Votre guide des workflows d'approbation de contrat

Un workflow d'approbation de contrat est le processus suivi lorsqu'un contrat doit être approuvé à différentes étapes de son cycle de vie. Vous pouvez entendre cela appelé "flux de travail", "approbation" ou un terme similaire.

C'est essentiellement le flux de travail qui spécifie les approbations nécessaires pour déplacer le document dans votre organisation.

Le workflow d'approbation des contrats est le système que vous mettez en place pour gérer le processus d'approbation de vos accords juridiques (vos contrats). Les approbations, parallèlement à la négociation et au renouvellement des contrats, représentent les trois principaux aspects d'un workflow de contrat réussi.

Les flux de travail d'approbation de contrat présentent de nombreux avantages ; ils facilitent la gestion des contrats et le suivi de ce que vous avez convenu, ils aident à améliorer la conformité et à minimiser le risque d'erreurs ou d'oublis, et ils facilitent le partage de documents avec les parties prenantes, les clients et les tiers.

Ici, nous expliquerons ce dont vous avez besoin pour mettre en place un flux de travail d'approbation de contrat efficace et pourquoi cela est important pour votre entreprise.

Pourquoi votre entreprise a besoin d'un workflow d'approbation de contrat

Il existe trois raisons principales pour lesquelles votre entreprise a besoin d'un workflow d'approbation de contrat :

1. Optimisez la productivité : les workflows d'approbation des contrats peuvent optimiser la productivité en facilitant la création, la négociation et l'approbation des contrats par votre équipe. Étant donné que de nombreuses entreprises doivent gérer plusieurs contrats à la fois, des flux de travail efficaces sont inestimables pour faire avancer les choses à temps.
2. Augmenter l'efficacité : Un workflow d'approbation de contrat peut également aider à augmenter l'efficacité du personnel en simplifiant le processus d'accord.
   
3. Assurez-vous de l'exactitude : les faux pas contractuels peuvent entraîner des erreurs coûteuses ; les flux de travail d'approbation des contrats aident à garantir l'exactitude à chaque étape du processus d'accord. En normalisant les procédures, vous pouvez réduire les risques d'erreur dus à des étapes manquantes ou à des processus incomplets, ce qui vous aide à réduire les risques de conformité en cours de route
   

Comment mettre en place un workflow d'approbation de contrat efficace

Lorsque votre entreprise se développe, vous ne pouvez pas vous permettre d'être ralenti par des processus inefficaces. Et pourtant, certaines inefficacités sont difficiles à éviter.

L'approbation d'un contrat est une tâche qui implique souvent de nombreuses parties prenantes et suit un processus complexe. En fait, il est facile de devenir le goulot d'étranglement de votre processus de vente, à moins que vous n'utilisiez un flux de travail d'approbation de contrat efficace.

Un workflow d'approbation de contrat vous permet de rationaliser votre processus existant et d'automatiser les tâches fastidieuses. Cela permet également de savoir qui est responsable de quoi et de s'assurer qu'aucun détail n'est négligé.

Voici six étapes que vous pouvez suivre pour créer un workflow d'approbation de contrat efficace :

1. Créer les documents de vente

Vos documents de vente sont la partie la plus importante de votre flux de travail. Ce sont eux qui génèrent des revenus et stimulent la croissance. Si votre équipe de vente saisit manuellement des données dans un CRM, ce temps n'est pas consacré à la génération de revenus. De plus, plus vos documents sont longs à créer, moins vos clients seront susceptibles de leur dire oui.

Si vous voulez que votre entreprise se développe, vous devez automatiser autant de tâches que possible.

Conseil de pro : Automatisez ce que vous pouvez. Profitez de la bibliothèque de modèles de Proposify pour libérer du temps pour que vos commerciaux puissent créer les documents de vente en un rien de temps.

2. Établir les responsabilités

Il est important d'identifier les personnes qui seront responsables de chaque étape et de définir leur rôle dans le processus. Le nombre d'étapes impliquées dans votre processus dépendra de la complexité de votre organisation et de sa structure.

C'est au cours de cette étape que vous déterminez qui approuve quoi et ce qui est attendu de chaque partie prenante avant que le document ne passe à l'étape suivante du processus de vente.

