Su guía para los flujos de trabajo de aprobación de contratos

Un flujo de trabajo de aprobación de contratos es el proceso que se sigue cuando un contrato debe aprobarse en varios pasos de su ciclo de vida. Es posible que escuche esto llamado "flujo de trabajo", "aprobación" o un término similar.

Esencialmente, es el flujo de trabajo el que especifica las aprobaciones necesarias para mover el documento a través de su organización.

El flujo de trabajo de aprobación de contratos es el sistema que implementa para administrar el proceso de aprobación de sus acuerdos legales (sus contratos). Las aprobaciones, junto con la negociación y las renovaciones de contratos, representan los tres aspectos principales de un flujo de trabajo de contratos exitoso.

Los flujos de trabajo de aprobación de contratos vienen con numerosos beneficios; facilitan la gestión de contratos y el seguimiento de lo que ha acordado, ayudan a mejorar el cumplimiento y minimizan el riesgo de errores o descuidos, y facilitan el intercambio de documentos con partes interesadas, clientes y terceros.

Aquí, le mostraremos lo que necesita para configurar un flujo de trabajo de aprobación de contratos eficiente y por qué es importante para su negocio.

Por qué su empresa necesita un flujo de trabajo de aprobación de contratos

Hay tres razones principales por las que su empresa necesita un flujo de trabajo de aprobación de contratos:

1. Optimice la productividad : los flujos de trabajo de aprobación de contratos pueden optimizar la productividad al facilitar que su equipo cree, negocie y apruebe contratos. Dado que muchas empresas deben administrar múltiples contratos a la vez, los flujos de trabajo eficientes son invaluables para hacer las cosas a tiempo.
2. Aumente la eficiencia : un flujo de trabajo de aprobación de contratos también puede ayudar a aumentar la eficiencia del personal al simplificar el proceso de acuerdos.
   
3. Garantice la precisión : los pasos en falso del contrato pueden conducir a errores costosos; Los flujos de trabajo de aprobación de contratos ayudan a garantizar la precisión durante cada etapa del proceso del acuerdo. Al estandarizar los procedimientos, puede reducir la posibilidad de error debido a la falta de pasos o procesos incompletos, lo que lo ayuda a reducir los riesgos de cumplimiento en el camino.
   

Cómo configurar un flujo de trabajo de aprobación de contratos eficiente

Cuando su negocio está creciendo, no puede permitirse el lujo de verse frenado por procesos ineficientes. Y, sin embargo, algunas ineficiencias son difíciles de evitar.

La aprobación de un contrato es una tarea que a menudo involucra a muchas partes interesadas y sigue un proceso complejo. De hecho, es fácil que se convierta en el cuello de botella de su proceso de ventas, a menos que utilice un flujo de trabajo de aprobación de contratos eficiente.

Un flujo de trabajo de aprobación de contratos le permite optimizar su proceso existente y automatizar tareas tediosas. También ayuda a realizar un seguimiento de quién es responsable de qué y se asegura de que no se pase por alto ningún detalle.

Aquí hay seis pasos que puede seguir para crear un flujo de trabajo de aprobación de contratos eficiente:

1. Crear los documentos de venta

Sus documentos de ventas son la parte más importante de su flujo de trabajo. Son los que generan ingresos e impulsan el crecimiento. Si su equipo de ventas está ingresando datos manualmente en un CRM, ese es tiempo que no se dedica a generar ingresos. Además, cuanto más tarden en crearse sus documentos, es menos probable que sus clientes les digan que sí.

Si desea que su negocio crezca, necesita automatizar tantas tareas como sea posible.

Consejo profesional : automatice lo que pueda. Aproveche la biblioteca de plantillas de Proposify para liberar tiempo para que sus representantes creen los documentos de ventas en poco tiempo.

2. Establecer responsabilidades

Es importante identificar a las personas que serán responsables de cada paso y definir su papel en el proceso. El número de pasos involucrados en su proceso dependerá de la complejidad de su organización y su estructura.

Es durante este paso que determina quién aprueba qué y qué se necesita de cada parte interesada antes de que el documento avance al siguiente paso del proceso de ventas.

