แอพตรวจสอบพนักงานสามารถเพิ่มผลผลิตให้กับทีมการตลาดของคุณได้หรือไม่?

ซอฟต์แวร์การจัดการเวลา การติดตามเวลา และใบบันทึกเวลา—สิ่งเหล่านี้เกี่ยวข้องกับหน่วยงานการตลาดของคุณอย่างไร โดยปกติ คุณใช้เวลาหลายสัปดาห์ในหลายโครงการสำหรับลูกค้าที่แตกต่างกัน แต่คุณรู้หรือไม่ว่าโครงการของคุณจะทำกำไรในที่สุด?

ในฐานะธุรกิจบริการ สิ่งที่คุณขายคือเวลาทำการ ไม่ว่าคุณจะเป็นทีมเล็กหรือองค์กร ทุกหน่วยงานควรใช้ซอฟต์แวร์ติดตามเวลาบางประเภท ในการทำเช่นนั้น คุณสามารถเข้าใจว่าทีมของคุณใช้เวลากับงานอย่างไร และคิดกลยุทธ์เพื่อเพิ่มผลกำไรสูงสุด

ในบทความนี้ เราตอบคำถามต่อไปนี้:

• การติดตามเวลาช่วยเพิ่มผลผลิตหรือไม่?
• วิธีใดดีที่สุดในการติดตามเวลา
• เหตุใดการติดตามผลผลิตจึงมีความสำคัญ

วิธีรับทีมตัวแทนการตลาดของคุณเพื่อติดตามเวลา

โปรดทราบว่าการตรวจสอบพนักงานสามารถสร้างข้อกังวลด้านความเป็นส่วนตัวกับทีมของคุณได้ ในการสำรวจหนึ่งที่ตีพิมพ์โดย SHRM คนงาน 79 เปอร์เซ็นต์กล่าวว่าพวกเขาจะปล่อยให้นายจ้างตรวจสอบพวกเขาหากพวกเขาโปร่งใสเกี่ยวกับเรื่องนี้

ดังนั้น ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้รับทีมบายอินเกี่ยวกับซอฟต์แวร์ที่คุณเลือก จุดเริ่มต้นที่ดีคือการเริ่มต้นด้วยการอธิบายให้ทีมของคุณทราบถึงเหตุผลเบื้องหลังการนำโซลูชันการติดตามเวลาไปใช้ นี่คือเคล็ดลับบางประการที่ควรพิจารณา:

• ให้ทีมของคุณมีส่วนร่วม พนักงานของคุณคือคนที่จะใช้เครื่องมือติดตามเวลาจริง ดังนั้นให้พวกเขามีส่วนร่วมในกระบวนการคัดเลือก ให้พวกเขาทดสอบคุณสมบัติของแอพที่คุณเสนอและให้ข้อเสนอแนะ การให้พนักงานลงทุนในระบบติดตามเวลาทำให้พวกเขามีแนวโน้มที่จะใช้งานมากขึ้น
• อธิบายประโยชน์ของการติดตามเวลา ทีมของคุณต้องเข้าใจ "เหตุผล" ของตัวติดตามเวลาจึงจะยอมรับได้ นอกเหนือจากการจัดการปริมาณงานที่มีประสิทธิภาพแล้ว ระบบติดตามเวลายังช่วยให้คุณระบุงานหรือบริการที่จำเป็นต้องได้รับการว่าจ้างจากภายนอกได้อีกด้วย
• ค้นหาตัวติดตามเวลาที่ทำงานร่วมกับแอปที่คุณและทีมของคุณใช้อยู่แล้ว ตัวอย่างเช่น การผสานรวมกับแอปปฏิทินหรือซอฟต์แวร์การบัญชีสามารถช่วยทีมของคุณประหยัดเวลาได้มาก
• อบรมวิธีการใช้ระบบติดตามเวลาแบบใหม่ เครื่องมือติดตามเวลาที่ดีนั้นใช้งานง่ายและให้การสนับสนุนลูกค้าที่ยอดเยี่ยมซึ่งสมาชิกในทีมสามารถเข้าถึงได้ทุกเมื่อที่ต้องการความช่วยเหลือ

