Bir Çalışan İzleme Uygulaması Pazarlama Ekibinizin Verimliliğini Artırabilir mi?

Zaman yönetimi, zaman takibi ve zaman çizelgesi yazılımı - bunların pazarlama ajansınızla ne ilgisi var? Normalde, farklı müşteriler için birden fazla projede haftalar harcarsınız, ancak projelerinizin sonunda karlı olup olmayacağını biliyor musunuz?

Bir hizmet işletmesi olarak, sattığınız şey saatlerdir. İster küçük bir ekip ister bir şirket olun, her ajans bir tür zaman izleme yazılımı kullanmalıdır. Bunu yaparken, ekibinizin görevlere nasıl zaman harcadığını anlayabilir ve karı maksimize etmek için stratejiler geliştirebilirsiniz.

Bu yazımızda aşağıdaki soruları yanıtlıyoruz:

• Zaman takibi üretkenliği artırır mı?
• Zamanı izlemenin en iyi yolu nedir?
• Verimlilik takibi neden önemlidir?

Pazarlama Ajansı Ekibinizin Zamanı Takip Etmesini Nasıl Sağlarsınız?

Çalışan izlemenin ekibinizde gizlilik endişeleri yaratabileceğini unutmayın. SHRM tarafından yayınlanan bir ankette, çalışanların yüzde 79'u, şeffaf olmaları halinde işverenlerinin onları izlemesine izin vereceklerini söylüyor.

Bu nedenle, seçtiğiniz yazılımla ilgili ekip katılımını aldığınızdan emin olun. İyi bir başlangıç ​​noktası, ekibinize bir zaman izleme çözümünün uygulanmasının ardındaki nedenleri açıklayarak başlamaktır. İşte dikkate alınması gereken bazı ipuçları:

• Ekiplerinizi dahil edin. Zaman izleme aracını gerçekten kullanacak olanlar çalışanlarınızdır, bu nedenle onları seçim sürecine dahil edin. Önerilen uygulamanızın özelliklerini test etmelerine ve geri bildirimde bulunmalarına izin verin. Çalışanların zaman izleme sistemine yatırım yapmalarına izin vermek, onları kullanma olasılıklarını artırır.
• Zaman takibinin faydalarını açıklayın. Ekibiniz, onu benimsemek için zaman izleyicinin “nedenini” anlamalıdır. Etkili iş yükü yönetiminin yanı sıra, bir zaman izleme sistemi, dışarıdan temin edilmesi gereken görevleri veya hizmetleri belirlemenize yardımcı olabilir.
• Sizin ve ekibinizin halihazırda kullanmakta olduğu uygulamalarla entegre olan bir zaman izleyici bulun. Örneğin, takvim uygulamaları veya muhasebe yazılımı ile entegrasyon, ekibinize bolca zaman kazandırabilir.
• Yeni zaman takip sisteminin nasıl kullanılacağı konusunda eğitim verin. İyi bir zaman izleyicinin kullanımı kolaydır ve ekip üyelerinin yardıma ihtiyaç duyduklarında erişebilecekleri mükemmel müşteri desteği sunar.

Ajansınız İçin İzleme Süresini İzlemek Neden Mantıklı?

Ajansınız saatlik olarak faturalandırıyorsa, çalışırken harcanan her saniyeyi doğru bir şekilde yakalayan bir zaman izleme yazılımı istersiniz. Şaşırtıcı bir şekilde, bazı ajanslar hala eski usulde – kalem ve kağıt kullanarak – yapıyor. Basit olmasına rağmen, proje görünürlüğü ve kontrolü eksikliğine ve ayrıca verileri özetlerken yanlışlığa katkıda bulunur.

Otomatik bir zaman takip sistemi daha kullanışlıdır ve doğru zaman kullanımını sağlar. Raporlamayı kolaylaştırır, ekibinizin iş akışı hakkında bilgi sağlar ve tüm deneyimi kolaylaştırır. Pazarlama ekibinizle henüz bir zaman izleyici kullanmıyorsanız, bir tane tanıtmanın tam zamanı.

Ajansınız için zamanı izlemeye başlamanız için nedenleri daha ayrıntılı tartışırken okumaya devam edin.

