Ihr Leitfaden für Workflows zur Vertragsgenehmigung

Ein Vertragsgenehmigungs-Workflow ist der Prozess, der befolgt wird, wenn ein Vertrag in verschiedenen Phasen seines Lebenszyklus genehmigt werden muss. Sie hören möglicherweise, dass dies „Workflow“, „Freigabe“ oder ein ähnlicher Begriff genannt wird.

Im Wesentlichen ist es der Workflow, der die Genehmigungen angibt, die erforderlich sind, um das Dokument durch Ihre Organisation zu bewegen.

Der Vertragsgenehmigungs-Workflow ist das System, das Sie eingerichtet haben, um den Genehmigungsprozess für Ihre rechtlichen Vereinbarungen (Ihre Verträge) zu verwalten. Genehmigungen sind neben Vertragsverhandlungen und Verlängerungen die drei Hauptaspekte eines erfolgreichen Vertragsablaufs.

Workflows zur Vertragsgenehmigung bieten zahlreiche Vorteile; Sie erleichtern die Verwaltung von Verträgen und die Nachverfolgung Ihrer Vereinbarungen, sie helfen bei der Verbesserung der Compliance und minimieren das Risiko von Fehlern oder Versehen, und sie erleichtern die gemeinsame Nutzung von Dokumenten mit Stakeholdern, Kunden und externen Parteien.

Hier erklären wir Ihnen, was Sie zum Einrichten eines effizienten Vertragsgenehmigungs-Workflows benötigen und warum dies für Ihr Unternehmen wichtig ist.

Warum Ihr Unternehmen einen Vertragsgenehmigungs-Workflow benötigt

Es gibt drei Hauptgründe, warum Ihr Unternehmen einen Vertragsgenehmigungs-Workflow benötigt:

1. Produktivität optimieren : Workflows zur Vertragsgenehmigung können die Produktivität optimieren, indem sie es Ihrem Team erleichtern, Verträge zu erstellen, auszuhandeln und zu genehmigen. Da viele Unternehmen mehrere Verträge gleichzeitig verwalten müssen, sind effiziente Workflows von unschätzbarem Wert, um Aufgaben pünktlich zu erledigen.
2. Effizienz steigern : Ein Vertragsgenehmigungs-Workflow kann auch dazu beitragen, die Effizienz der Mitarbeiter zu steigern, indem der Vereinbarungsprozess vereinfacht wird.
   
3. Genauigkeit sicherstellen : Vertragsfehler können zu kostspieligen Fehlern führen; Vertragsgenehmigungs-Workflows tragen dazu bei, die Genauigkeit in jeder Phase des Vereinbarungsprozesses sicherzustellen. Durch die Standardisierung von Verfahren können Sie die Wahrscheinlichkeit von Fehlern aufgrund fehlender Schritte oder unvollständiger Prozesse verringern und so gleichzeitig Compliance-Risiken reduzieren
   

So richten Sie einen effizienten Vertragsgenehmigungs-Workflow ein

Wenn Ihr Unternehmen wächst, können Sie es sich nicht leisten, durch ineffiziente Prozesse gebremst zu werden. Und doch sind einige Ineffizienzen schwer zu vermeiden.

Die Genehmigung eines Vertrags ist eine Aufgabe, an der oft viele Interessengruppen beteiligt sind und die einem komplexen Prozess folgt. Tatsächlich kann es leicht zum Engpass Ihres Verkaufsprozesses werden – es sei denn, Sie verwenden einen effizienten Workflow zur Vertragsgenehmigung.

Ein Vertragsgenehmigungs-Workflow ermöglicht es Ihnen, Ihren bestehenden Prozess zu rationalisieren und langwierige Aufgaben zu automatisieren. Es hilft auch, den Überblick zu behalten, wer für was verantwortlich ist, und stellt sicher, dass kein Detail übersehen wird.

Hier sind sechs Schritte, die Sie befolgen können, um einen effizienten Arbeitsablauf für die Vertragsgenehmigung zu erstellen:

1. Erstellen Sie die Verkaufsbelege

Ihre Verkaufsunterlagen sind der wichtigste Teil Ihres Workflows. Sie sind es, die Umsatz generieren und das Wachstum vorantreiben. Wenn Ihr Vertriebsteam Daten manuell in ein CRM eingibt, wird diese Zeit nicht für die Generierung von Einnahmen aufgewendet. Und je länger die Erstellung Ihrer Dokumente dauert, desto unwahrscheinlicher ist es, dass Ihre Kunden Ja dazu sagen.

Wenn Ihr Unternehmen wachsen soll, müssen Sie so viele Aufgaben wie möglich automatisieren.

Profi-Tipp : Automatisieren Sie, was Sie können. Nutzen Sie die Vorlagenbibliothek von Proposify, um Ihren Mitarbeitern Zeit zu verschaffen, damit sie die Verkaufsdokumente im Handumdrehen erstellen können.

2. Legen Sie Verantwortlichkeiten fest

Es ist wichtig, die Personen zu identifizieren, die für jeden Schritt verantwortlich sind, und ihre Rolle in dem Prozess zu definieren. Die Anzahl der Schritte, die Ihr Prozess umfasst, hängt von der Komplexität Ihrer Organisation und ihrer Struktur ab.

In diesem Schritt bestimmen Sie, wer was genehmigt und was von jedem Stakeholder benötigt wird, bevor das Dokument zum nächsten Schritt des Verkaufsprozesses übergeht.