เหตุใดการติดตามเวลาสำหรับหน่วยงานของคุณจึงสมเหตุสมผล

หากหน่วยงานของคุณเรียกเก็บเงินเป็นรายชั่วโมง คุณต้องการซอฟต์แวร์ติดตามเวลาที่บันทึกทุกวินาทีที่ใช้ทำงานอย่างถูกต้อง น่าแปลกที่บางหน่วยงานยังคงทำแบบเก่าโดยใช้ปากกาและกระดาษ แม้ว่าจะเป็นเรื่องง่าย แต่ก็มีส่วนทำให้ขาดการมองเห็นและการควบคุมโครงการ รวมทั้งความไม่ถูกต้องในการสรุปข้อมูล

ระบบติดตามเวลาอัตโนมัติสะดวกกว่าและช่วยให้ใช้เวลาอย่างเหมาะสม ทำให้การรายงานง่ายขึ้น ให้ข้อมูลเชิงลึกเกี่ยวกับเวิร์กโฟลว์ของทีม และปรับปรุงประสบการณ์ทั้งหมด หากคุณยังไม่ได้ใช้เครื่องมือติดตามเวลากับทีมการตลาด ถึงเวลาแล้วที่คุณจะแนะนำตัวติดตามเวลา

อ่านต่อไปในขณะที่เราพูดถึงเหตุผลที่คุณควรเริ่มติดตามเวลาสำหรับเอเจนซีของคุณ

ส่งเสริมความรับผิดชอบของพนักงาน

การขโมยเวลาของพนักงานเป็นแนวโน้มที่น่ากังวลสำหรับธุรกิจจำนวนมาก จากการสำรวจอิสระโดย TSheets พบว่า 49 เปอร์เซ็นต์ของพนักงานในสหรัฐฯ ที่ติดตามเวลาที่ยอมรับว่าถูกขโมยเวลา สิ่งนี้คิดเป็นมูลค่า 11 พันล้านดอลลาร์สำหรับนายจ้างชาวอเมริกันที่ขาดทุนในแต่ละปี ปัญหาอาจไม่ใช่พนักงาน แต่เป็นข้อบกพร่องในระบบติดตามเวลาขององค์กร

ด้วยพนักงาน 1 ใน 2 ที่ยอมรับว่าเพิ่มเวลา 15 ถึง 60 นาทีลงในไทม์ชีทของพวกเขา คุณสามารถจินตนาการได้ว่าคุณจะประหยัดเงินได้มากเพียงใดด้วยการจัดการเวลาอย่างเหมาะสม

แล้วจะป้องกันการขโมยเวลาได้อย่างไร? คุณสามารถใช้ระบบติดตามเวลาอัตโนมัติได้ ซอฟต์แวร์ติดตามเวลาของโครงการที่แม่นยำถึงวินาทีนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าเวลาทั้งหมดจะถูกบันทึก และพนักงานจะได้รับเงินสำหรับชั่วโมงที่ลงทุนไปจริง

การบริหารเวลาอย่างชาญฉลาด

เอเจนซี่ทางการตลาดมีกิจกรรมหลายร้อยกิจกรรมให้เล่นกันในแต่ละวัน ตั้งแต่การตลาดเนื้อหา การโฆษณา และการตลาดบนโซเชียลมีเดียไปจนถึงการสร้างแผนโครงการ ทีมต้องเข้าใจการกระจายเวลาในการดำเนินธุรกิจ

เครื่องมือติดตามเวลาช่วยให้มองเห็นชั่วโมงที่ใช้ในโครงการของลูกค้า สมาชิกในทีมตอกบัตรเมื่อพวกเขาเริ่มทำงานและกด "หยุด" เมื่อเสร็จสิ้น คุณไม่จำเป็นต้องเดาอีกต่อไปว่าพนักงานใช้เวลากับโปรเจกต์นานเท่าไร ซอฟต์แวร์จะบันทึกจำนวนนาทีที่ทำงานในแต่ละโครงการโดยอัตโนมัติและโดยใคร

ซอฟต์แวร์ติดตามเวลาที่ยอดเยี่ยมเน้นการใช้จ่ายด้านเวลาสำหรับบุคคลหรือกลุ่ม และส่งเสริมการวางแผนโครงการที่ดีขึ้น

ปรับปรุงการรายงาน

ทีมเอเจนซีพึ่งพารายงานเพื่อพัฒนาแผนโครงการในอนาคต ไม่ว่าคุณจะตรวจสอบชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้ งบประมาณ หรือกิจกรรมแอปและเว็บไซต์ เครื่องมือติดตามเวลาจะทำให้การรวบรวมข้อมูลง่ายขึ้นด้วยการคลิกเพียงไม่กี่ครั้ง

