효과적인 이메일 자동 응답기 + 템플릿을 만드는 방법

1. 휴일 자동 응답이 왜 그렇게 중요한가요?
2. 성공적인 부재중 자동응답 이메일의 핵심 요소
3. 자동 응답 메시지가 좋은 이유는 무엇입니까?
4. 휴가 이메일 메시지의 유형과 스타일 선택
5. 휴일 자동 응답 설정 방법
6. 최고의 휴일 자동 응답 이메일 예

휴가를 갈까? 그것은 놀라운 소식이며, 당신도 그것에 대해 매우 흥분하고 있을 것입니다. 하지만 안타깝게도 일과 관련된 일을 그냥 두고 휴가를 즐길 수는 없습니다. 모든 휴가에는 계획이 필요합니다. 자동 휴일 이메일 회신 을 설정하는 것은 떠나기 전에 처리해야 할 많은 일 중 하나입니다 .

지피를 통해

주제에 대해 좀 더 자세히 살펴보고 부재중 자동응답 이메일 이 필요한 이유 , 모범 사례, 그리고 가장 중요한 방법으로 잠재 고객의 관심을 사로잡는 방법을 알아보겠습니다.

휴일 자동 응답이 왜 그렇게 중요한가요?

먼저 자동 응답 이메일 이란 무엇입니까? 우리의 경우 휴가 중에 귀하의 이메일 주소로 글을 쓰는 모든 사람에게 자동으로 전송되는 메시지입니다. 휴가 자동 회신 메시지 또는 단순히 부재중 메시지(OOO) 라고 부를 수도 있습니다.

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왜 필요합니까?

• 연락처에 귀하의 가용성이 제한되어 있음을 알리기 위해

간단한 휴가 자동 회신 이메일 을 사용하여 연락처에 지금은 연락할 수 없다고 알립니다. 결과적으로 그들은 당신이 그렇게 하기를 기대하지 않을 것이며 답장을 보내지 않은 것에 대해 원한을 품지 않을 것입니다.

• 파트너 또는 고객의 기대치를 설정하기 위해

자동 응답에서 부재 시간을 지정해야 합니다. 이렇게 하면 사람들은 언제 귀하가 요청을 처리할 것으로 예상하는지 알 수 있습니다. 사람들이 당신을 기다려야 하는 시간을 알면 마음이 더 편안해질 것입니다.

• 소통을 계속하려면

휴가 중에 업무 관련 이메일을 무시하는 것은 아마도 사람들이 일반적으로 해야 하는 일입니다. 그러나 파트너 또는 고객과의 중요한 연결에 손실을 줄 수도 있습니다. 게다가, 자동 응답 메시지를 설정하는 것은 어느 정도 투명성을 전제로 합니다. 당신은 당신이 어디에 있고 언제 돌아올 것으로 예상하는지 연락처에 정직하게 알립니다. OOO는 필수 요소일 뿐만 아니라 신뢰의 표시이기도 합니다.

• 대체 솔루션을 가리키기 위해

휴일 자동 회신 이메일 메시지 를 사용 하여 요청 및 문제를 동료에게 리디렉션할 수 있습니다. 이렇게 하면 즉각적인 상황을 해결할 수 있고 연락처와 파트너를 한 번에 처리할 수 있습니다. 옵션으로 긴급 상황에 대비하여 다른 사람들이 귀하에게 직접 연락할 수 있도록 귀하의 전화번호 또는 소셜 프로필 링크를 남길 수 있습니다.

• 일하지 않고 휴가를 즐기기 위해

휴가 중에 업무 관련 이메일을 읽을 필요가 없습니다. 그러나 무시하는 것도 옵션이 아닙니다. 자동 응답기는 귀하에게 연락할 수 있는 모든 사람에게 귀하의 제한된 가용성을 알릴 수 있는 좋은 기회입니다. 이메일을 확인하지 않는 핑계로 여기십시오. 결국 사람들은 경고를 받았습니다.

성공적인 부재중 자동응답 이메일의 핵심 요소

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그렇다면 휴일 부재중 메시지 에는 무엇을 포함해야 합니까? 다음은 도움이 되는 체크리스트입니다.

