Cara Membuat Autoresponder + Template Email yang Efektif

1. Mengapa autoresponder liburan begitu penting?
2. Elemen kunci dari email responden liburan yang sukses
3. Apa yang membuat pesan autoresponder bagus?
4. Pilih jenis dan gaya pesan email liburan Anda
5. Cara mengatur penjawab otomatis liburan
6. Contoh email autoresponder liburan terbaik

Pergi berlibur? Itu berita yang luar biasa, dan Anda sendiri pasti sangat senang karenanya. Sayangnya, seseorang tidak bisa begitu saja meninggalkan hal-hal yang berhubungan dengan pekerjaan dan pergi menikmati liburan mereka. Setiap liburan membutuhkan perencanaan. Menyiapkan balasan email liburan otomatis adalah salah satu dari banyak hal yang harus diperhatikan sebelum Anda pergi .

melalui GIPHY

Mari kita selami topik lebih dalam dan lihat mengapa Anda memerlukan email penjawab kala libur, apa praktik terbaiknya, dan, yang terpenting, bagaimana membuatnya menarik perhatian prospek Anda.

Mengapa penjawab otomatis liburan begitu penting?

Pertama-tama, apa itu email penjawab otomatis ? Dalam kasus kami, ini adalah pesan yang secara otomatis dikirim ke semua orang yang menulis di alamat email Anda saat Anda sedang berlibur. Anda juga dapat menyebutnya sebagai pesan balasan otomatis liburan atau sekadar pesan di luar kantor (OOO).

Gambar milik Pexels

Jadi mengapa Anda membutuhkannya?

• Untuk memberi tahu kontak Anda bahwa ketersediaan Anda terbatas

Dengan email balasan otomatis liburan sederhana, Anda memberi tahu kontak Anda bahwa Anda tidak dapat menghubungi mereka kembali sekarang. Akibatnya, mereka tidak akan mengharapkan Anda untuk melakukannya dan tidak akan menyimpan dendam terhadap Anda karena tidak membalasnya.

• Untuk menetapkan harapan mitra atau klien Anda

Dalam respons otomatis, Anda perlu menentukan waktu ketidakhadiran Anda. Dengan cara ini, orang akan tahu kapan mereka dapat mengharapkan Anda untuk memenuhi permintaan mereka. Ketika orang tahu berapa lama mereka harus menunggu Anda, mereka akan merasa lebih nyaman.

• Agar komunikasi tetap berjalan

Mengabaikan email terkait pekerjaan saat berlibur mungkin adalah hal yang biasanya dilakukan orang. Namun, itu juga bisa membuat Anda kehilangan koneksi penting dengan mitra atau klien. Selain itu, menyiapkan pesan respons otomatis mengasumsikan transparansi: Anda dengan jujur ​​memberi tahu kontak Anda di mana Anda berada dan kapan mereka dapat mengharapkan Anda kembali. Sebuah OOO bukan hanya sebuah kebutuhan, itu juga merupakan tanda kepercayaan.

• Untuk menunjuk ke solusi alternatif

Dengan pesan email balasan otomatis liburan, Anda dapat mengalihkan permintaan dan masalah ke kolega Anda. Dengan cara ini, situasi langsung dapat diselesaikan, dan kontak serta mitra Anda dapat ditangani sekaligus. Sebagai pilihan, Anda dapat meninggalkan nomor telepon atau tautan ke profil sosial Anda di mana orang lain dapat menghubungi Anda secara langsung jika itu mendesak.

• Untuk menikmati liburan tanpa harus bekerja

Anda tidak perlu membaca email terkait pekerjaan saat berlibur. Namun, mengabaikan mereka juga bukan pilihan. Autoresponder adalah peluang bagus untuk memberi tahu semua orang yang mungkin menghubungi Anda tentang ketersediaan Anda yang terbatas. Anggap itu sebagai alasan Anda untuk tidak memeriksa email Anda: lagi pula, orang-orang telah diperingatkan.

Elemen kunci dari email responden liburan yang sukses

Gambar milik Pexels

Jadi, apa yang perlu disertakan dalam pesan liburan Anda di luar kantor ? Di bawah ini adalah daftar periksa yang menurut kami bermanfaat.

