Ваше руководство по рабочим процессам утверждения контрактов

Рабочий процесс утверждения контракта — это процесс, которому следует следовать, когда контракт должен быть утвержден на различных этапах его жизненного цикла. Вы можете услышать, что это называется «рабочий процесс», «подписание» или аналогичный термин.

По сути, это рабочий процесс, который определяет подписи, необходимые для перемещения документа по вашей организации.

Рабочий процесс утверждения контракта — это система, которую вы внедрили для управления процессом утверждения ваших юридических соглашений (ваших контрактов). Утверждения, наряду с обсуждением и продлением контракта, составляют три основных аспекта успешного рабочего процесса контракта.

Рабочие процессы утверждения контрактов имеют множество преимуществ; они упрощают управление контрактами и отслеживание того, о чем вы договорились, они помогают улучшить соблюдение и свести к минимуму риск ошибок или недосмотров, а также упрощают обмен документами с заинтересованными сторонами, клиентами и внешними сторонами.

Здесь мы рассмотрим, что вам нужно для настройки эффективного рабочего процесса утверждения контракта и почему это важно для вашего бизнеса.

Почему вашему бизнесу нужен рабочий процесс утверждения контракта

Есть три основные причины, по которым вашему бизнесу нужен рабочий процесс утверждения контракта:

1. Оптимизация производительности . Рабочие процессы утверждения контрактов могут оптимизировать производительность, упрощая вашей команде создание, согласование и утверждение контрактов. Поскольку многим предприятиям необходимо управлять несколькими контрактами одновременно, эффективные рабочие процессы имеют неоценимое значение для своевременного выполнения задач.
2. Повышение эффективности . Рабочий процесс утверждения контракта также может помочь повысить эффективность работы персонала за счет упрощения процесса согласования.
   
3. Обеспечьте точность : Ошибки в контракте могут привести к дорогостоящим ошибкам; Рабочие процессы утверждения контракта помогают обеспечить точность на каждом этапе процесса согласования. Стандартизируя процедуры, вы можете снизить вероятность ошибки из-за пропущенных шагов или незавершенных процессов, помогая вам снизить риски соответствия на этом пути.
   

Как настроить эффективный рабочий процесс утверждения контракта

Когда ваш бизнес растет, вы не можете позволить себе замедляться из-за неэффективных процессов. И все же некоторых неэффективностей трудно избежать.

Утверждение контракта — это задача, в которой часто участвуют многие заинтересованные стороны и которая представляет собой сложный процесс. На самом деле, он легко может стать узким местом вашего процесса продаж, если только вы не используете эффективный рабочий процесс утверждения контракта.

Рабочий процесс утверждения контракта позволяет упростить существующий процесс и автоматизировать утомительные задачи. Это также помогает отслеживать, кто за что отвечает, и гарантирует, что ни одна деталь не будет упущена из виду.

Вот шесть шагов, которым вы можете следовать, чтобы создать эффективный рабочий процесс утверждения контракта:

1. Создайте документы продажи

Ваши документы о продажах являются наиболее важной частью вашего рабочего процесса. Именно они приносят доход и стимулируют рост. Если ваша команда по продажам вручную вводит данные в CRM, это время не тратится на получение дохода. Кроме того, чем дольше ваши документы создаются, тем меньше вероятность того, что ваши клиенты согласятся с ними.

Если вы хотите, чтобы ваш бизнес рос, вам необходимо автоматизировать как можно больше задач.

Совет профессионала : автоматизируйте все, что можете. Воспользуйтесь библиотекой шаблонов Proposify, чтобы освободить время для ваших торговых представителей, чтобы быстро создать документы о продажах.

2. Установите обязанности

Важно определить людей, которые будут нести ответственность за каждый шаг, и определить их роль в этом процессе. Количество шагов, включенных в ваш процесс, будет зависеть от сложности вашей организации и ее структуры.

Именно на этом этапе вы определяете, кто утверждает, что и что требуется от каждой заинтересованной стороны, прежде чем документ перейдет к следующему этапу процесса продажи.

