Cómo crear una respuesta automática de correo electrónico efectiva + plantillas

1. ¿Por qué es tan importante una respuesta automática de vacaciones?
2. Elementos clave de un correo electrónico de respuesta de vacaciones exitoso
3. ¿Qué hace que los mensajes de respuesta automática sean buenos?
4. Elija el tipo y el estilo de su mensaje de correo electrónico de vacaciones
5. Cómo configurar una respuesta automática de vacaciones
6. Los mejores ejemplos de correos electrónicos con respuestas automáticas para las fiestas

¿Te vas de vacaciones? Esa es una noticia asombrosa, y usted mismo debe estar muy emocionado por eso. Desafortunadamente, uno no puede simplemente dejar los asuntos relacionados con el trabajo como están e ir a disfrutar de sus vacaciones. Todas las vacaciones requieren planificación. Configurar una respuesta automática de correo electrónico de vacaciones es una de las muchas cosas que debe hacer antes de irse .

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Profundicemos un poco más en el tema y veamos por qué necesita un correo electrónico de respuesta de vacaciones, cuáles son las mejores prácticas y, lo más importante, cómo hacer que capte la atención de sus prospectos.

¿Por qué es tan importante una respuesta automática de vacaciones?

En primer lugar, ¿qué es un correo electrónico de respuesta automática ? En nuestro caso, es un mensaje que se envía automáticamente a todos los que escriben en tu dirección de correo electrónico mientras estás de vacaciones. También puede llamarlo mensaje de respuesta automática de vacaciones o simplemente mensaje de fuera de la oficina (OOO).

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Entonces, ¿por qué lo necesitas?

• Para informar a sus contactos que su disponibilidad es limitada

Con un simple correo electrónico de respuesta automática de vacaciones , les dices a tus contactos que no puedes responderles en este momento. Como resultado, no esperarán que lo hagas y no te guardarán rencor por no responderles.

• Para fijar las expectativas de sus socios o clientes

En una respuesta automática, debe especificar el tiempo de su ausencia. De esta manera, las personas sabrán cuándo pueden esperar que usted atienda sus solicitudes. Cuando las personas sepan cuánto tiempo deben esperar por ti, se sentirán más tranquilas.

• Para mantener la comunicación en marcha

Ignorar un correo electrónico relacionado con el trabajo durante las vacaciones es probablemente lo que la gente debería hacer normalmente. Sin embargo, también podría costarle conexiones importantes con socios o clientes. Además, configurar un mensaje de respuesta automática supone cierta transparencia: le dices honestamente a tus contactos dónde estás y cuándo pueden esperar que regreses. Un OOO no es solo una necesidad, también es un signo de confianza.

• Para señalar una solución alternativa

Con un mensaje de correo electrónico de respuesta automática de vacaciones, puede redirigir las solicitudes y los problemas a sus colegas. De esta forma, las situaciones inmediatas pueden ser resueltas, y sus contactos y socios pueden ser atendidos de inmediato. Como opción, puede dejar su número de teléfono o un enlace a su perfil social donde otros pueden contactarlo directamente en caso de una urgencia.

• Para disfrutar de unas vacaciones sin tener que trabajar

No tienes que leer tus correos electrónicos relacionados con el trabajo mientras estás de vacaciones. Sin embargo, ignorarlos tampoco es una opción. Una respuesta automática es una gran oportunidad para informar a todos los que puedan contactarlo sobre su disponibilidad limitada. Véalo como su excusa para no revisar sus correos electrónicos: después de todo, la gente ha sido advertida.

Elementos clave de un correo electrónico de respuesta de vacaciones exitoso

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Entonces, ¿qué debe incluir su mensaje de vacaciones fuera de la oficina ? A continuación se muestra una lista de verificación que consideramos útil.

