Come creare un efficace Autoresponder e-mail + modelli

1. Perché un autorisponditore per le vacanze è così importante?
2. Elementi chiave di un'e-mail di risposta alle vacanze di successo
3. Cosa rende buoni i messaggi di risposta automatica?
4. Scegli il tipo e lo stile del tuo messaggio e-mail per le vacanze
5. Come impostare un risponditore automatico per le vacanze
6. I migliori esempi di e-mail di risposta automatica per le vacanze

Andare in vacanza? Questa è una notizia straordinaria e devi esserne piuttosto entusiasta anche tu. Sfortunatamente, però, non si può semplicemente lasciare le questioni legate al lavoro come sono e godersi le vacanze. Ogni vacanza richiede pianificazione. L'impostazione di una risposta automatica all'e-mail delle vacanze è una delle tante cose di cui occuparsi prima di partire .

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Entriamo un po' più a fondo nell'argomento e vediamo perché hai bisogno di un'e-mail di risposta automatica, quali sono le migliori pratiche e, soprattutto, come attirare l'attenzione dei tuoi potenziali clienti.

Perché un autorisponditore per le vacanze è così importante?

Prima di tutto, cos'è un'e-mail di risposta automatica ? Nel nostro caso, è un messaggio che viene inviato automaticamente a tutti coloro che scrivono al tuo indirizzo email mentre sei in vacanza. Puoi anche chiamarlo messaggio di risposta automatica festivo o semplicemente messaggio fuori sede (OOO).

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Allora perché ne hai bisogno?

• Per informare i tuoi contatti che la tua disponibilità è limitata

Con una semplice e-mail di risposta automatica delle vacanze dici ai tuoi contatti che non puoi ricontattarli in questo momento. Di conseguenza, non si aspetteranno che tu lo faccia e non serberanno rancore contro di te per non averli riscritti.

• Per definire le aspettative dei tuoi partner o clienti

In una risposta automatica, devi specificare l'ora della tua assenza. In questo modo, le persone sapranno quando possono aspettarsi che tu risponda alle loro richieste. Quando le persone sanno per quanto tempo devono aspettarti, si sentiranno più a loro agio.

• Per continuare la comunicazione

Ignorare un'e-mail di lavoro durante una vacanza è probabilmente ciò che le persone dovrebbero fare normalmente. Tuttavia, potrebbe anche costarti importanti connessioni con partner o clienti. Inoltre, impostare un messaggio di risposta automatica presuppone una certa trasparenza: dici onestamente ai tuoi contatti dove sei e quando possono aspettarti che torni. Un OOO non è solo una necessità, è anche un segno di fiducia.

• Per indicare una soluzione alternativa

Con un messaggio e-mail di risposta automatica festivo, puoi reindirizzare richieste e problemi ai tuoi colleghi. In questo modo, le situazioni immediate possono essere risolte e i tuoi contatti e partner possono essere seguiti immediatamente. Come opzione, puoi lasciare il tuo numero di telefono o un link al tuo profilo social dove gli altri possono contattarti direttamente in caso di urgenza.

• Per godersi una vacanza senza dover lavorare

Non è necessario leggere le e-mail relative al lavoro durante le vacanze. Tuttavia, anche ignorarli non è un'opzione. Un autorisponditore è una grande opportunità per informare tutti coloro che potrebbero contattarti della tua disponibilità limitata. Consideralo come la tua scusa per non controllare le tue email: dopotutto, le persone sono state avvertite.

Elementi chiave di un'e-mail di risposta alle vacanze di successo

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Quindi cosa deve includere il tuo messaggio di vacanza fuori sede ? Di seguito è riportato un elenco di controllo che riteniamo utile.

• Una nota che sei attualmente in vacanza
• Date di inizio e fine della tua assenza
• La data del tuo ritorno
• Nome ed email della persona da contattare se necessario
• Una chiara istruzione su cosa fare in casi urgenti
• Una voce umana
• La tua firma
• Qualcosa per abbellire il tuo messaggio OOO

Cosa rende buoni i messaggi di risposta automatica?

