Une application de surveillance des employés peut-elle augmenter la productivité de votre équipe marketing ?

Logiciels de gestion du temps, de suivi du temps et de feuille de temps : qu'est-ce que cela a à voir avec votre agence de marketing ? Normalement, vous passez des semaines sur plusieurs projets pour différents clients, mais savez-vous si vos projets seront rentables au final ?

En tant qu'entreprise de services, vous vendez des heures. Peu importe que vous soyez une petite équipe ou une entreprise, chaque agence devrait utiliser une sorte de logiciel de suivi du temps. Ce faisant, vous pouvez comprendre comment votre équipe passe du temps sur les tâches et concevoir des stratégies pour maximiser les profits.

Dans cet article, nous répondons aux questions suivantes :

• Le suivi du temps augmente-t-il la productivité ?
• Quelle est la meilleure façon de suivre le temps ?
• Pourquoi le suivi de la productivité est-il important ?

Comment amener l'équipe de votre agence de marketing à suivre le temps

Gardez à l'esprit que la surveillance des employés peut créer des problèmes de confidentialité avec votre équipe. Dans une enquête publiée par la SHRM, 79 % des travailleurs déclarent qu'ils laisseraient leur employeur les surveiller s'ils étaient transparents à ce sujet.

Assurez-vous donc d'obtenir l'adhésion de l'équipe concernant le logiciel de votre choix. Un bon point de départ consiste à commencer par expliquer à votre équipe les raisons de la mise en place d'une solution de suivi du temps. Voici quelques conseils à prendre en compte :

• Impliquez vos équipes. Vos travailleurs sont ceux qui utiliseront réellement l'outil de suivi du temps, alors impliquez-les dans le processus de sélection. Laissez-les tester les fonctionnalités de votre application proposée et donner leur avis. Permettre aux employés d'être investis dans le système de suivi du temps les rend plus susceptibles de l'utiliser.
• Expliquer les avantages du suivi du temps. Votre équipe doit comprendre le "pourquoi" du suivi du temps pour l'adopter. Outre une gestion efficace de la charge de travail, un système de suivi du temps peut vous aider à identifier les tâches ou les services qui doivent être externalisés.
• Trouvez un outil de suivi du temps qui s'intègre aux applications que vous et votre équipe utilisez déjà. Par exemple, l'intégration avec des applications de calendrier ou un logiciel de comptabilité peut faire gagner beaucoup de temps à votre équipe.
• Fournir une formation sur la façon d'utiliser le nouveau système de suivi du temps. Un bon outil de suivi du temps est simple à utiliser et offre un excellent support client auquel les membres de l'équipe peuvent accéder chaque fois qu'ils ont besoin d'aide.

Pourquoi le suivi du temps pour votre agence a du sens

Si votre agence facture à l'heure, vous voulez un logiciel de suivi du temps qui capture avec précision chaque seconde passée à travailler. Étonnamment, certaines agences le font encore à l'ancienne - en utilisant un stylo et du papier. Bien que simple, cela contribue à un manque de visibilité et de contrôle du projet, ainsi qu'à une imprécision lors de la synthèse des données.

Un système automatisé de suivi du temps est plus pratique et garantit une bonne utilisation du temps. Il facilite la création de rapports, donne un aperçu du flux de travail de votre équipe et rationalise l'ensemble de l'expérience. Si vous n'utilisez pas encore de suivi du temps avec votre équipe marketing, il est grand temps d'en introduire un.

Lisez la suite pendant que nous discutons plus en détail des raisons pour lesquelles vous devriez commencer à suivre le temps de votre agence.

Favorise la responsabilité des employés

Le vol de temps des employés est une tendance inquiétante pour de nombreuses entreprises. Selon une enquête indépendante réalisée par TSheets, 49 % des employés américains qui suivent le temps ont admis avoir volé du temps. Cela représentait 11 milliards de dollars de pertes pour les employeurs américains chaque année. Le problème n'est peut-être pas nécessairement lié aux employés, mais à une faille dans le système de suivi du temps de l'organisation.

Avec un employé sur deux admettant ajouter entre 15 et 60 minutes à ses feuilles de temps, vous pouvez imaginer combien vous pouvez économiser avec une bonne gestion du temps.

Alors, comment pouvez-vous empêcher le vol de temps ? Eh bien, vous pouvez mettre en place un système automatisé de suivi du temps. Un logiciel de suivi du temps de projet précis à la seconde garantit que tout le temps est comptabilisé et que les employés sont payés pour les heures réellement investies.

Gestion du temps perspicace

Les agences de marketing ont des centaines d'activités à jongler au cours d'une journée type. Du marketing de contenu, de la publicité et du marketing des médias sociaux à l'élaboration de plans de projet, les équipes doivent comprendre la répartition du temps entre les opérations commerciales.

Un outil de suivi du temps offre une visibilité sur les heures passées sur un projet client. Les membres de l'équipe pointent lorsqu'ils commencent à travailler et appuient sur "stop" lorsqu'ils ont terminé. Vous n'avez plus à deviner combien de temps un employé a passé sur un projet. Le logiciel capture automatiquement le nombre exact de minutes travaillées sur chaque projet, et par qui.

Un excellent logiciel de suivi du temps met en évidence les dépenses de temps pour les individus ou les groupes et favorise une meilleure planification de projet.

Rapports améliorés

Les équipes de l'agence s'appuient sur des rapports pour élaborer de futurs plans de projet. Que vous surveilliez les heures facturables, le budget ou l'activité des applications et des sites Web, les outils de suivi du temps simplifient la collecte d'informations en quelques clics.

