Durma! Tatildeyken İşinizi Nasıl Yöneteceğinizi Öğrenin

1. Küçük bir işletme sahibiyseniz, tatilinizi önceden planlayın
2. Ekibinizi işi uzaktan yönetmeye hazırlayın
3. Devamsızlık döneminiz için sorumlulukları devredin
4. Aktiviteleri önceden planlayın
5. Tatil dönemi için son tarihler belirlemeyin
6. Ekibinizle iletişimi kurun
7. Müşterilerinizi önceden bilgilendirin
8. Bizi izlemeye devam etmek için teknik araçları kullanın
9. Acil duruma hazırlanın

Kullanışlı araçlar:
1. Newoldstamp - E-posta imza pazarlaması
2. SendGrid - E-posta oluşturucu ve gönderici
3. Boomerang - E-postaları planlamak için bir araç
4. Mailtrack - E-posta bağlantısı izlemeyi açar
5. Canva - Tasarım yapmak için çevrimiçi araç

“Beş yıldır tatil yapmıyorum” — küçük bir işletme sahibinden , kurucudan veya C düzeyindeki bir yöneticiden duyabileceğiniz tipik bir hikaye. Olağan argümanlar “işletmeyi yönetilmeden bırakmak sorumsuzluktur” ve “ya bir şey olursa ve ben harekete geçmek için orada olmazsam?” şeklindedir.

Yine de hepimiz insanız ve arada bir dinlenmeye ihtiyacımız var. Sadece beş yılda bir değil, düzenli olarak. Bu şarj olmadan, yöneticiler olsun ya da olmasın, muhtemelen yanacağız. Ayrıca, bir şirket üst yönetimi olmadan birkaç hafta hayatta kalamıyorsa, ekibinin ne anlamı var?

GIPHY aracılığıyla

Bir veya iki hafta tatil yapmak göze alamayacağınız bir şey gibi geliyorsa, bunun nedeni genellikle aşağıdaki nedenlerden biri (veya daha fazlası):

• her şeyi kendin yapıyorsun
• yetki veremezsiniz
• Karar verirken ekibinize güvenmiyorsunuz
• Şirketinizdeki iletişimde bir sorun var
• Yokluğunda bir şeylerin ters gitmesinden çok korkuyorsun
• Şirketinizde çok az insan var ve iş süreçlerinin çoğunda aktif olarak yer alıyorsunuz
• İşiniz çok genç
• Şirketinizin tek çalışanısınız

Tatil yapmama nedeniniz son üç nedenden biri değilse, iyi bir yönetici olmaktan çok bahaneler uyduruyorsunuz.

Her halükarda, bir tatile çıkmak, hazırlık ve izin süreniz boyunca - en azından kısmen - müsait olmanızı gerektirir. Hem tatilinizin tadını çıkarmak hem de uzaktan çalışmak istiyorsanız gelin nelere dikkat etmeniz gerektiğini görelim.

Küçük bir işletme sahibiyseniz, tatilinizi önceden planlayın

Her şeyden önce, tatilinizi önceden planlayın. Her şeyi olduğu gibi bırakıp boş zamanın tadını çıkarmaya devam etmeniz sorumsuzluk olur.

Freepik'in izniyle

Tatilden önce, işleri halletmek ve programınızı temizlemek için kendinize biraz zaman tanıyın:

• Takviminizi gözden geçirdiğinizden ve hiçbir etkinliğin planlanmadığı zamanı seçtiğinizden emin olun. En azından, bazılarını daha sonra taşıyabileceğinizden emin olun.
• Tatil planlarınızı ekibinize bildirin ki onlar için sürpriz olmasın. Bir sonraki sorumlu kişinin yokluğunuz sırasında çalışmasını sağlayın.
• Yönettiğiniz müşterilerle ve iş ortaklarınızla iletişime geçin ve onlara planladığınız OOO dönemi hakkında bilgi verin.

Devamsızlığınızla ilgili riskleri en aza indirmek için en iyi tavsiye, tatilinizi işiniz için en yavaş zamana göre planlamak olacaktır. Bu resmi tatillere denk geliyorsa, en azından birinin sorumlu bırakılabileceğinden emin olun.

Ekibinizi işi uzaktan yönetmeye hazırlayın

Çalışanlarınızla problem çözme ve karar verme hakkında açık bir konuşma yapın. Etrafta olmasaydınız belirli bir durumda ne yapacaklarını sorun. Bazı iyi cevaplar ve fikirler duyabilirsiniz. Bu konuşmaları en baştan yapmaya başlasanız iyi olur, böylece ekip sizin yokluğunuz için hazır olur.

Bir seferde uzun bir tatile çıkmamak en iyisidir. Toplantı yaparken veya sadece evden çalışırken birkaç gün izin alın. Nasıl gittiğini ve sorunların nasıl çözüldüğünü görün. Aktif katılımcılarınız olmadan her şey yolunda giderse, ekip patronunun tatiline hazır olabilir.

