如何创建有效的电子邮件自动回复 + 模板

1. 为什么假期自动回复如此重要？
2. 成功的假期回复电子邮件的关键要素
3. 什么使自动回复消息好？
4. 选择假期电子邮件的类型和样式
5. 如何设置假期自动回复
6. 最佳假日自动回复电子邮件示例

去度假吗？ 这是一个了不起的消息，您自己一定对此感到非常兴奋。 不幸的是，一个人不能就这样离开工作相关的事情，去享受他们的假期。 每个假期都需要计划。 设置自动假日电子邮件回复是您离开前需要处理的众多事项之一。

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让我们更深入地探讨这个话题，看看为什么需要假期回复电子邮件，最佳实践是什么，以及最重要的是，如何让它吸引潜在客户的注意力。

为什么假期自动回复如此重要？

首先，什么是自动回复邮件？ 在我们的例子中，它是一条消息，会在您度假时自动发送给所有在您的电子邮件地址写信的人。 您也可以将其称为假期自动回复消息或简称为外出消息 (OOO)。

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那你为什么需要它？

• 通知您的联系人您的空闲时间有限

通过简单的假期自动回复电子邮件，您可以告诉您的联系人您现在无法回复他们。 因此，他们不会期望您这样做，也不会因为您不回信而对您怀恨在心。

• 设定合作伙伴或客户的期望

在自动回复中，您需要指定您缺席的时间。 这样，人们就会知道他们什么时候可以期望您满足他们的要求。 当人们知道他们必须等你多久时，他们会感到更安心。

• 为了保持沟通继续

在度假时忽略与工作相关的电子邮件可能是人们通常应该做的事情。 但是，这也可能会使您失去与合作伙伴或客户的重要联系。 此外，设置自动回复消息需要一定的透明度：您诚实地告诉您的联系人您在哪里以及他们什么时候可以期待您回来。 OOO 不仅是必需品，也是信任的标志。

• 指出替代解决方案

通过假期自动回复电子邮件，您可以将请求和问题重定向给您的同事。 这样，可以解决眼前的情况，并且可以立即处理您的联系人和合作伙伴。 作为一种选择，您可以留下您的电话号码或指向您的社交资料的链接，以便其他人可以在紧急情况下直接与您联系。

• 不用工作就能享受假期

您不必在度假时阅读与工作相关的电子邮件。 但是，忽略它们也不是一种选择。 自动回复是一个很好的机会，可以通知可能与您联系的每个人您的可用性有限。 将其视为不检查电子邮件的借口：毕竟，人们已被警告过。

成功的假期回复电子邮件的关键要素

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那么，您的假期外出信息需要包括哪些内容？ 以下是我们认为有帮助的清单。

• 说明您目前正在度假
• 您缺席的开始和结束日期
• 您返回的日期
• 必要时联系人的姓名和电子邮件
• 明确指示在紧急情况下该怎么做
• 一个人的声音
• 你的签名
• 美化你的OOO信息的东西

是什么让自动回复消息变得更好？

首先，假期自动回复电子邮件会发送明确的信息，说明您当前不可用以及预计您何时再次上班。 总而言之，这正是写你想知道的人。

其次，一个好的假期自动回复消息有声音。 你的声音。 不要让它没有人情味和太自动化。 给它添加一点你自己：你的个人问候、一张图片、一个对你来说很典型的流行文化参考。

第三，你可以让它可视化。 您可以添加度假地点的照片或附上您自己的快乐照片（“度假版”）。 您可能会考虑生成带有标题的图像，以娱乐您的联系人或为他们提供更多信息。

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最后，添加一些幽默。 有很多方法可以包含与假期有关的笑话，从解释互联网连接受限的潜在原因到寻找一个人不应该羡慕您的假期的借口（只是不要忘记添加您正在旅行的天堂的彩色照片至）。 一些有趣的自动回复包括一个虚构的电子邮件地址[email protected] 。

