如何創建有效的電子郵件自動回复 + 模板

1. 為什麼假期自動回復如此重要？
2. 成功的假期回復電子郵件的關鍵要素
3. 什麼使自動回复消息好？
4. 選擇假期電子郵件的類型和样式
5. 如何設置假期自動回复
6. 最佳假日自動回復電子郵件示例

去度假嗎？ 這是一個了不起的消息，您自己一定對此感到非常興奮。 不幸的是，一個人不能就這樣離開工作相關的事情，去享受他們的假期。 每個假期都需要計劃。 設置自動假日電子郵件回復是您離開前需要處理的眾多事項之一。

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讓我們更深入地探討這個主題，看看為什麼需要假期回復電子郵件，最佳實踐是什麼，最重要的是，如何讓它吸引潛在客戶的注意力。

為什麼假期自動回復如此重要？

首先，什麼是自動回复郵件？ 在我們的例子中，它是一條消息，會在您度假時自動發送給所有在您的電子郵件地址寫信的人。 您也可以將其稱為假期自動回复消息或簡稱為外出消息 (OOO)。

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那你為什麼需要它？

• 通知您的聯繫人您的空閒時間有限

通過簡單的假期自動回復電子郵件，您可以告訴您的聯繫人您現在無法回复他們。 因此，他們不會期望您這樣做，也不會因為您不回信而對您懷恨在心。

• 設定合作夥伴或客戶的期望

在自動回復中，您需要指定您缺席的時間。 這樣，人們就會知道他們什麼時候可以期望您滿足他們的要求。 當人們知道他們必須等你多久時，他們會感到更安心。

• 為了保持溝通繼續

在度假時忽略與工作相關的電子郵件可能是人們通常應該做的事情。 但是，這也可能會使您失去與合作夥伴或客戶的重要聯繫。 此外，設置自動回复消息需要一定的透明度：您誠實地告訴您的聯繫人您在哪里以及他們什麼時候可以期待您回來。 OOO 不僅是必需品，也是信任的標誌。

• 指出替代解決方案

通過假期自動回復電子郵件，您可以將請求和問題重定向給您的同事。 這樣，可以解決眼前的情況，並且可以立即處理您的聯繫人和合作夥伴。 作為一種選擇，您可以留下您的電話號碼或指向您的社交資料的鏈接，以便其他人可以在緊急情況下直接與您聯繫。

• 不用工作就能享受假期

您不必在度假時閱讀與工作相關的電子郵件。 但是，忽略它們也不是一種選擇。 自動回復是一個很好的機會，可以通知可能與您聯繫的每個人您的可用性有限。 將其視為不檢查電子郵件的藉口：畢竟，人們已被警告過。

成功的假期回復電子郵件的關鍵要素

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那麼，您的假期外出信息需要包括哪些內容？ 以下是我們認為有幫助的清單。

• 說明您目前正在度假
• 您缺席的開始和結束日期
• 您返回的日期
• 必要時聯繫人的姓名和電子郵件
• 明確指示在緊急情況下該怎麼做
• 一個人的聲音
• 你的簽名
• 美化你的OOO信息的東西

是什麼讓自動回复消息變得更好？

首先，假期自動回復電子郵件會發送明確的信息，說明您當前不可用以及預計您何時再次上班。 總而言之，這正是寫你想知道的人。

其次，一個好的假期自動回复消息有聲音。 你的聲音。 不要讓它沒有人情味和太自動化。 給它添加一點你自己：你的個人問候、一張圖片、一個對你來說很典型的流行文化參考。

第三，你可以讓它可視化。 您可以添加度假地點的照片或附上您自己的快樂照片（“度假版”）。 您可能會考慮生成帶有標題的圖像，以娛樂您的聯繫人或為他們提供更多信息。

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最後，添加一些幽默。 有很多方法可以包含與假期有關的笑話，從解釋互聯網連接受限的潛在原因到尋找一個人不應該羨慕您的假期的藉口（只是不要忘記添加您正在旅行的天堂的彩色照片至）。 一些有趣的自動回复包括一個虛構的電子郵件地址[email protected] 。

