契約承認ワークフローのガイド

契約承認ワークフローは、契約がライフサイクルのさまざまなステップで承認される必要がある場合に実行されるプロセスです。 これは、「ワークフロー」、「サインオフ」、または同様の用語と呼ばれることがあります。

基本的に、組織内でドキュメントを移動するために必要なサインオフを指定するのはワークフローです。

契約承認ワークフローは、法的契約（契約）の承認プロセスを管理するために導入するシステムです。 承認は、契約の交渉と更新とともに、成功する契約ワークフローの3つの主要な側面を説明します。

契約承認ワークフローには多くの利点があります。 契約の管理と合意内容の追跡が容易になり、コンプライアンスが向上し、間違いや見落としのリスクが最小限に抑えられ、関係者、顧客、外部の関係者とドキュメントを簡単に共有できるようになります。

ここでは、効率的な契約承認ワークフローを設定するために必要なものと、それがビジネスにとって重要である理由について説明します。

あなたのビジネスが契約承認ワークフローを必要とする理由

あなたのビジネスが契約承認ワークフローを必要とする主な理由は3つあります。

1. 生産性の最適化：契約承認ワークフローは、チームが契約を作成、交渉、および承認するのを容易にすることにより、生産性を最適化できます。 多くの企業は一度に複数の契約を管理する必要があるため、効率的なワークフローは時間通りに物事を成し遂げるために非常に貴重です。
2. 効率の向上：契約承認ワークフローは、契約プロセスを簡素化することでスタッフの効率を向上させるのにも役立ちます。
   
3. 正確性の確保：契約の失敗は、コストのかかる間違いにつながる可能性があります。 契約承認ワークフローは、契約プロセスのすべての段階で正確性を確保するのに役立ちます。 手順を標準化することで、ステップの欠落や不完全なプロセスによるエラーの可能性を減らすことができ、その過程でコンプライアンスのリスクを減らすことができます。
   

効率的な契約承認ワークフローを設定する方法

あなたのビジネスが成長しているとき、あなたは非効率的なプロセスによって減速する余裕がありません。 それでも、いくつかの非効率性は避けるのが難しいです。

契約の承認は、多くの場合、多くの利害関係者が関与し、複雑なプロセスに従うタスクです。 実際、効率的な契約承認ワークフローを使用しない限り、販売プロセスのボトルネックになるのは簡単です。

契約承認ワークフローを使用すると、既存のプロセスを合理化し、面倒なタスクを自動化できます。 また、誰が何に責任があるかを追跡し、詳細が見落とされないようにするのにも役立ちます。

効率的な契約承認ワークフローを作成するために従うことができる6つのステップは次のとおりです。

1.販売伝票を作成します

販売伝票はワークフローの最も重要な部分です。 それらは、収益を生み出し、成長を促進するものです。 営業チームがCRMに手動でデータを入力している場合、それは収益の創出に費やされていない時間です。 さらに、ドキュメントの作成に時間がかかるほど、クライアントがドキュメントに「はい」と答える可能性は低くなります。

ビジネスを成長させたい場合は、できるだけ多くのタスクを自動化する必要があります。

プロのヒント：できることを自動化します。 Proposifyのテンプレートライブラリを利用して、営業担当がすぐに作成された販売ドキュメントを取得するための時間を解放します。

2.責任を確立する

各ステップの責任者を特定し、プロセスにおける彼らの役割を定義することが重要です。 プロセスに含まれるステップの数は、組織の複雑さとその構造によって異なります。

このステップで、ドキュメントが販売プロセスの次のステップに進む前に、各利害関係者から何が必要で何が必要かを誰が承認するかを決定します。

3.権限を設定します

組織内でユーザーが果たす役割によって、ドキュメントでできることとできないことを決定できます。 さまざまなレベルのユーザーにさまざまなレベルのアクセスを許可することで、適切なチームメンバーが必要な情報にアクセスできるようにすることができます。

ユーザーロール機能を使用する場合、ユーザーが編集者、閲覧者、または管理者のいずれであるかを指定できます。 閲覧者はサイト内のドキュメントを表示でき、編集者と管理者はそれらのドキュメントを編集できます。

4.タイムラインを作成します

契約ワークフローを作成するときは、作成する販売伝票に関連付けられる期限（具体的には期日）を特定することが重要です。 これにより、期待を設定し、ワークフローを動かし続けて、営業担当者やマネージャーがワークロードに遅れをとらないようにすることができます。

5.アラートと通知を設定します

自動アラートと通知を使用して、販売ドキュメントを追跡できます。 アラートを送信するタイミング（承認、拒否、ステータスの更新など）と送信先を選択できます。

Proposifyの承認ワークフロー拡張機能を確認して、適切な担当者にできるだけ早く提案を承認させるためのより高度な方法を確認してください。

6.文書化して伝達する

各ステップのドキュメントとユーザー履歴を表示することで、承認プロセスで問題のある領域を特定して対処できます。 これにより、ワークフローを継続的に改善および合理化できます。

契約承認ワークフローに自動化を追加することを検討する必要がある理由（および手動ワークフローが機能しない理由）

契約を承認するプロセスは、特に手動のワークフローを使用して行き詰まっている場合、面倒で非効率的な場合があります。

手動ワークフローは、契約承認プロセスの次のステップを実行することを覚えている人々に依存しているため、エラーの余地が多く残されています。 また、適切なドキュメントに適切なタイミングでアクセスできる人々にも依存しています。

自動化された契約ワークフローを使用することは、この問題に対する理想的なソリューションです。 Proposifyのようなツールを使用すると、契約承認プロセスを自動化できるため、人々が何をいつ期限にするかを覚えておく必要がなくなります。 代わりに、誰もがドキュメントを確認または承認する番になったときに通知を受け取るだけで、必要に応じて簡単に質問をフォローアップできます。

一般的な落とし穴を回避し、契約承認ワークフローを改善し続ける方法

あなたはドリルを知っています：売り上げの急増は新しい契約の増加につながり、それは契約の承認と交渉の要求の増加につながります。 あなたは複数の着信リクエストをジャグリングしていますが、それは適切に構造化されている場合とそうでない場合があります。

多くの場合、不十分な契約ワークフローは、ワークフローがまったくないために発生します。 しかし、他の場合には、関係する人が多すぎることが原因であり、ボトルネック、遅延、不整合、見落としにつながる可能性があります。 いずれにせよ、契約承認プロセスが効率的であることを確認する必要があります。 これは、四半期ごとの評価、ワークフローを使用している人からのフィードバックの受信、およびプロセスを合理化するためのProposifyなどの自動化ツールの統合によって行うことができます。

方法は次のとおりです。テンプレートから始めます

ゼロから始める必要はありません。支払い条件や納期などの一般的な条件をカバーする契約テンプレートからワークフローを開始します。 このようにして、顧客の要件に基づいて変更の交渉に集中できます

不十分な契約承認ワークフローに不満を感じたことがある場合は、あなただけではありません。 プロセスを適切に実施することは、ビジネスを運営する上で重要な部分ですが、これらのプロセスが複雑になり、従うのが困難になる場合があります。 新鮮で新しいワークフローを作成し、これらのベストプラクティスを適用することで、これらの一般的な落とし穴を回避（または修正）し、時間のかかるタスクをチームが気に入るワークフローに変えることができます。