Sözleşme Onayı İş Akışları Rehberiniz

Sözleşme onay iş akışı, bir sözleşmenin yaşam döngüsünün çeşitli adımlarında onaylanması gerektiğinde izlenen süreçtir. Bunu "iş akışı", "oturum kapatma" veya benzer bir terim olarak duyabilirsiniz.

Esasen, belgeyi kuruluşunuzda taşımak için gereken imzaları belirten iş akışıdır.

Sözleşme onay iş akışı, yasal sözleşmeleriniz (sözleşmeleriniz) için onay sürecini yönetmek için devreye aldığınız sistemdir. Onaylar, sözleşme görüşmeleri ve yenilemelerin yanı sıra, başarılı bir sözleşme iş akışının üç ana yönünü oluşturur.

Sözleşme onay iş akışları sayısız fayda sağlar; sözleşmeleri yönetmeyi ve kabul ettiğiniz şeyleri takip etmeyi kolaylaştırır, uyumluluğu artırmaya yardımcı olur ve hata veya gözden kaçırma riskini en aza indirir ve paydaşlar, müşteriler ve dış taraflarla doküman paylaşmayı kolaylaştırır.

Burada, verimli bir sözleşme onay iş akışı oluşturmak için neye ihtiyacınız olduğunu ve bunun işiniz için neden önemli olduğunu anlatacağız.

İşletmenizin neden bir sözleşme onay iş akışına ihtiyacı var?

İşletmenizin bir sözleşme onay iş akışına ihtiyaç duymasının üç ana nedeni vardır:

1. Üretkenliği optimize edin : Sözleşme onay iş akışları, ekibinizin sözleşmeler oluşturmasını, müzakere etmesini ve onaylamasını kolaylaştırarak üretkenliği optimize edebilir. Birçok işletmenin aynı anda birden fazla sözleşmeyi yönetmesi gerektiğinden, işleri zamanında halletmek için verimli iş akışları çok değerlidir.
2. Verimliliği artırın : Bir sözleşme onay iş akışı, sözleşme sürecini basitleştirerek personel verimliliğini artırmaya da yardımcı olabilir.
   
3. Doğruluğu sağlayın : Sözleşmedeki yanlış adımlar maliyetli hatalara yol açabilir; sözleşme onay iş akışları, sözleşme sürecinin her aşamasında doğruluğun sağlanmasına yardımcı olur. Prosedürleri standartlaştırarak, eksik adımlardan veya tamamlanmamış süreçlerden kaynaklanan hata olasılığını azaltabilirsiniz; bu da yol boyunca uyumluluk risklerini azaltmanıza yardımcı olur.
   

Etkili bir sözleşme onay iş akışı nasıl kurulur?

İşletmeniz büyürken verimsiz süreçler tarafından yavaşlatılmayı göze alamazsınız. Yine de, bazı verimsizliklerden kaçınmak zordur.

Bir sözleşmenin onaylanması, genellikle birçok paydaşın dahil olduğu ve karmaşık bir süreci takip eden bir görevdir. Aslında, verimli bir sözleşme onay iş akışı kullanmadığınız sürece, satış sürecinizin darboğazı haline gelmesi kolaydır.

Sözleşme onay iş akışı, mevcut sürecinizi düzene koymanıza ve sıkıcı görevleri otomatikleştirmenize olanak tanır. Ayrıca, kimin neyden sorumlu olduğunu takip etmeye yardımcı olur ve hiçbir ayrıntının gözden kaçırılmamasını sağlar.

Etkili bir sözleşme onay iş akışı oluşturmak için izleyebileceğiniz altı adım:

1. Satış belgelerini oluşturun

Satış belgeleriniz iş akışınızın en önemli parçasıdır. Gelir yaratan ve büyümeyi sağlayan onlar. Satış ekibiniz verileri bir CRM'ye manuel olarak giriyorsa, bu, gelir elde etmek için harcanmayan zamandır. Ayrıca, belgelerinizin oluşturulması ne kadar uzun sürerse, müşterilerinizin onlara evet deme olasılığı o kadar düşük olur.

İşletmenizin büyümesini istiyorsanız, mümkün olduğunca çok görevi otomatikleştirmeniz gerekir.

Profesyonel İpucu : Yapabileceklerinizi otomatikleştirin. Temsilcilerinizin satış belgelerini hemen oluşturmaları için zaman kazanmak için Proposify'ın şablon kitaplığından yararlanın.

2. Sorumlulukları belirleyin

Her adımdan sorumlu olacak kişileri belirlemek ve süreçteki rollerini tanımlamak önemlidir. Sürecinizde yer alan adımların sayısı, kuruluşunuzun karmaşıklığına ve yapısına bağlı olacaktır.

Bu adım sırasında, belge satış sürecinin bir sonraki adımına geçmeden önce her bir paydaştan neyin ve neyin gerekli olduğunu kimin onayladığını belirlersiniz.

3. İzinleri ayarlayın

Kullanıcıların bir kuruluş içinde oynadıkları roller, belgelerle neler yapabileceklerini ve yapamayacaklarını belirleyebilir. Farklı düzeylerdeki kullanıcılara farklı düzeylerde erişim vererek, uygun ekip üyelerinin ihtiyaç duydukları bilgilere erişmelerini sağlayabilirsiniz.

