คำแนะนำของคุณเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์การอนุมัติสัญญา

เวิร์กโฟลว์การอนุมัติสัญญาคือกระบวนการที่ตามมาเมื่อสัญญาต้องได้รับการอนุมัติตามขั้นตอนต่างๆ ของวงจรชีวิต คุณอาจได้ยินสิ่งนี้เรียกว่า "เวิร์กโฟลว์" "การลงชื่อออก" หรือคำที่คล้ายกัน

โดยพื้นฐานแล้ว เป็นเวิร์กโฟลว์ที่ระบุการลงชื่อออกที่จำเป็นในการย้ายเอกสารผ่านองค์กรของคุณ

เวิร์กโฟลว์การอนุมัติสัญญาคือระบบที่คุณใช้ในการจัดการกระบวนการอนุมัติสำหรับข้อตกลงทางกฎหมายของคุณ (สัญญาของคุณ) การอนุมัติ ควบคู่ไปกับการเจรจาสัญญาและการต่ออายุ พิจารณาปัจจัยหลักสามประการของเวิร์กโฟลว์สัญญาที่ประสบความสำเร็จ

เวิร์กโฟลว์การอนุมัติสัญญามีประโยชน์มากมาย ทำให้ง่ายต่อการจัดการสัญญาและติดตามสิ่งที่คุณตกลง ช่วยปรับปรุงการปฏิบัติตามข้อกำหนดและลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาดหรือการกำกับดูแล และทำให้ง่ายต่อการแบ่งปันเอกสารกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย ลูกค้า และบุคคลภายนอก

ในที่นี้ เราจะอธิบายสิ่งที่คุณต้องการเพื่อตั้งค่าเวิร์กโฟลว์การอนุมัติสัญญาที่มีประสิทธิภาพ และเหตุใดจึงสำคัญสำหรับธุรกิจของคุณ

เหตุใดธุรกิจของคุณจึงต้องการเวิร์กโฟลว์การอนุมัติสัญญา

มีเหตุผลหลักสามประการที่ทำให้ธุรกิจของคุณต้องมีเวิร์กโฟลว์การอนุมัติสัญญา:

1. เพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน : เวิร์กโฟลว์การอนุมัติสัญญาสามารถเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานโดยทำให้ทีมของคุณสร้าง เจรจา และอนุมัติสัญญาได้ง่ายขึ้น เนื่องจากหลายธุรกิจจำเป็นต้องจัดการสัญญาหลายฉบับพร้อมกัน เวิร์กโฟลว์ที่มีประสิทธิภาพจึงประเมินค่าไม่ได้สำหรับการทำงานให้เสร็จตรงเวลา
2. เพิ่มประสิทธิภาพ : เวิร์กโฟลว์การอนุมัติสัญญาสามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของพนักงานด้วยการลดความซับซ้อนของกระบวนการข้อตกลง
   
3. รับรองความถูกต้อง : การผิดสัญญาสามารถนำไปสู่ความผิดพลาดที่มีค่าใช้จ่ายสูง เวิร์กโฟลว์การอนุมัติสัญญาช่วยรับรองความถูกต้องในทุกขั้นตอนของกระบวนการข้อตกลง ด้วยการกำหนดขั้นตอนมาตรฐาน คุณสามารถลดโอกาสของข้อผิดพลาดอันเนื่องมาจากขั้นตอนที่ขาดหายไปหรือกระบวนการที่ไม่สมบูรณ์ ซึ่งช่วยลดความเสี่ยงในการปฏิบัติตามข้อกำหนดไปพร้อมกัน
   

วิธีการตั้งค่าเวิร์กโฟลว์การอนุมัติสัญญาที่มีประสิทธิภาพ

เมื่อธุรกิจของคุณเติบโตขึ้น คุณไม่สามารถที่จะชะลอตัวลงด้วยกระบวนการที่ไม่มีประสิทธิภาพ และถึงกระนั้น ความไร้ประสิทธิภาพบางอย่างก็หลีกเลี่ยงได้ยาก

การอนุมัติสัญญาเป็นงานที่มักเกี่ยวข้องกับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียจำนวนมากและเป็นไปตามกระบวนการที่ซับซ้อน อันที่จริง มันง่ายที่จะกลายเป็นคอขวดของกระบวนการขายของคุณ เว้นแต่คุณจะใช้เวิร์กโฟลว์การอนุมัติสัญญาที่มีประสิทธิภาพ

เวิร์กโฟลว์การอนุมัติสัญญาช่วยให้คุณปรับปรุงกระบวนการที่มีอยู่และทำให้งานที่น่าเบื่อเป็นไปโดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ยังช่วยติดตามว่าใครรับผิดชอบอะไรและทำให้แน่ใจว่าจะไม่มีการมองข้ามรายละเอียด