Devamsızlık döneminiz için sorumlulukları devredin

Yetkilendirmenin işe yaramadığını düşünüyorsanız, yanılıyorsunuz. En iyi yöneticiler, her şeyi kendi başlarına yapmaktansa, çalışmalarının büyük bir bölümünü başkalarına devreden kişilerdir.

Sorumlulukları devretmeye başlamak için önce faaliyetlerinizi tanımlamanız ve listelemeniz gerekir. Onlara öncelik verin ve bunun yerine bu görevleri başka kimlerin yapabileceğini düşünün.

Başlangıç ​​olarak, sizin yerinize işi yönetecek ikinci sorumlu kişiyi atayın . Kişisel asistanınız, kurucu ortağınız veya yönetim kurulunuzdaki C-seviye yöneticilerinden herhangi biri olabilir.

Daha da iyisi, bulunmadığınız süre için sorumlulukları farklı kişilere devretmek. Ancak, onları fazladan işlerle aşırı yüklemediğinizden ve geçici rollerinde rahat olduklarından emin olun. Size fikir vermesi için ekibinizden aşağıdaki kişileri seçin:

• Müşterilerden sorumlu biri
• İş ortaklarından sorumlu biri
• Yol haritasından sorumlu biri
• Ofisle ilgili konulardan sorumlu biri
• Kullanıcılarla iletişimden sorumlu biri

Aktiviteleri önceden planlayın

Aşağıdaki adımlarda yapabilirsiniz:

• Takviminize dikkatlice bakın ve ne planladığınızı görün.
• Faaliyetlere öncelik verin.
• Planladığınız tatilden önceki dönem için en acil veya gerekli olan aktiviteleri planlayın .
• Geri döndüğünüzde en önemsiz olanları erteleyin.
• Programınızı ekibinizle ve/veya ikinci komutanınızla paylaşın.

GIPHY aracılığıyla

Bu şekilde, en acil sorunları gözden geçireceğinizden ve karar vermeyi kaçırmadığınızdan emin olacaksınız. Tatiliniz sırasında yeni aktiviteler ortaya çıkarsa, bunları çalışanlarınıza devredebilir veya tatilden döndükten sonra onları taşımayı deneyebilirsiniz.

Tatil dönemi için son tarihler belirlemeyin

Tatilinizden sonraki dönem için önemli gelişimsel kilometre taşlarını belirlememeniz önemlidir. Bunlar büyük olasılıkla onayınızı gerektirir ve tatilinizin çoğunu çalışarak geçirmek istemezsiniz. Bu nedenle tatile çıkmadan önce veya sonra son teslim tarihlerini karşılamaya çalışın.

Freepik'in izniyle

Bazı son teslim tarihlerini ertelediyseniz, geri döndükten sonra onlarla tanışmak için yeterli zamanınız olduğundan emin olun. İşe geri dönmenin uyum için biraz zaman gerektirdiğini unutmayın; bu, ilk birkaç günün olmasını istediğiniz kadar verimli olmayacağı anlamına gelir.

Ekibinizle iletişimi ayarlayın

En başından itibaren ekibinizle açık iletişimi sürdürmeniz önemlidir. Tüm ticari faaliyetler ekibiniz içinde şeffaf ve tartışılabilir olmalıdır. Bu şekilde onları karar vermeye ve sorumluluk almaya hazırlarsınız.

Bir süre uzaklaşmayı planladıktan sonra, yokluğunuz için bir iletişim politikası belirleyin. Ne zaman ekip görüşmesi yapacağınız veya e-postalara ve mesajlara yanıt verme olasılığınızın en yüksek olduğu zamanlar üzerinde anlaşın.

GIPHY aracılığıyla

Tatiliniz sırasında hala kararınızın çok gerekli olacağından korkuyorsanız, kendinizi iletişim için uygun hale getirin. Artık dünyanın hemen hemen her yerinden İnternet erişiminiz olabilir, bu nedenle tatil türünüz dağcılık değilse sorun olmaz. Çoğu durumda, ekibinizin size ulaşabileceği çevrimiçi zamanları planlayabilirsiniz.

Kararlaştırılan zamanlarda hazır olun ve çalışanlarınızın acil sorularla ilgili olarak size ulaşabileceklerini açıkça belirtin. Karar verirken kendilerine güvenmeleri gereken durumları ve sizinle ne zaman iletişime geçmeleri gerektiğini onlarla tartışmak önemlidir. Yalnızca sizin fikrinize bağlı olmadıklarından emin olun. Aksi takdirde, sadece tatilinizi mahveder.

Müşterilerinizi önceden bilgilendirin

Müşterilerinizi tatiliniz hakkında önceden bilgilendirmeye özen gösterin. Tatilinizden birkaç ay önce onlarla iletişime geçmeniz en iyisi olacaktır. Bunu planlanan tatillerden bir ay öncesine kadar ertelememeye çalışın.

Müşterilerle tatiliniz hakkında iletişim kurarken:

• Onlara tatilinizin tarihlerini söyleyin.
• Sen gitmeden önce yapman gereken bir şeye ihtiyaçları olup olmadığını sor.
• Yokluğunda sorumlu olacak bir kişiyle onları tanıştırmayı unutma.
• Onlara bir acil durum seçeneği sağlayın (arayacakları kişisel bir telefon numarası gibi).