3. Définir les autorisations

Les rôles joués par les utilisateurs au sein d'une organisation peuvent déterminer ce qu'ils peuvent et ne peuvent pas faire avec les documents. En donnant à différents niveaux d'utilisateurs différents niveaux d'accès, vous pouvez vous assurer que les membres de l'équipe appropriés ont accès aux informations dont ils ont besoin.

Lorsque vous utilisez la fonctionnalité des rôles d'utilisateur, vous pouvez indiquer si les utilisateurs sont des éditeurs, des visualiseurs ou des administrateurs. Les spectateurs pourront voir les documents de votre site, tandis que les éditeurs et les administrateurs pourront modifier ces documents.

4. Créez une chronologie

Lors de la création d'un workflow de contrat, il est important d'identifier toutes les échéances, en particulier les dates d'échéance, auxquelles les documents de vente que vous créez seront associés. Cela vous aidera à définir des attentes et à maintenir vos flux de travail en mouvement pour éviter que les commerciaux et les responsables ne prennent du retard sur leur charge de travail.

5. Configurez des alertes et des notifications

Les documents de vente peuvent être suivis à l'aide d'alertes et de notifications automatisées. Vous pouvez choisir quand les alertes sont envoyées (approbations, rejets, mises à jour de statut, etc.) et à qui.

Assurez-vous de consulter les fonctionnalités d'amélioration du flux de travail d'approbation de Proposify pour des méthodes plus avancées permettant de faire approuver votre proposition par la bonne personne le plus rapidement possible.

6. Documenter et communiquer

Vous pouvez identifier et résoudre les problèmes avec le processus d'approbation en affichant l'historique des documents et des utilisateurs à chaque étape. Cela vous permettra d'améliorer et de rationaliser constamment votre flux de travail.

Pourquoi devriez-vous envisager d'ajouter des automatisations à votre workflow d'approbation de contrat (et pourquoi les workflows manuels ne fonctionnent pas)

Le processus d'approbation des contrats peut être fastidieux et inefficace, en particulier lorsque vous êtes bloqué avec des workflows manuels.

Les flux de travail manuels laissent beaucoup de place à l'erreur, car ils reposent sur des personnes qui se souviennent de passer à l'étape suivante d'un processus d'approbation de contrat. Ils comptent également sur des personnes ayant accès aux bons documents au bon moment.

L'utilisation d'un workflow de contrat automatisé est une solution idéale à ce problème. Des outils comme Proposify vous permettent d'automatiser vos processus d'approbation de contrat, éliminant ainsi le besoin pour les gens d'essayer de se souvenir de ce qui est dû et quand. Au lieu de cela, tout le monde reçoit simplement des notifications lorsque c'est à son tour de réviser ou d'approuver un document, et il peut facilement poser des questions si nécessaire.

Comment éviter les pièges courants et continuer à améliorer votre workflow d'approbation de contrat

Vous connaissez l'exercice : une augmentation des ventes entraîne une augmentation des nouveaux contrats, ce qui entraîne une augmentation des approbations de contrats et des demandes de négociation. Vous jonglez avec plusieurs demandes entrantes, qui peuvent ou non être bien structurées.

Dans de nombreux cas, les flux de travail de contrat médiocres sont le résultat de l'absence de tout flux de travail. Mais dans d'autres cas, ils sont le résultat d'un trop grand nombre de personnes impliquées, ce qui peut entraîner des goulots d'étranglement, des retards, des incohérences et des oublis. Dans tous les cas, vous devez vous assurer que votre processus d'approbation de contrat est efficace. Cela peut être fait par des évaluations trimestrielles, en recevant des commentaires de ceux qui utilisent le flux de travail sur ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas, et en intégrant des outils d'automatisation comme Proposify pour rationaliser le processus.

Voici comment : commencer avec un modèle

Inutile de repartir de zéro : démarrez votre flux de travail avec un modèle de contrat qui couvre les conditions générales courantes, telles que les conditions de paiement et les dates de livraison. De cette façon, vous pouvez vous concentrer sur la négociation des changements en fonction des exigences du client

Si vous avez déjà été frustré par un flux de travail d'approbation de contrat médiocre, vous n'êtes pas seul. La mise en place du processus est une partie importante de la gestion de votre entreprise, mais parfois ces processus peuvent devenir alambiqués et difficiles à suivre. En créant un nouveau flux de travail et en appliquant ces meilleures pratiques, vous pouvez éviter (ou corriger !) Ces pièges courants et transformer ce qui peut être une tâche fastidieuse en un flux de travail que votre équipe adorera.