Twój przewodnik po procesach zatwierdzania umów

Opublikowany: 2022-05-22

Przepływ pracy zatwierdzania umowy to proces stosowany, gdy umowa musi zostać zatwierdzona na różnych etapach jej cyklu życia. Możesz usłyszeć, że nazywa się to „przepływem pracy”, „podpisaniem się” lub podobnym terminem.

Zasadniczo jest to przepływ pracy, który określa podpisy potrzebne do przeniesienia dokumentu przez organizację.

Przepływ pracy zatwierdzania umowy to system, który wprowadzasz w celu zarządzania procesem zatwierdzania umów prawnych (umów). Zatwierdzenia, wraz z negocjowaniem i odnawianiem umów, uwzględniają trzy główne aspekty pomyślnego przebiegu umowy.

Przepływy pracy zatwierdzania umów mają wiele zalet; ułatwiają zarządzanie umowami i śledzenie uzgodnień, pomagają poprawić zgodność i zminimalizować ryzyko błędów lub przeoczeń, a także ułatwiają udostępnianie dokumentów interesariuszom, klientom i podmiotom zewnętrznym.

Tutaj omówimy, czego potrzebujesz, aby skonfigurować wydajny przepływ pracy zatwierdzania umów i dlaczego jest to ważne dla Twojej firmy.

Dlaczego Twoja firma potrzebuje przepływu pracy zatwierdzania umów

Istnieją trzy główne powody, dla których Twoja firma potrzebuje przepływu pracy zatwierdzania umów:

  1. Optymalizacja produktywności : przepływy pracy zatwierdzania umów mogą zoptymalizować produktywność, ułatwiając zespołowi tworzenie, negocjowanie i zatwierdzanie umów. Ponieważ wiele firm musi zarządzać wieloma umowami jednocześnie, wydajne przepływy pracy są nieocenione, jeśli chodzi o terminowe wykonanie zadań.
  2. Zwiększenie wydajności : przepływ pracy zatwierdzania umowy może również pomóc w zwiększeniu wydajności personelu poprzez uproszczenie procesu zawierania umów.
  3. Zapewnij dokładność : Błędy w kontrakcie mogą prowadzić do kosztownych błędów; Przepływy pracy zatwierdzania umów pomagają zapewnić dokładność na każdym etapie procesu umowy. Dzięki standaryzacji procedur możesz zmniejszyć prawdopodobieństwo błędu z powodu brakujących kroków lub niekompletnych procesów — pomagając w ograniczeniu ryzyka związanego z brakiem zgodności po drodze

Jak skonfigurować wydajny przepływ pracy zatwierdzania umów

Kiedy Twoja firma się rozwija, nie możesz pozwolić sobie na spowolnienie przez nieefektywne procesy. A jednak niektórych nieefektywności trudno uniknąć.

Zatwierdzenie umowy to zadanie, które często angażuje wielu interesariuszy i przebiega w złożonym procesie. W rzeczywistości łatwo jest stać się wąskim gardłem w procesie sprzedaży — chyba że korzystasz z wydajnego przepływu pracy zatwierdzania umów.

Przepływ pracy zatwierdzania umów pozwala usprawnić istniejący proces i zautomatyzować żmudne zadania. Pomaga również śledzić, kto jest za co odpowiedzialny i zapewnia, że ​​żaden szczegół nie zostanie przeoczony.

Oto sześć kroków, które możesz wykonać, aby stworzyć wydajny przepływ pracy zatwierdzania umowy:

1. Utwórz dokumenty sprzedaży

Twoje dokumenty sprzedaży są najważniejszą częścią Twojego przepływu pracy. To one generują przychody i napędzają wzrost. Jeśli Twój zespół sprzedaży ręcznie wprowadza dane do CRM, nie jest to czas poświęcony na generowanie przychodów. Ponadto im dłużej trwa tworzenie dokumentów, tym mniej prawdopodobne jest, że Twoi klienci powiedzą im „tak”.

Jeśli chcesz, aby Twój biznes się rozwijał, musisz zautomatyzować jak najwięcej zadań.

Porada dla profesjonalistów: zautomatyzuj to, co możesz. Skorzystaj z biblioteki szablonów Proposify, aby zwolnić czas dla swoich przedstawicieli na błyskawiczne tworzenie dokumentów sprzedaży.

Obieg zatwierdzania umowy: wzór umowy konsultingowej

Zaproponuj szablon propozycji konsultacji

2. Ustal obowiązki

Ważne jest, aby zidentyfikować osoby, które będą odpowiedzialne za każdy krok i zdefiniować ich rolę w procesie. Liczba kroków zaangażowanych w Twój proces będzie zależeć od złożoności Twojej organizacji i jej struktury.

To na tym etapie określasz, kto zatwierdza co i co jest potrzebne od każdego interesariusza, zanim dokument przejdzie do następnego etapu procesu sprzedaży.