• Una nota de que actualmente estás de vacaciones.
• Fechas de inicio y finalización de su ausencia
• La fecha de tu regreso
• Nombre y correo electrónico de la persona a contactar en caso de ser necesario
• Una instrucción clara de qué hacer en casos urgentes
• una voz humana
• Su firma
• Algo para mejorar tu mensaje OOO

¿Qué hace que los mensajes de respuesta automática sean buenos?

En primer lugar, un correo electrónico de respuesta automática de vacaciones envía un mensaje claro sobre su falta de disponibilidad actual y las horas en las que se espera que vuelva a trabajar. Considerándolo todo, eso es exactamente lo que la gente que le escribe quiere saber.

En segundo lugar, un buen mensaje de respuesta automática de vacaciones tiene una voz. Tu voz. No lo hagas impersonal y demasiado automático. Añádele un poco de ti mismo: tu saludo personal, una imagen, una referencia a la cultura popular que sea típica para ti.

En tercer lugar, puedes hacerlo visual. Puede agregar una foto del lugar de sus vacaciones o adjuntar una foto feliz (una "versión de vacaciones") de usted mismo. Podría considerar generar una imagen con una leyenda que entretenga a sus contactos o les brinde información adicional.

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Finalmente, agregue un poco de humor. Hay muchas maneras de incluir una broma relacionada con las vacaciones, desde explicar las posibles razones de la conexión a Internet limitada hasta encontrar excusas por las que una persona no debería envidiar sus vacaciones (simplemente no olvide agregar una foto colorida de un lugar celestial al que esté viajando). a). Algunas respuestas automáticas divertidas incluyen una dirección de correo electrónico inventada [email protected] .

Un buen toque para su respuesta automática de vacaciones sería reconocer a las personas a las que sugiere contactar mientras está fuera. Agregue una presentación muy breve y dulce a cada uno de sus colegas cuyo correo electrónico se encuentra en su OOO.

¿Debería agregar una firma de correo electrónico a las respuestas automáticas?

Definitivamente deberías. Una firma de correo electrónico es la mejor manera de decir o recordar a sus destinatarios quién es usted y qué hace.

Incluso si no desea agregar información de contacto al correo electrónico de respuesta automática (si está de vacaciones), puede agregar un simple botón CTA o banner con los medios para contactar a otra persona. Como en el ejemplo anterior.

Si desea compartir una oferta especial con quienes le escriben, puede actualizar su firma en consecuencia. Imagine escribirle a un agente de atención al cliente y enterarse de que está de vacaciones. Sin duda querrías al menos algo aparte del mensaje de disculpa. Por lo tanto, un banner promocional vinculado a una página de ofertas especiales podría funcionar.

Elija el tipo y el estilo de su mensaje de correo electrónico de vacaciones

A continuación, hemos incluido tres plantillas de correo electrónico de respuesta automática diferentes que puede usar en su próximo OOO. Estas son muestras básicas de una plantilla de respuesta de vacaciones que puede personalizar de acuerdo con su estilo personal.

Mensaje estándar de respuesta automática de vacaciones (plantilla)

Este es el mensaje de correo electrónico de vacaciones más básico que puede copiar. Lo tomamos prestado de The Muse y lo modificamos ligeramente. Asegúrate de ajustarlo a tu gusto.

¡Hola y gracias por tu correo electrónico!

Actualmente estoy fuera de la oficina hasta el [fecha].

Aunque revisaré mis correos electrónicos una vez al día, probablemente me comunicaré contigo cuando regrese.

En caso de requerir asistencia inmediata, te escribo dentro de las próximas 24 horas. De lo contrario, envíe un correo electrónico a [nombre de contacto] a [correo electrónico de contacto] en mi ausencia.

Deseándole a usted y a los suyos una maravillosa temporada navideña,

[Su nombre]

[Su firma]

Mensaje de fuera de la oficina de generación de prospectos (plantilla)

Si quieres que tu mensaje de fuera de la oficina funcione para ti mientras estás de vacaciones, puedes complementarlo con una fórmula de generación de leads. Vea el ejemplo a continuación.

¡Hola y gracias por tu correo electrónico!

