Czy aplikacja do monitorowania pracowników może zwiększyć produktywność Twojego zespołu marketingowego?

Zarządzanie czasem, śledzenie czasu i oprogramowanie do ewidencji czasu pracy — co to ma wspólnego z Twoją agencją marketingową? Zwykle spędzasz tygodnie na wielu projektach dla różnych klientów, ale czy wiesz, czy Twoje projekty będą ostatecznie opłacalne?

Jako firma usługowa sprzedajesz godziny. Nie ma znaczenia, czy jesteś małym zespołem, czy korporacją, każda agencja powinna korzystać z jakiegoś oprogramowania do śledzenia czasu. W ten sposób możesz zrozumieć, w jaki sposób Twój zespół spędza czas na zadaniach i opracować strategie maksymalizacji zysków.

W tym artykule odpowiadamy na następujące pytania:

• Czy śledzenie czasu zwiększa produktywność?
• Jaki jest najlepszy sposób na śledzenie czasu?
• Dlaczego śledzenie produktywności jest ważne?

Jak sprawić, by zespół agencji marketingowej śledził czas?

Pamiętaj, że monitorowanie pracowników może budzić obawy dotyczące prywatności Twojego zespołu. W jednym z badań opublikowanych przez SHRM, 79 procent pracowników twierdzi, że pozwoliłoby swoim pracodawcom monitorować ich, gdyby byli w tym transparentni.

Upewnij się więc, że masz poparcie zespołu dotyczące wybranego oprogramowania. Dobrym punktem wyjścia jest wyjaśnienie zespołowi powodów wdrożenia rozwiązania do śledzenia czasu. Oto kilka wskazówek do rozważenia:

• Zaangażuj swoje zespoły. Twoi pracownicy to ci, którzy będą faktycznie korzystać z narzędzia do śledzenia czasu, więc zaangażuj ich w proces selekcji. Pozwól im przetestować funkcje proponowanej aplikacji i wyrazić opinię. Umożliwienie pracownikom inwestowania w system śledzenia czasu pracy sprawia, że ​​chętniej z niego korzystają.
• Wyjaśnij zalety śledzenia czasu. Twój zespół musi zrozumieć „dlaczego” narzędzie do śledzenia czasu, aby go wykorzystać. Oprócz efektywnego zarządzania obciążeniem pracą, system śledzenia czasu może pomóc w identyfikacji zadań lub usług, które wymagają outsourcingu.
• Znajdź narzędzie do śledzenia czasu, które integruje się z aplikacjami, z których Ty i Twój zespół już korzystacie. Na przykład integracja z aplikacjami kalendarza lub oprogramowaniem księgowym może zaoszczędzić Twojemu zespołowi mnóstwo czasu.
• Przeprowadź szkolenie dotyczące korzystania z nowego systemu śledzenia czasu. Dobry czasomierz jest prosty w użyciu i oferuje doskonałą obsługę klienta, do której członkowie zespołu mogą uzyskać dostęp zawsze, gdy potrzebują pomocy.

Dlaczego śledzenie czasu dla Twojej agencji ma sens

Jeśli Twoja agencja rozlicza się godzinowo, potrzebujesz oprogramowania do śledzenia czasu, które dokładnie rejestruje każdą sekundę spędzoną w pracy. Co zaskakujące, niektóre agencje nadal robią to w starej szkole – używając pióra i papieru. Chociaż jest to proste, przyczynia się do braku widoczności projektu i kontroli, a także niedokładności podczas podsumowywania danych.

Zautomatyzowany system śledzenia czasu jest wygodniejszy i zapewnia właściwe wykorzystanie czasu. Ułatwia raportowanie, zapewnia wgląd w przepływ pracy Twojego zespołu i usprawnia całe doświadczenie. Jeśli nie korzystasz jeszcze z narzędzia do śledzenia czasu w zespole marketingowym, najwyższy czas go wprowadzić.

Czytaj dalej, ponieważ omawiamy dalej powody, dla których powinieneś zacząć śledzić czas swojej agencji.

