効果的な電子メールオートレスポンダー+テンプレートを作成する方法
公開: 2022-06-031.休日のオートレスポンダーがそれほど重要なのはなぜですか？
2.休暇のレスポンダーメールを成功させるための重要な要素
3.オートレスポンダーメッセージが優れている理由は何ですか？
4.休暇の電子メールメッセージのタイプとスタイルを選択します
5.休日のオートレスポンダーを設定する方法
6.最高の休日のオートレスポンダーの電子メールの例
休暇に行きますか？ それは驚くべきニュースです、そしてあなたはそれについてかなり興奮しているに違いありません。 残念ながら、仕事関連の事柄をそのままにして、休日を楽しむことはできません。 すべての休暇には計画が必要です。 休日の電子メールの自動返信を設定することは、出発する前に注意しなければならない多くのことの1つです。
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トピックをもう少し深く掘り下げて、休暇の応答者の電子メールが必要な理由、ベストプラクティス、そして最も重要なこととして、見込み客の注意を引く方法を見てみましょう。
休日のオートレスポンダーがとても重要なのはなぜですか？
まず、 自動応答メールとは何ですか？ 私たちの場合、それはあなたが休暇中にあなたのメールアドレスに書き込むすべての人に自動的に送信されるメッセージです。 また、休暇の自動返信メッセージまたは単に不在メッセージ（OOO）と呼ぶこともできます。
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では、なぜそれが必要なのですか？
空き状況が限られていることを連絡先に通知する
簡単な休暇の自動返信メールで、今は連絡が取れないことを連絡先に伝えます。 その結果、彼らはあなたがそうすることを期待せず、彼らを書き戻さなかったことに対してあなたに恨みを抱くことはありません。
パートナーまたはクライアントの期待を設定するには
自動応答では、不在時刻を指定する必要があります。 このようにして、人々はあなたが彼らの要求に対処することをいつ期待できるかを知るでしょう。 人々があなたを待つ必要がある時間を知っているとき、彼らはより安心するでしょう。
コミュニケーションを続けるために
休暇中に仕事関連の電子メールを無視することは、おそらく人々が通常行うべきことです。 ただし、パートナーやクライアントとの重要な接続にコストがかかる可能性もあります。 さらに、自動応答メッセージを設定することは、ある程度の透明性を前提としています。つまり、連絡先に自分がどこにいて、いつ戻ってくると期待できるかを正直に伝えます。 OOOは必需品であるだけでなく、信頼のしるしでもあります。
別の解決策を示すには
休日の自動返信メールメッセージを使用すると、リクエストや問題を同僚にリダイレクトできます。 このようにして、当面の状況を解決することができ、連絡先とパートナーに一度に対応することができます。 オプションとして、あなたの電話番号またはあなたのソーシャルプロフィールへのリンクを残して、緊急の場合に他の人があなたに直接連絡できるようにすることができます。
仕事をせずに休暇を楽しむために
休暇中に仕事関連のメールを読む必要はありません。 ただし、それらを無視することもできません。 オートレスポンダーは、あなたに連絡する可能性のあるすべての人にあなたの限られた可用性を知らせる絶好の機会です。 あなたの電子メールをチェックしないためのあなたの言い訳としてそれを見てください：結局のところ、人々は警告されました。
休暇のレスポンダーメールを成功させるための重要な要素
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では、休日の不在メッセージには何を含める必要がありますか？ 以下は、役立つと思われるチェックリストです。
- あなたは現在休暇中であることに注意してください
- 不在の開始日と終了日
- 帰国日
- 必要に応じて連絡する人の名前とメールアドレス
- 緊急の場合に何をすべきかについての明確な指示
- 人間の声
- あなたの署名
- あなたのOOOメッセージを整えるための何か
オートレスポンダーメッセージが優れている理由は何ですか？
まず、休暇の自動返信メールは、現在利用できないことと、再び仕事をすることが予想される時間についての明確なメッセージを送信します。 全体として、それはまさにあなたを書いている人々が知りたいことです。
第二に、良い休日のオートレスポンダーメッセージには声があります。 あなたの声。 それを非人格的で自動化しすぎないでください。 それに少し自分自身を追加してください：あなたの個人的な挨拶、画像、あなたに典型的な大衆文化の参照。
第三に、あなたはそれを視覚的にすることができます。 あなたはあなたの休暇の場所から写真を追加するか、あなた自身の幸せな写真（「休日バージョン」）を添付することができます。 連絡先を楽しませたり、追加情報を提供したりするキャプション付きの画像を生成することを検討してください。