• 현재 휴가 중이라는 메모
• 부재 시작 및 종료 날짜
• 귀국일
• 필요한 경우 연락할 사람의 이름 및 이메일
• 긴급한 경우 어떻게 해야 하는지에 대한 명확한 지침
• 인간의 목소리
• 당신의 서명
• OOO 메시지를 멋지게 꾸며줄 것

자동 응답 메시지가 좋은 이유는 무엇입니까?

우선, 휴가 자동 회신 이메일 은 현재 부재중과 다시 출근할 것으로 예상되는 시간에 대한 명확한 메시지를 보냅니다. 대체로 그것이 바로 당신을 쓰는 사람들이 알고 싶어하는 것입니다.

둘째, 좋은 휴일 자동 응답 메시지에는 음성이 있습니다. 너의 목소리. 비인간적이고 너무 자동적으로 만들지 마십시오. 여기에 약간의 자신을 추가하십시오. 개인 인사말, 이미지, 귀하에게 일반적으로 사용되는 대중 문화 참조.

셋째, 시각적으로 만들 수 있습니다. 휴가지에서 찍은 사진을 추가하거나 자신의 행복한 사진("휴가 버전")을 첨부할 수 있습니다. 연락처를 즐겁게 하거나 추가 정보를 제공할 수 있는 캡션이 있는 이미지를 생성하는 것을 고려할 수 있습니다.

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마지막으로 유머를 추가합니다. 인터넷 연결이 제한된 잠재적인 이유를 설명하는 것부터 사람들이 당신의 휴가를 부러워해서는 안 되는 핑계를 찾는 것까지 휴가와 관련된 농담을 포함하는 방법은 많이 있습니다(당신이 여행하는 천국의 다채로운 사진을 추가하는 것을 잊지 마십시오. 에게). 일부 재미있는 자동 응답에는 [email protected] 으로 구성된 이메일 주소가 포함됩니다 .

휴일 자동 회신에 대한 좋은 터치는 부재 중 연락을 제안한 사람을 인정하는 것입니다. 귀하의 OOO에 이메일이 있는 각 동료에게 매우 간단하고 달콤한 소개를 추가하십시오.

자동 응답기에 이메일 서명을 추가해야 합니까?

당신은 확실히해야합니다. 이메일 서명은 수신자에게 귀하가 누구이며 무엇을 하는지 알려주거나 상기시키는 가장 좋은 방법입니다.

자동 응답 이메일에 연락처 정보를 추가하고 싶지 않더라도(휴가 중인 경우) 다른 사람에게 연락할 수 있는 수단이 포함된 간단한 CTA 버튼이나 배너를 추가할 수 있습니다. 위의 예와 같습니다.

편지를 쓰는 사람들과 특별 제안을 공유하려면 그에 따라 서명을 업데이트할 수 있습니다. 고객 지원 상담원에게 편지를 쓰고 그들이 휴가 중이라는 사실을 알게 된다고 상상해 보십시오. 당신은 확실히 미안한 메시지와는 별도로 무언가를 원할 것입니다. 따라서 특별 제안 페이지에 연결된 프로모션 배너가 도움이 될 수 있습니다.

휴가 이메일 메시지의 유형과 스타일 선택

아래에는 다음 OOO에서 사용할 수 있는 세 가지 자동 응답 이메일 템플릿이 포함되어 있습니다. 이것은 개인 스타일에 따라 개인화할 수 있는 부재중 응답자 템플릿 의 기본 샘플 입니다.

표준 휴가 자동 회신 메시지(템플릿)

다음은 복사할 수 있는 가장 기본적인 휴가 이메일 메시지 입니다. Muse 에서 빌려서 약간 수정했습니다. 꼭 입맛에 맞게 조절하세요.

안녕하세요. 이메일을 보내주셔서 감사합니다!

현재 [날짜]까지 부재중입니다.

하루에 한 번 이메일을 확인하겠지만 아마 돌아올 때 다시 연락을 드리겠습니다.

즉각적인 도움이 필요한 경우 24시간 이내에 편지를 보내 드리겠습니다. 또는 부재 중 [연락처 이메일]의 [연락처 이름]에게 이메일을 보내주십시오.

당신과 당신의 멋진 휴가 시즌을 기원합니다.

[당신의 이름]

[당신의 서명]

휴일 부재중 메시지를 생성하는 리드(템플릿)

휴가 중에 부재 중 메시지를 사용하려면 잠재 고객 생성 공식으로 이를 보완할 수 있습니다. 아래 예를 참조하십시오.