3. Ustaw uprawnienia

Role, które użytkownicy pełnią w organizacji, mogą określać, co mogą, a czego nie mogą robić z dokumentami. Nadając różnym poziomom użytkownikom różne poziomy dostępu, możesz zapewnić, że odpowiedni członkowie zespołu mają dostęp do potrzebnych im informacji.

Korzystając z funkcji ról użytkowników, można określić, czy użytkownicy są redaktorami, przeglądającymi czy administratorami. Przeglądający będą mogli przeglądać dokumenty w Twojej witrynie, a redaktorzy i administratorzy będą mogli je edytować.

Obieg zatwierdzania umowy: ustawianie uprawnień do umowy za pomocą Proposify

Przykład, jak ustawić uprawnienia dokumentu za pomocą Proposify

4. Utwórz oś czasu

Podczas tworzenia przepływu pracy umowy ważne jest, aby zidentyfikować wszelkie terminy — w szczególności terminy — z którymi będą powiązane tworzone dokumenty sprzedaży. Pomoże to w ustaleniu oczekiwań i utrzymaniu przepływów pracy, aby zapobiec opóźnianiu się przedstawicieli handlowych i menedżerów w ich obciążeniu pracą.

5. Skonfiguruj alerty i powiadomienia

Dokumenty sprzedaży można śledzić za pomocą automatycznych alertów i powiadomień. Możesz wybrać, kiedy alerty mają być wysyłane (zatwierdzenia, odrzucenia, aktualizacje statusu itp.) i do kogo.

Pamiętaj, aby zapoznać się z funkcjami usprawniania procesu zatwierdzania Proposify, aby uzyskać bardziej zaawansowane metody uzyskiwania zatwierdzenia oferty przez właściwą osobę tak szybko, jak to możliwe.

6. Dokumentuj i komunikuj się

Możesz zidentyfikować i rozwiązać problematyczne obszary w procesie zatwierdzania, przeglądając historię dokumentów i użytkowników z każdego kroku. Dzięki temu będziesz mógł stale ulepszać i usprawniać przepływ pracy.

Dlaczego warto rozważyć dodanie automatyzacji do przepływu pracy zatwierdzania umowy (i dlaczego ręczne przepływy pracy nie działają)

Proces zatwierdzania umów może być żmudny i nieefektywny — zwłaszcza, gdy utkniesz w ręcznych przepływach pracy.

Ręczne przepływy pracy pozostawiają dużo miejsca na błędy, ponieważ opierają się na ludziach, którzy pamiętają o wykonaniu kolejnego kroku w procesie zatwierdzania umowy. Polegają również na tym, że ludzie mają dostęp do właściwych dokumentów we właściwym czasie.

Wykorzystanie zautomatyzowanego obiegu umowy jest idealnym rozwiązaniem tego problemu. Narzędzia takie jak Proposify pozwalają zautomatyzować procesy zatwierdzania umów, eliminując potrzebę, aby ludzie starali się pamiętać, co jest należne i kiedy. Zamiast tego wszyscy po prostu otrzymują powiadomienia, gdy nadejdzie ich kolej na przejrzenie lub zatwierdzenie dokumentu, i w razie potrzeby mogą z łatwością odpowiedzieć na pytania.

Jak uniknąć typowych pułapek i stale ulepszać proces zatwierdzania umów

Znasz zasadę: gwałtowny wzrost sprzedaży prowadzi do wzrostu liczby nowych kontraktów, co prowadzi do wzrostu liczby zatwierdzanych kontraktów i wniosków negocjacyjnych. Żonglujesz wieloma przychodzącymi żądaniami, które mogą, ale nie muszą być dobrze zorganizowane.

W wielu przypadkach słabe przepływy pracy związane z umowami są wynikiem braku jakiegokolwiek przepływu pracy. Ale w innych przypadkach są one wynikiem zaangażowania zbyt wielu osób, co może prowadzić do wąskich gardeł, opóźnień, niespójności i przeoczeń. Tak czy inaczej, musisz upewnić się, że proces zatwierdzania umowy jest wydajny. Można to zrobić poprzez kwartalne oceny, otrzymywanie informacji zwrotnych od osób korzystających z przepływu pracy na temat tego, co działa, a co nie, oraz integrowanie narzędzi automatyzacji, takich jak Proposify, w celu usprawnienia procesu.

Oto jak: Zacznij od szablonu

Nie musisz zaczynać od zera — rozpocznij przepływ pracy od szablonu umowy, który obejmuje typowe warunki, takie jak warunki płatności i daty dostawy. W ten sposób możesz skupić się na negocjowaniu zmian w oparciu o wymagania klienta

Jeśli kiedykolwiek byłeś sfrustrowany złym przepływem pracy zatwierdzania umów, nie jesteś sam. Posiadanie tego procesu jest ważną częścią prowadzenia firmy, ale czasami procesy te mogą stać się zawiłe i trudne do naśladowania. Tworząc świeży, nowy przepływ pracy i stosując te najlepsze praktyki, możesz uniknąć (lub naprawić!) tych typowych pułapek i zmienić to, co może być czasochłonne zadanie, w przepływ pracy, który pokocha Twój zespół.