계약 승인 워크플로 가이드

계약 승인 워크플로는 계약이 수명 주기의 다양한 단계에서 승인되어야 할 때 따라야 하는 프로세스입니다. "워크플로", "승인" 또는 이와 유사한 용어를 들을 수 있습니다.

기본적으로 조직 전체에서 문서를 이동하는 데 필요한 승인을 지정하는 것은 워크플로입니다.

계약 승인 워크플로는 법적 계약(계약)에 대한 승인 프로세스를 관리하기 위해 배치하는 시스템입니다. 계약 협상 및 갱신과 함께 승인은 성공적인 계약 워크플로의 세 가지 주요 측면을 설명합니다.

계약 승인 워크플로에는 많은 이점이 있습니다. 계약을 쉽게 관리하고 귀하가 동의한 내용을 추적할 수 있도록 하며 규정 준수를 개선하고 실수나 실수의 위험을 최소화하며 이해 관계자, 고객 및 외부 당사자와 문서를 쉽게 공유할 수 있습니다.

여기에서는 효율적인 계약 승인 워크플로를 설정하는 데 필요한 사항과 이것이 비즈니스에 중요한 이유를 살펴보겠습니다.

비즈니스에 계약 승인 워크플로가 필요한 이유

비즈니스에 계약 승인 워크플로가 필요한 세 가지 주요 이유는 다음과 같습니다.

1. 생산성 최적화 : 계약 승인 워크플로는 팀이 계약을 보다 쉽게 ​​생성, 협상 및 승인할 수 있도록 하여 생산성을 최적화할 수 있습니다. 많은 기업이 여러 계약을 한 번에 관리해야 하기 때문에 효율적인 워크플로는 일을 제시간에 완료하는 데 매우 중요합니다.
2. 효율성 증대 : 계약 승인 워크플로는 계약 프로세스를 단순화하여 직원 효율성을 높이는 데도 도움이 됩니다.
   
3. 정확성 보장 : 계약 오류는 값비싼 실수로 이어질 수 있습니다. 계약 승인 워크플로는 계약 프로세스의 모든 단계에서 정확성을 보장하는 데 도움이 됩니다. 절차를 표준화하면 누락된 단계나 불완전한 프로세스로 인한 오류 가능성을 줄일 수 있으므로 그 과정에서 규정 준수 위험을 줄이는 데 도움이 됩니다.
   

효율적인 계약 승인 워크플로를 설정하는 방법

비즈니스가 성장하면 비효율적인 프로세스로 인해 속도가 느려질 수 없습니다. 그러나 일부 비효율성은 피하기 어렵습니다.

계약 승인은 종종 많은 이해 관계자를 포함하고 복잡한 프로세스를 따르는 작업입니다. 사실 효율적인 계약 승인 워크플로를 사용하지 않는 한 판매 프로세스의 병목 현상이 되기 쉽습니다.

계약 승인 워크플로를 사용하면 기존 프로세스를 간소화하고 지루한 작업을 자동화할 수 있습니다. 또한 누가 무엇에 책임이 있는지 추적하고 세부 사항을 간과하지 않도록 합니다.

다음은 효율적인 계약 승인 워크플로를 만들기 위해 따를 수 있는 6단계입니다.

1. 판매 문서 작성

영업 문서는 워크플로에서 가장 중요한 부분입니다. 그들은 수익을 창출하고 성장을 주도합니다. 영업 팀이 CRM에 데이터를 수동으로 입력하는 경우 수익을 창출하는 데 시간을 소비하지 않습니다. 또한 문서를 만드는 데 시간이 오래 걸릴수록 고객이 문서에 동의할 가능성이 줄어듭니다.

비즈니스를 성장시키려면 가능한 한 많은 작업을 자동화해야 합니다.

전문가 팁 : 가능한 모든 것을 자동화하십시오. Proposify의 템플릿 라이브러리를 활용하여 담당자가 영업 문서를 즉시 생성할 수 있는 시간을 확보하십시오.

2. 책임 설정

각 단계를 담당할 사람을 식별하고 프로세스에서 그들의 역할을 정의하는 것이 중요합니다. 프로세스에 포함된 단계의 수는 조직 및 구조의 복잡성에 따라 다릅니다.

문서가 영업 프로세스의 다음 단계로 넘어가기 전에 누가 승인하고 각 이해 관계자에게 무엇이 필요한지 결정하는 것은 이 단계 동안입니다.