안녕하세요. 이메일을 보내주셔서 감사합니다!

현재 [날짜]까지 부재중입니다.

내가 돌아올 때 즉시 귀하의 메시지에 회신하겠습니다. 즉각적인 도움이 필요한 경우 부재 중 [연락처 이메일]에서 [연락처 이름]에게 이메일을 보내주십시오.

그건 그렇고, 회사 업데이트 => [구독 링크]를 구독하여 우리가 무엇을 하는지 가장 먼저 알 수 있습니다(휴일 포함).

당신과 당신의 멋진 휴가 시즌을 기원합니다.

[당신의 이름]

[당신의 서명]

뉴스레터 구독 링크 대신 다른 링크를 삽입할 수 있습니다. 예를 들어, 웹 세미나를 호스팅하는 경우 다음 행을 시도할 수 있습니다.

귀국한 후 곧 웨비나를 개최할 예정입니다. 귀하의 자리를 확보하려면 지금 등록하십시오: [웹 세미나 링크].

이메일에 대한 액세스가 제한된 자동 휴일 이메일 회신(템플릿)

인터넷 액세스가 제한되고 대부분의 시간 동안 업무용 이메일을 확인하지 않을 때 이 유형의 자동 응답 메시지를 사용하십시오.

안녕하세요. 이메일을 보내주셔서 감사합니다!

현재 [날짜]까지 부재중입니다.

[귀하의 이유] 때문에 인터넷 액세스가 매우 제한적일 것입니다. 그래서 직장에 돌아올 때만 귀하의 이메일을 읽을 것입니다.

즉각적인 도움이 필요한 경우 부재 중 [연락처 이메일]에서 [연락처 이름]에게 이메일을 보내주십시오.

당신과 당신의 멋진 휴가 시즌을 기원합니다.

[당신의 이름]

[당신의 서명]

휴일 자동 응답을 설정하는 방법

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부재 중 메시지를 설정한 적이 없는 경우 이메일 클라이언트의 설정을 처리하는 데 문제가 있을 수 있습니다. 아래에서는 Gmail, Outlook, Apple Mail 및 Thunderbird의 기본 사항을 다룹니다.

Gmail 자동 응답

Gmail을 사용하면 휴가 기간에 대한 자동 메시지를 매우 쉽게 설정할 수 있습니다. 아래 단계를 따르기만 하면 됩니다.

• Gmail 을 엽니 다.
• 설정 으로 이동 합니다 .
• 휴가 응답자 섹션을 찾아 활성화합니다.
• 제목, 부재 날짜 및 메시지 자체를 입력하십시오.
• 변경 사항을 저장 합니다.

다른 기기에서 자동 응답 휴일 메시지를 켜는 방법에 대한 자세한 정보는 이 Google 지원 페이지 를 확인하십시오 .

Outlook 자동 응답

Microsoft 이메일 소프트웨어를 사용하는 경우 아래 단계에 따라 Outlook에서 OOO를 설정하십시오.

• Outlook 열기
• 메뉴에서 먼저 파일 탭을 클릭한 다음 정보 탭 을 클릭합니다.
• 자동 회신(부재중)을 클릭합니다.
• 자동 회신 보내기 선택
• 이 시간 범위 동안만 보내기 를 선택하여 OOO 자동 회신의 시간 범위를 설정합니다.
• 동료( 내 조직 내부 탭) 및 회사 외부 사용자( 내 조직 외부 탭 ) 에 대한 자동 응답 메시지를 입력합니다.

휴일 샘플 자동 응답 메시지 설정에 대한 자세한 내용 은 공식 가이드 를 확인하세요 .

또는 Microsoft 사용자인 경우 Exchange Autoresponder 와 같은 기성 소프트웨어를 설치할 수 있습니다 .

Apple Mail 자동 응답기

Apple은 Mac 메일 프로그램 에서 자동 응답 을 설정하는 것을 다소 까다롭게 만들었습니다 . 이렇게 하려면 다음을 수행해야 합니다.

• 메일 앱 열기
• 메일 메뉴 탭 으로 이동하여 기본 설정 을 엽니다.
• 규칙 탭에서 규칙 추가 버튼 을 클릭합니다.
• 규칙 이름 지정(예: "부재중")
• 다음과 같은 규칙을 만듭니다.