3. Establecer permisos

Los roles que desempeñan los usuarios dentro de una organización pueden determinar lo que pueden y no pueden hacer con los documentos. Al dar diferentes niveles de usuarios a diferentes niveles de acceso, puede asegurarse de que los miembros apropiados del equipo tengan acceso a la información que necesitan.

Cuando utiliza la función de roles de usuario, puede designar si los usuarios son editores, lectores o administradores. Los espectadores podrán ver los documentos en su sitio, mientras que los editores y administradores podrán editar esos documentos.

4. Crea una línea de tiempo

Al crear un flujo de trabajo de contrato, es importante identificar los plazos (específicamente, las fechas de vencimiento) con los que se asociarán los documentos de ventas que cree. Esto lo ayudará a establecer expectativas y mantener sus flujos de trabajo en movimiento para evitar que los representantes de ventas y los gerentes se retrasen en sus cargas de trabajo.

5. Configurar alertas y notificaciones

Los documentos de ventas se pueden rastrear mediante alertas y notificaciones automáticas. Puede elegir cuándo se envían las alertas (aprobaciones, rechazos, actualizaciones de estado, etc.) ya quién.

Asegúrese de consultar las funciones de mejora del flujo de trabajo de aprobación de Proposify para obtener métodos más avanzados para que la persona adecuada apruebe su propuesta lo más rápido posible.

6. Documentar y comunicar

Puede identificar y abordar áreas problemáticas con el proceso de aprobación al ver el historial de documentos y usuarios de cada paso. Esto le permitirá mejorar y agilizar constantemente su flujo de trabajo.

Por qué debería considerar agregar automatizaciones a su flujo de trabajo de aprobación de contratos (y por qué los flujos de trabajo manuales no funcionan)

El proceso de aprobación de contratos puede ser tedioso e ineficiente, especialmente cuando está atascado con flujos de trabajo manuales.

Los flujos de trabajo manuales dejan mucho margen de error, ya que dependen de que las personas recuerden dar el siguiente paso en el proceso de aprobación de un contrato. También confían en que las personas tengan acceso a los documentos correctos en el momento adecuado.

El uso de un flujo de trabajo de contrato automatizado es una solución ideal para este problema. Herramientas como Proposify le permiten automatizar sus procesos de aprobación de contratos, eliminando la necesidad de que las personas intenten recordar qué es lo que vence y cuándo. En cambio, todos simplemente reciben notificaciones cuando es su turno de revisar o aprobar un documento, y pueden hacer un seguimiento con preguntas si es necesario.

Cómo evitar errores comunes y seguir mejorando el flujo de trabajo de aprobación de contratos

Ya conoce el ejercicio: un aumento en las ventas conduce a un aumento en los nuevos contratos, lo que conduce a un aumento en las solicitudes de negociación y aprobación de contratos. Está haciendo malabarismos con varias solicitudes entrantes, que pueden o no estar bien estructuradas.

En muchos casos, los flujos de trabajo de contrato deficientes son el resultado de la ausencia total de flujo de trabajo. Pero en otros casos son el resultado de demasiadas personas involucradas, lo que puede generar cuellos de botella, demoras, inconsistencias y descuidos. De cualquier manera, debe asegurarse de que el proceso de aprobación de su contrato sea eficiente. Esto se puede hacer mediante evaluaciones trimestrales, recibiendo comentarios de quienes usan el flujo de trabajo sobre lo que funciona y lo que no, e integrando herramientas de automatización como Proposify para agilizar el proceso.

He aquí cómo: Comience con una plantilla

No es necesario comenzar desde cero: inicie su flujo de trabajo con una plantilla de contrato que cubra los términos y condiciones comunes, como los términos de pago y las fechas de entrega. De esta manera, puede concentrarse en negociar cambios en función de los requisitos del cliente.

Si alguna vez se sintió frustrado por un flujo de trabajo de aprobación de contratos deficiente, no está solo. Tener el proceso implementado es una parte importante del funcionamiento de su negocio, pero a veces estos procesos pueden volverse complicados y difíciles de seguir. Al crear un nuevo flujo de trabajo nuevo y aplicar estas mejores prácticas, puede evitar (¡o corregir!) estos errores comunes y convertir lo que puede ser una tarea que consume mucho tiempo en un flujo de trabajo que le encantará a su equipo.