Prima di tutto, un'e-mail di risposta automatica in vacanza invia un messaggio chiaro sulla tua attuale indisponibilità e sui tempi in cui dovresti essere di nuovo al lavoro. Tutto sommato, questo è esattamente ciò che le persone che scrivono vogliono sapere.

In secondo luogo, un buon messaggio di risposta automatica per le vacanze ha una voce. La vostra voce. Non renderlo impersonale e troppo automatico. Aggiungici un po' di te: il tuo saluto personale, un'immagine, un riferimento alla cultura popolare che ti è tipico.

In terzo luogo, puoi renderlo visivo. Puoi aggiungere una foto dal luogo della tua vacanza o allegare una foto felice (una "versione per le vacanze") di te stesso. Potresti considerare di generare un'immagine con una didascalia che possa intrattenere i tuoi contatti o fornire loro informazioni aggiuntive.

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Infine, aggiungi un po' di umorismo. Ci sono molti modi per includere una battuta sulle vacanze, dalla spiegazione dei potenziali motivi per la connessione Internet limitata alla ricerca di scuse per cui una persona non dovrebbe invidiare la tua vacanza (non dimenticare di aggiungere una foto colorata di un luogo paradisiaco in cui stai viaggiando a). Alcuni autorisponditori divertenti includono un indirizzo email inventato [email protected] .

Un bel tocco per la risposta automatica della tua vacanza sarebbe riconoscere le persone che stai suggerendo di contattare mentre sei via. Aggiungi un'introduzione molto breve e dolce a ciascuno dei tuoi colleghi la cui email si trova nel tuo OOO.

Dovresti aggiungere una firma e-mail agli autorisponditori?

Dovresti assolutamente. Una firma e-mail è il modo migliore per dire o ricordare ai destinatari chi sei e cosa fai.

Anche se non vuoi aggiungere informazioni di contatto all'e-mail di risposta automatica (se sei in vacanza) puoi aggiungere un semplice pulsante CTA o banner con i mezzi per contattare qualcun altro. Come nell'esempio sopra.

Se vuoi condividere un'offerta speciale con chi ti scrive, puoi aggiornare la tua firma di conseguenza. Immagina di scrivere a un agente dell'assistenza clienti e di apprendere che sono in vacanza. Vorresti sicuramente almeno qualcosa a parte il messaggio dispiaciuto. Quindi, potrebbe andare bene un banner promozionale collegato a una pagina di offerte speciali.

Scegli il tipo e lo stile del tuo messaggio e-mail per le vacanze

Di seguito abbiamo incluso tre diversi modelli di email di risposta automatica che puoi utilizzare nel tuo prossimo OOO. Questi sono esempi di base di un modello di risposta automatica che puoi personalizzare in base al tuo stile personale.

Messaggio di risposta automatica per ferie standard (modello)

Ecco il messaggio e-mail di vacanza più semplice che puoi copiare. L' abbiamo preso in prestito da The Muse e ci siamo leggermente modificati. Assicurati di adattarlo ai tuoi gusti.

Ciao e grazie per la tua email!

Attualmente sono fuori ufficio fino al [data].

Anche se controllerò le mie e-mail una volta al giorno, probabilmente ti risponderò al mio ritorno.

Nel caso abbiate bisogno di assistenza immediata, vi scriverò entro le prossime 24 ore. In caso contrario, inviare un'e-mail a [nome contatto] all'indirizzo [e-mail di contatto] in mia assenza.

Augurando a te e a te delle meravigliose feste natalizie,

[Il tuo nome]

[La tua firma]

Messaggio di assenza dall'ufficio per la generazione di lead (modello)

Se vuoi che il tuo messaggio fuori sede funzioni per te mentre sei in vacanza, puoi integrarlo con una formula generatrice di contatti. Vedi l'esempio qui sotto.