Kullanıcı rolleri özelliğini kullandığınızda, kullanıcıların Düzenleyici, Görüntüleyici veya Yönetici olup olmadığını belirleyebilirsiniz. İzleyiciler sitenizdeki belgeleri görüntüleyebilirken, Editörler ve Yöneticiler bu belgeleri düzenleyebilir.

4. Bir zaman çizelgesi oluşturun

Bir sözleşme iş akışı oluştururken, oluşturduğunuz satış belgelerinin ilişkilendirileceği tüm son tarihleri, özellikle son tarihleri ​​belirlemek önemlidir. Bu, satış temsilcilerinin ve yöneticilerin iş yüklerinin gerisinde kalmasını önlemek için beklentileri belirlemenize ve iş akışlarınızı hareket halinde tutmanıza yardımcı olacaktır.

5. Uyarıları ve bildirimleri ayarlayın

Satış belgeleri, otomatik uyarılar ve bildirimler kullanılarak izlenebilir. Uyarıların ne zaman (onaylar, retler, durum güncellemeleri vb.) ve kime gönderileceğini seçebilirsiniz.

Teklifinizin doğru kişi tarafından mümkün olan en kısa sürede onaylanmasını sağlamak için daha gelişmiş yöntemler için Proposify'ın onay iş akışı geliştirme özelliklerini kontrol ettiğinizden emin olun.

6. Belgeleyin ve iletişim kurun

Her adımdan belge ve kullanıcı geçmişini görüntüleyerek onay süreci ile sorunlu alanları tespit edebilir ve giderebilirsiniz. Bu, iş akışınızı sürekli olarak iyileştirmenize ve düzenlemenize olanak tanır.

Sözleşme onay iş akışınıza neden otomasyon eklemeyi düşünmelisiniz (ve manuel iş akışları neden çalışmıyor)

Sözleşmeleri onaylama süreci, özellikle manuel iş akışlarını kullanmak zorunda kaldığınızda, sıkıcı ve verimsiz olabilir.

Manuel iş akışları, bir sözleşme onay sürecinde bir sonraki adımı atmayı hatırlayan insanlara güvendiğinden, hata için çok yer bırakır. Ayrıca, doğru zamanda doğru belgelere erişimi olan kişilere de güvenirler.

Otomatik bir sözleşme iş akışı kullanmak, bu sorun için ideal bir çözümdür. Proposify gibi araçlar, sözleşme onay süreçlerinizi otomatikleştirmenize olanak tanıyarak, insanların ne zaman ve ne zaman geleceğini deneme ve hatırlama ihtiyacını ortadan kaldırır. Bunun yerine, herkes bir belgeyi inceleme veya onaylama sırası kendisine geldiğinde bildirim alır ve gerektiğinde soruları kolayca takip edebilirler.

Sık karşılaşılan tuzaklardan nasıl kaçınılır ve sözleşme onay iş akışınızı iyileştirmeye devam edin

Tatbikatı biliyorsunuz: satışlardaki ani artış yeni sözleşmelerde artışa yol açar ve bu da sözleşme onay ve müzakere taleplerinde artışa yol açar. İyi yapılandırılmış veya yapılandırılmamış birden fazla gelen istekle uğraşıyorsunuz.

Çoğu durumda, zayıf sözleşme iş akışları, herhangi bir iş akışının olmamasının sonucudur. Ancak diğer durumlarda, çok fazla kişinin dahil olmasının bir sonucudur ve bu da darboğazlara, gecikmelere, tutarsızlıklara ve gözden kaçmalara yol açabilir. Her iki durumda da, sözleşme onay sürecinizin verimli olduğundan emin olmanız gerekir. Bu, üç ayda bir yapılan değerlendirmelerle, iş akışını kullananlardan neyin işe yarayıp yaramadığına dair geri bildirim alarak ve süreci kolaylaştırmak için Proposify gibi otomasyon araçlarını entegre ederek yapılabilir.

İşte nasıl: Bir şablonla başlayın

Sıfırdan başlamanıza gerek yok; ödeme koşulları ve teslimat tarihleri ​​gibi genel hüküm ve koşulları kapsayan bir sözleşme şablonuyla iş akışınıza başlayın. Bu şekilde, müşterinin gereksinimlerine göre değişiklikleri müzakere etmeye odaklanabilirsiniz.

Zayıf bir sözleşme onay iş akışı yüzünden hayal kırıklığına uğradıysanız, yalnız değilsiniz. Sürecin yerinde olması, işinizi yürütmenin önemli bir parçasıdır, ancak bazen bu süreçler dolambaçlı ve takip edilmesi zor olabilir. Yeni, yeni bir iş akışı oluşturarak ve bu en iyi uygulamaları uygulayarak, bu yaygın tuzaklardan kaçınabilir (veya düzeltebilir!) ve zaman alan bir görevi ekibinizin seveceği bir iş akışına dönüştürebilirsiniz.