3. Berechtigungen festlegen

Die Rollen, die Benutzer innerhalb einer Organisation spielen, können bestimmen, was sie mit Dokumenten tun können und was nicht. Indem Sie verschiedenen Benutzerebenen unterschiedliche Zugriffsebenen zuweisen, können Sie sicherstellen, dass die entsprechenden Teammitglieder Zugriff auf die Informationen haben, die sie benötigen.

Wenn Sie die Benutzerrollenfunktion verwenden, können Sie festlegen, ob Benutzer Bearbeiter, Betrachter oder Administratoren sind. Betrachter können die Dokumente auf Ihrer Website anzeigen, während Bearbeiter und Administratoren diese Dokumente bearbeiten können.

4. Erstellen Sie eine Zeitachse

Beim Erstellen eines Vertragsworkflows ist es wichtig, alle Fristen – insbesondere Fälligkeitsdaten – zu identifizieren, denen die von Ihnen erstellten Verkaufsdokumente zugeordnet werden. Dies wird Ihnen helfen, Erwartungen festzulegen und Ihre Arbeitsabläufe am Laufen zu halten, um zu verhindern, dass Vertriebsmitarbeiter und Manager mit ihrer Arbeitsbelastung ins Hintertreffen geraten.

5. Richten Sie Warnungen und Benachrichtigungen ein

Verkaufsdokumente können mithilfe automatisierter Warnungen und Benachrichtigungen nachverfolgt werden. Sie können auswählen, wann und an wen Benachrichtigungen gesendet werden (Genehmigungen, Ablehnungen, Statusaktualisierungen usw.).

Schauen Sie sich unbedingt die Funktionen zur Verbesserung des Genehmigungsworkflows von Proposify an, um fortgeschrittenere Methoden zu erhalten, um Ihr Angebot so schnell wie möglich von der richtigen Person genehmigen zu lassen.

6. Dokumentieren und kommunizieren

Sie können Problembereiche beim Genehmigungsprozess identifizieren und beheben, indem Sie den Dokument- und Benutzerverlauf für jeden Schritt anzeigen. Auf diese Weise können Sie Ihren Workflow ständig verbessern und optimieren.

Warum Sie Automatisierungen zu Ihrem Vertragsgenehmigungs-Workflow hinzufügen sollten (und warum manuelle Workflows nicht funktionieren)

Der Prozess der Vertragsgenehmigung kann mühsam und ineffizient sein – insbesondere, wenn Sie mit manuellen Arbeitsabläufen festgefahren sind.

Manuelle Workflows lassen viel Spielraum für Fehler, da sie darauf angewiesen sind, dass die Mitarbeiter daran denken, den nächsten Schritt in einem Vertragsgenehmigungsprozess zu tun. Sie verlassen sich auch darauf, dass Menschen zur richtigen Zeit Zugriff auf die richtigen Dokumente haben.

Die Verwendung eines automatisierten Vertragsworkflows ist eine ideale Lösung für dieses Problem. Mit Tools wie Proposify können Sie Ihre Vertragsgenehmigungsprozesse automatisieren, sodass sich die Mitarbeiter nicht mehr daran erinnern müssen, was wann fällig ist. Stattdessen erhält jeder einfach Benachrichtigungen, wenn er an der Reihe ist, ein Dokument zu überprüfen oder zu genehmigen, und er kann bei Bedarf problemlos Fragen stellen.

Wie Sie häufige Fallstricke vermeiden und Ihren Workflow zur Vertragsgenehmigung weiter verbessern

Sie kennen die Vorgehensweise: Eine Umsatzspitze führt zu einer Zunahme neuer Verträge, was zu einem Anstieg der Vertragsgenehmigungs- und Verhandlungsanfragen führt. Sie jonglieren mit mehreren eingehenden Anfragen, die gut strukturiert sein können oder nicht.

In vielen Fällen sind schlechte Vertragsabläufe das Ergebnis des Fehlens jeglicher Arbeitsabläufe. Aber in anderen Fällen sind sie das Ergebnis der Beteiligung zu vieler Personen, was zu Engpässen, Verzögerungen, Inkonsistenzen und Versehen führen kann. In jedem Fall müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Vertragsgenehmigungsprozess effizient ist. Dies kann durch vierteljährliche Auswertungen erfolgen, Feedback von denjenigen erhalten, die den Workflow verwenden, was funktioniert und was nicht funktioniert, und Automatisierungstools wie Proposify integrieren, um den Prozess zu rationalisieren.

So geht's: Beginnen Sie mit einer Vorlage

Sie müssen nicht bei null anfangen – beginnen Sie Ihren Workflow mit einer Vertragsvorlage, die allgemeine Geschäftsbedingungen wie Zahlungsbedingungen und Liefertermine abdeckt. Auf diese Weise können Sie sich darauf konzentrieren, Änderungen basierend auf den Anforderungen des Kunden auszuhandeln

Wenn Sie jemals von einem schlechten Arbeitsablauf zur Vertragsgenehmigung frustriert waren, sind Sie nicht allein. Die Einrichtung des Prozesses ist ein wichtiger Teil der Führung Ihres Unternehmens, aber manchmal können diese Prozesse verworren und schwer nachzuvollziehen sein. Indem Sie einen frischen, neuen Workflow erstellen und diese Best Practices anwenden, können Sie diese häufigen Fallstricke vermeiden (oder beheben!) und eine möglicherweise zeitaufwändige Aufgabe in einen Workflow verwandeln, den Ihr Team lieben wird.