Actualmente estoy fuera de la oficina hasta el [fecha].

Responderé a tu mensaje a la brevedad cuando regrese. En caso de que necesite asistencia inmediata, envíe un correo electrónico a [nombre de contacto] a [correo electrónico de contacto] en mi ausencia.

Por cierto, sé el primero en saber lo que estamos haciendo (incluso cuando estamos de vacaciones) suscribiéndote a las actualizaciones de nuestra empresa => [Enlace de suscripción]

Deseándole a usted y a los suyos una maravillosa temporada navideña,

[Su nombre]

[Su firma]

En lugar de un enlace de suscripción al boletín, puede insertar cualquier otro enlace. Por ejemplo, si está organizando un seminario web, puede probar la siguiente línea:

Poco después de mi regreso, organizaré un seminario web. Regístrese ahora mismo para asegurar su lugar: [enlace del seminario web].

Respuesta automática de correo electrónico de vacaciones con acceso limitado al correo electrónico (plantilla)

Use este tipo de mensaje de respuesta automática cuando tenga acceso limitado a Internet y no revise su correo electrónico del trabajo la mayor parte del tiempo.

¡Hola y gracias por tu correo electrónico!

Actualmente estoy fuera de la oficina hasta el [fecha].

Probablemente tendré un acceso a Internet muy limitado debido a [su motivo], por lo que leeré su correo electrónico solo cuando regrese al trabajo.

En caso de que necesite asistencia inmediata, envíe un correo electrónico a [nombre de contacto] a [correo electrónico de contacto] en mi ausencia.

Deseándole a usted y a los suyos una maravillosa temporada navideña,

[Su nombre]

[Su firma]

Cómo configurar una respuesta automática de vacaciones

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En caso de que nunca haya configurado los mensajes de fuera de la oficina, es posible que tenga problemas para manejar la configuración en sus clientes de correo electrónico. A continuación, cubriremos los conceptos básicos de Gmail, Outlook, Apple Mail y Thunderbird.

Respuesta automática de Gmail

Configurar un mensaje automático para su período de vacaciones es bastante fácil con Gmail. Simplemente siga los pasos a continuación.

• Abre Gmail .
• Ve a la Configuración .
• Localice la sección Respondedor de vacaciones y actívela.
• Escriba el asunto, las fechas de su ausencia y el mensaje en sí.
• Guarde sus cambios.

Para obtener consejos más específicos sobre cómo activar el mensaje de vacaciones de respuesta automática en diferentes dispositivos, consulte esta página de soporte de Google .

Respuesta automática de Outlook

Si está utilizando el software de correo electrónico de Microsoft, siga los pasos a continuación para configurar su OOO en Outlook.

• Abrir Outlook
• En el menú, primero, haga clic en la pestaña Archivo y luego en la pestaña Información
• Haga clic en Respuestas automáticas (fuera de la oficina)
• Seleccione Enviar respuestas automáticas
• Establezca el rango de tiempo para su respuesta automática OOO seleccionando Solo enviar durante este rango de tiempo
• Escriba su mensaje para las respuestas automáticas de sus colegas (la pestaña Dentro de mi organización ) y las personas ajenas a su empresa (la pestaña Fuera de mi organización )

Consulte la guía oficial para obtener más información sobre cómo configurar mensajes de respuesta automática de muestra para las festividades .

Alternativamente, si es un usuario de Microsoft, puede instalar un software listo para usar, como Exchange Autoresponder , que lo ayudará a configurar sus mensajes OOO sin ningún problema.

