة ، ويمكن حضور جهات الاتصال الخاصة بك وشركائك في الحال. كخيار ، يمكنك ترك رقم هاتفك أو رابط إلى ملف التعريف الاجتماعي الخاص بك حيث يمكن للآخرين الاتصال بك مباشرة في حالة الضرورة الملحة.

• للاستمتاع بإجازة دون الحاجة إلى العمل

لست مضطرًا لقراءة رسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بالعمل أثناء الإجازة. ومع ذلك ، فإن تجاهلها ليس خيارًا أيضًا. يعد الرد الآلي فرصة رائعة لإبلاغ كل من قد يتصل بك بتوافرك المحدود. انظر إليها على أنها عذرك لعدم التحقق من رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك: بعد كل شيء ، تم تحذير الناس.

العناصر الأساسية لبريد إلكتروني مجيب إجازة ناجح

الصورة مجاملة من Pexels

إذن ما الذي يجب أن تتضمنه رسالة الإجازة خارج المكتب ؟ فيما يلي قائمة مرجعية نجدها مفيدة.

• ملاحظة أنك حاليا في إجازة
• تواريخ بدء وانتهاء غيابك
• تاريخ عودتك
• الاسم والبريد الإلكتروني للشخص المطلوب الاتصال به إذا لزم الأمر
• تعليمات واضحة لما يجب القيام به في الحالات العاجلة
• صوت بشري
• توقيعك
• شيء لتجميل رسالة OOO الخاصة بك

ما الذي يجعل رسائل الرد الآلي جيدة؟

بادئ ذي بدء ، ترسل رسالة بريد إلكتروني للرد التلقائي أثناء الإجازة رسالة واضحة حول عدم توفرك الحالي والأوقات التي يُتوقع فيها أن تكون في العمل مرة أخرى. بشكل عام ، هذا هو بالضبط ما يريد الأشخاص الذين يكتبون معرفته.

ثانيًا ، رسالة الرد الآلي الجيدة للعطلات لها صوت. صوتك. لا تجعلها غير شخصية وتلقائية للغاية. أضف القليل من نفسك إليها: تحية شخصية ، صورة ، مرجع ثقافي شعبي نموذجي بالنسبة لك.

ثالثًا ، يمكنك جعلها مرئية. يمكنك إضافة صورة من مكان عطلتك أو إرفاق صورة سعيدة ("نسخة عطلة") لنفسك. قد تفكر في إنشاء صورة مع تعليق من شأنه أن يرفه عن جهات الاتصال الخاصة بك أو يمنحهم معلومات إضافية.

الصورة مجاملة من Pexels

أخيرًا ، أضف بعض الدعابة. هناك الكثير من الطرق لتضمين دعابة متعلقة بالإجازة ، بدءًا من شرح الأسباب المحتملة للاتصال المحدود بالإنترنت إلى البحث عن الأعذار التي تجعل الشخص لا يحسد عطلتك (لا تنسَ إضافة صورة ملونة لمكان سماوي تسافر إليه) إلى). تتضمن بعض أجهزة الرد الآلي المضحكة عنوان بريد إلكتروني مختلق [email protected] .

ستكون اللمسة اللطيفة للرد التلقائي الخاص بالعطلة هي الاعتراف بالأشخاص الذين تقترح الاتصال بهم أثناء تواجدك بعيدًا. أضف مقدمة موجزة ولطيفة جدًا لكل من زملائك الذين يظهر بريدهم الإلكتروني في OOO.

هل يجب عليك إضافة توقيع بريد إلكتروني إلى أجهزة الرد الآلي؟

يجب عليك بالتأكيد. توقيع البريد الإلكتروني هو أفضل طريقة لإخبار المستلمين أو تذكيرهم بهويتك وماذا تفعل.

حتى إذا كنت لا ترغب في إضافة معلومات الاتصال إلى البريد الإلكتروني للرد الآلي (إذا كنت في إجازة) ، يمكنك إضافة زر أو لافتة CTA بسيطة مع وسائل الاتصال بشخص آخر. مثل في المثال أعلاه.