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最後に、ユーモアを加えます。 インターネット接続が制限されている潜在的な理由を説明することから、人があなたの休暇をうらやましがらない理由を見つけることまで、休暇関連のジョークを含める方法はたくさんあります（あなたが旅行している天国の場所のカラフルな写真を追加することを忘れないでくださいに）。 いくつかの面白いオートレスポンダーには、あなたの[email protected]に割り込む作り上げの電子メールアドレスが含まれています。
あなたの休日の自動返信への良いタッチは、あなたが留守中に連絡することを提案している人々を認めることです。 あなたのOOOにメールが入っている同僚のそれぞれに非常に簡潔で甘い紹介を追加してください。
オートレスポンダーに電子メールの署名を追加する必要がありますか？
あなたは間違いなくすべきです。 電子メールの署名は、受信者にあなたが誰で、何をしているのかを伝えたり思い出させたりするための最良の方法です。
オートレスポンダーの電子メールに連絡先情報を追加したくない場合でも（休暇中の場合）、他の人に連絡する手段を備えた簡単なCTAボタンまたはバナーを追加できます。 上記の例のように。
あなたがあなたに手紙を書いている人々と特別オファーを共有したい場合は、それに応じてあなたの署名を更新することができます。 カスタマーサポートエージェントに手紙を書いて、彼らが休暇中であることを学ぶことを想像してみてください。 申し訳ありませんが、少なくとも何か別のメッセージが必要になることは間違いありません。 そのため、特別オファーページにリンクされたプロモーションバナーで十分な場合があります。
休暇のメールメッセージの種類とスタイルを選択してください
以下に、次のOOOで使用できる3つの異なるオートレスポンダーメールテンプレートを示します。 これらは、自分のスタイルに合わせてパーソナライズできる休暇レスポンダーテンプレートの基本的なサンプルです。
標準の休暇の自動返信メッセージ（テンプレート）
これがあなたがコピーできる最も基本的な休暇の電子メールメッセージです。 私たちはミューズからそれを借りて、少し自分自身を修正しました。 必ずお好みに合わせて調整してください。
こんにちは、メールありがとうございます！
私は現在[日付]まで不在です。
私は1日に1回メールをチェックしますが、戻ってきたらおそらくあなたに連絡します。
すぐにサポートが必要な場合は、24時間以内にご連絡いたします。 それ以外の場合は、不在の場合は[連絡先メールアドレス]の[連絡先名]にメールを送信してください。
あなたとあなたの素晴らしいホリデーシーズンをお祈りしております。
[あなたの名前]
[あなたの署名]
休日の不在メッセージを生成するリード（テンプレート）
休暇中に不在メッセージを機能させたい場合は、潜在顧客を生成する式でそれを補完することができます。 以下の例を参照してください。
こんにちは、メールありがとうございます！
私は現在[日付]まで不在です。
戻ってきたらすぐに返信します。 すぐにサポートが必要な場合は、私の不在時に[連絡先メールアドレス]の[連絡先名]にメールを送信してください。
ちなみに、会社の最新情報を購読して、私たちが何をしているのか（休日を含む）を最初に知ってください=>[購読リンク]
あなたとあなたの素晴らしいホリデーシーズンをお祈りしております。
[あなたの名前]
[あなたの署名]
ニュースレターの購読リンクの代わりに、他のリンクを挿入できます。 たとえば、ウェビナーをホストしている場合は、次の行を試してみてください。
戻ってすぐに、ウェビナーを開催します。 今すぐサインアップして、スポットを確認してください：[ウェビナーリンク]。
電子メールへのアクセスが制限された休日の自動電子メール返信（テンプレート）
このタイプの自動応答メッセージは、インターネットアクセスが制限されていて、仕事用の電子メールをほとんどチェックしない場合に使用します。
こんにちは、メールありがとうございます！
私は現在[日付]まで不在です。
[あなたの理由]のためにインターネットへのアクセスが非常に制限される可能性があります。そのため、仕事に戻ったときにのみあなたのメールを読みます。
すぐにサポートが必要な場合は、私の不在時に[連絡先メールアドレス]の[連絡先名]にメールを送信してください。
あなたとあなたの素晴らしいホリデーシーズンをお祈りしております。
[あなたの名前]
[あなたの署名]
休日のオートレスポンダーを設定する方法
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不在メッセージを設定したことがない場合は、電子メールクライアントの設定を処理するのに問題がある可能性があります。 以下では、Gmail、Outlook、Apple Mail、およびThunderbirdの基本について説明します。
Gmailオートレスポンダー
Gmailを使用すると、休暇期間の自動メッセージを簡単に設定できます。 以下の手順に従ってください。
- Gmailを開きます。
- [設定]に移動します。
- 休暇レスポンダーセクションを見つけて有効にします。
- 件名、不在の日付、メッセージ自体を入力します。
- 変更を保存します。
さまざまなデバイスで自動応答のホリデーメッセージをオンにするためのより具体的なヒントについては、このGoogleのサポートページを確認してください。
Outlookオートレスポンダー