ต่อไปนี้คือหกขั้นตอนที่คุณสามารถทำตามเพื่อสร้างเวิร์กโฟลว์การอนุมัติสัญญาที่มีประสิทธิภาพ:

1. สร้างเอกสารการขาย

เอกสารการขายของคุณเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดในเวิร์กโฟลว์ของคุณ สิ่งเหล่านี้คือสิ่งที่สร้างรายได้และขับเคลื่อนการเติบโต หากทีมขายของคุณป้อนข้อมูลลงใน CRM ด้วยตนเอง ก็เป็นเวลาที่ไม่ต้องเสียไปในการสร้างรายได้ ยิ่งเอกสารของคุณใช้เวลานานเท่าใด โอกาสที่ลูกค้าของคุณจะตอบตกลงก็จะยิ่งน้อยลงเท่านั้น

หากคุณต้องการให้ธุรกิจของคุณเติบโต คุณต้องทำงานอัตโนมัติให้ได้มากที่สุด

เคล็ดลับสำหรับมือโปร : ทำให้สิ่งที่คุณทำได้เป็นไปโดยอัตโนมัติ ใช้ประโยชน์จากไลบรารีเทมเพลตของ Proposify เพื่อเพิ่มเวลาให้กับตัวแทนของคุณในการสร้างเอกสารการขายในเวลาไม่นาน

2. กำหนดความรับผิดชอบ

การระบุบุคคลที่จะรับผิดชอบในแต่ละขั้นตอนเป็นสิ่งสำคัญ และกำหนดบทบาทของพวกเขาในกระบวนการ จำนวนขั้นตอนที่เกี่ยวข้องกับกระบวนการของคุณจะขึ้นอยู่กับความซับซ้อนขององค์กรและโครงสร้างขององค์กร

ในระหว่างขั้นตอนนี้ คุณจะต้องกำหนดว่าใครเป็นผู้อนุมัติอะไรและสิ่งที่จำเป็นจากผู้มีส่วนได้ส่วนเสียแต่ละราย ก่อนที่เอกสารจะไปยังขั้นตอนถัดไปของกระบวนการขาย

3. ตั้งค่าการอนุญาต

บทบาทที่ผู้ใช้เล่นภายในองค์กรสามารถกำหนดสิ่งที่พวกเขาสามารถทำได้และไม่สามารถทำได้กับเอกสาร ด้วยการให้ระดับการเข้าถึงที่แตกต่างกันแก่ผู้ใช้ในระดับต่างๆ คุณสามารถมั่นใจได้ว่าสมาชิกในทีมที่เหมาะสมสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการได้

เมื่อคุณใช้คุณลักษณะบทบาทของผู้ใช้ คุณสามารถกำหนดได้ว่าผู้ใช้คือผู้แก้ไข ผู้ดู หรือผู้ดูแลระบบ ผู้ดูจะสามารถดูเอกสารในเว็บไซต์ของคุณ ในขณะที่บรรณาธิการและผู้ดูแลระบบจะแก้ไขเอกสารเหล่านั้นได้

4. สร้างไทม์ไลน์

เมื่อสร้างเวิร์กโฟลว์สัญญา สิ่งสำคัญคือต้องระบุวันครบกำหนด โดยเฉพาะอย่างยิ่ง วันที่ครบกำหนด ซึ่งเอกสารการขายที่คุณสร้างจะเชื่อมโยงกับ ซึ่งจะช่วยให้คุณกำหนดความคาดหวังและทำให้เวิร์กโฟลว์ของคุณเคลื่อนไหวเพื่อป้องกันไม่ให้ตัวแทนขายและผู้จัดการทำงานตามปริมาณงานของพวกเขา

5. ตั้งค่าการแจ้งเตือนและการแจ้งเตือน

สามารถติดตามเอกสารการขายได้โดยใช้การแจ้งเตือนและการแจ้งเตือนอัตโนมัติ คุณสามารถเลือกได้ว่าจะส่งการแจ้งเตือนเมื่อใด (การอนุมัติ การปฏิเสธ การอัปเดตสถานะ ฯลฯ) และจะส่งถึงใคร

อย่าลืมตรวจสอบคุณลักษณะการปรับปรุงเวิร์กโฟลว์การอนุมัติของ Proposify สำหรับวิธีการขั้นสูงในการรับข้อเสนอของคุณได้รับการอนุมัติจากบุคคลที่เหมาะสมโดยเร็วที่สุด

6. เอกสารและสื่อสาร

คุณสามารถระบุและจัดการกับปัญหาด้วยกระบวนการอนุมัติโดยดูเอกสารและประวัติผู้ใช้จากแต่ละขั้นตอน สิ่งนี้จะช่วยให้คุณสามารถปรับปรุงและปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ของคุณได้อย่างต่อเนื่อง

