Seu guia para fluxos de trabalho de aprovação de contratos

Um fluxo de trabalho de aprovação de contrato é o processo seguido quando um contrato precisa ser aprovado em várias etapas de seu ciclo de vida. Você pode ouvir isso chamado "fluxo de trabalho", "assinatura" ou um termo semelhante.

Essencialmente, é o fluxo de trabalho que especifica as autorizações necessárias para mover o documento pela sua organização.

O fluxo de trabalho de aprovação de contrato é o sistema que você implementa para gerenciar o processo de aprovação de seus acordos legais (seus contratos). As aprovações, juntamente com a negociação e as renovações de contratos, representam os três principais aspectos de um fluxo de trabalho de contrato bem-sucedido.

Os fluxos de trabalho de aprovação de contrato trazem vários benefícios; eles facilitam o gerenciamento de contratos e o acompanhamento do que você concordou, ajudam a melhorar a conformidade e minimizam o risco de erros ou descuidos e facilitam o compartilhamento de documentos com partes interessadas, clientes e terceiros.

Aqui, explicaremos o que você precisa para configurar um fluxo de trabalho de aprovação de contrato eficiente e por que isso é importante para o seu negócio.

Por que sua empresa precisa de um fluxo de trabalho de aprovação de contrato

Existem três razões principais pelas quais sua empresa precisa de um fluxo de trabalho de aprovação de contrato:

1. Otimize a produtividade : os fluxos de trabalho de aprovação de contratos podem otimizar a produtividade, tornando mais fácil para sua equipe criar, negociar e aprovar contratos. Como muitas empresas precisam gerenciar vários contratos ao mesmo tempo, fluxos de trabalho eficientes são inestimáveis ​​para fazer as coisas no prazo.
2. Aumente a eficiência : um fluxo de trabalho de aprovação de contrato também pode ajudar a aumentar a eficiência da equipe simplificando o processo de contrato.
   
3. Assegure a precisão : erros no contrato podem levar a erros dispendiosos; fluxos de trabalho de aprovação de contrato ajudam a garantir a precisão durante todas as etapas do processo de contrato. Ao padronizar os procedimentos, você pode reduzir a chance de erro devido a etapas ausentes ou processos incompletos, ajudando a reduzir os riscos de conformidade ao longo do caminho
   

Como configurar um fluxo de trabalho de aprovação de contrato eficiente

Quando sua empresa está crescendo, você não pode se dar ao luxo de ser retardado por processos ineficientes. E, no entanto, algumas ineficiências são difíceis de evitar.

A aprovação de um contrato é uma tarefa que muitas vezes envolve muitas partes interessadas e segue um processo complexo. Na verdade, é fácil se tornar o gargalo do seu processo de vendas — a menos que você use um fluxo de trabalho eficiente de aprovação de contratos.

Um fluxo de trabalho de aprovação de contrato permite agilizar seu processo existente e automatizar tarefas tediosas. Também ajuda a acompanhar quem é responsável pelo quê e garante que nenhum detalhe seja esquecido.

Aqui estão seis etapas que você pode seguir para criar um fluxo de trabalho de aprovação de contrato eficiente:

1. Crie os documentos de vendas

Seus documentos de vendas são a parte mais importante do seu fluxo de trabalho. São eles que geram receita e impulsionam o crescimento. Se sua equipe de vendas estiver inserindo dados manualmente em um CRM, esse tempo não será gasto gerando receita. Além disso, quanto mais tempo seus documentos levarem para serem criados, menor a probabilidade de seus clientes dizerem sim a eles.

Se você deseja que seu negócio cresça, você precisa automatizar o maior número possível de tarefas.

Dica profissional : automatize o que puder. Aproveite a biblioteca de modelos do Proposify para liberar tempo para que seus representantes obtenham os documentos de vendas criados rapidamente.

2. Estabeleça responsabilidades

É importante identificar as pessoas que serão responsáveis ​​por cada etapa e definir seu papel no processo. O número de etapas envolvidas em seu processo dependerá da complexidade de sua organização e de sua estrutura.

É durante essa etapa que você determina quem aprova o que e o que é necessário de cada parte interessada antes que o documento passe para a próxima etapa do processo de vendas.

