La tua guida ai flussi di lavoro di approvazione del contratto

Un flusso di lavoro di approvazione del contratto è il processo seguito quando un contratto deve essere approvato in varie fasi del suo ciclo di vita. Potresti sentirlo chiamato "flusso di lavoro", "firma" o un termine simile.

In sostanza, è il flusso di lavoro che specifica le approvazioni necessarie per spostare il documento all'interno dell'organizzazione.

Il flusso di lavoro di approvazione del contratto è il sistema che hai messo in atto per gestire il processo di approvazione dei tuoi accordi legali (i tuoi contratti). Le approvazioni, insieme alla negoziazione del contratto e ai rinnovi, rappresentano i tre aspetti principali di un flusso di lavoro contrattuale di successo.

I flussi di lavoro di approvazione del contratto presentano numerosi vantaggi; semplificano la gestione dei contratti e tengono traccia di ciò che hai concordato, aiutano a migliorare la conformità e riducono al minimo il rischio di errori o sviste e semplificano la condivisione di documenti con parti interessate, clienti e parti esterne.

Qui, illustreremo ciò di cui hai bisogno per impostare un flusso di lavoro di approvazione del contratto efficiente e perché è importante per la tua azienda.

Perché la tua azienda ha bisogno di un flusso di lavoro di approvazione del contratto

Ci sono tre ragioni principali per cui la tua azienda ha bisogno di un flusso di lavoro di approvazione del contratto:

1. Ottimizza la produttività : i flussi di lavoro di approvazione dei contratti possono ottimizzare la produttività rendendo più facile per il tuo team creare, negoziare e approvare i contratti. Dal momento che molte aziende devono gestire più contratti contemporaneamente, flussi di lavoro efficienti sono inestimabili per portare a termine le cose in tempo.
2. Aumentare l'efficienza : un flusso di lavoro di approvazione del contratto può anche aiutare ad aumentare l'efficienza del personale semplificando il processo di accordo.
   
3. Garantire l'accuratezza : i passi falsi del contratto possono portare a errori costosi; i flussi di lavoro di approvazione del contratto aiutano a garantire l'accuratezza durante ogni fase del processo di accordo. Standardizzando le procedure, puoi ridurre la possibilità di errore dovuto a passaggi mancanti o processi incompleti, aiutandoti a ridurre i rischi di conformità lungo il percorso
   

Come impostare un flusso di lavoro efficiente per l'approvazione del contratto

Quando la tua attività è in crescita, non puoi permetterti di essere rallentato da processi inefficienti. Eppure, alcune inefficienze sono difficili da evitare.

L'approvazione di un contratto è un compito che spesso coinvolge molte parti interessate e segue un processo complesso. In effetti, è facile che diventi il ​​collo di bottiglia del tuo processo di vendita, a meno che tu non utilizzi un efficiente flusso di lavoro di approvazione del contratto.

Un flusso di lavoro di approvazione del contratto ti consente di semplificare il processo esistente e automatizzare le attività noiose. Aiuta anche a tenere traccia di chi è responsabile di cosa e fa in modo che nessun dettaglio venga trascurato.

Ecco sei passaggi che puoi seguire per creare un flusso di lavoro efficiente per l'approvazione del contratto:

1. Creare i documenti di vendita

I tuoi documenti di vendita sono la parte più importante del tuo flusso di lavoro. Sono ciò che genera entrate e guida la crescita. Se il tuo team di vendita sta inserendo manualmente i dati in un CRM, non è tempo speso per generare entrate. Inoltre, più tempo impiegano i tuoi documenti per creare, meno è probabile che i tuoi clienti dicano loro di sì.

Se vuoi che la tua attività cresca, devi automatizzare quante più attività possibili.

Suggerimento professionale : automatizza ciò che puoi. Approfitta della libreria di modelli di Proposify per liberare tempo dai tuoi rappresentanti per ottenere i documenti di vendita creati in pochissimo tempo.

2. Stabilire le responsabilità

È importante identificare le persone che saranno responsabili di ogni passaggio e definire il loro ruolo nel processo. Il numero di passaggi coinvolti nel processo dipenderà dalla complessità della tua organizzazione e dalla sua struttura.

È durante questa fase che si determina chi approva cosa e cosa è necessario da ogni stakeholder prima che il documento passi alla fase successiva del processo di vendita.