Çalışan Sorumluluğunu Teşvik Eder

Çalışanların zaman hırsızlığı birçok işletme için endişe verici bir eğilimdir. TSheets tarafından yapılan bağımsız bir ankete göre, zamanı takip eden ABD çalışanlarının yüzde 49'u zaman hırsızlığını kabul etti. Bu, Amerikalı işverenler için her yıl 11 milyar dolarlık zarara neden oldu. Sorun, mutlaka çalışanlar olmayabilir, ancak kuruluşun zaman izleme sistemindeki bir kusur olabilir.

Her iki çalışandan birinin zaman çizelgelerine 15 ila 60 dakika eklemeyi kabul etmesiyle, doğru zaman yönetimi ile ne kadar tasarruf edebileceğinizi hayal edebilirsiniz.

Peki zaman hırsızlığını nasıl önleyebilirsiniz? Peki, otomatik bir zaman takip sistemi uygulayabilirsiniz. Saniyesine kadar doğru proje süresi izleme yazılımı, tüm zamanların hesaba katılmasını ve çalışanlara gerçekten yatırım yaptıkları saatler için ödeme yapılmasını sağlar.

Anlayışlı Zaman Yönetimi

Pazarlama ajansları, herhangi bir tipik günde hokkabazlık yapmak için yüzlerce aktiviteye sahiptir. Ekipler, içerik pazarlaması, reklamcılık ve sosyal medya pazarlamasından proje planları oluşturmaya kadar, iş operasyonları arasında zaman dağılımını anlamalıdır.

Zaman izleme aracı, bir müşteri projesinde harcanan saatlere ilişkin görünürlük sağlar. Ekip üyeleri, çalışmaya başladıklarında devreye girer ve işleri bittiğinde “dur” düğmesine basarlar. Artık bir çalışanın bir projede ne kadar zaman harcadığını tahmin etmenize gerek yok. Yazılım, her projede ve kim tarafından çalışılan tam dakika sayısını otomatik olarak yakalar.

Mükemmel bir zaman izleme yazılımı, bireyler veya gruplar için zaman harcamalarını vurgular ve daha iyi proje planlamasını destekler.

Geliştirilmiş Raporlama

Ajans ekipleri, gelecekteki proje planlarını geliştirmek için raporlara güvenir. Faturalandırılabilir saatleri, bütçeyi veya uygulama ve web sitesi etkinliğini izliyor olun, zaman izleyiciler yalnızca birkaç tıklamayla bilgi toplamayı basitleştirir.

Ardından, ödeme işlemlerini kolaylaştıracak çalışma kanıtı olarak hizmet etmek üzere müşterilerinizle paylaşmak üzere farklı raporlar oluşturabilirsiniz.

Acente Zaman Takibi Aşırı Bütçelemeyi Önler

Ödediklerinden çok daha fazla zaman talep eden müşterileriniz var mı? Zaman izleme yazılımı, pazarlama ekibinizin bir müşteri projesine harcadığı süreyi sınırlamanıza olanak tanır. Proje ilerlemesini gerçek zamanlı olarak takip edebilir ve bütçeyi aşma tehlikesiyle karşı karşıya olduğunu tespit edebilirsiniz.

Zaman izleme özelliklerine sahip bazı proje yönetimi araçları, yalnızca birkaç saatiniz kaldığında sizi uyaracaktır. Daha sonra bütçe dahilinde kalmak için uygun ayarlamaları yapabilirsiniz.

Zaman İzleme Daha İyi İş Yükü Yönetimini Destekler

Bir Gallup araştırması, ekip üyelerinin yüzde 23'ünün işinde sık sık veya her zaman tükenmişlik hissettiklerini, yüzde 44'ünün ise bazen aynı hissettiğini bildirdiğini buldu. Tükenmiş çalışanların yüzde 63'ünün hasta bir gün geçirme olasılığı ve başka bir yerde iş arama olasılığı 2,6 kat daha fazla olduğundan, iş yükü yönetimi esastır.

Ekip iş yükünü nasıl yöneteceğinizi merak ediyorsanız, bir zaman takip sistemine yatırım yapmakla başlar. Böyle bir araç, her ekip üyesinin performansını gösteren çalışma kanıtı sağlar. İsteğe bağlı ekran görüntüleri, web ve uygulama kullanımı ve klavye ve fare etkinliği takibi sunan bir çalışan izleme uygulaması, insanların çalışma saatlerini nasıl harcadıklarını anlamanıza yardımcı olur.

