合同批准工作流程指南

已发表: 2022-05-22

合同批准工作流是合同必须在其生命周期的各个步骤获得批准时遵循的过程。您可能会听到这称为“工作流程”、“签字”或类似术语。

从本质上讲，它是指定在您的组织中移动文档所需的签核的工作流。

合同审批工作流是您为管理法律协议（合同）的审批流程而设置的系统。批准以及合同谈判和续签是成功合同工作流程的三个主要方面。

合同批准工作流程有很多好处；它们使管理合同和跟踪您已同意的内容变得容易，它们有助于提高合规性并最大限度地减少错误或疏忽的风险，并且它们使与利益相关者、客户和外部各方共享文件变得容易。

在这里，我们将介绍您需要什么来建立一个高效的合同审批工作流程，以及它为什么对您的业务很重要。

为什么您的企业需要合同审批工作流程

您的企业需要合同审批工作流程的三个主要原因：

优化生产力：合同审批工作流程可以让您的团队更轻松地创建、协商和批准合同，从而优化生产力。由于许多企业需要同时管理多个合同，因此高效的工作流程对于按时完成工作非常宝贵。
提高效率：合同审批工作流程还可以通过简化协议流程来帮助提高员工效率。
确保准确性：合同失误可能导致代价高昂的错误；合同审批工作流程有助于确保协议流程每个阶段的准确性。通过标准化程序，您可以减少因缺少步骤或流程不完整而导致出错的可能性——帮助您降低合规风险

如何建立高效的合同审批工作流程

当您的业务不断增长时，您不能因为低效的流程而放慢脚步。然而，一些低效率是难以避免的。

批准合同是一项通常涉及许多利益相关者并遵循复杂过程的任务。事实上，它很容易成为您销售流程的瓶颈——除非您使用高效的合同审批工作流程。

合同批准工作流程允许您简化现有流程并自动执行繁琐的任务。它还有助于跟踪谁对什么负责，并确保不会忽略任何细节。

您可以遵循以下六个步骤来创建高效的合同审批工作流程：

1. 创建销售文件

您的销售文件是您工作流程中最重要的部分。它们是产生收入并推动增长的东西。如果您的销售团队手动将数据输入到 CRM 中，那么这些时间就不会花费在创收上。此外，您的文档创建所需的时间越长，您的客户对他们说“是”的可能性就越小。

如果您希望您的业务增长，您需要自动化尽可能多的任务。

专业提示：尽可能自动化。利用 Proposify 的模板库为您的代表腾出时间，以便立即创建销售文档。

2. 确立责任

确定负责每个步骤的人员并定义他们在流程中的角色非常重要。流程中涉及的步骤数量取决于您的组织及其结构的复杂性。

正是在此步骤中，您在文档进入销售流程的下一步之前确定谁批准每个利益相关者需要什么以及需要什么。

3.设置权限

用户在组织中扮演的角色可以决定他们可以和不可以对文档执行的操作。通过为不同级别的用户提供不同级别的访问权限，您可以确保相应的团队成员能够访问他们需要的信息。

当您使用用户角色功能时，您可以指定用户是编辑者、查看者还是管理员。查看者将能够查看您站点中的文档，而编辑和管理员将能够编辑这些文档。

合同审批工作流程：使用 Proposify 设置合同权限 — 如何使用 Proposify 设置文档权限的示例

4. 创建时间线

在创建合同工作流程时，确定您创建的销售文档将与之关联的任何截止日期（特别是截止日期）非常重要。这将帮助您设定期望并保持您的工作流程移动，以防止销售代表和经理落后于他们的工作量。

5.设置警报和通知

可以使用自动警报和通知来跟踪销售文件。您可以选择何时发送警报（批准、拒绝、状态更新等）以及发送给谁。

请务必查看 Proposify 的批准工作流程增强功能，了解更高级的方法，让您的提案尽快获得合适的人批准。

6. 记录和沟通

您可以通过查看每个步骤的文档和用户历史记录来识别和解决审批流程中的问题区域。这将使您能够不断改进和简化您的工作流程。

为什么您应该考虑将自动化添加到您的合同审批工作流程中（以及为什么手动工作流程不起作用）

批准合同的过程可能既乏味又低效，尤其是当您无法使用手动工作流程时。

手动工作流程留下了很大的错误空间，因为它们依赖于人们记住在合同批准过程中执行下一步。他们还依赖于人们在正确的时间访问正确的文件。

使用自动合同工作流程是解决此问题的理想解决方案。 Proposify 等工具允许您自动化合同审批流程，无需人们尝试记住到期时间和时间。相反，每个人在轮到他们审查或批准文档时都会收到通知，并且如果需要，他们可以轻松地跟进问题。

如何避免常见的陷阱并不断改进您的合同审批工作流程

你知道诀窍：销售激增会导致新合同增加，从而导致合同批准和谈判请求增加。您正在处理多个传入请求，这些请求可能结构良好，也可能结构不佳。

在许多情况下，糟糕的合同工作流程是根本没有任何工作流程的结果。但在其他情况下，它们是涉及太多人的结果，这可能导致瓶颈、延迟、不一致和疏忽。无论哪种方式，您都需要确保您的合同审批流程高效。这可以通过季度评估来完成，从使用工作流的人那里获得关于哪些工作有效和无效的反馈，并集成诸如 Proposify 之类的自动化工具来简化流程。

方法如下：从模板开始

无需从零开始 — 使用涵盖常见条款和条件（例如付款条款和交货日期）的合同模板开始您的工作流程。这样您就可以专注于根据客户的要求协商变更

如果您曾经因糟糕的合同审批工作流程而感到沮丧，那么您并不孤单。制定流程是运营业务的重要组成部分，但有时这些流程可能会变得复杂且难以遵循。通过创建全新的工作流程并应用这些最佳实践，您可以避免（或修复！）这些常见的陷阱，并将可能是一项耗时的任务转变为您的团队会喜欢的工作流程。