Ciao e grazie per la tua email!

Attualmente sono fuori ufficio fino al [data].

Risponderò al tuo messaggio prontamente al mio ritorno. Se hai bisogno di assistenza immediata, invia un'e-mail a [nome contatto] all'indirizzo [e-mail di contatto] in mia assenza.

A proposito, sii il primo a sapere cosa stiamo facendo (anche quando siamo in vacanza) iscrivendoti ai nostri aggiornamenti aziendali => [Link di iscrizione]

Augurando a te e a te delle meravigliose feste natalizie,

[Il tuo nome]

[La tua firma]

Al posto di un link di iscrizione alla newsletter, puoi inserire qualsiasi altro link. Ad esempio, se stai ospitando un webinar, potresti provare la seguente riga:

Poco dopo il mio ritorno, ospiterò un webinar. Iscriviti subito per assicurarti il ​​tuo posto: [Link webinar].

Risposta automatica all'e-mail delle vacanze con accesso limitato all'e-mail (modello)

Utilizza questo tipo di messaggio di risposta automatica quando avrai un accesso a Internet limitato e non controllerai la posta elettronica di lavoro per la maggior parte del tempo.

Ciao e grazie per la tua email!

Attualmente sono fuori ufficio fino al [data].

Probabilmente avrò un accesso a Internet molto limitato a causa di [Il tuo motivo], motivo per cui leggerò la tua e-mail solo quando tornerò al lavoro.

Se hai bisogno di assistenza immediata, invia un'e-mail a [nome contatto] all'indirizzo [e-mail di contatto] in mia assenza.

Augurando a te e a te delle meravigliose feste natalizie,

[Il tuo nome]

[La tua firma]

Come impostare un risponditore automatico per le vacanze

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Nel caso in cui non hai mai impostato i messaggi fuori sede, potresti avere problemi a gestire le impostazioni nei tuoi client di posta elettronica. Di seguito tratteremo le nozioni di base per Gmail, Outlook, Apple Mail e Thunderbird.

Risposta automatica Gmail

Configurare un messaggio automatico per il periodo delle vacanze è abbastanza semplice con Gmail. Segui semplicemente i passaggi seguenti.

• Apri Gmail .
• Vai alle Impostazioni .
• Individua la sezione Risponditore vacanze e abilitala.
• Digita l'oggetto, le date della tua assenza e il messaggio stesso.
• Salva le modifiche.

Per suggerimenti più specifici sull'attivazione del messaggio festivo di risposta automatica su dispositivi diversi, controlla questa pagina di supporto di Google .

Risposta automatica di Outlook

Se stai utilizzando il software di posta elettronica Microsoft, segui i passaggi seguenti per configurare OOO in Outlook.

• Apri Outlook
• Nel menu, prima fai clic sulla scheda File e poi sulla scheda Informazioni
• Fare clic su Risposte automatiche (fuori sede)
• Seleziona Invia risposte automatiche
• Imposta l'intervallo di tempo per la tua risposta automatica OOO selezionando Invia solo durante questo intervallo di tempo
• Digita il tuo messaggio per le risposte automatiche per i tuoi colleghi (la scheda Dentro la mia organizzazione ) e le persone esterne alla tua azienda (la scheda Fuori dalla mia organizzazione )

Consulta la guida ufficiale per ulteriori informazioni sull'impostazione dei messaggi di risposta automatica campione delle vacanze .

In alternativa, se sei un utente Microsoft, puoi installare un software già pronto, come Exchange Autoresponder , che ti aiuterà a impostare i tuoi messaggi OOO senza problemi.

