دليلك إلى سير عمل الموافقة على العقد

سير عمل الموافقة على العقد هو العملية المتبعة عندما يتعين الموافقة على العقد في خطوات مختلفة من دورة حياته. قد تسمع هذا يسمى "سير العمل" أو "تسجيل الخروج" أو مصطلح مشابه.

بشكل أساسي ، سير العمل هو الذي يحدد عمليات التوقيع اللازمة لنقل المستند عبر مؤسستك.

سير عمل الموافقة على العقد هو النظام الذي تضعه لإدارة عملية الموافقة على اتفاقياتك القانونية (عقودك). الموافقات ، جنبًا إلى جنب مع التفاوض على العقود وتجديدها ، تمثل الجوانب الثلاثة الرئيسية لسير عمل العقد الناجح.

تأتي عمليات سير العمل الخاصة بالموافقة على العقد مع العديد من الفوائد ؛ إنها تسهل إدارة العقود وتتبع ما وافقت عليه ، وتساعد على تحسين الامتثال وتقليل مخاطر الأخطاء أو السهو ، وتسهل مشاركة المستندات مع أصحاب المصلحة والعملاء والأطراف الخارجية.

هنا ، سنتعرف على ما تحتاجه لإعداد سير عمل فعال للموافقة على العقد ولماذا يهم عملك.

لماذا يحتاج عملك إلى سير عمل الموافقة على العقد

هناك ثلاثة أسباب رئيسية تجعل عملك يحتاج إلى سير عمل الموافقة على العقد:

1. تحسين الإنتاجية : يمكن لسير عمل الموافقة على العقد تحسين الإنتاجية من خلال تسهيل إنشاء العقود والتفاوض عليها والموافقة عليها على فريقك. نظرًا لأن العديد من الشركات مطلوبة لإدارة عقود متعددة في وقت واحد ، فإن سير العمل الفعال لا يقدر بثمن لإنجاز المهام في الوقت المحدد.
2. زيادة الكفاءة : يمكن أن يساعد سير عمل الموافقة على العقد أيضًا في زيادة كفاءة الموظفين من خلال تبسيط عملية الاتفاقية.
   
3. ضمان الدقة : يمكن أن تؤدي الأخطاء في العقد إلى أخطاء مكلفة ؛ تساعد تدفقات العمل الخاصة بالموافقة على العقود على ضمان الدقة خلال كل مرحلة من مراحل عملية الاتفاقية. من خلال توحيد الإجراءات ، يمكنك تقليل فرصة الخطأ بسبب الخطوات المفقودة أو العمليات غير المكتملة - مما يساعدك على تقليل مخاطر الامتثال على طول الطريق
   

كيفية إعداد سير عمل فعال للموافقة على العقد

عندما ينمو عملك ، لا يمكنك أن تتباطأ بسبب العمليات غير الفعالة. ومع ذلك ، يصعب تجنب بعض أوجه القصور.

تعد الموافقة على العقد مهمة غالبًا ما تتضمن العديد من أصحاب المصلحة وتتبع عملية معقدة. في الواقع ، من السهل أن تصبح عنق الزجاجة في عملية المبيعات الخاصة بك - ما لم تستخدم سير عمل فعال للموافقة على العقد.

يسمح لك سير عمل الموافقة على العقد بتبسيط عمليتك الحالية وأتمتة المهام الشاقة. كما أنه يساعد في تتبع المسؤول عن ماذا ويتأكد من عدم التغاضي عن أي تفاصيل.

فيما يلي ست خطوات يمكنك اتباعها لإنشاء سير عمل فعال للموافقة على العقد:

1. إنشاء مستندات المبيعات

مستندات المبيعات الخاصة بك هي أهم جزء في سير عملك. هم من يدرون الإيرادات ويدفعون النمو. إذا كان فريق المبيعات الخاص بك يقوم بإدخال البيانات يدويًا في CRM ، فهذا هو الوقت الذي لم يقضيه في توليد الإيرادات. بالإضافة إلى ذلك ، كلما استغرق إنشاء مستنداتك وقتًا أطول ، قل احتمال قبول عملائك لها.

إذا كنت تريد أن ينمو عملك التجاري ، فأنت بحاجة إلى أتمتة أكبر عدد ممكن من المهام.

نصيحة للمحترفين : أتمتة ما تستطيع. استفد من مكتبة قوالب Proposify لإتاحة الوقت لممثليك للحصول على مستندات المبيعات التي تم إنشاؤها في أي وقت من الأوقات.

2. تحديد المسؤوليات

من المهم تحديد الأشخاص الذين سيكونون مسؤولين عن كل خطوة ، وتحديد دورهم في هذه العملية. سيعتمد عدد الخطوات المتضمنة في عمليتك على مدى تعقيد مؤسستك وهيكلها.

خلال هذه الخطوة ، يمكنك تحديد من يوافق على ماذا وما هو مطلوب من كل صاحب مصلحة قبل أن ينتقل المستند إلى الخطوة التالية من عملية المبيعات.

3. تعيين الأذونات

يمكن للأدوار التي يلعبها المستخدمون داخل المؤسسة تحديد ما يمكنهم وما لا يمكنهم فعله بالمستندات. من خلال منح مستويات مختلفة من المستخدمين مستويات مختلفة من الوصول ، يمكنك ضمان وصول أعضاء الفريق المناسبين إلى المعلومات التي يحتاجون إليها.

