Может ли приложение для мониторинга сотрудников повысить производительность вашей маркетинговой команды?

Программное обеспечение для тайм-менеджмента, учета рабочего времени и табель учета рабочего времени — какое отношение они имеют к вашему маркетинговому агентству? Обычно вы тратите недели на несколько проектов для разных клиентов, но знаете ли вы, будут ли ваши проекты в итоге прибыльными?

Как сервисный бизнес, вы продаете часы. Неважно, являетесь ли вы небольшой командой или корпорацией, каждое агентство должно использовать какое-либо программное обеспечение для учета рабочего времени. При этом вы сможете понять, как ваша команда тратит время на выполнение задач, и разработать стратегии для максимизации прибыли.

В этой статье мы ответим на следующие вопросы:

• Повышает ли отслеживание времени производительность?
• Как лучше отслеживать время?
• Почему важно отслеживать производительность?

Как заставить команду вашего маркетингового агентства отслеживать время

Имейте в виду, что мониторинг сотрудников может создать проблемы с конфиденциальностью вашей команды. В одном опросе, опубликованном SHRM, 79 процентов работников говорят, что позволили бы своим работодателям контролировать их, если бы они были прозрачны в этом.

Итак, убедитесь, что ваша команда поддерживает выбранное вами программное обеспечение. Хорошей отправной точкой является объяснение вашей команде причин внедрения решения для учета рабочего времени. Вот несколько советов, которые следует учитывать:

• Вовлеките свои команды. Ваши работники — это те, кто на самом деле будет использовать инструмент учета рабочего времени, поэтому привлеките их к процессу выбора. Позвольте им протестировать функции предложенного вами приложения и оставить отзыв. Разрешение сотрудникам инвестировать в систему учета рабочего времени повышает вероятность того, что они будут ее использовать.
• Расскажите о преимуществах тайм-трекинга. Ваша команда должна понимать, «почему» трекер времени, чтобы использовать его. Помимо эффективного управления рабочей нагрузкой, система отслеживания времени может помочь вам определить задачи или услуги, которые необходимо передать на аутсорсинг.
• Найдите трекер времени, который интегрируется с приложениями, которыми вы и ваша команда уже пользуетесь. Например, интеграция с приложениями календаря или бухгалтерскими программами может сэкономить вашей команде много времени.
• Проведите обучение по использованию новой системы учета рабочего времени. Хороший тайм-трекер прост в использовании и предлагает отличную поддержку клиентов, к которой члены команды могут получить доступ, когда им нужна помощь.

Почему имеет смысл отслеживать время для вашего агентства

Если ваше агентство выставляет счета по часам, вам нужно программное обеспечение для отслеживания времени, которое точно фиксирует каждую секунду, потраченную на работу. Удивительно, но некоторые агентства до сих пор используют старую школу — с ручкой и бумагой. Хотя это просто, это способствует отсутствию видимости и контроля над проектом, а также неточности при обобщении данных.

Автоматизированная система учета рабочего времени более удобна и обеспечивает правильное использование времени. Это упрощает отчетность, дает представление о рабочем процессе вашей команды и оптимизирует весь процесс. Если вы еще не используете тайм-трекер в своей маркетинговой команде, самое время его внедрить.

Читайте дальше, пока мы обсуждаем причины, по которым вы должны начать отслеживать время для своего агентства.

Способствует подотчетности сотрудников

Воровство рабочего времени сотрудников является тревожной тенденцией для многих предприятий. Согласно независимому опросу, проведенному TSheets, 49% сотрудников США, отслеживающих рабочее время, признались в краже рабочего времени. Это составляло 11 миллиардов долларов убытков для американских работодателей каждый год. Проблема может заключаться не обязательно в сотрудниках, а в недостатке системы учета рабочего времени организации.

Поскольку каждый второй сотрудник добавляет к своему расписанию от 15 до 60 минут, вы можете себе представить, сколько вы можете сэкономить при правильном управлении временем.

Итак, как вы можете предотвратить кражу времени? Ну, вы можете внедрить автоматизированную систему учета рабочего времени. Программное обеспечение для отслеживания времени проекта с точностью до секунды гарантирует, что все время учитывается, а сотрудники получают оплату за фактически потраченные часы.

Проницательный тайм-менеджмент

Маркетинговые агентства имеют сотни видов деятельности, чтобы жонглировать в любой обычный день. От контент-маркетинга, рекламы и маркетинга в социальных сетях до составления планов проектов команды должны понимать распределение времени между бизнес-операциями.

Инструмент учета рабочего времени позволяет отслеживать количество часов, затраченных на клиентский проект. Члены команды отмечают, когда они начинают работать, и нажимают «стоп», когда они закончили. Вам больше не нужно угадывать, сколько времени сотрудник потратил на проект. Программное обеспечение автоматически фиксирует точное количество минут, отработанных над каждым проектом, и кем.

Превосходное программное обеспечение для отслеживания времени выделяет затраты времени для отдельных лиц или групп и способствует лучшему планированию проекта.

Улучшенная отчетность

Команды агентства полагаются на отчеты для разработки планов будущих проектов. Независимо от того, отслеживаете ли вы оплачиваемые часы, бюджет или активность приложений и веб-сайтов, трекеры времени упрощают сбор информации всего за несколько кликов.