• Catatan bahwa Anda sedang berlibur
• Tanggal mulai dan akhir ketidakhadiran Anda
• Tanggal kepulanganmu
• Nama dan email orang yang dapat dihubungi jika perlu
• Instruksi yang jelas tentang apa yang harus dilakukan dalam kasus-kasus mendesak
• Suara manusia
• Tanda tangan Anda
• Sesuatu untuk mempercantik pesan OOO Anda

Apa yang membuat pesan autoresponder bagus?

Pertama-tama, email balasan otomatis liburan mengirimkan pesan yang jelas tentang ketidaktersediaan Anda saat ini dan waktu kapan Anda diharapkan akan bekerja lagi. Secara keseluruhan, itulah yang ingin diketahui oleh orang-orang yang menulis Anda.

Kedua, pesan autoresponder liburan yang baik memiliki suara. Suara mu. Jangan membuatnya impersonal dan terlalu otomatis. Tambahkan sedikit dari diri Anda: sapaan pribadi Anda, gambar, referensi budaya populer yang khas untuk Anda.

Ketiga, Anda bisa membuatnya visual. Anda dapat menambahkan foto dari tempat liburan Anda atau melampirkan foto bahagia ("versi liburan") dari diri Anda sendiri. Anda dapat mempertimbangkan untuk membuat gambar dengan keterangan yang akan menghibur kontak Anda atau memberi mereka informasi tambahan.

Gambar milik Pexels

Terakhir, tambahkan sedikit humor. Ada banyak cara untuk memasukkan lelucon terkait liburan, mulai dari menjelaskan alasan potensial untuk koneksi internet terbatas hingga menemukan alasan mengapa seseorang tidak boleh iri dengan liburan Anda (jangan lupa untuk menambahkan foto berwarna dari tempat surgawi yang Anda kunjungi. ke). Beberapa penjawab otomatis yang lucu menyertakan alamat email yang dibuat-buat yang mengganggu liburan [email protected] .

Sentuhan yang bagus untuk balasan otomatis liburan Anda adalah dengan mengakui orang-orang yang Anda sarankan untuk dihubungi saat Anda pergi. Tambahkan perkenalan yang sangat singkat dan manis untuk setiap kolega Anda yang emailnya ada di OOO Anda.

Haruskah Anda menambahkan tanda tangan email ke penjawab otomatis?

Anda pasti harus. Tanda tangan email adalah cara terbaik untuk memberi tahu atau mengingatkan penerima siapa Anda dan apa yang Anda lakukan.

Bahkan jika Anda tidak ingin menambahkan informasi kontak ke email penjawab otomatis (jika Anda sedang berlibur), Anda dapat menambahkan tombol atau spanduk CTA sederhana dengan sarana untuk menghubungi orang lain. Seperti pada contoh di atas.

Jika Anda ingin berbagi penawaran khusus dengan mereka yang menulis kepada Anda, Anda dapat memperbarui tanda tangan Anda. Bayangkan menulis kepada agen dukungan pelanggan dan mengetahui bahwa mereka sedang berlibur. Anda pasti menginginkan setidaknya sesuatu selain dari pesan maaf. Jadi, spanduk promo yang ditautkan ke halaman penawaran khusus mungkin cocok.

Pilih jenis dan gaya pesan email liburan Anda

Di bawah ini kami telah menyertakan tiga templat email penjawab otomatis yang berbeda yang dapat Anda gunakan di OOO berikutnya. Ini adalah contoh dasar dari template penjawab kala libur yang dapat Anda sesuaikan sesuai dengan gaya pribadi Anda.

Pesan balasan otomatis liburan standar (templat)

Berikut adalah pesan email liburan paling dasar yang dapat Anda salin. Kami meminjamnya dari The Muse dan sedikit memodifikasi diri kami sendiri. Pastikan untuk menyesuaikannya dengan selera Anda.

Halo dan terima kasih atas email Anda!

Saat ini saya tidak berada di kantor sampai [tanggal].

Meskipun saya akan memeriksa email saya sekali sehari, saya mungkin akan menghubungi Anda kembali ketika saya kembali.

Jika Anda memerlukan bantuan segera, saya akan menulis surat kepada Anda dalam 24 jam ke depan. Jika tidak, silakan kirim email ke [nama kontak] di [email kontak] saat saya tidak ada.

Semoga Anda dan Anda memiliki musim liburan yang indah,

[Namamu]

[Tanda tangan Anda]

Pesan liburan di luar kantor yang menghasilkan prospek (templat)

Jika Anda ingin pesan di luar kantor bekerja untuk Anda saat Anda sedang berlibur, Anda dapat melengkapinya dengan formula yang menghasilkan prospek. Lihat contoh di bawah ini.