对您的假期自动回复的一个很好的接触是在您离开时承认您建议联系的人。 向您的 OOO 中电子邮件地址的每位同事添加一个非常简短而温馨的介绍。

您是否应该在自动回复中添加电子邮件签名？

你绝对应该。 电子邮件签名是告诉或提醒收件人您是谁以及您做什么的最佳方式。

即使您不想在自动回复电子邮件中添加联系信息（如果您正在度假），您也可以添加一个简单的 CTA 按钮或横幅，以便与其他人联系。 就像上面的例子一样。

如果您想与给您写信的人分享特别优惠，您可以相应地更新您的签名。 想象一下写信给客户支持代理并得知他们正在度假。 除了抱歉的信息之外，你肯定至少想要一些东西。 因此，链接到特别优惠页面的促销横幅可能会起作用。

选择假期电子邮件的类型和样式

下面我们提供了三种不同的自动回复电子邮件模板，您可以在下一个 OOO 中使用它们。 这些是假期响应者模板的基本示例，您可以根据自己的个人风格对其进行个性化设置。

标准假期自动回复消息（模板）

这是您可以复制的最基本的假期电子邮件。 我们从The Muse那里借来了它并稍微修改了自己。 一定要根据自己的口味进行调整。

您好，感谢您的电子邮件！

我目前不在办公室，直到 [日期]。

虽然我会每天查看一次电子邮件，但我可能会在我回来时回复你。

如果您需要立即帮助，我会在接下来的 24 小时内给您写信。 否则，请在我不在的情况下通过 [联系电子邮件] 向 [联系人姓名] 发送电子邮件。

祝您和您的家人度过一个美好的假期，

[你的名字]

[你的签名]

潜在客户生成假期外出消息（模板）

如果您希望您的外出消息在您度假时为您服务，您可以使用潜在客户生成公式对其进行补充。 请参见下面的示例。

您好，感谢您的电子邮件！

我目前不在办公室，直到 [日期]。

我回来后会及时回复您的消息。 如果您需要立即帮助，请在我不在的情况下通过 [联系电子邮件] 向 [联系人姓名] 发送电子邮件。

顺便说一句，通过订阅我们的公司更新，成为第一个知道我们在做什么（包括我们在假期时）的人 => [订阅链接]

祝您和您的家人度过一个美好的假期，

[你的名字]

[你的签名]

您可以插入任何其他链接，而不是时事通讯订阅链接。 例如，如果您要举办网络研讨会，您可以尝试以下行：

我回来后不久，我将主持一个网络研讨会。 立即注册以确保您的位置：[网络研讨会链接]。

具有限制访问电子邮件的自动假日电子邮件回复（模板）

当您的 Internet 访问受限并且大部分时间不会查看您的工作电子邮件时，请使用此类自动回复消息。

您好，感谢您的电子邮件！

我目前不在办公室，直到 [日期]。

由于[您的原因]，我的 Internet 访问权限可能非常有限，这就是为什么我只会在我回来工作时阅读您的电子邮件。

如果您需要立即帮助，请在我不在的情况下通过 [联系电子邮件] 向 [联系人姓名] 发送电子邮件。

祝您和您的家人度过一个美好的假期，

[你的名字]

[你的签名]

如何设置假期自动回复

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如果您从未设置过外出消息，您可能无法处理电子邮件客户端中的设置。 下面我们将介绍 Gmail、Outlook、Apple Mail 和 Thunderbird 的基础知识。

Gmail 自动回复

使用 Gmail 为您的假期设置自动消息非常容易。 只需按照以下步骤操作。

• 打开邮箱。
• 转到设置。
• 找到假期响应者部分并启用它。
• 输入主题、您缺席的日期和消息本身。
• 保存您的更改。

有关在不同设备上打开自动回复假日消息的更多具体提示，请查看此 Google 支持页面。

Outlook 自动回复

如果您使用的是 Microsoft 电子邮件软件，请按照以下步骤在 Outlook 中设置您的 OOO。

• 打开展望
• 在菜单中，首先，单击文件选项卡，然后单击信息选项卡
• 点击自动回复（不在办公室）
• 选择发送自动回复
• 通过选择仅在此时间范围内发送来设置 OOO 自动回复的时间范围
• 键入您的消息以自动回复您的同事（我的组织内部选项卡）和公司外部的人员（我的组织外部选项卡）