Vous pouvez ensuite générer différents rapports à partager avec vos clients pour servir de preuve de travail qui facilitera le traitement des paiements.

Le suivi du temps de l'agence évite les dépassements de budget

Avez-vous des clients qui demandent beaucoup plus de temps qu'ils n'en paient ? Un logiciel de suivi du temps vous permet de limiter le temps que votre équipe marketing consacre à un projet client. Vous pouvez suivre l'avancement du projet en temps réel et détecter quand il risque de dépasser le budget.

Certains outils de gestion de projet dotés de fonctions de suivi du temps vous alerteront lorsqu'il ne vous restera que quelques heures. Vous pouvez ensuite faire les ajustements appropriés pour rester dans le budget.

Le suivi du temps favorise une meilleure gestion de la charge de travail

Une enquête Gallup a révélé que 23 % des membres de l'équipe ont déclaré se sentir épuisés au travail souvent ou toujours, tandis que 44 % ont déclaré ressentir la même chose parfois. Avec 63 % des travailleurs épuisés plus susceptibles de prendre un jour de maladie et 2,6 fois plus susceptibles de chercher un emploi ailleurs, la gestion de la charge de travail est essentielle.

Si vous vous demandez comment gérer la charge de travail de l'équipe, cela commence par investir dans un système de suivi du temps. Un tel outil fournit une preuve de travail, affichant les performances de chaque membre de l'équipe. Une application de surveillance des employés qui propose des captures d'écran facultatives, l'utilisation du Web et des applications et le suivi de l'activité du clavier et de la souris vous aide à comprendre comment les gens passent leurs heures de travail.

L'application peut prendre des captures d'écran aléatoires à des intervalles spécifiques tout au long de la journée. Les captures d'écran facultatives vous permettent de vérifier l'avancement du projet de chaque travailleur sans les interrompre pour une mise à jour du statut.

Ce niveau de visibilité est précieux lors de la gestion d'une grande équipe car il peut vous aider à identifier rapidement les employés surmenés. De plus, les fonctionnalités de capture d'écran favorisent la transparence, en particulier lorsque vous travaillez avec des clients qui souhaitent des mises à jour régulières.

Le suivi du temps vous aide à identifier si votre agence est en sous-effectif

Lorsque les équipes ont beaucoup à faire et ne disposent pas de ressources suffisantes, il peut être difficile de respecter les délais. Une application de suivi du temps peut mettre en lumière des projets qui traînent en arrière, vous permettant de prendre des mesures appropriées comme l'embauche de personnel supplémentaire.

Vous pouvez utiliser les données recueillies dans le passé pour identifier les tâches qui prennent le plus de temps à accomplir. Ce sont les projets pour lesquels vous dépensez le plus d'argent. Vous pouvez alors choisir d'externaliser ces tâches pour économiser de l'argent et des ressources, ainsi que pour libérer la charge de travail de votre équipe.

Le suivi du temps simplifie le suivi des performances et de la productivité

Le bon logiciel de suivi du temps peut aider à augmenter la productivité de votre agence. Un suivi automatisé réduit le gaspillage de temps en permettant aux utilisateurs d'ignorer la saisie manuelle de l'heure et de se concentrer plutôt sur l'exécution du travail.

Les utilisateurs n'ont qu'à démarrer, mettre en pause ou arrêter la minuterie au besoin. L'outil collecte automatiquement toutes les données sur l'activité des utilisateurs, tout en enregistrant chaque seconde passée à travailler. En tant que gestionnaire, vous trouverez les données inestimables pour identifier les faiblesses et les forces de vos stratégies de travail, afin de pouvoir les corriger avant qu'elles ne deviennent démesurées.

Le suivi du temps de l'agence simplifie la facturation et la facturation précises

La comptabilité est une composante essentielle de tout modèle d'entreprise, y compris les agences de marketing. Votre mission principale est de réaliser des bénéfices qui soutiendront et développeront votre entreprise. D'autre part, vous souhaitez suivre les heures facturables (et les heures non facturables) pour réduire les coûts et le gaspillage des ressources.

Un outil de suivi du temps assure un enregistrement précis des heures de travail et minimise les erreurs de comptabilité. Il convertit ensuite automatiquement le temps facturable suivi en montants facturables. De plus, les outils de suivi du temps simplifient le processus de création d'une facturation personnalisée, que vous pouvez ensuite envoyer par e-mail, ce qui simplifie encore le processus.

De plus, vous pouvez exporter les informations de paiement pour la comptabilité et comparer les dépenses pour déterminer les projets rentables que vous pouvez continuer à poursuivre. Le suivi du temps est également bénéfique pour votre client, qui bénéficiera d'une perte de temps nulle, grâce à l'enregistrement précis des heures facturables.

Emballer

En fin de compte, le suivi du temps de l'agence vous donne des informations précieuses qui vous permettent de comprendre pleinement la rentabilité de votre entreprise. Le suivi de la productivité de votre équipe vous permet de déterminer de meilleures stratégies pour développer votre agence de marketing. Vous serez en mesure d'identifier les tâches et les projets à haut retour sur investissement, afin de pouvoir les affecter à des équipes spécialisées.

De plus, vous saurez combien de temps est consacré aux projets et où vous devriez placer votre argent. En fin de compte, le suivi du temps brosse un tableau plus large qui peut vous aider à planifier l'avenir de votre agence.