Panduan Anda Untuk Alur Kerja Persetujuan Kontrak

Alur kerja persetujuan kontrak adalah proses yang diikuti ketika kontrak harus disetujui pada berbagai langkah siklus hidupnya. Anda mungkin mendengar ini disebut "alur kerja", "penandatanganan", atau istilah serupa.

Pada dasarnya, ini adalah alur kerja yang menentukan persetujuan yang diperlukan untuk memindahkan dokumen melalui organisasi Anda.

Alur kerja persetujuan kontrak adalah sistem yang Anda terapkan untuk mengelola proses persetujuan untuk perjanjian hukum Anda (kontrak Anda). Persetujuan, di samping negosiasi dan pembaruan kontrak, merupakan tiga aspek utama dari alur kerja kontrak yang sukses.

Alur kerja persetujuan kontrak datang dengan banyak manfaat; mereka memudahkan untuk mengelola kontrak dan melacak apa yang telah Anda setujui, mereka membantu meningkatkan kepatuhan dan meminimalkan risiko kesalahan atau kelalaian, dan mereka memudahkan untuk berbagi dokumen dengan pemangku kepentingan, pelanggan, dan pihak luar.

Di sini, kami akan membahas apa yang Anda perlukan untuk menyiapkan alur kerja persetujuan kontrak yang efisien dan mengapa hal itu penting bagi bisnis Anda.

Mengapa bisnis Anda membutuhkan alur kerja persetujuan kontrak

Ada tiga alasan utama mengapa bisnis Anda memerlukan alur kerja persetujuan kontrak:

1. Optimalkan produktivitas : Alur kerja persetujuan kontrak dapat mengoptimalkan produktivitas dengan mempermudah tim Anda membuat, menegosiasikan, dan menyetujui kontrak. Karena banyak bisnis diharuskan mengelola beberapa kontrak sekaligus, alur kerja yang efisien sangat berharga untuk menyelesaikan sesuatu tepat waktu.
2. Meningkatkan efisiensi : Alur kerja persetujuan kontrak juga dapat membantu meningkatkan efisiensi staf dengan menyederhanakan proses persetujuan.
   
3. Pastikan akurasi : Kesalahan langkah kontrak dapat menyebabkan kesalahan yang merugikan; alur kerja persetujuan kontrak membantu memastikan akurasi selama setiap tahap proses perjanjian. Dengan menstandardisasi prosedur, Anda dapat mengurangi kemungkinan kesalahan karena langkah-langkah yang hilang atau proses yang tidak lengkap—membantu Anda mengurangi risiko kepatuhan di sepanjang jalan
   

Cara mengatur alur kerja persetujuan kontrak yang efisien

Ketika bisnis Anda berkembang, Anda tidak boleh diperlambat oleh proses yang tidak efisien. Namun, beberapa inefisiensi sulit dihindari.

Menyetujui kontrak adalah tugas yang sering melibatkan banyak pemangku kepentingan dan mengikuti proses yang kompleks. Faktanya, mudah untuk menjadi penghambat proses penjualan Anda — kecuali jika Anda menggunakan alur kerja persetujuan kontrak yang efisien.

Alur kerja persetujuan kontrak memungkinkan Anda untuk merampingkan proses yang ada dan mengotomatiskan tugas-tugas yang membosankan. Ini juga membantu melacak siapa yang bertanggung jawab atas apa dan memastikan tidak ada detail yang terlewatkan.

Berikut adalah enam langkah yang dapat Anda ikuti untuk membuat alur kerja persetujuan kontrak yang efisien:

1. Buat dokumen penjualan

Dokumen penjualan Anda adalah bagian terpenting dari alur kerja Anda. Merekalah yang menghasilkan pendapatan dan mendorong pertumbuhan. Jika tim penjualan Anda secara manual memasukkan data ke dalam CRM, waktu itu tidak dihabiskan untuk menghasilkan pendapatan. Plus, semakin lama dokumen Anda dibuat, semakin kecil kemungkinan klien Anda akan mengatakan ya kepada mereka.

Jika Anda ingin bisnis Anda berkembang, Anda perlu mengotomatiskan tugas sebanyak mungkin.

Kiat Pro : Otomatiskan apa yang Anda bisa. Manfaatkan perpustakaan template Proposify untuk membebaskan waktu bagi perwakilan Anda untuk mendapatkan dokumen penjualan yang dibuat dalam waktu singkat.

2. Tetapkan tanggung jawab

Penting untuk mengidentifikasi orang-orang yang akan bertanggung jawab untuk setiap langkah, dan menentukan peran mereka dalam proses tersebut. Jumlah langkah yang terlibat dalam proses Anda akan tergantung pada kompleksitas organisasi Anda dan strukturnya.

Selama langkah inilah Anda menentukan siapa yang menyetujui apa dan apa yang dibutuhkan dari setiap pemangku kepentingan sebelum dokumen melanjutkan ke langkah proses penjualan berikutnya.