عند استخدام ميزة أدوار المستخدم ، يمكنك تحديد ما إذا كان المستخدمون محررون أم مشاهدون أم مسؤولون. سيتمكن المشاهدون من عرض المستندات في موقعك ، بينما سيتمكن المحررين والمسؤولين من تحرير هذه المستندات.

4. إنشاء جدول زمني

عند إنشاء سير عمل عقد ، من المهم تحديد أي مواعيد نهائية - تحديدًا تواريخ الاستحقاق - التي سيتم إقران مستندات المبيعات التي تقوم بإنشائها. سيساعدك هذا على تحديد التوقعات والحفاظ على سير العمل الخاص بك متحركًا لمنع مندوبي المبيعات والمديرين من التخلف عن أعباء العمل الخاصة بهم.

5. إعداد التنبيهات والإخطارات

يمكن تتبع مستندات المبيعات باستخدام التنبيهات والإشعارات الآلية. يمكنك اختيار وقت إرسال التنبيهات (الموافقات ، والرفض ، وتحديثات الحالة ، وما إلى ذلك) ولمن.

تأكد من إطلاعك على ميزات تحسين سير عمل الموافقة الخاصة بـ Proposify للحصول على طرق أكثر تقدمًا للحصول على موافقة الشخص المناسب على اقتراحك في أسرع وقت ممكن.

6. توثيق والتواصل

يمكنك تحديد مناطق المشكلات ومعالجتها من خلال عملية الموافقة من خلال عرض محفوظات المستند والمستخدم من كل خطوة. سيسمح لك ذلك بتحسين سير عملك وتبسيطه باستمرار.

لماذا يجب أن تفكر في إضافة عمليات تلقائية إلى سير عمل الموافقة على العقد (ولماذا لا تعمل مهام سير العمل اليدوية)

يمكن أن تكون عملية الموافقة على العقود مملة وغير فعالة - خاصة عندما تكون عالقًا في استخدام مهام سير العمل اليدوية.

يترك سير العمل اليدوي مساحة كبيرة للخطأ ، حيث يعتمدون على الأشخاص الذين يتذكرون القيام بالخطوة التالية في عملية الموافقة على العقد. كما أنها تعتمد على الأشخاص الذين لديهم إمكانية الوصول إلى المستندات الصحيحة في الوقت المناسب.

يعد استخدام سير عمل العقد الآلي حلاً مثاليًا لهذه المشكلة. تتيح لك أدوات مثل Proposify أتمتة عمليات الموافقة على العقود الخاصة بك ، مما يلغي الحاجة إلى محاولة الناس وتذكر ما هو مستحق ومتى. بدلاً من ذلك ، يتلقى كل شخص إعلامات عندما يحين دوره لمراجعة مستند أو الموافقة عليه ، ويمكنه بسهولة متابعة الأسئلة إذا لزم الأمر.

كيفية تجنب المزالق الشائعة والحفاظ على تحسين سير عمل الموافقة على العقد

أنت تعرف التمرين: يؤدي الارتفاع المفاجئ في المبيعات إلى ارتفاع في العقود الجديدة ، مما يؤدي إلى زيادة في الموافقة على العقود وطلبات التفاوض. أنت تتلاعب بطلبات واردة متعددة ، والتي قد تكون منظمة بشكل جيد وقد لا تكون كذلك.

في كثير من الحالات ، يكون سير عمل العقد السيئ نتيجة لغياب أي سير عمل على الإطلاق. لكن في حالات أخرى ، تكون نتيجة مشاركة عدد كبير جدًا من الأشخاص ، مما قد يؤدي إلى اختناقات وتأخيرات وتناقضات وإغفالات. في كلتا الحالتين ، تحتاج إلى التأكد من كفاءة عملية الموافقة على العقد. يمكن القيام بذلك عن طريق التقييمات ربع السنوية ، وتلقي التعليقات من أولئك الذين يستخدمون سير العمل حول ما يعمل وما لا يعمل ، ودمج أدوات الأتمتة مثل Proposify لتبسيط العملية.

وإليك الطريقة: ابدأ بقالب

لا حاجة للبدء من الصفر - ابدأ سير عملك باستخدام قالب عقد يغطي الشروط والأحكام العامة ، مثل شروط الدفع وتواريخ التسليم. بهذه الطريقة يمكنك التركيز على التفاوض بشأن التغييرات بناءً على متطلبات العميل

إذا شعرت بالإحباط في أي وقت من الأوقات بسبب سوء سير عمل الموافقة على العقد ، فأنت لست وحدك. يعد تنفيذ العملية جزءًا مهمًا من إدارة عملك ، ولكن في بعض الأحيان قد تصبح هذه العمليات معقدة ويصعب متابعتها. من خلال إنشاء سير عمل جديد وجديد وتطبيق أفضل الممارسات هذه ، يمكنك تجنب (أو إصلاح!) هذه المزالق الشائعة ، وتحويل ما يمكن أن يكون مهمة تستغرق وقتًا طويلاً إلى سير عمل سيحبه فريقك.