จากนั้นคุณสามารถสร้างรายงานต่างๆ เพื่อแบ่งปันกับลูกค้าของคุณเพื่อใช้เป็นหลักฐานการทำงานที่จะช่วยอำนวยความสะดวกในการประมวลผลการชำระเงิน

การติดตามเวลาของหน่วยงานป้องกันการเกินงบประมาณ

คุณมีลูกค้าที่ต้องการเวลามากกว่าที่พวกเขาจ่ายไปหรือไม่? ซอฟต์แวร์ติดตามเวลาช่วยให้คุณจำกัดระยะเวลาที่ทีมการตลาดของคุณใช้ในโปรเจ็กต์ลูกค้า คุณสามารถติดตามความคืบหน้าของโครงการในแบบเรียลไทม์และตรวจจับเมื่อมีความเสี่ยงที่จะเกินงบประมาณ

เครื่องมือการจัดการโครงการบางตัวพร้อมคุณสมบัติการติดตามเวลาจะแจ้งเตือนคุณเมื่อคุณเหลือเวลาอีกเพียงไม่กี่ชั่วโมง จากนั้น คุณสามารถทำการปรับเปลี่ยนตามความเหมาะสมเพื่อให้อยู่ภายในงบประมาณ

การติดตามเวลาช่วยส่งเสริมการจัดการภาระงานที่ดีขึ้น

จากการสำรวจของ Gallup พบว่า 23 เปอร์เซ็นต์ของสมาชิกในทีมรายงานว่ารู้สึกหมดไฟในการทำงานบ่อยครั้งหรือทุกครั้ง ในขณะที่ 44 เปอร์เซ็นต์รายงานว่ารู้สึกเหมือนเดิมในบางครั้ง เนื่องจากคนงานที่หมดไฟแล้วร้อยละ 63 มีแนวโน้มที่จะลาป่วยมากกว่า และมีแนวโน้มที่จะหางานทำที่อื่น 2.6 เท่า การจัดการปริมาณงานจึงเป็นสิ่งสำคัญ

หากคุณสงสัยว่าจะจัดการปริมาณงานของทีมอย่างไร ให้เริ่มด้วยการลงทุนในระบบติดตามเวลา เครื่องมือดังกล่าวแสดงหลักฐานการทำงาน โดยแสดงผลงานของสมาชิกในทีมแต่ละคน แอปตรวจสอบพนักงานที่มีภาพหน้าจอที่เป็นตัวเลือก การใช้งานเว็บและแอป และการติดตามกิจกรรมของแป้นพิมพ์และเมาส์ ช่วยให้คุณเข้าใจว่าผู้คนใช้เวลาทำงานอย่างไร

แอปสามารถจับภาพหน้าจอแบบสุ่มในช่วงเวลาที่กำหนดได้ตลอดทั้งวัน ภาพหน้าจอที่เป็นตัวเลือกช่วยให้คุณตรวจสอบความคืบหน้าของโครงการของผู้ปฏิบัติงานแต่ละคนได้โดยไม่ขัดจังหวะการอัพเดตสถานะ

ระดับการมองเห็นนี้มีค่าเมื่อต้องจัดการทีมใหญ่ เนื่องจากสามารถช่วยให้คุณระบุพนักงานที่ทำงานหนักเกินไปได้อย่างรวดเร็ว ยิ่งไปกว่านั้น คุณสมบัติการจับภาพหน้าจอยังช่วยส่งเสริมความโปร่งใส โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อทำงานกับลูกค้าที่ต้องการอัปเดตเป็นประจำ

การติดตามเวลาช่วยให้คุณระบุได้ว่าหน่วยงานของคุณไม่เพียงพอหรือไม่

เมื่อทีมมีงานจำนวนมากและมีทรัพยากรไม่เพียงพอ การดำเนินการตามกำหนดเวลาอาจเป็นเรื่องยาก แอปพลิเคชันการติดตามเวลาสามารถนำไปสู่โครงการเล็กๆ ที่ล้าหลัง ทำให้คุณสามารถดำเนินการที่เหมาะสม เช่น การจ้างพนักงานเสริม

คุณสามารถใช้ข้อมูลที่รวบรวมไว้ในอดีตเพื่อระบุว่างานใดใช้เวลานานที่สุดในการดำเนินการให้เสร็จ โครงการเหล่านี้เป็นโครงการที่คุณใช้จ่ายเงินมากที่สุด จากนั้นคุณสามารถเลือกจ้างงานภายนอกเพื่อประหยัดเงินและทรัพยากร รวมทั้งเพิ่มภาระงานของทีม