Risponditore automatico di Apple Mail

Apple ha reso piuttosto complicato impostare un risponditore automatico nel programma di posta del Mac . Per fare ciò, dovrai fare quanto segue:

• Apri l' app Posta
• Vai alla scheda del menu Posta e apri Preferenze
• Nella scheda Regole , fare clic sul pulsante Aggiungi regola
• Assegna un nome alla tua regola (ad es. "Fuori sede")
• Crea una regola che dice:

Se una delle seguenti condizioni è soddisfatta:

Per contiene [Il tuo indirizzo email]

Eseguire le seguenti azioni:

Rispondi al messaggio

• Fare clic sul pulsante Rispondi al testo del messaggio e digitare il messaggio.
• Fare clic su OK sia nella finestra di testo che nella finestra Regole.
• Una nuova finestra ti chiederà se desideri applicare la regola appena creata a tutti i messaggi esistenti. Fare clic su Non applicare .
• Ora la tua email di risposta automatica è attiva. Non dimenticare di disattivarlo andando alla scheda Regole e deselezionando la regola Fuori sede.

Dai un'occhiata a una guida su MacWorld .

Risponditore automatico Thunderbird

Se stai utilizzando Thunderbird come client di posta, altri utenti sconsigliano di impostare una risposta automatica festiva al suo interno. L'app non offre una procedura semplice. Dovrai invece creare e salvare un messaggio Fuori sede, quindi impostare un filtro per i messaggi e lasciare il tuo laptop con Thunderbird acceso per l'intero periodo della tua vacanza. Invece di affrontare tutti questi problemi, utilizza un client di posta elettronica basato su browser.

I migliori esempi di e-mail di risposta automatica per le vacanze

Passiamo ora alla parte più interessante: esempi di veri risponditori in vacanza . Ce ne sono dozzine sul web, di cui abbiamo scelto i più intelligenti. Quindi, per favore, dai un'occhiata agli esempi di vacanza dei messaggi fuori sede di seguito.

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1. Interruzione della vacanza

Il seguente esempio è stato presentato su Gizmodo . È stato introdotto da Josh Kopelman di First Round Capital:

Attualmente sono fuori ufficio in vacanza.

So che dovrei dire che avrò un accesso limitato alla posta elettronica e non sarò in grado di rispondere fino al mio ritorno, ma non è vero. La mia mora sarà con me e posso rispondere se necessario. E riconosco che probabilmente dovrò interrompere la mia vacanza di tanto in tanto per affrontare qualcosa di urgente.

Detto questo, ho promesso a mia moglie che cercherò di disconnettermi, scappare e godermi la vacanza il più possibile. Quindi, sperimenterò qualcosa di nuovo. Lascio a voi la decisione:

• Se la tua email è veramente urgente e hai bisogno di una risposta mentre sono in vacanza, inviala nuovamente a [email protected] e cercherò di risponderti prontamente.

• Se pensi che qualcun altro in First Round Capital possa aiutarti, sentiti libero di inviare un'e-mail alla mia assistente, Fiona ([email protected]) e cercherà di indicarti la giusta direzione.

In caso contrario, rispondo al mio ritorno...

Cordiali saluti,

Josh

2. Una serie di messaggi OOO con Troy McClure

Trasforma la famosa frase introduttiva di Troy McClure in un riferimento ai tuoi precedenti OOO :

Ciao, sono Troy McClure! Forse ti ricorderai di me da [classici messaggi fuori sede] come ["I'm At Outside Lands Watching Metallica" o "Visiting My Family in Florida".] Sono qui oggi per parlarti di [Paul Sokol, e l'e-mail che gli hai appena inviato].

[Il tuo messaggio va qui]

3. Un'immagine che parla più di mille parole

I migliori messaggi fuori sede sono caratterizzati da un'immagine. Può essere una foto del tuo luogo di vacanza o un meme riconoscibile con la tua didascalia personalizzata. Come nei tre esempi seguenti:

Ora puoi vedere che creare un buon messaggio per le vacanze fuori sede è un'arte. Ma non temere: anche l'e-mail più semplice funziona perfettamente. Ma se lo renderai più personale e divertente, oltre a informare della tua vacanza, farà sorridere i tuoi colleghi, clienti o partner commerciali.

Buona vacanza!