Uzakta olacağınız tarihleri ​​hatırlatmak için tatilinizden kısa bir süre önce müşterilerinizi takip etmeyi unutmayın.

Bizi izlemeye devam etmek için teknik araçları kullanın

Tatil sırasında herhangi bir işten uzak durmak çoğu zaman mümkün olmadığı için işi yürütecek kişi siz olduğunuzda uzaktan çalışma ortamı oluşturun. İş için hangisini kullanacaksanız, tüm gerekli araçları akıllı telefonunuza veya tabletinize yükleyin . Ayrıca, önemli hiçbir şeyi kaçırmamak için tüm araçlarınız için bildirimler ayarlayabilirsiniz.

Muhtemelen ihtiyaç duyacağınız araçlar şunlardır:

• İletişim araçları

OOO mesajınızı e-postanızda ayarlayın, böylece insanlar sizden hemen bir cevap beklemezler. Yetkililerden bahsedin ve acil bir durumda size nasıl ulaşılabileceğini söyleyin. Bunun için iş imzanızı değiştirebilirsiniz.

Ekibinizle gerçek zamanlı olarak iletişim kurabilmeniz için, telefonunuzda gerekli tüm iletişim uygulamalarının (Skype, Slack, vb.) yüklü olduğundan emin olun.

Freepik'in izniyle

• Proje yönetimi araçları

Hangi proje yönetimi araçlarını kullanıyorsunuz? Jira veya Confluence , işinizi bir akıllı telefondan yönetmek için çok karmaşık olabilir (birini iş için kullanacaksanız), bu nedenle Trello veya Evernote gibi daha kolay bir şey kullanmayı düşünün.

Freepik'in izniyle

• Takvim

Takvimlerinizin e-posta hesabınız ve proje yönetimi araçlarınızla senkronize olduğundan emin olun. Takvimleri günlük olarak kontrol ederek neler olup bittiğini takip edin.

Freepik'in izniyle

• Raporlama araçları

Belirli bir süre içinde yapılanlardan nasıl haberdar olacaksınız? Ekibiniz e-tablolar, kanban panoları, gerçek zamanlı gösterge tabloları vb. kullanabilir. Veya komutanınızdan her günün sonunda size e-posta yoluyla kısa bir özet göndermesini isteyebilirsiniz.

Freepik'in izniyle

• Sosyal medya için zamanlama araçları

Sosyal hesaplarınızı şirketinizin farkındalığını artırmak veya müşteriler ve müşterilerle etkileşim kurmak için kullanıyorsanız, Hootsuite veya Buffer gibi zamanlama araçlarını kullanmanız önemlidir. Onlarla, sosyal varlığınızı korurken her zaman çevrimiçi olmanız gerekmeyecek. Ancak, sizinle etkileşime giren kişilerin yanıtsız kalmadığından emin olun.

Freepik'in izniyle

Acil duruma hazır olun

Her şeyi ne kadar iyi planlamış olursanız olun, kontrolünüz dışında kalan bazı şeyler vardır. Şimdi kendinizi sorgulamanın zamanı geldi: En büyük korkunuz nedir? En kötü durumda şirkette neler olabilir? Sorumlu kişinin derhal harekete geçmesini gerektirecek ne ters gidebilir? Bu tür senaryoları baştan sona düşünmek ve ekibinize nasıl tepki verecekleri konusunda net talimatlar vermek isteyebilirsiniz.

Doğal afetler (sel) veya insan kaynaklı kasıtsız hasarlar (yangın) dışında, elektrik kesintisi veya bağlantı kaybı gibi daha az felaketle sonuçlanabilecek şeyler vardır. Sorunun mümkün olduğunca çabuk çözülebilmesi için ilgili servis ve bakım sağlayıcılarının telefonlarının herkesin ulaşabileceği bir yerde olduğundan emin olun.

Özet

Tatile çıkarken çok fazla endişelenmemelisiniz. Sadece önceden plan yapın ve ana sorumlulukların çalışanlar arasında paylaştırıldığından emin olun. Büyük olasılıkla, takımınızın performansına hoş bir şekilde şaşıracaksınız.

Bununla birlikte, şirketteki ana karar verici sizseniz, sizinle iletişim kurma imkanı olmadan tatile çıkmak muhtemelen sorumsuzluktur. Kararlaştırılan zamanlarda çevrimiçi olmayı planlayın ve elinizin telefonunuzda olmasına hazır olun. Yine de, tatildeyken işi her zamanki gibi yürütmenin cazibesine direnmeye çalışın .

İş-yaşam dengesini korumak önemlidir; bu, işten biraz zaman ayırmak ve bunun yerine başka şeylere konsantre olmak anlamına gelir: seyahat etmek, okumak, yürüyüş yapmak, rahatlamak, meditasyon yapmak, adını siz koyun. Tatil yapmanın sadece kendi sağlığınız için değil, işinizin sağlığı için de gerekli olduğunu unutmayın.