對您的假期自動回复的一個很好的接觸是在您離開時承認您建議聯繫的人。 向您的 OOO 中電子郵件地址的每位同事添加一個非常簡短而溫馨的介紹。

您是否應該在自動回復中添加電子郵件簽名？

你絕對應該。 電子郵件簽名是告訴或提醒收件人您是誰以及您做什麼的最佳方式。

即使您不想在自動回復電子郵件中添加聯繫信息（如果您正在度假），您也可以添加一個簡單的 CTA 按鈕或橫幅，以便與其他人聯繫。 就像上面的例子一樣。

如果您想與給您寫信的人分享特別優惠，您可以相應地更新您的簽名。 想像一下寫信給客戶支持代理並得知他們正在度假。 除了抱歉的信息之外，你肯定至少想要一些東西。 因此，鏈接到特別優惠頁面的促銷橫幅可能會起作用。

選擇假期電子郵件的類型和样式

下面我們提供了三種不同的自動回復電子郵件模板，您可以在下一個 OOO 中使用它們。 這些是假期響應者模板的基本示例，您可以根據自己的個人風格對其進行個性化設置。

標准假期自動回复消息（模板）

這是您可以復制的最基本的假期電子郵件。 我們從The Muse那裡借來了它並稍微修改了自己。 一定要根據自己的口味進行調整。

您好，感謝您的電子郵件！

我目前不在辦公室，直到 [日期]。

雖然我會每天查看一次電子郵件，但我可能會在我回來時回复你。

如果您需要立即幫助，我會在接下來的 24 小時內給您寫信。 否則，請在我不在的情況下通過 [聯繫電子郵件] 向 [聯繫人姓名] 發送電子郵件。

祝您和您的家人度過一個美好的假期，

[你的名字]

[你的簽名]

潛在客戶生成假期外出消息（模板）

如果您希望您的外出消息在您度假時為您服務，您可以使用潛在客戶生成公式對其進行補充。 請參見下面的示例。

您好，感謝您的電子郵件！

我目前不在辦公室，直到 [日期]。

我回來後會及時回复您的消息。 如果您需要立即幫助，請在我不在的情況下通過 [聯繫電子郵件] 向 [聯繫人姓名] 發送電子郵件。

順便說一句，通過訂閱我們的公司更新，成為第一個知道我們在做什麼（包括我們在假期時）的人 => [訂閱鏈接]

祝您和您的家人度過一個美好的假期，

[你的名字]

[你的簽名]

您可以插入任何其他鏈接，而不是時事通訊訂閱鏈接。 例如，如果您要舉辦網絡研討會，您可以嘗試以下行：

我回來後不久，我將主持一個網絡研討會。 立即註冊以確保您的位置：[網絡研討會鏈接]。

具有限制訪問電子郵件的自動假日電子郵件回复（模板）

當您的 Internet 訪問受限並且大部分時間不會查看您的工作電子郵件時，請使用此類自動回复消息。

您好，感謝您的電子郵件！

我目前不在辦公室，直到 [日期]。

由於[您的原因]，我的 Internet 訪問權限可能非常有限，這就是為什麼我只會在我回來工作時閱讀您的電子郵件。

如果您需要立即幫助，請在我不在的情況下通過 [聯繫電子郵件] 向 [聯繫人姓名] 發送電子郵件。

祝您和您的家人度過一個美好的假期，

[你的名字]

[你的簽名]

如何設置假期自動回复

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如果您從未設置過外出消息，您可能無法處理電子郵件客戶端中的設置。 下面我們將介紹 Gmail、Outlook、Apple Mail 和 Thunderbird 的基礎知識。

Gmail 自動回复

使用 Gmail 為您的假期設置自動消息非常容易。 只需按照以下步驟操作。

• 打開郵箱。
• 轉到設置。
• 找到假期響應者部分並啟用它。
• 輸入主題、您缺席的日期和消息本身。
• 保存您的更改。

有關在不同設備上打開自動回复假日消息的更多具體提示，請查看此 Google 的支持頁面。

Outlook 自動回复

如果您使用的是 Microsoft 電子郵件軟件，請按照以下步驟在 Outlook 中設置您的 OOO。

• 打開展望
• 在菜單中，首先，單擊文件選項卡，然後單擊信息選項卡
• 點擊自動回复（不在辦公室）
• 選擇發送自動回复
• 通過選擇僅在此時間範圍內發送來設置 OOO 自動回复的時間範圍
• 鍵入您的消息以自動回复您的同事（我的組織內部選項卡）和公司外部的人員（我的組織外部選項卡）