เหตุใดคุณจึงควรพิจารณาเพิ่มการทำงานอัตโนมัติให้กับเวิร์กโฟลว์การอนุมัติสัญญาของคุณ (และเหตุใดเวิร์กโฟลว์แบบแมนนวลจึงไม่ทำงาน)

กระบวนการอนุมัติสัญญาอาจเป็นเรื่องที่น่าเบื่อหน่ายและไม่มีประสิทธิภาพ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อคุณประสบปัญหาในการใช้เวิร์กโฟลว์ด้วยตนเอง

เวิร์กโฟลว์แบบแมนนวลทำให้เกิดข้อผิดพลาดได้มาก เนื่องจากพวกเขาต้องอาศัยบุคคลที่ไม่ลืมที่จะทำตามขั้นตอนต่อไปในกระบวนการอนุมัติสัญญา พวกเขายังพึ่งพาผู้ที่สามารถเข้าถึงเอกสารที่ถูกต้องในเวลาที่เหมาะสม

การใช้เวิร์กโฟลว์สัญญาอัตโนมัติเป็นวิธีแก้ไขปัญหานี้ในอุดมคติ เครื่องมืออย่าง Proposify ช่วยให้คุณสามารถทำให้กระบวนการอนุมัติสัญญาของคุณเป็นแบบอัตโนมัติ โดยไม่จำเป็นต้องให้ผู้คนพยายามจดจำว่าถึงกำหนดชำระเมื่อใดและเมื่อใด แต่ทุกคนก็จะได้รับการแจ้งเตือนเมื่อถึงเวลาตรวจทานหรืออนุมัติเอกสาร และสามารถติดตามผลได้อย่างง่ายดายหากจำเป็น

วิธีหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาดทั่วไปและปรับปรุงเวิร์กโฟลว์การอนุมัติสัญญาของคุณต่อไป

คุณรู้ดีว่าการเจาะลึก: ยอดขายที่พุ่งสูงขึ้นทำให้สัญญาใหม่เพิ่มขึ้น ซึ่งนำไปสู่การอนุมัติสัญญาและคำขอเจรจาที่เพิ่มขึ้น คุณกำลังเล่นกลคำขอที่เข้ามาหลายรายการ ซึ่งอาจมีหรือไม่มีโครงสร้างที่ดีก็ได้

ในหลายกรณี เวิร์กโฟลว์สัญญาที่ไม่ดีเป็นผลมาจากการไม่มีเวิร์กโฟลว์เลย แต่ในกรณีอื่นๆ สิ่งเหล่านี้เป็นผลมาจากการที่คนจำนวนมากเข้ามาเกี่ยวข้อง ซึ่งอาจนำไปสู่ปัญหาคอขวด ความล่าช้า ความไม่สอดคล้องกัน และการกำกับดูแล ไม่ว่าจะด้วยวิธีใด คุณต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่ากระบวนการอนุมัติสัญญาของคุณมีประสิทธิภาพ ซึ่งสามารถทำได้โดยการประเมินรายไตรมาส รับคำติชมจากผู้ที่ใช้เวิร์กโฟลว์เกี่ยวกับสิ่งที่ใช้ได้ผลและไม่ได้ผล และการผสานรวมเครื่องมืออัตโนมัติ เช่น Proposify เพื่อปรับปรุงกระบวนการ

โดยมีวิธีการดังนี้: เริ่มต้นด้วยเทมเพลต

ไม่จำเป็นต้องเริ่มจากศูนย์—เริ่มต้นเวิร์กโฟลว์ของคุณด้วยเทมเพลตสัญญาที่ครอบคลุมข้อกำหนดและเงื่อนไขทั่วไป เช่น เงื่อนไขการชำระเงินและวันที่จัดส่ง วิธีนี้ทำให้คุณสามารถมุ่งเน้นไปที่การเจรจาการเปลี่ยนแปลงตามความต้องการของลูกค้า

หากคุณเคยผิดหวังกับเวิร์กโฟลว์การอนุมัติสัญญาที่ไม่ดี คุณไม่ได้อยู่คนเดียว การมีกระบวนการเข้าใช้เป็นส่วนสำคัญในการดำเนินธุรกิจของคุณ แต่บางครั้งกระบวนการเหล่านี้อาจซับซ้อนและยากต่อการปฏิบัติตาม ด้วยการสร้างเวิร์กโฟลว์ใหม่และใช้แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดเหล่านี้ คุณสามารถหลีกเลี่ยง (หรือแก้ไข!) ข้อผิดพลาดทั่วไปเหล่านี้ได้ และเปลี่ยนสิ่งที่อาจใช้เวลานานเป็นเวิร์กโฟลว์ที่ทีมของคุณจะชอบ