查看官方指南，了解有关设置假日示例自动回复消息的更多信息。

或者，如果您是 Microsoft 用户，您可以安装现成的软件，例如Exchange Autoresponder ，这将帮助您轻松设置 OOO 消息。

苹果邮件自动回复

Apple 让在 Mac 邮件程序中设置自动回复变得相当棘手。 为此，您需要执行以下操作：

• 打开邮件应用
• 转到邮件菜单选项卡并打开首选项
• 在规则选项卡中，单击添加规则按钮
• 为您的规则命名（例如“不在办公室”）
• 创建一条规则：

如果满足以下任一条件：

To包含[您的电子邮件地址]

执行以下操作：

回复消息

• 单击回复消息文本按钮并键入您的消息。
• 在文本窗口和规则窗口上单击确定。
• 一个新窗口将询问您是否要将新创建的规则应用于所有现有消息。 单击不应用。
• 现在您的自动回复电子邮件已上线。 不要忘记通过转到“规则”选项卡并取消选中“外出”规则来关闭它。

查看MacWorld 上的指南。

雷鸟自动回复

如果您使用 Thunderbird 作为邮件客户端，其他用户建议不要在其中设置假期自动回复。 该应用程序不提供简单的程序。 相反，您将需要创建并保存外出消息，然后设置消息过滤器，并在整个假期期间让您的笔记本电脑保持 Thunderbird 开启。 与其经历所有这些麻烦，不如使用基于浏览器的电子邮件客户端。

最佳假日自动回复电子邮件示例

现在让我们进入最有趣的部分：真正的假期响应者示例。 网络上有几十个，我们挑选了其中最聪明的。 因此，请查看下面的外出消息假期示例。

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1.打断假期

下面的例子在Gizmodo上有特色。 它由 First Round Capital 的 Josh Kopelman 介绍：

我目前不在办公室度假。

我知道我应该说我对电子邮件的访问权限有限，并且在我回来之前无法回复 - 但事实并非如此。 我的黑莓会和我在一起，如果需要，我可以回复。 而且我意识到我可能需要不时打断我的假期来处理一些紧急的事情。

话虽如此，我向我的妻子保证，我将尽可能多地断开连接、逃离并享受我们的假期。 所以，我要尝试一些新的东西。 我将把决定权交给你：

• 如果您的电子邮件确实很紧急，并且您需要在我休假期间回复，请重新发送至[email protected]，我会尽快回复。

• 如果您认为First Round Capital 的其他人可能会帮助您，请随时给我的助理Fiona ([email protected]) 发送电子邮件，她会尽力为您指明正确的方向。

否则，我回来时会回应……

温暖的问候，

乔什

2. Troy McClure 的一系列 OOO 消息

将 Troy McClure 著名的介绍性短语转化为对您之前的 OOO 的引用：

嗨，我是特洛伊麦克卢尔！ 你可能还记得我在 [经典的外出消息] 中，例如 [“我在外面的土地上观看 Metallica”或“在佛罗里达探望我的家人。”] 我今天来这里是为了和你谈谈 [Paul Sokol，和你刚刚发给他的电子邮件]。

[你的消息在这里]

3. 能说一千个字的形象

最好的外出消息都带有图像。 它可以是您度假胜地的照片，也可以是带有您自定义标题的可识别模因。 就像下面的三个例子：

现在您可以看到，制作一个好的假期外出信息是一门艺术。 但不要害怕：即使是最简单的电子邮件也能正常工作。 但是，如果你想让它更加个性化和有趣，它会——除了通知你的假期——让你的同事、客户或商业伙伴微笑。

度过一个愉快的假期！