Comment créer un répondeur automatique par e-mail efficace + modèles

1. Pourquoi un répondeur automatique de vacances est-il si important ?
2. Éléments clés d'un e-mail de répondeur de vacances réussi
3. Qu'est-ce qui rend les messages de répondeur automatique bons ?
4. Choisissez le type et le style de votre e-mail de vacances
5. Comment configurer un répondeur automatique pour les vacances
6. Meilleurs exemples d'e-mails de répondeur automatique de vacances

Vous partez en vacances ? C'est une nouvelle incroyable, et vous devez être très excité à ce sujet vous-même. Malheureusement, on ne peut pas simplement laisser les affaires liées au travail telles qu'elles sont et aller profiter de ses vacances. Chaque vacances nécessite une planification. La mise en place d'une réponse automatique aux e-mails de vacances est l'une des nombreuses choses à faire avant de partir .

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Plongeons un peu plus dans le sujet et voyons pourquoi vous avez besoin d'un e-mail de répondeur de vacances, quelles sont les meilleures pratiques et, surtout, comment attirer l'attention de vos prospects.

Pourquoi un répondeur automatique de vacances est-il si important ?

Tout d'abord, qu'est-ce qu'un e-mail d'auto-répondeur ? Dans notre cas, c'est un message qui est automatiquement envoyé à tous ceux qui écrivent à votre adresse e-mail pendant que vous êtes en vacances. Vous pouvez également l'appeler un message de réponse automatique de vacances ou simplement un message d'absence du bureau (OOO).

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Alors pourquoi en avez-vous besoin ?

• Pour informer vos contacts que votre disponibilité est limitée

Avec un simple e-mail de réponse automatique, vous dites à vos contacts que vous ne pouvez pas les contacter pour le moment. En conséquence, ils ne s'attendront pas à ce que vous le fassiez et ne vous en voudront pas de ne pas leur avoir répondu.

• Pour définir les attentes de vos partenaires ou clients

Dans une réponse automatique, vous devez spécifier la durée de votre absence. De cette façon, les gens sauront quand ils peuvent s'attendre à ce que vous répondiez à leurs demandes. Lorsque les gens sauront combien de temps ils doivent vous attendre, ils se sentiront plus à l'aise.

• Pour maintenir la communication

Ignorer un e-mail lié au travail pendant les vacances est probablement ce que les gens devraient normalement faire. Cependant, cela pourrait également vous coûter des relations importantes avec des partenaires ou des clients. Par ailleurs, mettre en place un message de réponse automatique suppose une certaine transparence : vous dites honnêtement à vos contacts où vous êtes et quand ils peuvent vous attendre. Un OOO n'est pas seulement une nécessité, c'est aussi un signe de confiance.

• Pour pointer vers une solution alternative

Avec un e-mail de réponse automatique pendant les vacances, vous pouvez rediriger les demandes et les problèmes vers vos collègues. De cette façon, les situations immédiates peuvent être résolues et vos contacts et partenaires peuvent être pris en charge immédiatement. En option, vous pouvez laisser votre numéro de téléphone ou un lien vers votre profil social où d'autres peuvent vous contacter directement en cas d'urgence.

• Pour profiter des vacances sans travailler

Vous n'avez pas à lire vos e-mails liés au travail pendant vos vacances. Cependant, les ignorer n'est pas non plus une option. Un répondeur automatique est une excellente occasion d'informer tous ceux qui pourraient vous contacter de votre disponibilité limitée. Considérez-le comme une excuse pour ne pas consulter vos e-mails : après tout, les gens ont été prévenus.

Éléments clés d'un e-mail de répondeur de vacances réussi

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Alors, que doit inclure votre message d'absence du bureau pendant les vacances ? Vous trouverez ci-dessous une liste de contrôle que nous trouvons utile.

• Une note indiquant que vous êtes actuellement en vacances
• Dates de début et de fin de votre absence
• La date de votre retour
• Nom et email de la personne à contacter si nécessaire
• Une instruction claire de ce qu'il faut faire en cas d'urgence
• Une voix humaine
• Votre signature
• De quoi embellir votre message OOO

Qu'est-ce qui rend les messages de répondeur automatique bons ?

