合同批准工作流程指南

合同批准工作流是合同必須在其生命週期的各個步驟獲得批准時遵循的過程。 您可能會聽到這稱為“工作流程”、“簽字”或類似術語。

從本質上講，它是指定在您的組織中移動文檔所需的簽核的工作流。

合同審批工作流是您為管理法律協議（合同）的審批流程而設置的系統。 批准以及合同談判和續簽是成功合同工作流程的三個主要方面。

合同批准工作流程有很多好處； 它們使管理合同和跟踪您已同意的內容變得容易，它們有助於提高合規性並最大限度地減少錯誤或疏忽的風險，並且它們使與利益相關者、客戶和外部各方共享文件變得容易。

在這裡，我們將介紹您需要什麼來建立一個高效的合同審批工作流程，以及它為什麼對您的業務很重要。

為什麼您的企業需要合同審批工作流程

您的企業需要合同審批工作流程的三個主要原因：

1. 優化生產力：合同審批工作流程可以讓您的團隊更輕鬆地創建、協商和批准合同，從而優化生產力。 由於許多企業需要同時管理多個合同，因此高效的工作流程對於按時完成工作非常寶貴。
2. 提高效率：合同審批工作流程還可以通過簡化協議流程來幫助提高員工效率。
   
3. 確保准確性：合同失誤可能導致代價高昂的錯誤； 合同審批工作流程有助於確保協議流程每個階段的準確性。 通過標準化程序，您可以減少因缺少步驟或流程不完整而導致出錯的可能性——幫助您降低合規風險
   

如何建立高效的合同審批工作流程

當您的業務不斷增長時，您不能因為低效的流程而放慢腳步。 然而，一些低效率是難以避免的。

批准合同是一項通常涉及許多利益相關者並遵循複雜過程的任務。 事實上，它很容易成為您銷售流程的瓶頸——除非您使用高效的合同審批工作流程。

合同批准工作流程允許您簡化現有流程並自動執行繁瑣的任務。 它還有助於跟踪誰對什麼負責，並確保不會忽略任何細節。

您可以遵循以下六個步驟來創建高效的合同審批工作流程：

1. 創建銷售文件

您的銷售文件是您工作流程中最重要的部分。 它們是產生收入並推動增長的東西。 如果您的銷售團隊手動將數據輸入到 CRM 中，那麼這些時間就不會花費在創收上。 此外，您的文檔創建所需的時間越長，您的客戶對他們說“是”的可能性就越小。

如果您希望您的業務增長，您需要自動化盡可能多的任務。

專業提示：盡可能自動化。 利用 Proposify 的模板庫為您的代表騰出時間，以便立即創建銷售文檔。

2. 確立責任

確定負責每個步驟的人員並定義他們在流程中的角色非常重要。 流程中涉及的步驟數量取決於您的組織及其結構的複雜性。

正是在此步驟中，您在文檔進入銷售流程的下一步之前確定誰批准每個利益相關者需要什麼以及需要什麼。

3.設置權限

用戶在組織中扮演的角色可以決定他們可以和不可以對文檔執行的操作。 通過為不同級別的用戶提供不同級別的訪問權限，您可以確保相應的團隊成員能夠訪問他們需要的信息。

當您使用用戶角色功能時，您可以指定用戶是編輯者、查看者還是管理員。 查看者將能夠查看您站點中的文檔，而編輯和管理員將能夠編輯這些文檔。

4. 創建時間線

在創建合同工作流程時，確定您創建的銷售文檔將與之關聯的任何截止日期（特別是截止日期）非常重要。 這將幫助您設定期望並保持您的工作流程移動，以防止銷售代表和經理落後於他們的工作量。

5.設置警報和通知

可以使用自動警報和通知來跟踪銷售文件。 您可以選擇何時發送警報（批准、拒絕、狀態更新等）以及發送給誰。

請務必查看 Proposify 的批准工作流程增強功能，了解更高級的方法，讓您的提案盡快獲得合適的人批准。

6. 記錄和溝通

您可以通過查看每個步驟的文檔和用戶歷史記錄來識別和解決審批流程中的問題區域。 這將使您能夠不斷改進和簡化您的工作流程。

為什麼您應該考慮將自動化添加到您的合同審批工作流程中（以及為什麼手動工作流程不起作用）

批准合同的過程可能既乏味又低效，尤其是當您無法使用手動工作流程時。

手動工作流程留下了很大的錯誤空間，因為它們依賴於人們記住在合同批准過程中執行下一步。 他們還依賴於人們在正確的時間訪問正確的文件。

使用自動合同工作流程是解決此問題的理想解決方案。 Proposify 等工具允許您自動化合同審批流程，無需人們嘗試記住到期時間和時間。 相反，每個人在輪到他們審查或批准文檔時都會收到通知，並且如果需要，他們可以輕鬆地跟進問題。

如何避免常見的陷阱並不斷改進您的合同審批工作流程

你知道訣竅：銷售激增會導致新合同增加，從而導致合同批准和談判請求增加。 您正在處理多個傳入請求，這些請求可能結構良好，也可能結構不佳。

在許多情況下，糟糕的合同工作流程是根本沒有任何工作流程的結果。 但在其他情況下，它們是參與人數過多的結果，這可能導致瓶頸、延誤、不一致和疏忽。 無論哪種方式，您都需要確保您的合同審批流程高效。 這可以通過季度評估來完成，從使用工作流的人那裡獲得關於哪些工作有效和無效的反饋，並集成諸如 Proposify 之類的自動化工具來簡化流程。

方法如下：從模板開始

無需從零開始——使用涵蓋常見條款和條件（例如付款條款和交貨日期）的合同模板開始您的工作流程。 這樣您就可以專注於根據客戶的要求協商變更

如果您曾經因糟糕的合同審批工作流程而感到沮喪，那麼您並不孤單。 制定流程是運營業務的重要組成部分，但有時這些流程可能會變得複雜且難以遵循。 通過創建全新的工作流程並應用這些最佳實踐，您可以避免（或修復！）這些常見的陷阱，並將可能是一項耗時的任務轉變為您的團隊會喜歡的工作流程。