查看官方指南，了解有關設置假日示例自動回复消息的更多信息。

或者，如果您是 Microsoft 用戶，您可以安裝現成的軟件，例如Exchange Autoresponder ，這將幫助您輕鬆設置 OOO 消息。

蘋果郵件自動回复

Apple 讓在 Mac 郵件程序中設置自動回複變得相當棘手。 為此，您需要執行以下操作：

• 打開郵件應用
• 轉到郵件菜單選項卡並打開首選項
• 在規則選項卡中，單擊添加規則按鈕
• 為您的規則命名（例如“不在辦公室”）
• 創建一條規則：

如果滿足以下任一條件：

To包含[您的電子郵件地址]

執行以下操作：

回复消息

• 單擊回复消息文本按鈕並鍵入您的消息。
• 在文本窗口和規則窗口上單擊確定。
• 一個新窗口將詢問您是否要將新創建的規則應用於所有現有消息。 單擊不應用。
• 現在您的自動回復電子郵件已上線。 不要忘記通過轉到“規則”選項卡並取消選中“外出”規則來關閉它。

查看MacWorld 上的指南。

雷鳥自動回复

如果您使用 Thunderbird 作為郵件客戶端，其他用戶建議不要在其中設置假期自動回复。 該應用程序不提供簡單的程序。 相反，您將需要創建並保存外出消息，然後設置消息過濾器，並在整個假期期間讓您的筆記本電腦保持 Thunderbird 開啟。 與其經歷所有這些麻煩，不如使用基於瀏覽器的電子郵件客戶端。

最佳假日自動回復電子郵件示例

現在讓我們進入最有趣的部分：真正的假期響應者示例。 網絡上有幾十個，我們挑選了其中最聰明的。 因此，請查看下面的外出消息假期示例。

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1.打斷假期

下面的例子在Gizmodo上有特色。 它由 First Round Capital 的 Josh Kopelman 介紹：

我目前不在辦公室度假。

我知道我應該說我對電子郵件的訪問權限有限，並且在我回來之前無法回复 - 但事實並非如此。 我的黑莓會和我在一起，如果需要，我可以回复。 而且我意識到我可能需要不時打斷我的假期來處理一些緊急的事情。

話雖如此，我向我的妻子保證，我將盡可能多地斷開連接、逃離並享受我們的假期。 所以，我要嘗試一些新的東西。 我將把決定權交給你：

• 如果您的電子郵件確實很緊急，並且您需要在我休假期間回复，請重新發送至[email protected]，我會盡快回复。

• 如果您認為First Round Capital 的其他人可能會幫助您，請隨時給我的助理Fiona ([email protected]) 發送電子郵件，她會盡力為您指明正確的方向。

否則，我回來時會回應……

溫暖的問候，

喬什

2. Troy McClure 的一系列 OOO 消息

將 Troy McClure 著名的介紹性短語轉化為對您之前的 OOO 的引用：

嗨，我是特洛伊麥克盧爾！ 你可能還記得我在 [經典的外出消息] 中，例如 [“我在外面的土地上觀看 Metallica”或“在佛羅里達探望我的家人。”] 我今天來這裡是為了和你談談 [Paul Sokol，和你剛剛發給他的電子郵件]。

[你的消息在這裡]

3. 能說一千個字的形象

最好的外出消息都帶有圖像。 它可以是您度假勝地的照片，也可以是帶有您自定義標題的可識別模因。 就像下面的三個例子：

現在您可以看到，製作一個好的假期外出信息是一門藝術。 但不要害怕：即使是最簡單的電子郵件也能正常工作。 但是，如果你想讓它更加個性化和有趣，它會——除了通知你的假期——讓你的同事、客戶或商業夥伴微笑。

度過一個愉快的假期！