Ghidul dvs. pentru fluxurile de lucru pentru aprobarea contractelor

Un flux de lucru pentru aprobarea unui contract este procesul urmat atunci când un contract trebuie să fie aprobat în diferite etape ale ciclului său de viață. Este posibil să auziți acest lucru numit „flux de lucru”, „închidere” sau un termen similar.

În esență, este fluxul de lucru care specifică aprobările necesare pentru a muta documentul prin organizația dvs.

Fluxul de lucru pentru aprobarea contractului este sistemul pe care l-ați implementat pentru a gestiona procesul de aprobare pentru acordurile dvs. legale (contractele dvs.). Aprobarile, alături de negocierea și reînnoirea contractului, reprezintă cele trei aspecte principale ale unui flux de lucru de succes al unui contract.

Fluxurile de lucru pentru aprobarea contractelor vin cu numeroase beneficii; facilitează gestionarea contractelor și ținerea evidenței a ceea ce ați convenit, ajută la îmbunătățirea conformității și la minimizarea riscului de greșeli sau neglijențe și facilitează partajarea documentelor cu părțile interesate, clienții și părților externe.

Aici, vom prezenta ceea ce aveți nevoie pentru a configura un flux de lucru eficient de aprobare a contractelor și de ce este important pentru afacerea dvs.

De ce afacerea dvs. are nevoie de un flux de lucru pentru aprobarea contractului

Există trei motive principale pentru care afacerea dvs. are nevoie de un flux de lucru pentru aprobarea contractului:

1. Optimizați productivitatea : fluxurile de lucru pentru aprobarea contractelor pot optimiza productivitatea, facilitând crearea, negocierea și aprobarea contractelor pentru echipa dvs. Deoarece multe companii trebuie să gestioneze mai multe contracte simultan, fluxurile de lucru eficiente sunt de neprețuit pentru a finaliza lucrurile la timp.
2. Creșterea eficienței : un flux de lucru pentru aprobarea contractului poate ajuta, de asemenea, la creșterea eficienței personalului prin simplificarea procesului de acord.
   
3. Asigurați acuratețea : pașii greșiți din contract pot duce la greșeli costisitoare; Fluxurile de lucru pentru aprobarea contractelor ajută la asigurarea acurateței în fiecare etapă a procesului de acord. Prin standardizarea procedurilor, puteți reduce șansa de eroare din cauza pașilor lipsă sau a proceselor incomplete - ajutându-vă să reduceți riscurile de conformitate pe parcurs
   

Cum să configurați un flux de lucru eficient pentru aprobarea contractului

Când afacerea dvs. crește, nu vă puteți permite să fiți încetinit de procese ineficiente. Și totuși, unele ineficiențe sunt greu de evitat.

Aprobarea unui contract este o sarcină care implică adesea multe părți interesate și urmează un proces complex. De fapt, este ușor ca acesta să devină blocajul procesului dvs. de vânzări - cu excepția cazului în care utilizați un flux de lucru eficient de aprobare a contractelor.

Un flux de lucru pentru aprobarea contractului vă permite să vă simplificați procesul existent și să automatizați sarcinile obositoare. De asemenea, ajută la urmărirea cine este responsabil pentru ce și se asigură că niciun detaliu nu este trecut cu vederea.

Iată șase pași pe care îi puteți urma pentru a crea un flux de lucru eficient pentru aprobarea contractului:

1. Creați documentele de vânzare

Documentele dvs. de vânzare sunt cea mai importantă parte a fluxului dvs. de lucru. Ele sunt cele care generează venituri și stimulează creșterea. Dacă echipa dvs. de vânzări introduce manual date într-un CRM, acesta este timpul care nu este petrecut pentru a genera venituri. În plus, cu cât documentele tale durează mai mult pentru a crea, cu atât este mai puțin probabil ca clienții tăi să le spună da.

Dacă vrei ca afacerea ta să crească, trebuie să automatizezi cât mai multe sarcini posibil.

Sfat profesionist : automatizați ceea ce puteți. Profitați de biblioteca de șabloane Proposify pentru a elibera timp reprezentanților dvs. pentru a obține documentele de vânzare create în cel mai scurt timp.

2. Stabiliți responsabilități

Este important să identifici persoanele care vor fi responsabile pentru fiecare pas și să le definești rolul în proces. Numărul de pași implicați în procesul dumneavoastră va depinde de complexitatea organizației dumneavoastră și de structura acesteia.

În timpul acestui pas, determinați cine aprobă ce și ce este necesar de la fiecare parte interesată înainte ca documentul să treacă la următorul pas al procesului de vânzare.