다음 조건 중 하나 라도 충족되는 경우 :

[귀하의 이메일 주소 ] 포함

다음 작업을 수행합니다.

메시지에 답장

• 답장 메시지 텍스트 버튼을 클릭하고 메시지를 입력합니다.
• 텍스트 창과 규칙 창 모두에서 확인 을 클릭 합니다.
• 새로 생성된 규칙을 기존의 모든 메시지에 적용할 것인지 묻는 새 창이 나타납니다. 적용하지 않음 을 클릭 합니다 .
• 이제 자동 응답 이메일이 활성화되었습니다. 규칙 탭 으로 이동하여 부재 중 규칙을 선택 취소하여 끄는 것을 잊지 마십시오 .

MacWorld에서 가이드를 확인하십시오 .

Thunderbird 자동 응답기

Thunderbird를 메일 클라이언트로 사용하는 경우 동료 사용자 는 공휴일 자동 회신을 설정하지 말라고 조언 합니다. 앱은 간단한 절차를 제공하지 않습니다. 대신 부재 중 메시지를 생성 및 저장한 다음 메시지 필터를 설정하고 전체 휴가 기간 동안 Thunderbird가 설치된 노트북을 켜 두어야 합니다. 이 모든 문제를 겪지 말고 브라우저 기반 이메일 클라이언트를 사용하십시오.

최고의 휴일 자동 응답 이메일 예

이제 가장 흥미로운 부분인 실제 부재중 응답자의 예 를 살펴보겠습니다 . 웹에는 수십 가지가 있으며 그 중 가장 똑똑한 것을 골랐습니다. 따라서 아래 부재중 메시지 휴일 예 를 확인하십시오 .

지피를 통해

1. 휴가 중단

다음 예제는 Gizmodo 에 소개되었습니다 . First Round Capital의 Josh Kopelman이 소개했습니다.

저는 현재 휴가로 사무실에 없습니다.

이메일에 대한 액세스가 제한되어 내가 돌아올 때까지 응답할 수 없을 것이라고 말해야 한다는 것을 알고 있습니다. 그러나 그것은 사실이 아닙니다. 내 블랙베리는 나와 함께 할 것이며 내가 필요한 경우 응답할 수 있습니다. 그리고 긴급한 일을 처리하기 위해 때때로 휴가를 중단해야 할 수도 있음을 알고 있습니다.

그러면서 아내에게 최대한 연락을 끊고 도피하며 휴가를 즐기겠다고 약속했다. 그래서 새로운 시도를 하려고 합니다. 나는 당신의 손에 결정을 맡길 것입니다.

• 귀하의 이메일이 정말 급하고 제가 휴가 중에 응답이 필요한 경우 [email protected]으로 다시 보내주시면 신속하게 답변해 드리겠습니다.

• First Round Capital의 다른 누군가가 당신을 도울 수 있다고 생각한다면, 주저 없이 제 비서인 Fiona([email protected])에게 이메일을 보내주십시오. 그러면 그녀가 당신을 올바른 방향으로 안내해 드릴 것입니다.

그렇지 않으면 내가 돌아올 때 응답하겠습니다...

따뜻한 안부,

조롱

2. Troy McClure가 등장하는 일련의 OOO 메시지

Troy McClure의 유명한 소개 문구를 이전 OOO에 대한 참조로 바꾸십시오 .

안녕하세요 트로이 맥클루어입니다! ["I'm At Outside Lands Watching Metallica" 또는 "Visiting My Family in Florida."]와 같은 [고전적인 부재중 메시지]에서 저를 기억하실 것입니다. 저는 오늘 [Paul Sokol, 그리고 방금 보낸 이메일].

[당신의 메시지는 여기에 갑니다]

3. 천 마디 말을 하는 이미지

최고의 부재 중 메시지에는 이미지가 있습니다. 휴가지 사진이나 맞춤 캡션이 포함된 알아볼 수 있는 밈이 될 수 있습니다. 다음 세 가지 예에서와 같이:

이제 좋은 휴가 부재 중 메시지를 만드는 것이 예술이라는 것을 알 수 있습니다. 그러나 두려워하지 마십시오. 가장 단순한 이메일도 잘 작동합니다. 그러나 더 개인적이고 재미있게 만들면 휴가를 알리는 것 외에도 동료, 고객 또는 비즈니스 파트너에게 미소를 불러일으킬 것입니다.

멋진 휴가 보내세요!