Promuje odpowiedzialność pracownika

Kradzież czasu pracowników jest niepokojącym trendem dla wielu firm. Według niezależnej ankiety przeprowadzonej przez TSheets, 49 procent amerykańskich pracowników, którzy śledzą czas, przyznało się do kradzieży czasu. Stanowiło to 11 miliardów dolarów strat dla amerykańskich pracodawców każdego roku. Problemem niekoniecznie muszą być pracownicy, ale wada w systemie śledzenia czasu pracy organizacji.

Z jednym na dwóch pracowników przyznających się do dodania od 15 do 60 minut do swoich grafików, możesz sobie wyobrazić, ile możesz zaoszczędzić dzięki odpowiedniemu zarządzaniu czasem.

Jak więc zapobiegać kradzieży czasu? Cóż, możesz wdrożyć automatyczny system śledzenia czasu. Oprogramowanie do dokładnego śledzenia czasu projektu zapewnia, że ​​cały czas jest rozliczany, a pracownicy otrzymują wynagrodzenie za godziny, w które faktycznie zainwestowali.

Wnikliwe zarządzanie czasem

Agencje marketingowe mają setki zajęć, którymi można żonglować w każdy typowy dzień. Od marketingu treści, reklamy i marketingu w mediach społecznościowych po tworzenie planów projektów, zespoły muszą rozumieć rozkład czasu w operacjach biznesowych.

Narzędzie do śledzenia czasu zapewnia wgląd w godziny spędzone nad projektem klienta. Członkowie zespołu odnotowują moment rozpoczęcia pracy i klikają „stop”, gdy skończą. Nie musisz już zgadywać, ile czasu pracownik spędził nad projektem. Oprogramowanie automatycznie rejestruje dokładną liczbę minut przepracowanych nad każdym projektem i przez kogo.

Doskonałe oprogramowanie do śledzenia czasu zwraca uwagę na wydatki czasowe poszczególnych osób lub grup i sprzyja lepszemu planowaniu projektów.

Ulepszone raportowanie

Zespoły agencji opierają się na raportach przy opracowywaniu przyszłych planów projektów. Niezależnie od tego, czy monitorujesz rozliczane godziny, budżet czy aktywność w aplikacjach i witrynach, narzędzia do śledzenia czasu upraszczają zbieranie informacji za pomocą zaledwie kilku kliknięć.

Następnie możesz generować różne raporty, które możesz udostępnić swoim klientom jako dowód pracy, który ułatwi przetwarzanie płatności.

Śledzenie czasu agencji zapobiega nadmiernemu budżetowaniu

Czy masz klientów, którzy wymagają dużo więcej czasu, niż płacą? Oprogramowanie do śledzenia czasu pozwala ograniczyć ilość czasu, jaką zespół marketingowy spędza na projekcie klienta. Możesz śledzić postęp projektu w czasie rzeczywistym i wykrywać, kiedy grozi mu przekroczenie budżetu.

Niektóre narzędzia do zarządzania projektami z funkcjami śledzenia czasu będą ostrzegać, gdy pozostało tylko kilka godzin. Następnie możesz wprowadzić odpowiednie korekty, aby zmieścić się w budżecie.

Śledzenie czasu sprzyja lepszemu zarządzaniu obciążeniem pracą

Ankieta Gallupa wykazała, że ​​23% członków zespołu zgłaszało uczucie wypalenia w pracy często lub zawsze, podczas gdy 44% twierdziło, że czasami czuje się tak samo. Ponieważ 63% wypalonych pracowników częściej bierze dzień chorobowy i 2,6 razy częściej szuka pracy gdzie indziej, niezbędne jest zarządzanie obciążeniem pracą.

Jeśli zastanawiasz się, jak zarządzać pracą zespołu, zacznij od zainwestowania w system śledzenia czasu. Takie narzędzie zapewnia dowód pracy, wyświetlając wyniki każdego członka zespołu. Aplikacja do monitorowania pracowników, która oferuje opcjonalne zrzuty ekranu, korzystanie z sieci i aplikacji oraz śledzenie aktywności klawiatury i myszy, pomaga zrozumieć, jak ludzie spędzają godziny pracy.