إذا كنت ترغب في مشاركة عرض خاص مع من يكتبون إليك ، يمكنك تحديث توقيعك وفقًا لذلك. تخيل الكتابة إلى وكيل دعم العملاء وتعلم أنهم في إجازة. أنت بالتأكيد تريد شيئًا على الأقل بعيدًا عن الرسالة المؤسفة. لذلك ، قد يكون إعلان بانر ترويجي مرتبط بصفحة عرض خاص مفيدًا.

اختر نوع ونمط رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بالعطلة

أدناه قمنا بتضمين ثلاثة قوالب بريد إلكتروني مختلفة للرد الآلي يمكنك استخدامها في OOO التالي. هذه عينات أساسية من نموذج المجيب التلقائي الذي يمكنك تخصيصه وفقًا لأسلوبك الشخصي.

رسالة الرد التلقائي القياسية للإجازة (نموذج)

هذه هي أبسط رسالة بريد إلكتروني للإجازة يمكنك نسخها. لقد اقترضناها من The Muse وقمنا بتعديل أنفسنا قليلاً. تأكد من تعديله حسب ذوقك.

مرحبا وشكرا على البريد الإلكتروني الخاص بك!

أنا حاليًا خارج المكتب حتى [التاريخ].

على الرغم من أنني سأتحقق من رسائلي الإلكترونية مرة واحدة يوميًا ، فمن المحتمل أن أعود إليك عندما أعود.

في حال احتجت إلى مساعدة فورية ، سأكتب إليك في غضون الـ 24 ساعة القادمة. بخلاف ذلك ، يرجى إرسال بريد إلكتروني إلى [اسم جهة الاتصال] على [البريد الإلكتروني للاتصال] في غيابي.

أتمنى لكم ولأعيادكم موسم أعياد رائع ،

[اسمك]

[توقيعك]

يؤدي إنشاء رسالة خارج المكتب للعطلات (نموذج)

إذا كنت تريد أن تعمل رسالتك خارج المكتب من أجلك أثناء إجازتك ، فيمكنك استكمالها بصيغة توليد الرصاص. انظر المثال أدناه.

مرحبا وشكرا على البريد الإلكتروني الخاص بك!

أنا حاليًا خارج المكتب حتى [التاريخ].

سأرد على رسالتك على الفور عندما أعود. في حال احتجت إلى مساعدة فورية ، يرجى إرسال بريد إلكتروني إلى [اسم جهة الاتصال] على [البريد الإلكتروني للاتصال] في غيابي.

بالمناسبة ، كن أول من يعرف ما نحن بصدده (بما في ذلك عندما نكون في أيام العطلات) من خلال الاشتراك في تحديثات شركتنا => [رابط الاشتراك]

أتمنى لكم ولأعيادكم موسم أعياد رائع ،

[اسمك]

[توقيعك]

بدلاً من رابط الاشتراك في النشرة الإخبارية ، يمكنك إدراج أي ارتباط آخر. على سبيل المثال ، إذا كنت تستضيف ندوة عبر الإنترنت ، فيمكنك تجربة السطر التالي:

بعد فترة وجيزة من عودتي ، سأستضيف ندوة عبر الإنترنت. اشترك الآن للتأكد من مكانك: [رابط البرنامج التعليمي على الويب].

رد تلقائي بالبريد الإلكتروني للعطلات مع وصول محدود إلى البريد الإلكتروني (نموذج)

استخدم هذا النوع من رسائل الرد التلقائي عندما يكون لديك وصول محدود للإنترنت ولن تتحقق من بريدك الإلكتروني في العمل معظم الوقت.

مرحبا وشكرا على البريد الإلكتروني الخاص بك!

أنا حاليًا خارج المكتب حتى [التاريخ].

من المحتمل أن يكون لدي وصول محدود للغاية للإنترنت بسبب [السبب] ، ولهذا السبب سأقرأ بريدك الإلكتروني فقط عندما أعود إلى العمل.