Tout d'abord, un e-mail de réponse automatique de vacances envoie un message clair sur votre indisponibilité actuelle et les heures auxquelles vous êtes censé être à nouveau au travail. Dans l'ensemble, c'est exactement ce que les gens qui vous écrivent veulent savoir.

Deuxièmement, un bon message de répondeur automatique de vacances a une voix. Ta voix. Ne le rendez pas impersonnel et trop automatique. Ajoutez-y un peu de vous-même : votre salut personnel, une image, une référence de culture populaire qui vous est propre.

Troisièmement, vous pouvez le rendre visuel. Vous pouvez ajouter une photo du lieu de vos vacances ou joindre une photo heureuse (une "version vacances") de vous-même. Vous pouvez envisager de générer une image avec une légende qui divertira vos contacts ou leur donnera des informations supplémentaires.

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Enfin, ajoutez un peu d'humour. Il existe de nombreuses façons d'inclure une blague liée aux vacances, de l'explication des raisons potentielles d'une connexion Internet limitée à la recherche d'excuses pour lesquelles une personne ne devrait pas envier vos vacances (n'oubliez pas d'ajouter une photo colorée d'un endroit paradisiaque où vous voyagez à). Certains répondeurs automatiques amusants incluent une adresse e-mail inventée [email protected] .

Une belle touche à votre réponse automatique de vacances serait de reconnaître les personnes que vous suggérez de contacter pendant votre absence. Ajoutez une introduction très brève et douce à chacun de vos collègues dont l'e-mail se trouve dans votre OOO.

Faut-il ajouter une signature e-mail aux répondeurs automatiques ?

Vous devriez certainement. Une signature électronique est le meilleur moyen de dire ou de rappeler à vos destinataires qui vous êtes et ce que vous faites.

Même si vous ne souhaitez pas ajouter d'informations de contact à l'e-mail du répondeur automatique (si vous êtes en vacances), vous pouvez ajouter un simple bouton ou une bannière CTA avec les moyens de contacter quelqu'un d'autre. Comme dans l'exemple ci-dessus.

Si vous souhaitez partager une offre spéciale avec ceux qui vous écrivent, vous pouvez mettre à jour votre signature en conséquence. Imaginez que vous écriviez à un agent du service client et appreniez qu'il est en vacances. Vous voudriez certainement au moins quelque chose en dehors du message désolé. Ainsi, une bannière promotionnelle liée à une page d'offre spéciale pourrait faire l'affaire.

Choisissez le type et le style de votre e-mail de vacances

Ci-dessous, nous avons inclus trois modèles d'e-mails de répondeur automatique différents que vous pouvez utiliser dans votre prochain OOO. Ce sont des exemples de base d'un modèle de répondeur de vacances que vous pouvez personnaliser en fonction de votre style personnel.

Message de réponse automatique standard pour les vacances (modèle)

Voici le message électronique de vacances le plus basique que vous pouvez copier. Nous l'avons emprunté à The Muse et nous l'avons légèrement modifié. Assurez-vous de l'ajuster à votre goût.

Bonjour et merci pour votre e-mail !

Je suis actuellement absent du bureau jusqu'au [date].

Bien que je vérifie mes e-mails une fois par jour, je vous répondrai probablement à mon retour.

Si vous avez besoin d'une assistance immédiate, je vous écrirai dans les prochaines 24 heures. Sinon, veuillez envoyer un e-mail à [nom du contact] à [adresse e-mail du contact] en mon absence.

Je vous souhaite, à vous et aux vôtres, un merveilleux temps des Fêtes,

[Votre nom]

[Votre signature]

Message d'absence du bureau générant des prospects (modèle)

Si vous souhaitez que votre message d'absence du bureau fonctionne pour vous pendant vos vacances, vous pouvez le compléter avec une formule génératrice de prospects. Voir l'exemple ci-dessous.

Bonjour et merci pour votre e-mail !

Je suis actuellement absent du bureau jusqu'au [date].