Uygulama, gün boyunca belirli aralıklarla rastgele ekran görüntüleri alabilir. İsteğe bağlı ekran görüntüleri, bir durum güncellemesi için onları kesintiye uğratmadan her çalışanın proje ilerlemesini kontrol etmenizi sağlar.

Bu görünürlük düzeyi, fazla çalışan çalışanları hızlı bir şekilde belirlemenize yardımcı olabileceğinden, büyük bir ekibi yönetirken değerlidir. Dahası, ekran yakalama özellikleri, özellikle düzenli güncellemeler isteyen müşterilerle çalışırken şeffaflığı artırır.

Zaman İzleme, Ajansınızda Yetersiz Personel Olup Olmadığını Belirlemenize Yardımcı Olur

Ekiplerin devam eden çok şeyi olduğunda ve yeterli kaynağa sahip olmadığında, son teslim tarihlerini karşılamak zor olabilir. Bir zaman izleme uygulaması, geride kalan projeleri gün ışığına çıkararak, ek personel işe almak gibi uygun eylemleri gerçekleştirmenize olanak tanır.

Hangi görevlerin tamamlanmasının daha uzun sürdüğünü belirlemek için geçmişte toplanan verileri kullanabilirsiniz. Bunlar en çok para harcadığınız projelerdir. Ardından, paradan ve kaynaklardan tasarruf etmek ve ayrıca ekibinizin iş yükünü azaltmak için bu tür görevleri dışarıdan temin etmeyi seçebilirsiniz.

Zaman Takibi, Performans ve Verimlilik Takibini Basitleştirir

Doğru zamanlı izleme yazılımı, ajansınızın üretkenliğini artırmanıza yardımcı olabilir. Otomatik bir izleyici, kullanıcıların manuel zaman girişini atlamasına ve bunun yerine işin yapılmasına odaklanmasına izin vererek zaman kaybını azaltır.

Kullanıcıların yalnızca gerektiğinde zamanlayıcıyı başlatması, duraklatması veya durdurması gerekir. Araç, çalışırken harcanan her saniyeyi kaydederken, kullanıcı etkinliğiyle ilgili tüm verileri otomatik olarak toplar. Bir yönetici olarak, çalışma stratejilerinizdeki zayıf ve güçlü yönleri belirlemede verileri paha biçilmez bulacaksınız, böylece onları orantısız hale gelmeden önce düzeltebilirsiniz.

Acente Zaman İzleme, Doğru Faturalandırma ve Faturalandırmayı Kolaylaştırıyor

Muhasebe, pazarlama ajansları da dahil olmak üzere herhangi bir iş modelinin önemli bir bileşenidir. Birincil göreviniz, işinizi sürdürecek ve büyütecek karlar elde etmektir. Öte yandan, maliyetleri ve kaynak israfını azaltmak için faturalandırılabilir saatleri (ve faturalandırılamayan saatleri) izlemek istiyorsunuz.

Zaman izleme aracı, doğru bir şekilde kaydedilmiş çalışma saatleri sağlar ve muhasebedeki hataları en aza indirir. Ardından, izlenen faturalandırılabilir süreyi otomatik olarak faturalandırılabilir tutarlara dönüştürür. Ayrıca, zaman izleme araçları, daha sonra e-posta yoluyla gönderebileceğiniz özel fatura oluşturma sürecini basitleştirerek süreci daha da kolaylaştırır.

Ek olarak, ödeme bilgilerini muhasebe için dışa aktarabilir ve takip edebileceğiniz karlı projeleri belirlemek için harcamaları karşılaştırabilirsiniz. Zaman takibi, faturalandırılabilir saatlerin doğru bir şekilde kaydedilmesi sayesinde sıfır zaman kaybı yaşayacak olan müşteriniz için de faydalıdır.

Toplama

Sonuç olarak, ajans zaman takibi, işletmenizin karlılığını tam olarak anlamanıza olanak tanıyan değerli bilgiler sağlar. Ekibinizin üretkenliğini takip etmek, pazarlama ajansınızı büyütmek için daha iyi stratejiler belirlemenize olanak tanır. Yüksek yatırım getirisi olan görevleri ve projeleri belirleyebilecek ve bunları uzman ekiplere atayabileceksiniz.

Ek olarak, projelere nasıl zaman harcandığını ve paranızı nereye koymanız gerektiğini bileceksiniz. Sonuç olarak, zaman takibi, ajansınızın geleceğini planlamanıza yardımcı olabilecek daha büyük bir resim çizer.