3. Setel izin

Peran yang dimainkan pengguna dalam organisasi dapat menentukan apa yang dapat dan tidak dapat mereka lakukan dengan dokumen. Dengan memberikan tingkat akses yang berbeda kepada pengguna yang berbeda, Anda dapat memastikan bahwa anggota tim yang sesuai memiliki akses ke informasi yang mereka butuhkan.

Saat Anda menggunakan fitur peran pengguna, Anda dapat menentukan apakah pengguna adalah Editor, Pemirsa, atau Administrator. Pemirsa akan dapat melihat dokumen di situs Anda, sementara Editor dan Administrator akan dapat mengedit dokumen tersebut.

4. Buat garis waktu

Saat membuat alur kerja kontrak, penting untuk mengidentifikasi tenggat waktu—khususnya, tanggal jatuh tempo—yang akan dikaitkan dengan dokumen penjualan yang Anda buat. Ini akan membantu Anda menetapkan harapan dan menjaga alur kerja Anda tetap berjalan untuk mencegah perwakilan penjualan dan manajer tertinggal dalam beban kerja mereka.

5. Atur peringatan dan pemberitahuan

Dokumen penjualan dapat dilacak menggunakan peringatan dan pemberitahuan otomatis. Anda dapat memilih kapan peringatan dikirim (persetujuan, penolakan, pembaruan status, dll.) dan kepada siapa.

Pastikan untuk memeriksa fitur peningkatan alur kerja persetujuan Proposify untuk metode lebih lanjut agar proposal Anda disetujui oleh orang yang tepat secepat mungkin.

6. Dokumen dan komunikasikan

Anda dapat mengidentifikasi dan mengatasi area masalah dengan proses persetujuan dengan melihat dokumen dan riwayat pengguna dari setiap langkah. Ini akan memungkinkan Anda untuk terus meningkatkan dan merampingkan alur kerja Anda.

Mengapa Anda harus mempertimbangkan untuk menambahkan otomatisasi ke alur kerja persetujuan kontrak Anda (dan mengapa alur kerja manual tidak berfungsi)

Proses menyetujui kontrak bisa jadi membosankan dan tidak efisien—terutama saat Anda terjebak menggunakan alur kerja manual.

Alur kerja manual menyisakan banyak ruang untuk kesalahan, karena mereka bergantung pada orang yang mengingat untuk melakukan langkah selanjutnya dalam proses persetujuan kontrak. Mereka juga mengandalkan orang yang memiliki akses ke dokumen yang tepat pada waktu yang tepat.

Menggunakan alur kerja kontrak otomatis adalah solusi ideal untuk masalah ini. Alat seperti Proposify memungkinkan Anda untuk mengotomatiskan proses persetujuan kontrak Anda, menghilangkan kebutuhan orang untuk mencoba dan mengingat apa yang jatuh tempo dan kapan. Sebagai gantinya, semua orang hanya menerima pemberitahuan saat giliran mereka untuk meninjau atau menyetujui dokumen, dan mereka dapat dengan mudah menindaklanjuti dengan pertanyaan jika diperlukan.

Bagaimana menghindari perangkap umum dan terus meningkatkan alur kerja persetujuan kontrak Anda

Anda tahu latihannya: lonjakan penjualan menyebabkan kenaikan kontrak baru, yang mengarah pada peningkatan persetujuan kontrak dan permintaan negosiasi. Anda menyulap beberapa permintaan masuk, yang mungkin terstruktur atau tidak terstruktur dengan baik.

Dalam banyak kasus, alur kerja kontrak yang buruk adalah akibat dari tidak adanya alur kerja sama sekali. Tetapi dalam kasus lain, ini adalah hasil dari terlalu banyak orang yang terlibat, yang dapat menyebabkan kemacetan, penundaan, inkonsistensi, dan kelalaian. Either way, Anda perlu memastikan bahwa proses persetujuan kontrak Anda efisien. Ini dapat dilakukan dengan evaluasi triwulanan, menerima umpan balik dari mereka yang menggunakan alur kerja tentang apa yang berhasil dan tidak, dan mengintegrasikan alat otomatisasi seperti Proposify untuk merampingkan proses.

Begini caranya: Mulailah dengan template

Tidak perlu memulai dari nol—mulai alur kerja Anda dengan templat kontrak yang mencakup syarat dan ketentuan umum, seperti syarat pembayaran dan tanggal pengiriman. Dengan cara ini Anda dapat fokus pada negosiasi perubahan berdasarkan kebutuhan pelanggan

Jika Anda pernah merasa frustrasi dengan alur kerja persetujuan kontrak yang buruk, Anda tidak sendirian. Memiliki proses adalah bagian penting dalam menjalankan bisnis Anda, tetapi terkadang proses ini dapat menjadi berbelit-belit dan sulit untuk diikuti. Dengan membuat alur kerja baru yang segar dan menerapkan praktik terbaik ini, Anda dapat menghindari (atau memperbaiki!) perangkap umum ini, dan mengubah apa yang bisa menjadi tugas yang memakan waktu menjadi alur kerja yang akan disukai tim Anda.