Halo dan terima kasih atas email Anda!

Saat ini saya tidak berada di kantor sampai [tanggal].

Saya akan segera membalas pesan Anda ketika saya kembali. Jika Anda memerlukan bantuan segera, silakan kirim email ke [nama kontak] di [email kontak] saat saya tidak ada.

Omong-omong, jadilah yang pertama mengetahui apa yang kami lakukan (termasuk saat kami sedang berlibur) dengan berlangganan pembaruan perusahaan kami => [Tautan berlangganan]

Semoga Anda dan Anda memiliki musim liburan yang indah,

[Namamu]

[Tanda tangan Anda]

Alih-alih tautan berlangganan buletin, Anda dapat menyisipkan tautan lain apa pun. Misalnya, jika Anda menyelenggarakan webinar, Anda dapat mencoba baris berikut:

Segera setelah saya kembali, saya akan mengadakan webinar. Daftar sekarang untuk memastikan tempat Anda: [Webinar link].

Balasan email liburan otomatis dengan akses terbatas ke email (templat)

Gunakan jenis pesan respons otomatis ini ketika Anda memiliki akses Internet terbatas dan tidak akan sering memeriksa email kantor Anda.

Halo dan terima kasih atas email Anda!

Saat ini saya tidak berada di kantor sampai [tanggal].

Saya mungkin akan memiliki akses Internet yang sangat terbatas karena [Alasan Anda], itulah sebabnya saya akan membaca email Anda hanya ketika saya kembali bekerja.

Jika Anda memerlukan bantuan segera, silakan kirim email ke [nama kontak] di [email kontak] saat saya tidak ada.

Semoga Anda dan Anda memiliki musim liburan yang indah,

[Namamu]

[Tanda tangan Anda]

Cara mengatur penjawab otomatis liburan

Gambar milik Freepik

Jika Anda belum pernah menyiapkan pesan di luar kantor, Anda mungkin mengalami masalah dengan pengaturan di klien email Anda. Di bawah ini kami akan membahas dasar-dasar untuk Gmail, Outlook, Apple Mail, dan Thunderbird.

penjawab otomatis Gmail

Menyiapkan pesan otomatis untuk periode liburan Anda cukup mudah dengan Gmail. Cukup ikuti langkah-langkah di bawah ini.

• Buka Gmail .
• Buka Pengaturan .
• Temukan bagian Vacation responder dan aktifkan.
• Ketik subjek, tanggal ketidakhadiran Anda, dan pesan itu sendiri.
• Simpan perubahan Anda.

Untuk kiat yang lebih spesifik tentang mengaktifkan pesan liburan respons otomatis di perangkat yang berbeda, periksa halaman dukungan Google ini .

Penjawab otomatis Outlook

Jika Anda menggunakan perangkat lunak email Microsoft, ikuti langkah-langkah di bawah ini untuk mengatur OOO Anda di Outlook.

• Buka Outlook
• Di menu, pertama, klik tab File dan kemudian tab Info
• Klik Balasan Otomatis (Di Luar Kantor)
• Pilih Kirim Balasan Otomatis
• Atur rentang waktu untuk balasan otomatis OOO Anda dengan memilih Hanya kirim selama rentang waktu ini
• Ketik pesan Anda untuk tanggapan otomatis untuk kolega Anda ( tab Di dalam organisasi saya ) dan orang di luar perusahaan Anda ( tab Di luar organisasi saya )

Lihat panduan resmi untuk informasi lebih lanjut tentang menyiapkan contoh pesan penjawab otomatis liburan .

Atau, jika Anda adalah pengguna Microsoft, Anda dapat menginstal perangkat lunak yang sudah jadi, seperti Exchange Autoresponder , yang akan membantu Anda mengatur pesan OOO Anda dengan mudah.