3. 권한 설정

사용자가 조직 내에서 수행하는 역할은 문서로 수행할 수 있는 작업과 수행할 수 없는 작업을 결정할 수 있습니다. 다양한 수준의 사용자에게 다른 수준의 액세스 권한을 부여하여 적절한 팀 구성원이 필요한 정보에 액세스할 수 있도록 할 수 있습니다.

사용자 역할 기능을 사용할 때 사용자가 편집자, 뷰어 또는 관리자인지 지정할 수 있습니다. 뷰어는 사이트의 문서를 볼 수 있고 편집자와 관리자는 해당 문서를 편집할 수 있습니다.

4. 타임라인 만들기

계약 워크플로를 생성할 때 생성하는 판매 문서와 연결될 모든 기한, 특히 기한을 식별하는 것이 중요합니다. 이렇게 하면 기대치를 설정하고 워크플로를 계속 이동하여 영업 담당자와 관리자가 워크로드에서 뒤처지는 것을 방지할 수 있습니다.

5. 경고 및 알림 설정

자동 경고 및 알림을 사용하여 판매 문서를 추적할 수 있습니다. 알림을 보낼 때(승인, 거부, 상태 업데이트 등)와 누구에게 보낼지 선택할 수 있습니다.

가능한 한 빨리 적절한 사람이 제안을 승인하도록 하는 고급 방법에 대해서는 Proposify의 승인 워크플로 향상 기능을 확인하십시오.

6. 문서화 및 커뮤니케이션

각 단계의 문서 및 사용자 기록을 확인하여 승인 프로세스에서 문제 영역을 식별하고 해결할 수 있습니다. 이를 통해 워크플로를 지속적으로 개선하고 간소화할 수 있습니다.

계약 승인 워크플로에 자동화 추가를 고려해야 하는 이유(및 수동 워크플로가 작동하지 않는 이유)

계약 승인 프로세스는 지루하고 비효율적일 수 있습니다. 특히 수동 워크플로를 사용해야 하는 경우에는 더욱 그렇습니다.

수동 워크플로는 계약 승인 프로세스의 다음 단계를 기억하는 사람에게 의존하기 때문에 오류가 발생할 여지가 많습니다. 그들은 또한 적시에 적절한 문서에 액세스할 수 있는 사람들에 의존합니다.

자동화된 계약 워크플로를 사용하는 것은 이 문제에 대한 이상적인 솔루션입니다. Proposify와 같은 도구를 사용하면 계약 승인 프로세스를 자동화할 수 있으므로 사람들이 기한과 시기를 기억할 필요가 없습니다. 대신 모든 사람이 문서를 검토하거나 승인할 차례가 되었을 때 알림을 받고 필요한 경우 질문에 쉽게 후속 조치를 취할 수 있습니다.

일반적인 함정을 피하고 계약 승인 워크플로를 계속 개선하는 방법

당신은 드릴을 알고 있습니다. 판매의 급증은 새로운 계약의 증가로 이어지고, 이는 계약 승인 및 협상 요청의 증가로 이어집니다. 잘 구조화되거나 구조화되지 않은 여러 수신 요청을 저글링하고 있습니다.

많은 경우 열악한 계약 워크플로는 워크플로가 전혀 없기 때문에 발생합니다. 그러나 다른 경우에는 너무 많은 사람들이 관련되어 병목 현상, 지연, 불일치 및 실수로 이어질 수 있습니다. 어느 쪽이든 계약 승인 프로세스가 효율적인지 확인해야 합니다. 이는 분기별 평가를 통해 수행할 수 있으며, 워크플로를 사용하는 사람들로부터 작동하는 것과 작동하지 않는 것에 대한 피드백을 받고 Proposify와 같은 자동화 도구를 통합하여 프로세스를 간소화할 수 있습니다.

방법은 다음과 같습니다. 템플릿으로 시작

처음부터 시작할 필요가 없습니다. 지불 조건 및 배송 날짜와 같은 일반적인 조건을 다루는 계약 템플릿으로 워크플로를 시작하십시오. 이렇게 하면 고객의 요구 사항에 따라 변경 사항을 협상하는 데 집중할 수 있습니다.

열악한 계약 승인 워크플로로 인해 좌절한 적이 있다면 혼자가 아닙니다. 프로세스를 제자리에 두는 것은 비즈니스 운영의 중요한 부분이지만 때로는 이러한 프로세스가 복잡하고 따르기 어려울 수 있습니다. 새롭고 새로운 워크플로를 만들고 이러한 모범 사례를 적용하면 이러한 일반적인 함정을 피하거나 수정할 수 있으며 시간이 많이 소요될 수 있는 작업을 팀이 좋아할 워크플로로 바꿀 수 있습니다.