3. Defina as permissões

As funções que os usuários desempenham dentro de uma organização podem determinar o que eles podem e não podem fazer com os documentos. Ao conceder a diferentes níveis de usuários diferentes níveis de acesso, você pode garantir que os membros apropriados da equipe tenham acesso às informações de que precisam.

Ao usar o recurso de funções de usuário, você pode designar se os usuários são Editores, Visualizadores ou Administradores. Os visualizadores poderão visualizar os documentos em seu site, enquanto os editores e administradores poderão editar esses documentos.

4. Crie uma linha do tempo

Ao criar um fluxo de trabalho de contrato, é importante identificar quaisquer prazos – especificamente, datas de vencimento – aos quais os documentos de vendas criados serão associados. Isso ajudará você a definir expectativas e manter seus fluxos de trabalho em movimento para evitar que representantes e gerentes de vendas fiquem para trás em suas cargas de trabalho.

5. Configure alertas e notificações

Os documentos de vendas podem ser rastreados usando alertas e notificações automatizados. Você pode escolher quando os alertas são enviados (aprovações, rejeições, atualizações de status etc.) e para quem.

Certifique-se de verificar os recursos de aprimoramento do fluxo de trabalho de aprovação do Proposify para obter métodos mais avançados de obter sua proposta aprovada pela pessoa certa o mais rápido possível.

6. Documentar e comunicar

Você pode identificar e abordar áreas problemáticas com o processo de aprovação visualizando o histórico do documento e do usuário de cada etapa. Isso permitirá que você melhore e simplifique constantemente seu fluxo de trabalho.

Por que você deve considerar adicionar automações ao seu fluxo de trabalho de aprovação de contrato (e por que os fluxos de trabalho manuais não funcionam)

O processo de aprovação de contratos pode ser tedioso e ineficiente, especialmente quando você não consegue usar fluxos de trabalho manuais.

Os fluxos de trabalho manuais deixam muito espaço para erros, pois dependem de pessoas que se lembram de fazer a próxima etapa em um processo de aprovação de contrato. Eles também dependem de pessoas que tenham acesso aos documentos certos no momento certo.

Usar um fluxo de trabalho de contrato automatizado é uma solução ideal para esse problema. Ferramentas como o Proposify permitem automatizar seus processos de aprovação de contratos, eliminando a necessidade de as pessoas tentarem lembrar o que é devido e quando. Em vez disso, todos simplesmente recebem notificações quando é sua vez de revisar ou aprovar um documento e podem facilmente fazer o acompanhamento com perguntas, se necessário.

Como evitar armadilhas comuns e continuar melhorando seu fluxo de trabalho de aprovação de contratos

Você conhece o exercício: um pico nas vendas leva a um aumento de novos contratos, o que leva a um aumento na aprovação de contratos e solicitações de negociação. Você está manipulando várias solicitações recebidas, que podem ou não estar bem estruturadas.

Em muitos casos, fluxos de trabalho de contrato ruins são o resultado da ausência de qualquer fluxo de trabalho. Mas em outros casos são o resultado de muitas pessoas envolvidas, o que pode levar a gargalos, atrasos, inconsistências e descuidos. De qualquer forma, você precisa garantir que seu processo de aprovação de contrato seja eficiente. Isso pode ser feito por avaliações trimestrais, recebendo feedback de quem está usando o fluxo de trabalho sobre o que está funcionando e o que não está funcionando, e integrando ferramentas de automação como o Proposify para agilizar o processo.

Veja como: Comece com um modelo

Não há necessidade de começar do zero - inicie seu fluxo de trabalho com um modelo de contrato que abrange termos e condições comuns, como condições de pagamento e datas de entrega. Dessa forma, você pode se concentrar na negociação de mudanças com base nos requisitos do cliente

Se você já se sentiu frustrado por um fluxo de trabalho de aprovação de contrato ruim, você não está sozinho. Ter o processo em vigor é uma parte importante da administração de seus negócios, mas às vezes esses processos podem se tornar complicados e difíceis de seguir. Ao criar um fluxo de trabalho novo e novo e aplicar essas práticas recomendadas, você pode evitar (ou corrigir!) essas armadilhas comuns e transformar o que pode ser uma tarefa demorada em um fluxo de trabalho que sua equipe vai adorar.