3. Setați permisiunile

Rolurile pe care utilizatorii le joacă în cadrul unei organizații pot determina ce pot și nu pot face cu documentele. Oferind diferite niveluri de utilizatori diferite niveluri de acces, vă puteți asigura că membrii echipei corespunzători au acces la informațiile de care au nevoie.

Când utilizați caracteristica roluri de utilizator, puteți desemna dacă utilizatorii sunt editori, vizualizatori sau administratori. Spectatorii vor putea vizualiza documentele de pe site-ul dvs., în timp ce editorii și administratorii vor putea edita acele documente.

4. Creați o cronologie

Atunci când creați un flux de lucru contractual, este important să identificați orice termene limită - în special, date scadente - cu care vor fi asociate documentele de vânzare pe care le creați. Acest lucru vă va ajuta să stabiliți așteptări și să vă mențineți fluxurile de lucru în mișcare pentru a preveni reprezentanții de vânzări și managerii să rămână în urmă cu volumul de lucru.

5. Configurați alerte și notificări

Documentele de vânzări pot fi urmărite folosind alerte și notificări automate. Puteți alege când sunt trimise alertele (aprobări, respingeri, actualizări de stare etc.) și cui.

Asigurați-vă că verificați funcțiile de îmbunătățire a fluxului de lucru de aprobare ale Proposify pentru metode mai avansate de a obține aprobarea propunerii dvs. de persoana potrivită cât mai repede posibil.

6. Documentați și comunicați

Puteți identifica și aborda zonele cu probleme cu procesul de aprobare, vizualizând documentul și istoricul utilizatorului de la fiecare pas. Acest lucru vă va permite să vă îmbunătățiți și să vă simplificați în mod constant fluxul de lucru.

De ce ar trebui să luați în considerare adăugarea de automatizări la fluxul de lucru pentru aprobarea contractului (și de ce fluxurile de lucru manuale nu funcționează)

Procesul de aprobare a contractelor poate fi plictisitor și ineficient, mai ales atunci când sunteți blocat folosind fluxuri de lucru manuale.

Fluxurile de lucru manuale lasă mult loc pentru erori, deoarece se bazează pe oamenii care își amintesc să facă următorul pas într-un proces de aprobare a contractului. De asemenea, se bazează pe oamenii care au acces la documentele potrivite la momentul potrivit.

Utilizarea unui flux de lucru automatizat prin contract este o soluție ideală pentru această problemă. Instrumente precum Proposify vă permit să vă automatizați procesele de aprobare a contractelor, eliminând nevoia ca oamenii să încerce să-și amintească ce trebuie și când. În schimb, toată lumea primește pur și simplu notificări când este rândul lor să examineze sau să aprobe un document și pot răspunde cu ușurință cu întrebări, dacă este necesar.

Cum să evitați capcanele comune și să vă îmbunătățiți în continuare fluxul de lucru pentru aprobarea contractului

Știți exercițiul: o creștere a vânzărilor duce la o creștere a noilor contracte, ceea ce duce la o creștere a cererilor de aprobare a contractelor și de negociere. Jonglezi cu mai multe solicitări primite, care pot fi sau nu bine structurate.

În multe cazuri, fluxurile de lucru slabe ale contractului sunt rezultatul absenței oricărui flux de lucru. Dar, în alte cazuri, acestea sunt rezultatul implicării prea multor persoane, ceea ce poate duce la blocaje, întârzieri, inconsecvențe și neglijențe. În orice caz, trebuie să vă asigurați că procesul de aprobare a contractului este eficient. Acest lucru se poate face prin evaluări trimestriale, primind feedback de la cei care folosesc fluxul de lucru despre ceea ce funcționează și nu funcționează și integrând instrumente de automatizare precum Proposify pentru a eficientiza procesul.

Iată cum: Începeți cu un șablon

Nu este nevoie să începeți de la zero - începeți fluxul de lucru cu un șablon de contract care acoperă termenii și condițiile obișnuite, cum ar fi termenii de plată și datele de livrare. Astfel, vă puteți concentra pe negocierea modificărilor în funcție de cerințele clientului

Dacă ați fost vreodată frustrat de un flux de lucru slab de aprobare a contractului, nu sunteți singur. Realizarea procesului este o parte importantă a conducerii afacerii dvs., dar uneori aceste procese pot deveni complicate și greu de urmat. Prin crearea unui flux de lucru nou și nou și aplicând aceste bune practici, puteți evita (sau remedia!) aceste capcane comune și puteți transforma ceea ce poate fi o sarcină consumatoare de timp într-un flux de lucru pe care echipa dumneavoastră îl va îndrăgi.