Penjawab otomatis Apple Mail

Apple telah membuatnya agak sulit untuk mengatur penjawab otomatis di program email Mac . Untuk melakukan ini, Anda perlu melakukan hal berikut:

• Buka aplikasi Mail
• Buka tab menu Mail dan buka Preferensi
• Di tab Aturan , klik tombol Tambahkan Aturan
• Beri nama aturan Anda (mis. “Di Luar Kantor”)
• Buat aturan yang mengatakan:

Jika salah satu dari kondisi berikut terpenuhi:

Untuk berisi [Alamat email Anda]

Lakukan tindakan berikut:

Balas pesan

• Klik tombol Balas pesan teks dan ketik pesan Anda.
• Klik OK pada jendela teks dan jendela Aturan.
• Jendela baru akan menanyakan apakah Anda ingin menerapkan aturan yang baru dibuat ke semua pesan yang ada. Klik Jangan terapkan .
• Sekarang email autoresponder Anda aktif. Jangan lupa untuk mematikannya dengan masuk ke tab Rules dan hapus centang pada Out of Office rule.

Lihat panduan di MacWorld .

Penjawab otomatis Thunderbird

Jika Anda menggunakan Thunderbird sebagai klien email, sesama pengguna menyarankan agar tidak menyiapkan balasan otomatis liburan di dalamnya. Aplikasi ini tidak menawarkan prosedur sederhana. Sebagai gantinya, Anda harus membuat dan menyimpan pesan Di Luar Kantor, lalu mengatur filter pesan, dan membiarkan laptop Anda tetap menyala dengan Thunderbird selama seluruh periode liburan Anda. Daripada melalui semua masalah ini, gunakan klien email berbasis browser.

Contoh email penjawab otomatis liburan terbaik

Sekarang mari kita ke bagian yang paling menarik: contoh responden liburan nyata . Ada lusinan dari mereka di web, di mana kami telah memilih yang paling cerdas. Jadi silahkan, simak contoh pesan liburan keluar kantor di bawah ini.

melalui GIPHY

1. Mengganggu liburan

Contoh berikut ditampilkan di Gizmodo . Ini diperkenalkan oleh Josh Kopelman dari First Round Capital:

Saat ini saya sedang berada di luar kantor untuk berlibur.

Saya tahu saya seharusnya mengatakan bahwa saya akan memiliki akses terbatas ke email dan tidak akan dapat menanggapi sampai saya kembali - tetapi itu tidak benar. Blackberry saya akan bersama saya dan saya dapat merespons jika perlu. Dan saya menyadari bahwa saya mungkin perlu menyela liburan saya dari waktu ke waktu untuk menangani sesuatu yang mendesak.

Yang mengatakan, saya berjanji kepada istri saya bahwa saya akan mencoba untuk memutuskan hubungan, liburan dan menikmati liburan kami sebanyak mungkin. Jadi, saya akan bereksperimen dengan sesuatu yang baru. Saya akan menyerahkan keputusan di tangan Anda:

• Jika email Anda benar-benar mendesak dan Anda memerlukan tanggapan saat saya sedang berlibur, silakan kirim ulang ke [email protected] dan saya akan mencoba untuk segera membalasnya.

• Jika menurut Anda orang lain di First Round Capital mungkin dapat membantu Anda, jangan ragu untuk mengirim email ke asisten saya, Fiona ([email protected]) dan dia akan mencoba mengarahkan Anda ke arah yang benar.

Jika tidak, saya akan merespons ketika saya kembali…

Salam hangat,

Josh

2. Serangkaian pesan OOO yang menampilkan Troy McClure

Ubah frasa pengantar terkenal Troy McClure menjadi referensi ke OOO Anda sebelumnya :

Hai, saya Troy McClure! Anda mungkin ingat saya dari [Pesan Di Luar Kantor klasik] seperti ["Saya Di Luar Negeri Menonton Metallica" atau "Mengunjungi Keluarga Saya di Florida."] Saya di sini hari ini untuk berbicara dengan Anda tentang [Paul Sokol, dan email yang baru saja Anda kirimkan kepadanya].

[Pesan Anda ada di sini]

3. Sebuah gambar yang berbicara seribu kata

Pesan di luar kantor terbaik menampilkan gambar. Itu bisa berupa foto tempat liburan Anda atau meme yang dapat dikenali dengan teks khusus Anda. Seperti dalam tiga contoh berikut:

Sekarang Anda dapat melihat bahwa menyusun pesan liburan di luar kantor yang baik adalah sebuah seni. Tapi jangan takut: bahkan email paling sederhana pun berfungsi dengan baik. Tapi, jika Anda ingin membuatnya lebih pribadi dan lucu, itu akan—selain menginformasikan liburan Anda—memicu senyum di kolega, klien, atau mitra bisnis Anda.

Selamat berlibur!