3. Установите разрешения

Роли, которые пользователи играют в организации, могут определять, что они могут и что не могут делать с документами. Предоставляя разным уровням пользователей разные уровни доступа, вы можете гарантировать, что соответствующие члены команды имеют доступ к необходимой им информации.

Когда вы используете функцию ролей пользователей, вы можете указать, будут ли пользователи редакторами, наблюдателями или администраторами. Зрители смогут просматривать документы на вашем сайте, а редакторы и администраторы смогут редактировать эти документы.

4. Создайте временную шкалу

При создании рабочего процесса контракта важно определить крайние сроки, в частности, сроки выполнения, с которыми будут связаны создаваемые вами документы о продажах. Это поможет вам установить ожидания и поддерживать рабочие процессы, чтобы торговые представители и менеджеры не отставали от своей рабочей нагрузки.

5. Настройте оповещения и уведомления

Документы о продажах можно отслеживать с помощью автоматических предупреждений и уведомлений. Вы можете выбрать, когда будут отправляться оповещения (утверждения, отклонения, обновления статуса и т. д.) и кому.

Обязательно ознакомьтесь с функциями улучшения рабочего процесса утверждения Proposify, чтобы узнать о более продвинутых способах максимально быстрого утверждения вашего предложения нужным человеком.

6. Документируйте и сообщайте

Вы можете выявлять и устранять проблемные области процесса утверждения, просматривая историю документов и пользователей на каждом этапе. Это позволит вам постоянно улучшать и оптимизировать рабочий процесс.

Почему вам следует подумать о добавлении автоматизации в рабочий процесс утверждения контракта (и почему ручные рабочие процессы не работают)

Процесс утверждения контрактов может быть утомительным и неэффективным, особенно если вы застряли в ручных рабочих процессах.

Ручные рабочие процессы оставляют много места для ошибок, поскольку они основаны на том, что люди помнят о том, чтобы сделать следующий шаг в процессе утверждения контракта. Они также полагаются на людей, имеющих доступ к нужным документам в нужное время.

Использование автоматизированного рабочего процесса контракта является идеальным решением этой проблемы. Такие инструменты, как Proposify, позволяют автоматизировать процессы утверждения контрактов, избавляя людей от необходимости пытаться запомнить, что и когда должно быть выполнено. Вместо этого все просто получают уведомления, когда наступает их очередь просмотреть или утвердить документ, и при необходимости они могут легко задать вопросы.

Как избежать распространенных ошибок и продолжать совершенствовать рабочий процесс утверждения контрактов

Вы знаете принцип: всплеск продаж приводит к увеличению числа новых контрактов, что приводит к резкому увеличению числа запросов на утверждение контрактов и согласование. Вы обрабатываете несколько входящих запросов, которые могут быть хорошо структурированы, а могут и нет.

Во многих случаях плохой рабочий процесс контракта является результатом отсутствия рабочего процесса вообще. Но в других случаях они являются результатом участия слишком большого количества людей, что может привести к узким местам, задержкам, несоответствиям и упущениям. В любом случае вам необходимо убедиться, что процесс утверждения вашего контракта эффективен. Это можно сделать с помощью ежеквартальных оценок, получения отзывов от тех, кто использует рабочий процесс о том, что работает, а что нет, и интеграции инструментов автоматизации, таких как Proposify, для оптимизации процесса.

Вот как: Начните с шаблона

Не нужно начинать с нуля — начните свой рабочий процесс с шаблона контракта, который охватывает общие положения и условия, такие как условия оплаты и даты поставки. Таким образом, вы можете сосредоточиться на обсуждении изменений на основе требований заказчика.

Если вы когда-либо были разочарованы плохим рабочим процессом утверждения контракта, вы не одиноки. Наличие процесса является важной частью ведения вашего бизнеса, но иногда эти процессы могут стать запутанными и трудными для понимания. Создавая новый рабочий процесс и применяя эти рекомендации, вы можете избежать (или исправить!) этих распространенных ошибок и превратить трудоемкую задачу в рабочий процесс, который понравится вашей команде.