Je répondrai à votre message dès mon retour. Si vous avez besoin d'une assistance immédiate, veuillez envoyer un e-mail à [nom du contact] à [e-mail de contact] en mon absence.

Au fait, soyez le premier à savoir ce que nous faisons (y compris quand nous sommes en vacances) en vous inscrivant aux mises à jour de notre entreprise => [lien d'abonnement]

Je vous souhaite, à vous et aux vôtres, un merveilleux temps des Fêtes,

[Votre nom]

[Votre signature]

Au lieu d'un lien d'inscription à la newsletter, vous pouvez insérer n'importe quel autre lien. Par exemple, si vous hébergez un webinaire, vous pouvez essayer la ligne suivante :

Peu de temps après mon retour, j'animerai un webinaire. Inscrivez-vous dès maintenant pour vous assurer une place : [lien vers le webinaire].

Réponse automatique aux e-mails de vacances avec accès limité aux e-mails (modèle)

Utilisez ce type de message de réponse automatique lorsque vous disposez d'un accès limité à Internet et que vous ne consultez pas votre messagerie professionnelle la plupart du temps.

Bonjour et merci pour votre e-mail !

Je suis actuellement absent du bureau jusqu'au [date].

J'aurai probablement un accès Internet très limité en raison de [Votre raison], c'est pourquoi je ne lirai votre e-mail que lorsque je serai de retour au travail.

Si vous avez besoin d'une assistance immédiate, veuillez envoyer un e-mail à [nom du contact] à [e-mail de contact] en mon absence.

Je vous souhaite, à vous et aux vôtres, un merveilleux temps des Fêtes,

[Votre nom]

[Votre signature]

Comment configurer un répondeur automatique pour les vacances

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Si vous n'avez jamais configuré de messages d'absence du bureau, vous pourriez avoir des difficultés à gérer les paramètres de vos clients de messagerie. Ci-dessous, nous couvrirons les bases de Gmail, Outlook, Apple Mail et Thunderbird.

Répondeur automatique Gmail

Configurer un message automatique pour votre période de vacances est assez simple avec Gmail. Suivez simplement les étapes ci-dessous.

• Ouvrez Gmail .
• Allez dans les Paramètres .
• Repérez la section Répondeur de vacances et activez-la.
• Tapez le sujet, les dates de votre absence et le message lui-même.
• Enregistrez vos modifications.

Pour des conseils plus spécifiques sur l'activation du message de congé de réponse automatique sur différents appareils, consultez cette page d'assistance de Google .

Répondeur automatique Outlook

Si vous utilisez le logiciel de messagerie Microsoft, suivez les étapes ci-dessous pour configurer votre OOO dans Outlook.

• Ouvrir Outlook
• Dans le menu, cliquez d'abord sur l' onglet Fichier puis sur l' onglet Infos
• Cliquez sur Réponses automatiques (absence du bureau)
• Sélectionnez Envoyer des réponses automatiques
• Définissez la plage horaire de votre réponse automatique OOO en sélectionnant Envoyer uniquement pendant cette plage horaire
• Tapez votre message pour les réponses automatiques pour vos collègues (l'onglet À l' intérieur de mon organisation ) et les personnes extérieures à votre entreprise (l' onglet À l' extérieur de mon organisation )

Consultez le guide officiel pour plus d'informations sur la configuration des exemples de messages de répondeur automatique pour les vacances .

Alternativement, si vous êtes un utilisateur Microsoft, vous pouvez installer un logiciel prêt à l'emploi, tel que Exchange Autoresponder , qui vous aidera à configurer vos messages OOO en toute simplicité.