في حال احتجت إلى مساعدة فورية ، يرجى إرسال بريد إلكتروني إلى [اسم جهة الاتصال] على [البريد الإلكتروني للاتصال] في غيابي.

أتمنى لكم ولأعيادكم موسم أعياد رائع ،

[اسمك]

[توقيعك]

كيفية إعداد المجيب الآلي للعطلات

الصورة مجاملة من Freepik

إذا لم تقم أبدًا بإعداد رسائل خارج المكتب ، فقد تواجه مشكلة في التعامل مع الإعدادات في عملاء البريد الإلكتروني. سنغطي أدناه أساسيات Gmail و Outlook و Apple Mail و Thunderbird.

المجيب الآلي على Gmail

يعد إعداد رسالة تلقائية لفترة عطلتك أمرًا سهلاً للغاية باستخدام Gmail. ببساطة اتبع الخطوات أدناه.

• افتح Gmail .
• اذهب إلى الإعدادات .
• حدد قسم المجيب التلقائي وقم بتمكينه.
• اكتب الموضوع وتواريخ غيابك والرسالة نفسها.
• احفظ التغييرات.

لمزيد من النصائح المحددة حول تشغيل رسالة عطلة الرد التلقائي على أجهزة مختلفة ، تحقق من صفحة دعم Google هذه .

Outlook المجيب الآلي

إذا كنت تستخدم برنامج البريد الإلكتروني من Microsoft ، فاتبع الخطوات أدناه لإعداد OOO في Outlook.

• افتح برنامج Outlook
• في القائمة ، انقر أولاً على علامة التبويب "ملف" ثم علامة التبويب " معلومات "
• انقر فوق الردود التلقائية (خارج المكتب)
• حدد إرسال ردود تلقائية
• اضبط النطاق الزمني للرد التلقائي على OOO من خلال تحديد إرسال فقط خلال هذا النطاق الزمني
• اكتب رسالتك للردود التلقائية لزملائك ( علامة التبويب داخل مؤسستي ) والأشخاص خارج شركتك ( علامة التبويب خارج مؤسستي )

تحقق من الدليل الرسمي للحصول على مزيد من المعلومات حول إعداد نماذج رسائل الرد الآلي للعطلات .

بدلاً من ذلك ، إذا كنت من مستخدمي Microsoft ، فيمكنك تثبيت برامج جاهزة ، مثل Exchange Autoresponder ، والتي ستساعدك على إعداد رسائل OOO دون أي ضجة على الإطلاق.

الرد الآلي على بريد Apple

جعلت Apple من الصعب تعيين مجيب آلي في برنامج بريد Mac . للقيام بذلك ، سوف تحتاج إلى القيام بما يلي:

• افتح تطبيق البريد
• انتقل إلى علامة تبويب قائمة البريد وافتح التفضيلات
• في علامة التبويب " القواعد " ، انقر فوق الزر " إضافة قاعدة "
• أدخل اسمًا لقاعدتك (مثل "خارج المكتب")
• أنشئ قاعدة تقول:

إذا تم استيفاء أي من الشروط التالية:

يحتوي على [عنوان بريدك الإلكتروني]

قم بتنفيذ الإجراءات التالية:

الرد على الرسالة

• انقر فوق الزر " رد نص الرسالة " واكتب رسالتك.
• انقر فوق " موافق " في كل من نافذة النص ونافذة القواعد.
• ستسألك نافذة جديدة عما إذا كنت تريد تطبيق القاعدة التي تم إنشاؤها حديثًا على جميع الرسائل الحالية. انقر فوق لا تنطبق .
• الآن أصبح بريدك الإلكتروني للرد الآلي مباشرًا. لا تنس إيقاف تشغيله بالانتقال إلى علامة التبويب " القواعد " وإلغاء تحديد قاعدة "خارج المكتب".

تحقق من دليل على MacWorld .