Microsoft電子メールソフトウェアを使用している場合は、以下の手順に従ってOutlookでOOOを設定します。
- Outlookを開く
- メニューで、最初に[ファイル]タブをクリックし、次に[情報]タブをクリックします
- 自動返信をクリックします（不在）
- [自動返信を送信]を選択します
- [この時間範囲内にのみ送信する]を選択して、OOO自動返信の時間範囲を設定します
- 同僚（ [組織内]タブ）および社外の人（[組織外]タブ）の自動応答のメッセージを入力します
休日のサンプルオートレスポンダーメッセージの設定の詳細については、公式ガイドを確認してください。
または、Microsoftユーザーの場合は、 Exchange Autoresponderなどの既製のソフトウェアをインストールして、OOOメッセージを大騒ぎせずに設定することができます。
AppleMailオートレスポンダー
Appleは、Macメールプログラムにオートレスポンダーを設定するのをかなり難しいものにしました。 これを行うには、次のことを行う必要があります。
- メールアプリを開く
- [メール]メニュータブに移動し、 [設定]を開きます
- [ルール]タブで、[ルールの追加]ボタンをクリックします
- ルールに名前を付けます（例：「不在」）
- 次のようなルールを作成します。
次の条件のいずれかが満たされている場合：
[あなたのメールアドレス]を含めるには
次のアクションを実行します。
メッセージに返信する
- [メッセージの返信]テキストボタンをクリックして、メッセージを入力します。
- テキストウィンドウとルールウィンドウの両方で[ OK]をクリックします。
- 新しいウィンドウで、新しく作成したルールを既存のすべてのメッセージに適用するかどうかを尋ねられます。 [適用しない]をクリックします。
- これで、オートレスポンダーの電子メールが有効になります。 [ルール]タブに移動し、不在ルールのチェックを外して、オフにすることを忘れないでください。
MacWorldのガイドをチェックしてください。
サンダーバードオートレスポンダー
Thunderbirdをメールクライアントとして使用している場合、他のユーザーは、休日の自動返信を設定しないようにアドバイスします。 アプリは簡単な手順を提供していません。 代わりに、不在メッセージを作成して保存し、メッセージフィルタを設定して、休暇中ずっとThunderbirdをオンにしたままラップトップを使用する必要があります。 このような問題をすべて解決するのではなく、ブラウザベースの電子メールクライアントを使用してください。
最高の休日のオートレスポンダーの電子メールの例
それでは、最も興味深い部分、実際の休暇のレスポンダーの例に取り掛かりましょう。 ウェブ上には数十個ありますが、そのうち最も賢いものを選びました。 ですから、以下の不在メッセージの休日の例を確認してください。
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1.休暇を中断する
次の例はGizmodoで紹介されました。 これは、FirstRoundCapitalのJoshKopelmanによって紹介されました。
私は現在休暇で不在です。
私は電子メールへのアクセスが制限されており、私が戻るまで応答できないと言うことになっていることを知っていますが、それは真実ではありません。 私のブラックベリーは私と一緒にいて、必要に応じて対応することができます。 そして、緊急の事態に対処するために、休暇を時々中断する必要があることを認識しています。
そうは言っても、私は妻に、できるだけ切断し、逃げ出し、休暇を楽しむように努めることを約束しました。 それで、私は何か新しいことを実験するつもりです。 私はあなたの手に決定を残すつもりです：
•あなたの電子メールが本当に緊急で、休暇中に返信が必要な場合は、[email protected]に再送信してください。迅速に返信するように努めます。
•FirstRoundCapitalの他の誰かがあなたを助けることができるかもしれないと思うなら、私のアシスタント、Fiona（[email protected]）に電子メールを送ってください。そうすれば、彼女はあなたを正しい方向に向けようとします。
それ以外の場合は、戻ったときに応答します…
敬具、
ジョシュ
2.トロイ・マクルアーをフィーチャーした一連のOOOメッセージ
トロイマクルアーの有名な紹介フレーズを以前のOOOへの参照に変えてください：
こんにちは、トロイ・マクルアーです！ [「私はメタリカを見ている外の土地にいます」や「フロリダの私の家族を訪ねています」などの[古典的な不在メッセージ]から私を覚えているかもしれません。あなたが彼に送ったばかりのメール]。
[あなたのメッセージはここに行きます]
3.千の言葉を話す画像
最高の不在メッセージは画像を特徴としています。 休暇スポットの写真か、カスタマイズされたキャプションが付いた認識可能なミームのいずれかです。 次の3つの例のように：
これで、良い休日の不在メッセージを作成することは芸術であることがわかります。 しかし、恐れることはありません。最も単純な電子メールでも問題なく機能します。 しかし、もっと個人的で面白くするなら、休暇を知らせることは別として、同僚、クライアント、またはビジネスパートナーに笑顔を呼び起こすでしょう。
素敵な休暇を！