Затем вы можете создавать различные отчеты и делиться ими со своими клиентами, чтобы они служили доказательством работы и облегчали обработку платежей.

Отслеживание времени агентства предотвращает превышение бюджета

У вас есть клиенты, которые требуют гораздо больше времени, чем они платят? Программное обеспечение для отслеживания времени позволяет вам ограничить количество времени, которое ваша маркетинговая команда тратит на клиентский проект. Вы можете отслеживать ход выполнения проекта в режиме реального времени и обнаруживать опасность превышения бюджета.

Некоторые инструменты управления проектами с функциями отслеживания времени предупредят вас, когда у вас останется всего несколько часов. Затем вы можете внести соответствующие коррективы, чтобы остаться в рамках бюджета.

Отслеживание времени способствует лучшему управлению рабочей нагрузкой

Опрос Gallup показал, что 23 % членов команды часто или всегда чувствовали себя выгоревшими на работе, в то время как 44 % сообщали, что иногда испытывали то же самое. Поскольку 63% выгоревших работников с большей вероятностью возьмут больничный и в 2,6 раза чаще будут искать работу в другом месте, управление рабочей нагрузкой имеет важное значение.

Если вам интересно, как управлять рабочей нагрузкой команды, начните с инвестиций в систему учета рабочего времени. Такой инструмент обеспечивает доказательство работы, отображая производительность каждого члена команды. Приложение для мониторинга сотрудников, которое предлагает дополнительные скриншоты, использование веб-сайтов и приложений, а также отслеживание активности клавиатуры и мыши, помогает вам понять, как люди проводят свое рабочее время.

Приложение может делать случайные снимки экрана через определенные промежутки времени в течение дня. Необязательные скриншоты позволяют вам проверять ход проекта каждого работника, не прерывая их для обновления статуса.

Этот уровень видимости полезен при управлении большой командой, поскольку он может помочь вам быстро выявить перегруженных сотрудников. Более того, функции захвата экрана способствуют прозрачности, особенно при работе с клиентами, которым нужны регулярные обновления.

Отслеживание времени поможет вам определить, не хватает ли вашему агентству персонала

Когда у команды много дел и не хватает ресурсов, может быть трудно уложиться в сроки. Приложение для учета рабочего времени может выявлять проекты, которые отстают, позволяя предпринимать соответствующие действия, например, нанимать дополнительный персонал.

Вы можете использовать данные, собранные в прошлом, чтобы определить, какие задачи выполняются дольше всего. Это проекты, на которые вы тратите больше всего денег. Затем вы можете передать такие задачи на аутсорсинг, чтобы сэкономить деньги и ресурсы, а также разгрузить рабочую нагрузку вашей команды.

Отслеживание времени упрощает отслеживание производительности и продуктивности

Правильное программное обеспечение для учета рабочего времени может помочь повысить производительность вашего агентства. Автоматизированный трекер сокращает потери времени, позволяя пользователям пропустить ручной ввод времени и вместо этого сосредоточиться на выполнении работы.

Пользователям нужно только запускать, приостанавливать или останавливать таймер по мере необходимости. Инструмент автоматически собирает все данные об активности пользователя, при этом фиксируя каждую секунду, потраченную на работу. Как менеджер, вы обнаружите, что данные бесценны для выявления слабых и сильных сторон в ваших стратегиях работы, поэтому вы можете исправить их, прежде чем они выйдут из-под контроля.

Отслеживание времени работы агентства оптимизирует точное выставление счетов и выставление счетов

Бухгалтерский учет — неотъемлемая часть любой бизнес-модели, в том числе и маркетинговых агентств. Ваша основная задача — получать прибыль, которая будет поддерживать и развивать ваш бизнес. С другой стороны, вы хотите отслеживать оплачиваемые часы (и неоплачиваемые часы), чтобы сократить затраты и потери ресурсов.

Инструмент учета рабочего времени обеспечивает точный учет рабочего времени и сводит к минимуму ошибки в учете. Затем он автоматически преобразует отслеживаемое оплачиваемое время в оплачиваемые суммы. Кроме того, инструменты отслеживания времени упрощают процесс создания индивидуальных счетов-фактур, которые затем можно отправлять по электронной почте, что еще больше упрощает процесс.

Кроме того, вы можете экспортировать информацию о платежах для учета и сравнивать расходы, чтобы определить прибыльные проекты, которые вы можете продолжить. Отслеживание времени также полезно для вашего клиента, который будет наслаждаться нулевой потерей времени благодаря точной регистрации оплачиваемых часов.

Подведение итогов

В конечном счете, отслеживание времени агентства дает вам ценную информацию, которая позволяет вам полностью понять рентабельность вашего бизнеса. Отслеживание производительности вашей команды позволяет вам определить лучшие стратегии для развития вашего маркетингового агентства. Вы сможете определить задачи и проекты с высокой рентабельностью, чтобы вы могли назначать их специализированным командам.

Кроме того, вы будете знать, сколько времени тратится на проекты и куда следует вкладывать деньги. В конце концов, отслеживание времени рисует более широкую картину, которая может помочь вам спланировать будущее вашего агентства.