การติดตามเวลาช่วยลดความยุ่งยากในการติดตามประสิทธิภาพและผลผลิต

ซอฟต์แวร์ติดตามเวลาที่เหมาะสมสามารถช่วยเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานของเอเจนซีของคุณได้ ตัวติดตามอัตโนมัติช่วยลดการเสียเวลาโดยให้ผู้ใช้สามารถข้ามรายการเวลาด้วยตนเองและมุ่งเน้นไปที่การทำงานให้เสร็จแทน

ผู้ใช้จำเป็นต้องเริ่ม หยุดชั่วคราว หรือหยุดตัวจับเวลาตามความจำเป็นเท่านั้น เครื่องมือจะรวบรวมข้อมูลทั้งหมดเกี่ยวกับกิจกรรมของผู้ใช้โดยอัตโนมัติ พร้อมบันทึกทุกวินาทีที่ใช้ไปกับการทำงาน ในฐานะผู้จัดการ คุณจะพบข้อมูลอันมีค่าในการระบุจุดอ่อนและจุดแข็งในกลยุทธ์การทำงานของคุณ ดังนั้นคุณสามารถแก้ไขได้ก่อนที่จะระเบิดออกมาเกินสัดส่วน

การติดตามเวลาของเอเจนซีช่วยเพิ่มความคล่องตัวในการเรียกเก็บเงินและการออกใบแจ้งหนี้

การบัญชีเป็นองค์ประกอบที่สำคัญของรูปแบบธุรกิจใดๆ รวมถึงหน่วยงานด้านการตลาด ภารกิจหลักของคุณคือการทำกำไรที่จะรักษาและทำให้ธุรกิจของคุณเติบโต ในทางกลับกัน คุณต้องการติดตามชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้ (และชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินไม่ได้) เพื่อลดต้นทุนและการสูญเสียทรัพยากร

เครื่องมือติดตามเวลาช่วยให้มั่นใจชั่วโมงการทำงานที่บันทึกไว้อย่างแม่นยำ และลดข้อผิดพลาดในการบัญชีให้เหลือน้อยที่สุด จากนั้นจะแปลงเวลาที่เรียกเก็บเงินได้ที่ถูกติดตามไปเป็นจำนวนเงินที่เรียกเก็บเงินได้โดยอัตโนมัติ นอกจากนี้ เครื่องมือติดตามเวลายังช่วยลดความซับซ้อนของกระบวนการสร้างการออกใบแจ้งหนี้แบบกำหนดเอง ซึ่งคุณสามารถส่งออกผ่านอีเมลได้ และทำให้กระบวนการคล่องตัวยิ่งขึ้น

นอกจากนี้ คุณสามารถส่งออกข้อมูลการชำระเงินสำหรับการบัญชี และเปรียบเทียบค่าใช้จ่ายเพื่อกำหนดโครงการที่ทำกำไรซึ่งคุณสามารถดำเนินการต่อไปได้ การติดตามเวลายังเป็นประโยชน์ต่อลูกค้าของคุณ ซึ่งจะสูญเสียเวลาเป็นศูนย์ ด้วยการบันทึกชั่วโมงที่เรียกเก็บเงินได้อย่างแม่นยำ

ห่อ

ในที่สุด การติดตามเวลาของเอเจนซีจะให้ข้อมูลเชิงลึกอันมีค่าแก่คุณ ซึ่งจะช่วยให้คุณเข้าใจผลกำไรของธุรกิจของคุณได้อย่างเต็มที่ การติดตามประสิทธิภาพการทำงานของทีมทำให้คุณสามารถกำหนดกลยุทธ์ที่ดีขึ้นเพื่อขยายเอเจนซี่การตลาดของคุณ คุณจะสามารถระบุงานและโครงการ ROI ที่สูงได้ ดังนั้นคุณจึงสามารถมอบหมายงานและโครงการเหล่านี้ให้กับทีมเฉพาะทางได้

นอกจากนี้ คุณจะรู้ว่าใช้เวลาไปกับโครงการอย่างไร และควรวางเงินไว้ที่ใด ในท้ายที่สุด การติดตามเวลาจะให้ภาพที่ใหญ่ขึ้นซึ่งสามารถช่วยคุณวางแผนสำหรับอนาคตของเอเจนซีของคุณได้