Répondeur automatique Apple Mail

Apple a rendu assez difficile la configuration d'un répondeur automatique dans le programme de messagerie Mac. Pour ce faire, vous devrez procéder comme suit :

• Ouvrez l' application Courrier
• Accédez à l' onglet du menu Courrier et ouvrez les Préférences
• Dans l' onglet Règles , cliquez sur le bouton Ajouter une règle
• Nommez votre règle (par exemple "Absent du bureau")
• Créez une règle indiquant :

Si l'une des conditions suivantes est remplie :

À contient [Votre adresse e-mail]

Effectuez les actions suivantes :

Répondre au message

• Cliquez sur le bouton Répondre au texte du message et saisissez votre message.
• Cliquez sur OK dans la fenêtre de texte et dans la fenêtre Règles.
• Une nouvelle fenêtre vous demandera si vous souhaitez appliquer la règle nouvellement créée à tous les messages existants. Cliquez sur Ne pas appliquer .
• Maintenant, votre e-mail de répondeur automatique est en ligne. N'oubliez pas de le désactiver en allant dans l' onglet Règles et en décochant la règle d'absence du bureau.

Consultez un guide sur MacWorld .

Répondeur automatique Thunderbird

Si vous utilisez Thunderbird comme client de messagerie, les autres utilisateurs déconseillent d'y configurer une réponse automatique pour les vacances. L'application ne propose pas de procédure simple. Au lieu de cela, vous devrez créer et enregistrer un message d'absence du bureau, puis configurer un filtre de message et laisser votre ordinateur portable avec Thunderbird allumé pendant toute la durée de vos vacances. Plutôt que de traverser tous ces problèmes, utilisez un client de messagerie basé sur un navigateur.

Meilleurs exemples d'e-mails de répondeur automatique de vacances

Passons maintenant à la partie la plus intéressante : des exemples réels de répondeurs de vacances . Il en existe des dizaines sur le Web, dont nous avons sélectionné les plus intelligents. Alors s'il vous plaît, consultez les exemples de vacances de message d'absence du bureau ci-dessous.

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1. Interrompre les vacances

L'exemple suivant a été présenté sur Gizmodo . Il a été présenté par Josh Kopelman de First Round Capital :

Je suis actuellement absent du bureau en vacances.

Je sais que je suis censé dire que j'aurai un accès limité aux e-mails et que je ne pourrai pas répondre avant mon retour - mais ce n'est pas vrai. Mon blackberry sera avec moi et je pourrai répondre si j'en ai besoin. Et je reconnais que je devrai probablement interrompre mes vacances de temps en temps pour faire face à une urgence.

Cela dit, j'ai promis à ma femme que j'essaierai de déconnecter, de m'évader et de profiter au maximum de nos vacances. Donc, je vais expérimenter quelque chose de nouveau. Je laisse la décision entre vos mains :

• Si votre e-mail est vraiment urgent et que vous avez besoin d'une réponse pendant que je suis en vacances, veuillez le renvoyer à [email protected] et j'essaierai d'y répondre rapidement.

• Si vous pensez que quelqu'un d'autre chez First Round Capital pourrait être en mesure de vous aider, n'hésitez pas à envoyer un e-mail à mon assistante, Fiona ([email protected]) et elle essaiera de vous orienter dans la bonne direction.

Sinon, je répondrai à mon retour...

Meilleurs voeux,

Josh

2. Une série de messages OOO mettant en vedette Troy McClure

Transformez la célèbre phrase d'introduction de Troy McClure en une référence à vos précédents OOO :

Salut, je suis Troy McClure ! Vous vous souvenez peut-être de moi dans des [messages d'absence du bureau classiques] comme ["Je suis à l'extérieur des terres en train de regarder Metallica" ou "Visiter ma famille en Floride."] Je suis ici aujourd'hui pour vous parler de [Paul Sokol, et l'e-mail que vous venez de lui envoyer].

[Votre message va ici]

3. Une image qui vaut mille mots

Les meilleurs messages d'absence du bureau comportent une image. Il peut s'agir d'une photo de votre lieu de vacances ou d'un mème reconnaissable avec votre légende personnalisée. Comme dans les trois exemples suivants :

Maintenant, vous pouvez voir que l'élaboration d'un bon message d'absence du bureau est un art. Mais n'ayez crainte : même l'e-mail le plus simple fonctionne très bien. Mais, si vous le rendez plus personnel et amusant, cela, en plus d'informer de vos vacances, fera sourire vos collègues, clients ou partenaires commerciaux.

Passez de belles vacances !