3. Imposta le autorizzazioni

I ruoli che gli utenti svolgono all'interno di un'organizzazione possono determinare cosa possono e cosa non possono fare con i documenti. Assegnando a diversi livelli di utenti diversi livelli di accesso, puoi garantire che i membri del team appropriati abbiano accesso alle informazioni di cui hanno bisogno.

Quando si utilizza la funzione dei ruoli utente, è possibile designare se gli utenti sono Editor, Visualizzatori o Amministratori. I visualizzatori potranno visualizzare i documenti nel tuo sito, mentre gli editori e gli amministratori potranno modificare tali documenti.

4. Crea una sequenza temporale

Quando si crea un flusso di lavoro contrattuale, è importante identificare eventuali scadenze, in particolare le scadenze, a cui verranno associati i documenti di vendita creati. Questo ti aiuterà a definire le aspettative e a mantenere in movimento i tuoi flussi di lavoro per evitare che rappresentanti di vendita e manager rimangano indietro con i loro carichi di lavoro.

5. Imposta avvisi e notifiche

I documenti di vendita possono essere monitorati utilizzando avvisi e notifiche automatizzati. Puoi scegliere quando inviare gli avvisi (approvazioni, rifiuti, aggiornamenti di stato, ecc.) ea chi.

Assicurati di controllare le funzionalità di miglioramento del flusso di lavoro di approvazione di Proposify per metodi più avanzati per ottenere l'approvazione della tua proposta dalla persona giusta il più rapidamente possibile.

6. Documentare e comunicare

È possibile identificare e affrontare le aree problematiche con il processo di approvazione visualizzando il documento e la cronologia utente da ogni passaggio. Ciò ti consentirà di migliorare e ottimizzare costantemente il tuo flusso di lavoro.

Perché dovresti considerare di aggiungere automazioni al flusso di lavoro di approvazione del contratto (e perché i flussi di lavoro manuali non funzionano)

Il processo di approvazione dei contratti può essere noioso e inefficiente, soprattutto quando sei bloccato nell'utilizzo di flussi di lavoro manuali.

I flussi di lavoro manuali lasciano molto spazio agli errori, poiché si basano sul fatto che le persone si ricordino di eseguire il passaggio successivo in un processo di approvazione del contratto. Si affidano anche alle persone che hanno accesso ai documenti giusti al momento giusto.

L'utilizzo di un flusso di lavoro contrattuale automatizzato è una soluzione ideale a questo problema. Strumenti come Proposify ti consentono di automatizzare i processi di approvazione dei contratti, eliminando la necessità per le persone di cercare di ricordare cosa è dovuto e quando. Invece, tutti ricevono semplicemente notifiche quando tocca a loro rivedere o approvare un documento e possono facilmente rispondere con domande se necessario.

Come evitare le insidie ​​comuni e continuare a migliorare il flusso di lavoro di approvazione del contratto

Conoscete il trapano: un picco nelle vendite porta a un aumento dei nuovi contratti, che porta a un aumento delle richieste di approvazione e negoziazione dei contratti. Stai manipolando più richieste in arrivo, che possono essere ben strutturate o meno.

In molti casi, i flussi di lavoro dei contratti scadenti sono il risultato dell'assenza di qualsiasi flusso di lavoro. Ma in altri casi sono il risultato di troppe persone coinvolte, che possono portare a colli di bottiglia, ritardi, incongruenze e sviste. In ogni caso, devi assicurarti che il processo di approvazione del contratto sia efficiente. Questo può essere fatto tramite valutazioni trimestrali, ricevendo feedback da coloro che stanno utilizzando il flusso di lavoro su cosa funziona e cosa non funziona e integrando strumenti di automazione come Proposify per semplificare il processo.

Ecco come: Inizia con un modello

Non c'è bisogno di iniziare da zero: avvia il tuo flusso di lavoro con un modello di contratto che copre termini e condizioni comuni, come termini di pagamento e date di consegna. In questo modo puoi concentrarti sulla negoziazione delle modifiche in base alle esigenze del cliente

Se sei mai stato frustrato da uno scarso flusso di lavoro di approvazione del contratto, non sei solo. Avere il processo in atto è una parte importante della gestione della tua attività, ma a volte questi processi possono diventare contorti e difficili da seguire. Creando un nuovo flusso di lavoro e applicando queste best practice, puoi evitare (o correggere!) queste insidie ​​comuni e trasformare quella che può essere un'attività che richiede tempo in un flusso di lavoro che il tuo team adorerà.