Aplikacja może wykonywać losowe zrzuty ekranu w określonych odstępach czasu w ciągu dnia. Opcjonalne zrzuty ekranu pozwalają sprawdzić postęp projektu każdego pracownika bez przerywania ich w celu aktualizacji statusu.

Ten poziom widoczności jest cenny podczas zarządzania dużym zespołem, ponieważ może pomóc szybko zidentyfikować przepracowanych pracowników. Co więcej, funkcje przechwytywania ekranu zwiększają przejrzystość, zwłaszcza podczas pracy z klientami, którzy chcą regularnych aktualizacji.

Śledzenie czasu pomaga określić, czy w Twojej agencji brakuje personelu

Gdy w zespołach dużo się dzieje i nie mają wystarczających zasobów, dotrzymanie terminów może być trudne. Aplikacja do śledzenia czasu może ujawnić projekty, które są opóźnione, umożliwiając podjęcie odpowiednich działań, takich jak zatrudnienie dodatkowego personelu.

Możesz wykorzystać dane zebrane w przeszłości, aby określić, które zadania trwają najdłużej. To są projekty, na które wydajesz najwięcej pieniędzy. Następnie możesz zdecydować się na outsourcing takich zadań, aby zaoszczędzić pieniądze i zasoby, a także odciążyć swój zespół.

Śledzenie czasu upraszcza śledzenie wydajności i produktywności

Odpowiednie oprogramowanie do śledzenia czasu może pomóc w zwiększeniu produktywności Twojej agencji. Zautomatyzowany tracker zmniejsza stratę czasu, pozwalając użytkownikom pominąć ręczne wprowadzanie czasu i zamiast tego skupić się na wykonywaniu pracy.

Użytkownicy muszą tylko uruchamiać, wstrzymywać lub zatrzymywać stoper w razie potrzeby. Narzędzie automatycznie zbiera wszystkie dane o aktywności użytkownika, jednocześnie rejestrując każdą sekundę spędzoną na pracy. Jako menedżer przekonasz się, że dane są nieocenione w identyfikowaniu słabych i mocnych stron strategii pracy, dzięki czemu możesz je naprawić, zanim staną się nieproporcjonalne.

Śledzenie czasu agencji usprawnia dokładne rozliczanie i fakturowanie

Księgowość jest niezbędnym elementem każdego modelu biznesowego, w tym agencji marketingowych. Twoją główną misją jest osiąganie zysków, które utrzymają i rozwiną Twój biznes. Z drugiej strony chcesz śledzić godziny rozliczane (i godziny niepodlegające rozliczaniu), aby zmniejszyć koszty i marnotrawstwo zasobów.

Narzędzie do śledzenia czasu zapewnia dokładnie rejestrowane godziny pracy i minimalizuje błędy w księgowości. Następnie automatycznie konwertuje śledzony czas rozliczeniowy na kwoty rozliczeniowe. Co więcej, narzędzia do śledzenia czasu upraszczają proces tworzenia niestandardowych faktur, które można następnie wysyłać pocztą elektroniczną, jeszcze bardziej usprawniając ten proces.

Dodatkowo możesz wyeksportować informacje o płatnościach do księgowości i porównać wydatki, aby określić rentowne projekty, które możesz kontynuować. Śledzenie czasu jest również korzystne dla Twojego klienta, który będzie cieszyć się zerową stratą czasu, dzięki dokładnemu rejestrowaniu rozliczanych godzin.

Zawijanie

Ostatecznie śledzenie czasu agencji zapewnia cenne informacje, które pozwalają w pełni zrozumieć rentowność Twojej firmy. Śledzenie produktywności zespołu pozwala określić lepsze strategie rozwoju agencji marketingowej. Będziesz mógł identyfikować zadania i projekty o wysokim ROI, dzięki czemu możesz przypisywać je do wyspecjalizowanych zespołów.

Dodatkowo dowiesz się, jak spędzasz czas na projektach i gdzie powinieneś ulokować swoje pieniądze. W końcu śledzenie czasu kreśli większy obraz, który może pomóc w planowaniu przyszłości Twojej agencji.