Respuesta automática de correo de Apple

Apple ha hecho que sea bastante complicado configurar una respuesta automática en el programa de correo de Mac. Para hacer esto, deberá hacer lo siguiente:

• Abra la aplicación de correo
• Vaya a la pestaña del menú Correo y abra Preferencias
• En la pestaña Reglas , haga clic en el botón Agregar regla
• Asigne un nombre a su regla (por ejemplo, "Fuera de la oficina")
• Crea una regla que diga:

Si se cumple alguna de las siguientes condiciones:

Para contiene [Su dirección de correo electrónico]

Realice las siguientes acciones:

Responder al mensaje

• Haga clic en el botón de texto del mensaje de respuesta y escriba su mensaje.
• Haga clic en Aceptar tanto en la ventana de texto como en la ventana de Reglas.
• Una nueva ventana le preguntará si desea aplicar la regla recién creada a todos los mensajes existentes. Haz clic en No aplicar .
• Ahora su correo electrónico de respuesta automática está activo. No olvide desactivarlo yendo a la pestaña Reglas y desmarcando la regla Fuera de la oficina.

Consulte una guía sobre MacWorld .

Respuesta automática de Thunderbird

Si está utilizando Thunderbird como cliente de correo, los demás usuarios desaconsejan configurar una respuesta automática de vacaciones en él. La aplicación no ofrece un procedimiento simple. En su lugar, deberá crear y guardar un mensaje de Fuera de la oficina, luego configurar un filtro de mensajes y dejar su computadora portátil con Thunderbird encendido durante todo el período de sus vacaciones. En lugar de pasar por todos estos problemas, use un cliente de correo electrónico basado en navegador.

Los mejores ejemplos de correo electrónico de respuesta automática de vacaciones

Ahora vayamos a la parte más interesante: ejemplos reales de respondedores de vacaciones . Hay docenas de ellos en la web, de los cuales hemos elegido los más inteligentes. Así que, por favor, consulte los ejemplos de días festivos de mensajes de fuera de la oficina a continuación.

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1. Interrumpir las vacaciones

El siguiente ejemplo se presentó en Gizmodo . Fue presentado por Josh Kopelman de First Round Capital:

Actualmente estoy fuera de la oficina de vacaciones.

Sé que se supone que debo decir que tendré acceso limitado al correo electrónico y no podré responder hasta que regrese, pero eso no es cierto. Mi blackberry estará conmigo y puedo responder si lo necesito. Y reconozco que probablemente tendré que interrumpir mis vacaciones de vez en cuando para ocuparme de algo urgente.

Dicho esto, le prometí a mi mujer que voy a intentar desconectar, hacer una escapada y disfrutar al máximo de nuestras vacaciones. Entonces, voy a experimentar con algo nuevo. Voy a dejar la decisión en tus manos:

• Si su correo electrónico es realmente urgente y necesita una respuesta mientras estoy de vacaciones, vuelva a enviarlo a [email protected] y trataré de responderlo de inmediato.

• Si cree que alguien más en First Round Capital podría ayudarlo, no dude en enviar un correo electrónico a mi asistente, Fiona ([email protected]) y ella intentará orientarlo en la dirección correcta.

De lo contrario, responderé cuando regrese...

Un cordial saludo,

jose

2. Una serie de mensajes OOO con Troy McClure

Convierte la famosa frase introductoria de Troy McClure en una referencia a tus OOO anteriores :

¡Hola, soy Troy McClure! Puede que me recuerden de [Mensajes clásicos fuera de la oficina] como [“Estoy en las afueras viendo Metallica” o “Visitando a mi familia en Florida”.] Hoy estoy aquí para hablarles sobre [Paul Sokol, y el correo electrónico que acabas de enviarle].

[Tu mensaje va aquí]

3. Una imagen que habla más que mil palabras

Los mejores mensajes de fuera de la oficina cuentan con una imagen. Puede ser una foto de tu lugar de vacaciones o un meme reconocible con tu leyenda personalizada. Como en los siguientes tres ejemplos:

Ahora puede ver que elaborar un buen mensaje de vacaciones es un arte. Pero no temas: incluso el correo electrónico más simple funciona bien. Pero, si lo hace más personal y divertido, además de informar sobre sus vacaciones, despertará una sonrisa en sus colegas, clientes o socios comerciales.

¡Que tengas unas hermosas vacaciones!