Thunderbird الآلي المجيب الآلي

إذا كنت تستخدم Thunderbird كعميل بريد ، فإن زملائك المستخدمين ينصحون بعدم إعداد رد تلقائي للعطلات فيه. لا يقدم التطبيق إجراءً بسيطًا. بدلاً من ذلك ، ستحتاج إلى إنشاء رسالة "خارج المكتب" وحفظها ، ثم إعداد مرشح الرسائل ، وترك الكمبيوتر المحمول مع Thunderbird قيد التشغيل طوال فترة إجازتك. بدلاً من المرور بكل هذه المشكلة ، استخدم عميل بريد إلكتروني قائم على المتصفح.

أفضل أمثلة البريد الإلكتروني للرد الآلي عطلة

الآن دعنا نصل إلى الجزء الأكثر إثارة للاهتمام: أمثلة المجيبين الحقيقيين أثناء الإجازة . هناك العشرات منها على الويب ، اخترنا أذكى منها. لذا من فضلك ، تحقق من أمثلة عطلة الرسائل خارج المكتب أدناه.

عبر GIPHY

1. مقاطعة الإجازة

تم عرض المثال التالي على Gizmodo . تم تقديمه بواسطة Josh Kopelman من First Round Capital:

أنا حاليا خارج المكتب في إجازة.

أعلم أنه من المفترض أن أقول إنه سيكون لدي وصول محدود إلى البريد الإلكتروني ولن أتمكن من الرد حتى أعود - لكن هذا ليس صحيحًا. سيكون جهاز بلاك بيري الخاص بي معي ويمكنني الرد إذا احتجت إلى ذلك. وأدرك أنني ربما سأحتاج إلى مقاطعة إجازتي من وقت لآخر للتعامل مع أمر عاجل.

بعد قولي هذا ، لقد وعدت زوجتي بأنني سأحاول الانفصال والهرب والاستمتاع بعطلتنا قدر الإمكان. لذا ، سأقوم بتجربة شيء جديد. سأترك القرار بين يديك:

• إذا كان بريدك الإلكتروني عاجلاً حقًا وتحتاج إلى رد أثناء إجازتي ، فيرجى إعادة إرساله إلى [email protected] وسأحاول الرد عليه على الفور.

• إذا كنت تعتقد أن شخصًا آخر في First Round Capital قد يكون قادرًا على مساعدتك ، فلا تتردد في إرسال بريد إلكتروني إلى مساعدي ، Fiona ([email protected]) وستحاول توجيهك في الاتجاه الصحيح.

وإلا ، فسأرد عندما أعود ...

تحياتي حارة،

جوش

2. سلسلة من رسائل OOO يظهر عليها تروي مكلور

حوّل العبارة التمهيدية الشهيرة Troy McClure إلى مرجع إلى OOOs السابقة :

مرحبًا ، أنا تروي مكلور! قد تتذكرني من هذه [الرسائل الكلاسيكية خارج المكتب] مثل ["أنا في الخارج لمشاهدة ميتاليكا" أو "زيارة عائلتي في فلوريدا"] أنا هنا اليوم لأتحدث إليكم عن [بول سوكول ، و البريد الإلكتروني الذي أرسلته للتو].

[رسالتك تذهب هنا]

3. صورة تتحدث ألف كلمة

تتميز أفضل رسائل خارج المكتب بصورة. يمكن أن تكون إما صورة مكان عطلتك أو صورة ميمية مميزة مع التسمية التوضيحية المخصصة الخاصة بك. كما في الأمثلة الثلاثة التالية:

الآن يمكنك أن ترى أن صياغة رسالة عطلة جيدة خارج المكتب هي فن. لكن لا تخف: فحتى أبسط رسائل البريد الإلكتروني تعمل بشكل جيد. ولكن ، إذا كنت ستجعل الأمر شخصيًا ومضحكًا ، فسيؤدي ذلك - بصرف النظر عن الإبلاغ عن عطلتك - إلى إبهار زملائك أو عملائك أو شركائك في العمل.

أتمنى لك إجازة جميلة!